Как привлечь работника к дисциплинарной ответственности

Что такое дисциплинарная ответственность

Дисциплинарная ответственность — это вид ответственности работника перед работодателем за виновное неисполнение трудовых (должностных) обязанностей. Работодатель вправе привлечь к ней сотрудника только при соблюдении порядка из ст. 192 и 193 ТК РФ. Если компания нарушит установленную процедуру, сотрудник сможет обжаловать приказ, а дисциплинарное взыскание могут признать незаконным и отменить.

Не путайте дисциплинарную ответственность с материальной и административной.

Виды дисциплинарной ответственности

Основные. Трудовой кодекс устанавливает три вида дисциплинарных взысканий для работников:

1. Замечание.
2. Выговор.
3. Увольнение.

Обычно замечание объявляют при незначительных нарушениях, выговор — при повторных или существенных, увольнение — крайняя мера при грубых нарушениях трудовых обязанностей работником. Работодатель может использовать только эти формулировки, нельзя объявить «устное замечание» или «лишение премии».

Учитывайте тяжесть проступка работника, обстоятельства его совершения, предшествующее отношение сотрудника к труду и обязательно отразите это в документах о привлечении.

Специальные. Есть особенные виды взысканий, установленные в законах для отдельных категорий работников. Так, работнику атомной станции можно объявить «строгий выговор», это разрешает специальный закон. Госслужащему — «предупреждение о неполном должностном соответствии», это разрешает закон о госслужбе. А вот если в приказе для продавца написать «строгий выговор», тогда суд по иску работника отменит привлечение к дисциплинарной ответственности.

За что можно привлечь к дисциплинарной ответственности

Работодатели привлекают работников к ответственности:

• за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин;
• отказ от выполнения трудовых обязанностей;
• появление на работе в состоянии алкогольного опьянения;
• курение на рабочем месте;
• совершение аморального проступка — драку с коллегой;
• оскорбление коллег в нецензурной форме;
• неэтичное поведение;
• несоблюдение делового стиля одежды;
• нарушение этики.

Когда нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности

Дисциплинарный проступок — это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей. В формулировке закона видим три важные составляющие: работник, возложенные обязанности и вина. Если хотя бы одно отсутствует, привлекать к дисциплинарной ответственности нельзя.

Работник. Можно объявить выговор работнику по трудовому договору, но если речь о сотруднике, оформленном по договору ГПХ, привлекать к дисциплинарке нельзя. Зато к нему можно применять договорные меры ответственности, например неустойку, если это предусмотрено договором.

Возложенные обязанности. Нельзя наказать работника за нарушение обязанностей, о которых он не знал. Поэтому сотрудник должен быть ознакомлен под подпись с документом, которым на него возлагаются обязанности. Это может быть трудовой договор, должностная инструкция, ПВТР, иной локальный нормативный акт.

Вина. Если работник допустил нарушение по вине работодателя или третьих лиц, его нельзя привлечь к ответственности. Так, не получится объявить работнику замечание за неиспользование масок, средств индивидуальной защиты, если работодатель их не выдал.

Как привлечь к дисциплинарной ответственности

Порядок действий работодателя для объявления замечания, выговора или увольнения по статье такой:

Шаг 1. Зафиксируйте дисциплинарный проступок. Это может быть заключение комиссии о совершении работником дисциплинарного проступка, служебная записка об обнаружении дисциплинарного проступка, докладная.

Акт вправе составить любой сотрудник, но обычно это делает непосредственный руководитель. Это связано с позицией Верховного суда: за дисциплиной сотрудников следит тот, кому по работе подчинен сотрудник, независимо от того, наделен ли он правом наложения дисциплинарных взысканий.

В документе нужно указать, что совершил и нарушил работник. Важно правильно сформулировать проступок.

• Если просто указать «был пьян», у суда могут возникнуть вопросы, как определили опьянение, почему так решили.
• Если написать «находился в состоянии алкогольного опьянения, был запах алкоголя в выдыхаемом воздухе, неустойчивость позы, шаткость походки» — и при таком описании суд может задать вопросы, но отстоять позицию будет проще. Поскольку формулировки соответствуют критериям опьянения из приказа Минздрава.

Укажите, какие конкретно обязанности нарушил работник, и нарушенный пункт должностной инструкции, локального акта. Иначе работник может потом заявить, что он при даче объяснений не понимал, в чем его обвиняют, какие именно обязанности он нарушил.

В акте также укажите, где именно произошло нарушение, когда работник его совершил и когда проступок обнаружили.

• Место совершения нужно для подтверждения, что нарушение произошло при исполнении трудовых обязанностей (ч. 3 ст. 192 ТК РФ). Для актов о пьяном работнике и аморальном поступке нужно подробно описать место нарушения, в остальных случаях обычно хватает указать город или адрес.

  Это связано с тем, что за опьянение можно привлечь, только если работник в момент нарушения находился на работе, на своем рабочем месте. Либо не на месте, но на территории работодателя, либо на территории другой организации по поручению работодателя. Это условие ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

• Время совершения и обнаружения не всегда совпадают. Например, рабочий на стройке работал без каски, а работодатель узнал об этом только при просмотре видеозаписи. Привлечь работника к дисциплинарной ответственности разрешено в течение одного месяца с момента обнаружения проступка работодателем. Поэтому в акте укажите оба эти события.

  Но тут есть хитрость. Акт лучше составлять за подписью непосредственного руководителя и сразу указывать, почему он узнал о проступке позднее. Чтобы не получилось, как в определении ВС от 24.08.2020 № 18‑КГ20‑37. Работница ушла с работы пораньше. Через месяц кадровик обнаружила в соцсетях ее фото с вечеринки и составила акт о прогуле. Суд работницу восстановил, указал, что за дисциплиной следит непосредственный начальник, который не может не знать об отсутствии работника на рабочем месте.

Шаг 2. Запросите письменные объяснения. По ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания вы обязаны затребовать у работника письменные объяснения. Закон не запрещает требовать объяснительную устно, но безопаснее для работодателя составить отдельный документ «Требование» и вручить его работнику под подпись.

Обычно требование составляет непосредственный руководитель. Но может и кадровик или другой сотрудник, в чьи полномочия входит контроль дисциплины работника.

В документе пишут: что работник совершил, что нарушил и что имеет право дать объяснения. Иначе работник сможет потом заявить при споре, что не понимал, о чем писать в объяснительной и что он нарушил.

Шаг 3. Получите письменные объяснения работника. Документ составляет сотрудник и указывает всё, что считает нужным. Для работодателя важно, чтобы объяснительная позволяла установить автора документа.

Для дачи объяснений у работника есть два рабочих дня с момента предъявления требования. Поэтому работодателю выгоднее вручать требование под подпись, а на объяснительной проставить дату ее получения от работника.

Шаг 4. Издайте приказ о дисциплинарном взыскании и вручите работнику в течение трех рабочих дней с момента издания. Если после оценки обстоятельств нарушения работодатель пришел к выводу, что работника необходимо привлечь к дисциплинарной ответственности, издают приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания. Его оформляют в свободной форме.

Для приказа об увольнении за совершение дисциплинарного проступка используют унифицированную Т‑8 или собственную, разработанную компанией.

Работодатель обязан учесть в документе пояснения работника из объяснительной, определить в приказе вид дисциплинарного взыскания: замечание, выговор или увольнение. После этого руководитель или кадровик, у которого есть полномочия, подписывает приказ.

Акт, требование, объяснительная, на основании которых составлен приказ, выгоднее назвать в приказе не приложениями к документу, а основаниями для его составления. Тогда знакомить сотрудника с этими документами необязательно. Такое мнение высказал Минтруд в письме от 29.04.2021 № 14‑2/ООГ‑3866.

Как зафиксировать отказ работника

Отказ работника получать документы или давать объяснения не мешает привлечь его к дисциплинарной ответственности. Главное — правильно зафиксировать каждый отказ. Иначе в суде работник сможет заявить, что работодатель не выполнил требования ст. 193 ТК РФ.

Обычно отказы фиксируют актами, которые могут называться по‑разному, требований нет. Документ подписывают несколько человек. Закон не запрещает составить акт за подписью одного человека. Но работодателю будет проще отстоять свою позицию, если на его стороне будет несколько свидетелей, а не один.

Сотрудник отказывается получать требование о даче объяснений. Составьте акт об отказе от получения требования о даче объяснений. Это нужно сделать в тот же день, когда компания затребовала у работника объяснения, а он отказался получать требование.

Если этого не сделать, потом в суде работник может сказать, что не получал требование, поэтому не смог дать объяснения, и что в приказе не учли его позицию, поэтому документ незаконен.

Если работник в день получения требования написал на нем «Отказываюсь получить требование о даче объяснений» и поставил подпись, отдельный акт можно не составлять.

Сотрудник отказывается давать объяснения. Составьте акт об отказе от дачи объяснений, если по истечении двух рабочих дней с момента вручения требования от работника не поступило объяснений.

Акт можно не составлять, если работник письменно отказался от дачи объяснений в момент получения требования. Например, написал на требовании «Отказываюсь от дачи объяснений» и поставил подпись. Но не допустите здесь ошибку. Даже с такой записью на требовании нельзя составлять приказ раньше истечения двух рабочих дней с момента вручения требования. Иначе работник может потом заявить, что работодатель не дал ему гарантированное ч. 1 ст. 193 ТК РФ время на подачу объяснений.

Сотрудник отказывается получать приказ. Составьте акт об отказе от получения не позднее трех рабочих дней с момента издания документа. По ч. 6 ст. 193 ТК РФ в этот срок работодатель обязан вручить приказ либо зафиксировать отказ от его получения.

Примеры актов при отказе работника

Сохраните документы, чтобы правильно зафиксировать отказ работника и снизить риски при дисциплинарном споре

Скачать документ

Как оформить дисциплинарное взыскание через КЭДО

Работодатель вправе оформить привлечение к дисциплинарной ответственности полностью в электронном виде.

Когда дисциплинарное взыскание можно оформить через КЭДО. Чтобы подписывать документы о привлечении к дисциплинарной ответственности электронно, нужно: ввести в компании электронный документооборот с работниками на основании статей 22.1, 22.2 и 22.3 ТК РФ или работать с дистанционными сотрудниками, для которых электронный обмен документами прямо разрешен Трудовым кодексом.

Какие документы о дисциплинарке можно подписать электронно. В электронном виде компания может оформлять:

• акт о дисциплинарном проступке;
• требование о даче объяснений;
• объяснительную сотрудника;
• приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
• акты об отказе от получения документов или дачи объяснений.

Дублировать эти документы на бумаге не требуется. КЭДО позволяет сохранить доказательства соблюдения процедуры привлечения.

Всё про КЭДО: от нормативной базы до практики

Преподаватели курса «Эксперт по КЭДО» расскажут:

• Как выбрать систему и ЭП
• Что можно и нельзя подписывать
• Как правильно оформить ЛНА
• Что делать при проверках

Записаться на курс

Какой электронной подписью подписывать документы о дисциплинарке. Закон разрешает применять пять видов электронных подписей: квалифицированную КЭП, неквалифицированную НЭП, простую электронную подпись ПЭП и две особенные подписи с портала госуслуг — НЭП Госключ и ПЭП Госуслуги.

Вид электронной подписи зависит от информационной системы, в которой вы обмениваетесь с работниками электронными документами. Это может быть система работодателя, такая как Saby, или государственная «Работа в России».

Меняются ли сроки привлечения к дисциплинарной ответственности при КЭДО. КЭДО не меняет сроки привлечения к дисциплинарной ответственности. Они остаются такими же, как при оформлении документов на бумаге.

Ошибки работодателей с КЭДО при привлечении к дисциплинарной ответственности. При электронном оформлении дисциплинарного взыскания работодатели чаще всего ошибаются в трех ситуациях:

• используют неподходящий вид электронной подписи;
• не могут подтвердить факт получения работником требования или приказа;
• нарушают сроки привлечения.

Поэтому при электронном взаимодействии с работниками так важно, чтобы информационная система умела автоматически фиксировать дату, время, вид подписи и лицо, подписавшее кадровый документ.

Как оформить дисциплинарное взыскание в КЭДО без ошибок

Главная сложность при привлечении сотрудника к дисциплинарной ответственности — соблюдение порядка и сроков, установленных ТК РФ. Достаточно пропустить один этап или нарушить срок, чтобы суд признал дисциплинарное взыскание незаконным.

В Saby процедуру можно выстроить по заранее заданному алгоритму. Один раз прописываете последовательность оформления документов, сроки и нужную информацию в документах. А далее система автоматически напоминает о сроках, запрашивает объяснения у сотрудника, формирует акты об отказе и сохраняет электронные доказательства на случай спора.

Попробовать бесплатно

Сроки привлечения к дисциплинарной ответственности: памятка

Соблюдение сроков — это обязательное условие законного привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если работодатель пропустит хотя бы один из сроков, установленных ст. 193 ТК РФ, работник сможет через суд отменить дисциплинарное взыскание по формальным основаниям. Даже если проступок был совершен.

5 типичных ошибок работодателя

Суд может отменить привлечение к дисциплинарной ответственности, даже если работник действительно нарушил трудовые обязанности. Часто это происходит из-за ошибок работодателя при оформлении документов или нарушения процедуры, установленной Трудовым кодексом.

Ошибка № 1. Запросить объяснения во время больничного. Сотрудница дала объяснения во время больничного, ее уволили. Суд восстановил ее на работе. Указал, что по ч. 3 ст. 193 ТК РФ время болезни работника специально исключено из месячного срока для наложения взыскания (определение ВС РФ от 17.08.2020 № 69-КГ20-3).

Ошибка № 2. Издать приказ о привлечении раньше двух рабочих дней. Суд может отменить дисциплинарное взыскание по формальным основаниям за то, что работнику не дали установленное законом время для дачи объяснений.

Так, работодатель вручил работнику требование о даче объяснений по факту отсутствия на рабочем месте, работник от дачи объяснений отказался. Работодатель составил акт об отказе и на следующий день уволил работника за прогул. Суд увольнение отменил и восстановил сотрудника. Сотруднику не дали объясниться, а значит, вынесли приказ без учета всех обстоятельств (определение 1 КСОЮ от 27.06.2022 № 88-13601/2022).

Ошибка № 3. Не обосновать выбор дисциплинарного взыскания. Важно указывать в документах о привлечении к дисциплинарной ответственности: предшествующее поведение, отношение к труду, отражать тяжесть проступка, обстоятельства, при которых он был совершен, опоздания, нарушения сроков выполнения задач. Это соответствует позиции п. 53 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами РФ ТК РФ».

Иначе суд может встать на сторону работника и отменить взыскание. Как произошло вот в этом деле: у сотрудника многолетний стаж работы, высшая категория по должности и ни одного взыскания за пять лет работы в компании. И вдруг — взыскания и увольнение. Суд посчитал взыскание злоупотреблением и восстановил сотрудника (определение ВС от 03.08.2020 № 86-КГ20-1-К2).

Поэтому не только фиксируйте нарушения трудовой дисциплины, а еще покажите историю работы сотрудника и его длительное халатное отношение к работе.

Ошибка № 4. Не оформить документы при увольнении по соглашению сторон или по собственному желанию. Даже если договариваетесь о замене увольнения по статье на увольнение по собственному желанию, оформляйте акты, запрашивайте объяснительные.

Бухгалтер уволилась по собственному желанию. После увольнения признала недостачу в 1,9 млн ₽ и добровольно выплатила 1,3 млн. А когда бывший работодатель потребовал остальные деньги, оспорила соглашение о полной материальной ответственности. Суд первой инстанции взыскал в пользу организации 700 000 ₽. Дело дошло до Верховного суда. Он вернул дело на доследование. При новом рассмотрении суд отказал компании в удовлетворении иска (определение ВС от 03.06.2019 № 9-КГ19-5).

Ошибка № 5. Не доказать сам факт дисциплинарного проступка. Работодатель должен подтвердить не только то, что работник нарушил трудовые обязанности, но и обстоятельства нарушения: когда, где и что именно произошло. Например, недостаточно написать в акте, что сотрудник «отсутствовал на рабочем месте». Нужно зафиксировать период отсутствия, место работы, обстоятельства обнаружения нарушения и другие данные, которые подтверждают прогул.