Кадровику о дистанционной работе

Как принять на работу дистанционного сотрудника

Пакет документов для приема дистанционных сотрудников такой же, как для обычных работников из офиса. Только с дистанционщиками все кадровые документы можно подписывать электронно. Бумажный документооборот тоже разрешен.

Есть особенность. В любом случае на бумаге придется отправлять дистанционному работнику:

1. Копию приказа об увольнении — всегда (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ).
2. Трудовой договор, доп. соглашение — по заявлению работника (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).
3. Бумажную трудовую книжку — если работник ее прислал при приеме.

Как оформлять дистанционного сотрудника, если он пришел в офис, смотрите в нашем видео. А как заключить электронно трудовой договор с работником на удаленке — читайте дальше.

Чек-лист по электронному приему на дистанционную работу

1. Оформите работнику электронную подпись

Какую ЭП выбрать. Для дистанционной работы лучше всего использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП) или неквалифицированную (НЭП).

КЭП выдает аккредитованный удостоверяющий центр, такой как компания «Тензор». Филиалы этого удостоверяющего центра есть в большинстве регионов России.

НЭП сотрудник получает удаленно по подтвержденной учетной записи на «Госуслугах». Если учетки нет, идентификацию сотрудника может провести кадровик и подпись выдадут. Технические подробности читайте в Saby (СБИС). С НЭП оформление на работу занимает от 10 минут.

Подробнее о том, как выбрать электронную подпись для сотрудника, читайте в нашей статье.

Закон разрешает применять и простые электронные подписи (ПЭП), но ПЭП не подходят для подписания трудовых договоров о дистанционной работе, не защищают подписанные документы от изменения. Работник может потом заявить, что работодатель изменил документ после того как его подписал работник.

Кто оплачивает ЭП. Дистанционный работник покупает ЭП сам, если в трудовом договоре или локальных актах не написано, что платит или компенсирует работодатель. Закон не обязывает работодателя оплачивать электронную подпись для дистанционного работника. А вот при кадровом электронном документообороте с обычными, не дистанционными сотрудниками, работодатель обязан оплатить выпуск ЭП (ст. 22.2 ТК РФ).

Если решили оплатить выпуск КЭП за счет работодателя, включите это условие в ЛНА или трудовой договор. Тогда сможете принять сумму оплаты в затраты и учесть при расчете налогов.

2. Запросите у работника сканы обязательных для приема документов

Паспорт, СНИЛС, диплом, иные из ст. 65 ТК РФ. Закон разрешает брать электронные документы и при необходимости запрашивать у работника нотариально заверенные копии на бумажном носителе (п. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

«Мы редко запрашиваем у дистанционных сотрудников нотариально заверенные копии документов, обычно хватает фотографий документов. Это связано с тем, что прием работников мы оформляем в Saby (СБИС). Программа умеет проверять, принадлежит ли паспорт владельцу, истек ли срок его действия. К тому же, зная паспортные данные, мы прямо в Saby (СБИС) можем узнать ИНН сотрудника, даже не надо запрашивать скан бумажного документа», — делится Ольга Бобович, руководитель отдела кадров компании «Тензор».

Что делать, если работник предоставил недействительные документы при приеме на работу? Можно расторгнуть трудовой договор по инициативе работодателя, такое правое предоставлено п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

3. Подпишите и отправьте работнику на ознакомление ЛНА и ПВТР

По общему правилу из ч. 3 ст. 68 ТК РФ до подписания трудового договора работника нужно ознакомить под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

ЛНА о дистанционной работе не обязательный документ, но работодателю выгоднее, если он есть. В нем описывают, как часто работник должен выходить на связь с работодателем, как отчитываться о работе, на какие компенсации работник имеет право. Изменить правила, описанные в ЛНА, работодатель может в одностороннем порядке. А вот трудовой договор меняют только по соглашению с работником.

4. Подпишите и отправьте работнику на подпись трудовой договор и приказ о приеме

Только квалифицированной электронной подписью может подписывать работодатель трудовые договоры, доп. соглашения к ним, соглашения об их расторжении (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

Приказ о приеме можно не издавать, с 22.11.2021 это не обязательный документ (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).

В будущем работник вправе письменно запросить трудовой договор на бумаге (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

«В Saby (СБИС) мы организовали кадровый электронный документооборот, что позволило нам значительно упростить все процессы. Сотрудники подписывают документы электронно, их сразу видит головной офис. Это позволило также сократить затраты на хранение документов», — говорит Мария Разинкина, Senior HR Business Partner Russia Coca-Cola HBC Россия.

5. Внесите запись в бумажную трудовую книжку, если работник ее прислал

Работодатель вносит записи в бумажную трудовую книжку дистанционного работника, только если тот прислал книжку при приеме (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). Иначе запись делать не нужно.

Исключение. Вместо книжки дистанционный работник может прислать заявление об утере или порче предыдущей бумажной трудовой. И тогда работодатель должен завести работнику новую бумажную трудовую (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Вот из-за таких заявлений кадровики и не любят электронные трудовые книжки. Про электронные трудовые читайте в нашей статье.

6. Отчитайтесь в СФР

Заполните сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС‑1 и отправьте в Социальный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме или заключения трудового договора. До 2023 года это делали по форме СЗВ‑ТД. Как заполнять и сдавать сведения на новом бланке, рассказали в отдельной статье.

Используйте Saby HRM (СБИС Управление персоналом)

• Распознает фото паспорта и СНИЛС
• Заполнит кадровые документы
• Выпустит электронную подпись
• Отправит договор на подпись руководителю и работнику

Узнать больше