Как привлечь работника к дисциплинарной ответственности

За какие нарушения можно привлечь работника к ответственности, а за какие нельзя

За что можно привлечь к дисциплинарной ответственности

Работодатели привлекают работников к ответственности за разные нарушения:

• отсутствие на рабочем месте без уважительных причин;
• отказ от выполнения трудовых обязанностей;
• появление на работе в состоянии алкогольного опьянения;
• курение на рабочем месте;
• совершение аморального проступка — драки с коллегой;
• оскорбление коллег в нецензурной форме;
• неэтичное поведение;
• несоблюдение делового стиля одежды;
• нарушение деонтологии.

В каком случае нельзя привлечь работника к дисциплинарной ответственности

По статье 192 Трудового кодекса РФ, дисциплинарный проступок — это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей.

В формулировке закона видим 3 важных обстоятельства: работник, возложенные обязанности и вина. Если хотя бы одно отсутствует, привлекать к дисциплинарной ответственности нельзя.

1. Работник. Можно объявить выговор работнику, но если речь о сотруднике, оформленному по договору подряда или оказания услуг, привлекать к дисциплинарке нельзя. Зато такого сотрудника можно оштрафовать, а работника нет.
2. Возложенные обязанности. Нельзя наказать работника за нарушение обязанностей, о которых он не знал. Поэтому работник должен быть ознакомлен под подпись с документом, которым на него возлагаются обязанности. Это может быть трудовой договор, должностная инструкция, ПВТР, иной локальный нормативный акт.
3. Вина. Если работник допустил нарушение по вине работодателя или третьих лиц, его нельзя привлечь к ответственности. Так, не получится объявить работнику замечание за неиспользование масок, средств индивидуальной защиты, если работодатель их не выдал работнику.

Этот принцип действует, даже если вы ведете электронный кадровый документооборот и знакомите работников с документами в компьютере или с телефона.

Как можно наказать за дисциплинарный проступок

Трудовой кодекс устанавливает 3 вида дисциплинарных взысканий для работников:

• замечание,
• выговор,
• увольнение.

Работодатель может использовать только эти формулировки, нельзя объявить «устное замечание» или «лишение премии».

За один дисциплинарный проступок можно применить только один вид взыскания. Нельзя объявить за 1 опоздание замечание и выговор.

Минимальный пакет документов для привлечения работника к ответственности

Порядок действий работодателя для объявления замечания, выговора или увольнения по статье такой:

1. Фиксируем дисциплинарный проступок.
2. Получаем объяснительную работника.
3. Издаем приказ о привлечении к ответственности.

Согласно этому порядку работодателю потребуются 4 документа для привлечения работника к дисциплинарной ответственности. Форма документов произвольная.

При оформлении документов важно отразить в них информацию так, чтобы документы защищали позицию работодателя, а не помогали работнику выиграть трудовой спор. Примеры неудачных для работодателя формулировок разберем дальше.

Акт о проступке

Акт о дисциплинарном проступке фиксирует, что проступок обнаружен работодателем. Акт может называться и по-другому, закон не устанавливает требований. Например, заключение комиссии о совершении работником дисциплинарного проступка, служебная записка об обнаружении дисциплинарного проступка, докладная.

Если подписать акт у 2 свидетелей, к нему будет больше доверия у суда. Роструд даже рекомендует при фиксации прогула составлять акт комиссией из нескольких человек. См. письмо Роструда ПГ/56975-6-1 от 04.12.2020.

Что указывать. Акт о проступке отвечает на вопросы:

1. Что совершил и нарушил.
2. Где нарушил.
3. Когда совершил и обнаружили.

Например, содержание акта может быть таким:

И тут важно не допустить ошибку в формулировках. Разберем подробнее.

Что совершил и нарушил. Выгоднее описывать совершенный проступок формулировками из локальных актов работодателя и законов. Тогда в случае судебного спора работодателю проще доказать, что нарушение произошло.

Что нарушил. В акте отражают, какие конкретно обязанности нарушил работник и конкретный пункт нарушенной должностной инструкции, локального акта. Иначе работник может потом заявить в суде, что он при даче объяснений не понимал, в чем его обвиняют, какие именно обязанности он нарушил.

Непосредственный руководитель при составлении акта может по ошибке не указать нарушенный пункт должностной инструкции. Это можно исправить, прописав нужную информацию в требовании о даче объяснений. Поэтому кадровики часто вручают работнику только требование и не показывают акт.

Где нарушил. Место совершения нужно нам для подтверждения, что нарушение произошло при исполнении трудовых обязанностей. Для актов о пьяном работнике и аморальном поступке нужно подробное описание места нарушения, в остальных случаях обычно хватает слов «город Nск» или «здание по адресу».

Когда совершил и когда обнаружили. Эти моменты не всегда совпадают. Например, рабочий на стройке работал без каски, а работодатель узнал об этом только при просмотре видеозаписи. Привлечь работника к дисциплинарной ответственности разрешено в течение месяца с момента обнаружения проступка работодателем. Поэтому в акте указывают оба эти события.

Но тут есть хитрость. Акт лучше составлять за подписью непосредственного руководителя и сразу указывать, почему он узнал о проступке позднее. Чтобы не получилось, как в Определении ВС 18‑КГ20‑37 от 24.08.20. Работница ушла с работы пораньше. Через месяц кадровик обнаружила в соцсетях ее фото с вечеринки и составила акт о прогуле. Суд работницу восстановил, указал, что за дисциплиной следит непосредственный начальник, который не может не знать об отсутствии работника на рабочем месте.

Требование о даче объяснений

По ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания нужно затребовать у работника объяснения. Иначе суд потом может отменить привлечение к дисциплинарной ответственности. То есть закон не запрещает требовать объяснительную устно, но безопаснее для работодателя составить отдельный документ «Требование» и вручить его работнику под подпись.

Кто составляет. Обычно непосредственный руководитель. Может кадровик или иной сотрудник, в чьи полномочия входит контроль дисциплины работника.

Что указывать. В требовании пишут следующее: что работник совершил, что нарушил и право работника дать объяснения. Иначе работник сможет потом заявить в суде, что не понимал, о чем писать в объяснительной и что он нарушил.

Работник может отказаться получать требование или давать объяснения. Это 2 разных отказа и о них работодатель составляет акты. Как это сделать, читайте ниже.

Некоторые работодатели объединяют текст требования и акта о проступке . Это не запрещено. Но не позволит потом исправить описание проступка задним числом, поскольку копия документа останется на руках у работника. И в случае трудового спора кадровику придется собирать дополнительные документы с уточняющими формулировками: объяснительные свидетелей, докладные записки.

Объяснительная работника

Документ составляет работник, указывает все, что считает нужным. Для работодателя важно, чтобы объяснительная позволяла установить автора документа.

Для дачи объяснений у работника есть 2 рабочих дня с момента получения требования. Поэтому работодателю выгоднее требование вручать под подпись работника, а на объяснительной проставить дату ее получения от работника.

Приказ

Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания составляется в свободной форме. Исключение — приказы об увольнении за совершение дисциплинарного проступка. Для них используют стандартную форму приказа о расторжении трудового договора. Унифицированную Т-8 или собственную, если работодатель отказался от применения унифицированных форм.

Срок для вынесения решения о применении дисциплинарного взыскания — 1 месяц с момента обнаружения нарушения. За вычетом больничного и отпуска. Если издать приказ позже, работник сможет отменить его в суде.

Приказ нужно вручить работнику в течение 3 рабочих дней с момента издания.

Кто издает. Может подписать руководитель или иное лицо, кадровик, у которого есть полномочия на подписание кадровых приказов.

Что указывать. При вынесении приказа о дисциплинарном проступке работодатель обязан учесть пояснения работника из объяснительной, определить в приказе вид дисциплинарного взыскания: замечание, выговор или увольнение.

Будет ошибкой, если объявить работнику магазина «строгий выговор». Этот вид взыскания не предусмотрен ст. 192 ТК РФ или специальным законом. А вот работника атомной станции разрешено наказывать «строгим выговором» или увольнением за однократное нарушение.

Акт, требование, объяснительная, на основании которых составлен приказ, выгоднее назвать в приказе не приложениями к приказу, а основаниями для его составления. Тогда знакомить сотрудника с этими документами не обязательно. Такое мнение высказал Минтруд в письме 14-2/ООГ-3866 от 29.04.2021.

Как фиксировать отказ работника от документов

Работники часто уклоняются от получения требования о даче объяснений, приказа, отказываются давать объяснения. На случай судебного спора каждый отказ работодатель должен зафиксировать актами. Акты могут называться по-разному, требований нет, главное, чтобы они описывали, от чего отказался работник.

Акт подписывают у нескольких человек. Закон не запрещает составить акт за подписью 1 человека. Но работодателю будет проще отстоять свою позицию, если на его стороне будет несколько свидетелей, а не один. Роструд даже рекомендует при прогулах составлять акты комиссией из нескольких человек. См. письмо Роструда ПГ/56975-6-1 от 04.12.2020.

Акт об отказе от получения требования о даче объяснений

Работодатель составляет акт об отказе в день, когда затребовал у работника объяснения и работник отказался получать требование.

Акт нужен, чтобы подтвердить выполнение работодателем обязанности затребовать объяснения. Иначе потом в суде при оспаривании дисциплинарной ответственности работник может заявить, что не получал требование, поэтому не смог дать объяснение; в приказе не учли его позицию, поэтому приказ незаконен.

Акт об отказе от дачи объяснений

Работодатель составляет этот акт по истечении 2 рабочих дней с момента вручения требования, если от работника не поступило объяснений.

Акт можно не составлять, если работник письменно отказался от дачи объяснений в момент получения требования. Например, написал на требовании «отказываюсь от дачи объяснений, подпись». Но не допустите тут ошибку. Даже с такой записью на требовании нельзя составлять приказ раньше истечения 2 рабочих дней с момента вручения требования. Иначе работник может потом заявить, что работодатель не дал ему гарантированное ч. 1 ст. 193 ТК РФ время на подачу объяснений.

Акт об отказе от получения приказа

Работодатель составляет акт не позднее 3 рабочих дней с момента издания приказа, потому что по ч. 6 ст. 193 ТК РФ в этот срок работодатель обязан вручить приказ либо зафиксировать отказ от его получения.

Сроки привлечения к дисциплинарной ответственности и как их считать

Работник сможет отменить дисциплинарное взыскание по формальным основаниям, если работодатель нарушит сроки привлечения к дисциплинарной ответственности.

Основные сроки в процедуре привлечения работника: таблица

6 месяцев
С даты совершения проступка до даты приказа не должно пройти больше 6 месяцев. Для коррупционных и финансовых нарушений срок дольше: 3 и 2 года.

1 месяц
С момента обнаружения нарушения до даты издания приказа не должно пройти больше месяца. Срок продлевается на время больничного, отпуска и время учета мнения комиссии по трудовым спорам, если она есть в компании.

2 рабочих дня
Объяснения работник может передать в течение 2 рабочих дня с момента получения требования.

3 рабочих дня
Приказ нужно вручить работнику в течение 3 рабочих дней с момента издания. Дни отсутствия работника не учитываются.

Как оформить дисциплинарное взыскание электронно (КЭДО)

Любой работодатель вправе оформить дисциплинарное взыскание полностью в электронном виде. Акт о проступке, требование о даче объяснений, приказ о наложении дисциплинарного взыскания, объяснительную работника можно подписывать электронно. Распечатывать и дублировать их на бумаге не требуется. Такой порядок допустим как для офисных, так и для дистанционных работников, если в компании введен кадровый электронный документооборот.

Когда можно применять электронное оформление

Чтобы подписывать документы о привлечении к дисциплинарной ответственности электронно нужно: ввести в компании электронный документооборот с работниками на основании статей 22.1–2.3 Трудового кодекса РФ или работать с дистанционными сотрудниками, для которых электронный обмен документами прямо разрешен Трудовым кодексом.

Какие документы о «дисциплинарке» можно подписать электронно

В электронном виде компания может оформлять:

• акт о дисциплинарном проступке;

• требование о даче объяснений;

• объяснительную работника;

• приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

• акты об отказе от получения документов или дачи объяснений.

Все эти документы имеют юридическую силу при условии введения в компании кадрового ЭДО и правильного выбора электронной подписи.

👉 Как перейти на кадровый ЭДО в 2026 году

Какой электронной подписью подписывать документы о «дисциплинарке»

Электронные документы о дисциплинарном взыскании подписывают электронными подписями. Закон разрешает применять 5 видов электронных подписей: квалифицированные КЭП, неквалифицированные НЭП, простые электронные подписи ПЭП и 2 особенные подписи с портала госуслуг НЭП госключ и ПЭП госуслуги.

Вид электронной подписи зависит от информационной системы, в которой вы обмениваетесь с работниками электронными документами. Это может быть система работодателя, такая как Saby, или государственная работа в России. Как выбрать электронную подпись для сотрудника читайте в статье.

Особенности подписания в системе работодателя. В информационной системе работодателя электронный приказ о дисциплинарном взыскании работодатель может подписывать только КЭП, работник — КЭП, НЭП или НЭП госключ. Остальные документы можно подписывать любым видом электронной подписи.

Сроки при электронном оформлении

КЭДО не меняет сроки привлечения к дисциплинарной ответственности. Они остаются такими же, как при оформлении документов на бумаге:

• 1 месяц с момента обнаружения проступка;

• 2 рабочих дня на дачу объяснений;

• 3 рабочих дня на вручение приказа;

• 6 месяцев с даты совершения проступка.

Если срок нарушить, тогда процедура привлечения к ответственности может быть признана судом недействительной. Вне зависимости от того оформлены документы на бумаге или электронно.

Ошибки работодателей с КЭДО при привлечении к дисциплинарной ответственности

При электронном оформлении дисциплинарного взыскания работодатели чаще всего ошибаются в трех ситуациях:

• используют неподходящий вид электронной подписи;

• не могут подтвердить факт получения работником требования или приказа;

• нарушают сроки привлечения.

Поэтому при электронном взаимодействии с работниками так важно, чтобы информационная система умела фиксировать автоматически дату, время, вид подписи и лицо, подписавшее кадровый документ.

Как снизить риски при электронном оформлении дисциплинарной ответственности

В системах кадрового ЭДО, таких как Saby, процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности можно выстроить по заранее заданному алгоритму. Вы 1 раз вместе с опытным кадровиком прописываете последовательность оформления документов, сроки, информацию, которая должна быть в документах. И потом уже система автоматически напоминает о сроках, запрашивает объяснения, формирует акты об отказе от дачи объяснений и сохраняет электронные доказательства на случай спора.

При правильном оформлении КЭДО снижает риск ошибок по невнимательности или из-за некомпетентности, даже при большом потоке документов о дисциплинарной ответственности.

Saby для кадрового электронного документооборота

• Отправит документы работнику-нарушителю на подпись
• Проконтролирует сроки привлечения к ответственности
• Подскажет формулировки для требования и приказа
• Напомнит составить акт об отказе от получения

Оставить заявку

Правила привлечения к дисциплинарной ответственности от Верховного суда

Судебную практику Верховного суда учитывают все нижестоящие суды. Вот какие определения следует учесть, чтобы не допустить нарушений при привлечении работника к дисциплинарной ответственности.

Типовые ошибки работодателей при дисциплинарном взыскании

Почему суды отменяют дисциплинарные взыскания. Как действовать работодателям

Не запрашивайте объяснения во время больничного

Сотрудница дала объяснения во время больничного, ее уволили. Суд восстановил ее на работе. Указал, что по ч. 3 ст. 193 ТК РФ время болезни работника специально исключено из месячного срока для наложения взыскания. Определение ВС РФ 69‑КГ20‑3 от 17.08.2020.

Издавайте приказ о привлечении не раньше 2 рабочих дней после запроса объяснительной

Суд может отменить дисциплинарное взыскание по формальным основаниям за то, что работнику не дали установленное законом время для дачи объяснений. Так, работодатель вручил работнику требование о даче объяснений по факту отсутствия на рабочем месте, работник от дачи объяснений отказался. Работодатель составил акт об отказе и на следующий день уволил работника за прогул. Суд увольнение отменил и восстановил работника. См. Определение 1 КСОЮ 88-13601/2022 от 27.06.2022.

Пишите в приказах дополнительные доводы в подтверждение недобросовестности работника

Важно указывать в документах о привлечении к дисциплинарной ответственности: предшествующее поведение, отношение к труду, отражать тяжесть проступка, обстоятельства, при которых он был совершен, опоздания, нарушения сроков выполнения задач. Это соответствует позиции п. 53 Постановления Пленума ВС РФ 2 от 17.03.04 «О применении судами РФ ТК РФ».

Иначе суд может встать на сторону работника и отменить взыскание. Как произошло вот в этом деле: у работника многолетний стаж работы, высшая категория по должности и ни одного взыскания за 5 лет работы в компании. И вдруг взыскания и увольнение. Суд посчитал взыскание злоупотреблением и восстановил работника. Определение ВС 86‑КГ20‑1‑К2 от 03.08.2020.

Даже если договариваетесь о замене увольнения по статье на увольнение по собственному желанию, оформляйте акты, запрашивайте объяснительные. Иначе может произойти как в этом деле. Бухгалтер уволилась по собственному желанию. После увольнения признала недостачу в 1,9 млн рублей и добровольно выплатила 1,3 млн. А когда бывший работодатель потребовал остальные деньги, оспорила соглашение о полной материальной ответственности. Суд первой инстанции взыскал в пользу организации 700 тыс. руб. Дело дошло до Верховного суда. Он вернул дело на доследование. При новом рассмотрении суд отказал компании в удовлетворении иска. Определение ВС 9‑КГ19‑5 от 03.06.2019.

Ссылайтесь в приказе об увольнении на несколько приказов о взыскании

Один приказ о взыскании суд может и отменить. Тогда «развалится» все увольнение, как это произошло в деле, рассмотренном Верховным Судом в Определении 14‑КГ19‑20 от 21.10.2019. Поэтому безопаснее обосновывать приказ об увольнении ссылкой на несколько приказов о взысканиях.

Подтверждайте длительное халатное отношение к работе

Например, бывает так: много лет к работнику не было никаких претензий и вдруг 4 приказа за месяц. Суд расценит это как злоупотребление и понуждение к увольнению. Определение ВС 48-КГ19-3 от 13.05.2019.

Поэтому не только фиксируйте нарушения, а еще покажите историю работы сотрудника и его длительное халатное отношение к работе. Количество звонков менеджера, число задач, опоздания и ранние уходы за несколько лет работы покажет система Saby. Там можно распечатать и представить в суд объективную картину о работе сотрудника. Это дисциплинирует и самого работника. Он видит количество опозданий, сроки по задачам, фотографию рабочего дня.