Адаптация персонала в организации: как помочь новым сотрудникам

Испытательный срок — сложное время для новичка. В новых условиях сотрудник чувствует себя уязвимым, любая мелочь в этот период может заставить его уйти. Многие увольняются, так как не чувствуют поддержки со стороны руководства и коллег.

Освоиться новичкам помогает система трудовой адаптации кадров. Что это такое, какие проблемы решает адаптация и как внедрить систему в своей компании, расскажем в статье.

Что такое адаптация и зачем она нужна компании

Адаптация персонала в организации — это приспособление сотрудников к рабочему процессу: знакомство с правилами и обязанностями, привыкание к коллективу. Срок адаптации индивидуален для каждого сотрудника и может длиться от шести месяцев до года.

Чтобы адаптация проходила успешно, нельзя просто оставить сотрудника один на один с новой средой: нужно составить программу адаптации, об инструментах которой мы расскажем ниже.

Какие цели у адаптации персонала

1. Снижение текучки кадров. Сотрудники, которые увольняются в первый год работы, чаще всего решают это уже на испытательном сроке. Если помогать новичкам на начальном этапе, они будут оставаться в компании дольше
2. Сокращение расходов компании. Процент новичков, которые увольняются на испытательном сроке, снизится. А значит, не нужно будет снова тратить ресурсы на поиск и подбор персонала на замену.
3. Более быстрое вхождение сотрудника в должность. Если сотруднику помогают освоиться, он быстрее осваивает профессиональные навыки и допускает меньше ошибок.
4. Психологический комфорт сотрудника. Грамотно организованная адаптация помогает новичкам быстрее вливаться в коллектив и снижает уровень испытываемого ими стресса. Это значит, что сотрудники легче приспосабливаются, работают спокойнее и лучше понимают свои цели.

Виды адаптации сотрудников в организации

В зависимости от трудового опыта, адаптацию разделяют на первичную (для школьников и студентов, которые работают впервые) и вторичную (для специалистов, которые уже работали в других организациях или в другом отделе этой же компании). Вне зависимости от опыта сотрудника, адаптацию принято разделять на следующие виды:

• Организационная — ознакомление с правилами и структурой организации. Сотрудник изучает правила рабочего распорядка, начинает ориентироваться в офисе, осваивает программы и устройства. Знает, к кому обратиться по любым вопросам.
• Профессиональная — обучение, освоение должностных обязанностей. Новичок повышает квалификацию, приобретает знания и навыки, необходимые для выполнения задач.
• Социально-психологическая — включение в социальную жизнь компании. Сотрудник вливается в коллектив и усваивает корпоративные ценности.

Кто отвечает за адаптацию

За адаптацию сотрудника могут отвечать два человека: его непосредственный руководитель и HR-менеджер. Руководитель помогает с профессиональной адаптацией (обучает навыкам, напрямую связанным с трудовой деятельностью), а эйчар — с психологической (узнает, комфортно ли сотруднику на новом месте, завел ли он знакомства среди коллег, есть ли пожелания к организации рабочего процесса).

В небольших компаниях за социально-психологическую адаптацию отвечают наставники. Они же проводят короткие адаптационные беседы с сотрудником в первую неделю, через две недели, месяц и в конце испытательного срока. У сотрудника спрашивают, понимает ли он свои задачи, знает ли, к кому обращаться за помощью, какие сложности возникают. Это помогает отследить общее настроение и прогресс новичков.

Три возможных подхода к адаптации сотрудников

Выстраивание процесса адаптации может идти по разным сценариям. Одни компании считают, что новичок должен справиться со всем сам, а другие подставляют плечо, чтобы привыкание было максимально безболезненным. Мы собрали три основных подхода к адаптации сотрудников.

«Наблюдательный». Чаще всего встречается на массовых должностях, где любого сотрудника легко заменить. Новичка помещают в новые условия и смотрят, насколько хорошо он справляется. Если человек подходит, его оставляют на должности и затем уже обучают. Если нет — выбирают другого. Этот метод опасен тем, что можно растерять сотрудников с хорошим потенциалом.

«Естественный отбор». На испытательном сроке сотруднику дают максимально сложные задачи, а члены коллектива не помогают. В таких условиях побеждают только самые упорные и стрессоустойчивые. Но это формирует холодную рабочую среду, в которой нет места сотрудничеству и доверительным отношениям.

«На равных». Нового сотрудника знакомят с организацией, к нему прикрепляют наставника, постепенно обучают всем тонкостям работы. Этот способ требует затрат времени и ресурсов, но в результате компания получает лояльных работников, которые готовы оставаться и приносить пользу.

Как проходит адаптация сотрудников в компаниях

43% — без системы

30% — с планом адаптации

27% — есть план в предаптационный период

Как организовать систему адаптации персонала

Разработайте план адаптации для каждой должности

В плане адаптации укажите, чему учатся сотрудники на испытательном сроке: в первые дни, недели и месяцы работы в компании. В конце испытательного срока руководство проводит аттестацию и решает, подходит ли сотрудник для работы в компании.

В Тензоре есть стандартный план адаптации, разработанный совместно учебным центром и службой персонала. В него входит обучение технологиям работы, знакомство с историей компании, внутренними правилами и нормами.

Проведите обучение

В зависимости от должности, в стандартный план адаптации добавляются дополнительные модули. Например, для менеджеров по продажам и специалистов технической поддержки Тензора в первый день проводятся welcome-тренинги: новичков за несколько часов вводят в курс дела, рассказывают о компании и продуктах. В главном офисе тренинги проводятся в живом формате, сотрудники в филиалах смотрят их онлайн, через видеозвонки.

Назначьте наставников

Включение сотрудника в процесс работы пройдет проще, если у него будет наставник. В первое время все может казаться непонятным: как закрыть задачу, у кого согласовать проект или спросить про зарплату. Опытный наставник поможет новичку сориентироваться в том, как все устроено в компании, а также даст обратную связь о проделанной работе. Важно выбрать в наставники человека, у которого есть желание обучать и общаться — новому сотруднику не должно быть страшно обратиться к руководителю с любым вопросом.

Следите за настроением новичков

Важно, чтобы новички чувствовали, что о них не забыли. В Тензоре первые месяцы для новичков работает чат-бот, который присылает инструкции по работе в системе, правила компании и другую полезную информацию. Количество сообщений постепенно сокращается: от ежедневных в начале до 2–3 в месяц к концу испытательного срока. В конце каждой новости есть мини-опрос «Как твои дела?», на который можно ответить веселым или грустным смайликом. Если в ответ приходят два грустных смайлика подряд — менеджер по персоналу связывается с новичком и выясняет, чем помочь. Всех новичков добавляют в группу, в которой публикуются новости, объявления и есть чат, где можно посоветоваться друг с другом. Подробнее о том, как мониторить настроение сотрудников, читайте в статье.

Поощряйте за достижения

Отмечайте успехи новичков: признание заслуг и простая благодарность помогут им чувствовать себя увереннее в новых условиях. В Тензоре обучение новых сотрудников организовано в формате квеста: в первые дни новичок получает простые вопросы на узнавание компании, потом начинаются задачки посложнее, на освоение профессиональных навыков. За каждое выполненное задание сотрудник получает баллы: так формируется рейтинг новичков. Победитель награждается корпоративной валютой, которую можно обменять на подарки из корпоративного магазина.

Сотрудник СБИС получает бейдж за повышение квалификации

Основные этапы адаптации новых сотрудников

1. Подготовительный этап

Адаптация сотрудников начинается еще до их выхода на работу. С того момента как новичок получил оффер, начинается пребординг (pre-boarding), или предаптационный период. На этом этапе важно создать у нового сотрудника хорошее впечатление о компании и показать, что его здесь ждут.

Заранее обсудите, когда и во сколько нужно приехать, как добраться до офиса, какие документы взять с собой. Лучше прописать это в отдельном приветственном письме. Подготовьте рабочее место: техника должна быть настроена, под рукой вся необходимая канцелярия. Если сотрудник работает удаленно, дайте поручение программистам, чтобы они установили программы.

Во время предаптационного периода важно собрать информацию о самом сотруднике: какой у него уровень знаний, опыт работы, чем нравится заниматься. Это поможет выявить слабые и сильные стороны, чтобы провести адаптацию наиболее эффективно.

Как поможет СБИС

СБИС поможет автоматизировать подготовку всего необходимого для выхода новичка на работу. Шаблон нужно настроить один раз — а программа напомнит исполнителям о том, что и когда нужно сделать.

Например, задача «Прием на работу» состоит из множества этапов: подготовка рабочего места, подписание документов, оформление пропуска, регистрация в корпоративной сети и т.д. У каждого этапа есть ответственный, который получает задачу в личном кабинете. Пропустить какой-то этап невозможно.

2. Знакомство с компанией

На испытательном сроке новый сотрудник узнает свои задачи и обязанности, знакомится с корпоративной культурой и структурой организации. В этот период и новичок, и работодатель решают, подходят ли они друг другу.

Первый рабочий день: приветствие

Новичок попадает в стрессовую ситуацию: новые люди, новое место. Непонятно, как себя вести и чего ожидать. Постарайтесь сделать так, чтобы сотрудник почувствовал себя комфортно. Встретьте, отведите к рабочему месту, по дороге расскажите, что где находится. Хорошо, если у вас в компании есть карта офиса — она поможет сориентироваться.

В Тензоре для новых сотрудников разработана Памятка новичка: в ней собрана информация об истории, структуре и продуктах компании, прописана миссия и правила поведения на рабочем месте, даны ссылки на главные ресурсы. Карточки новичков появляются в разделе корпоративного портала «Новые сотрудники» — чтобы им было проще почувствовать себя частью команды.

Представьте нового сотрудника коллегам. Если у вас маленькая компания и рабочий чат ведется в одном из мессенджеров, добавьте туда новичка вместе с коротким описанием, кто он и чем будет заниматься. Соберите видеосовещание, чтобы познакомить его с коллегами в офисе и на удаленке.

Как поможет СБИС

В СБИС легко собрать коллег на видеозвонок: нужно только запланировать встречу в рабочем календаре и добавить участников. В назначенное время они получат уведомление и в один клик смогут подключиться к беседе. Система поможет подобрать время, когда ни у кого из коллег нет других совещаний.

Коллеги на видеосовещании в СБИС

Первый месяц: первые навыки

Новичок привыкает к распорядку, начинает понимать свои задачи и знает, к кому обратиться за помощью. В Тензоре новый сотрудник получает план обучения в первый рабочий день — это помогает сориентироваться и не выбиваться из графика. Минимум раз в неделю проводятся встречи с руководителем, где сотрудник задает вопросы и получает обратную связь.

Раз в пару недель HR-менеджеру нужно проводить адаптационные беседы или присылать новичку письма с вопросами: понятны ли задачи, есть ли все необходимое для работы, оправдались ли ожидания от компании. Беседы проводятся и с наставником: если их впечатления сильно отличаются, есть повод обсудить это подробнее и найти корень проблемы. Учитывайте, что люди склонны умалчивать о своих затруднениях: чтобы выяснить причины, нужны наводящие вопросы.

Как помогает СБИС

Многие вопросы в СБИС решаются по видеосвязи. Если руководителю нужно объяснить новичку ошибку или показать, как работает какая-то функция — можно попросить включить демонстрацию экрана и рисовать прямо на нем.

Рисовать на экране коллеги — легко

3. Ассимиляция

В конце испытательного срока проводится аттестация: сотрудник подтверждает свои компетенции, руководство решает, остается ли он в команде. Адаптационный период не заканчивается вместе с испытательным сроком и длится еще несколько месяцев.

В этот период встречи с руководителем можно проводить реже, но нельзя отказываться от них совсем. Важно обозначить сотруднику карьерные перспективы и возможность обучения: для многих профессиональный рост является одним из главных стимулов продолжать работать в компании.

Большую роль в адаптации новых сотрудников играет корпоративная культура. Тимбилдинг поможет людям подружиться и почувствовать себя командой. Проводите мероприятия, на которых коллеги могут узнать друг друга в неформальной атмосфере: в дальнейшем им будет проще работать вместе.

Как помогает СБИС

В Тензоре корпоративные мероприятия давно стали важной частью жизни компании. Сотрудники вместе ходят в походы, устраивают субботники и даже занимаются благотворительностью. Удаленным работникам и коллегам из разных филиалов объединяться помогает корпоративный портал. Там можно не только решать рабочие задачи, но и общаться: обсуждать новости компании, находить единомышленников в группах по интересам.

Коллеги легко находят друзей по интересам в СБИС

Частые вопросы

Адаптация персонала: коротко

• Чтобы подходящий специалист, недавно принятый в организацию, остался здесь надолго, нужно помочь новичку освоиться. Сделать это проще с правильно организованной системой адаптации персонала.
• Адаптация — это процесс взаимного приспособления сотрудников и организации друг к другу. Компания обеспечивает новичкам комфортные условия, а те, в свою очередь, осваивают необходимые навыки и принимают правила компании.
• От того, насколько грамотно выстроена система адаптации, будет зависеть психологическое состояние нового сотрудника и эффективность его работы. Чем комфортнее новичок чувствует себя в первые дни работы, тем выше вероятность, что он останется надолго.
• Важно, чтобы у новичка был наставник, к которому можно обратиться с любыми вопросами. Чтобы вовремя реагировать на проблемы, за настроением новичков нужно следить.