Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция
Кадровый аудит — это не обязательная процедура, но она помогает избежать негативных последствий. В статье рассказываем, как провести аудит кадровых документов самостоятельно, какие документы обязательно должны быть у работодателя, какие штрафы грозят за отсутствие локальных нормативных актов и как принять дела у увольняющегося кадровика.
О чем узнаете
Обязан ли работодатель проводить кадровый аудит
Работодатель не обязан проводить кадровый аудит. Он обязан вести кадровую документацию и выполнять требования трудового законодательства, иначе последует наказание в виде штрафа, трудового спора или переплат работникам.
Кто имеет право проводить кадровый аудит
Кадровый аудит может провести любой компетентный человек или организация. Это может быть внутренний сотрудник или внешний независимый специалист.
Как правило, от кадрового аудитора нужны практические знания, опыт, специальное образование. Какие‑либо сертификаты или лицензии для проведения внутреннего кадрового аудита не требуются. Это связано с тем, что кадровый аудит не является обязательным, он не регулируется федеральным законом «Об аудиторской деятельности» 307‑ФЗ, а фактически является кадровым консалтингом, независимой оценкой качества ведения кадровой документации.
Для передачи дел между кадровиками или для подготовки к проверке ГИТ вам может быть достаточно внутреннего аудита собственными силами.
В каких случаях имеет смысл привлекать внешнего аудитора
Собственные специалисты знают слабые места компании, но могут быть необъективны или не обладать достаточной компетентностью. Внешние эксперты могут дать независимую экспертную оценку, взгляд со стороны.
Внешний аудитор, скорее всего, потребуется для полной проверки кадровой документации, чтобы выявить недобросовестность предыдущего руководства фирмы, или для целей оптимизации кадровых процессов. Например, имеет смысл привлечь внешнего консультанта с практическим опытом автоматизации кадровых процессов, чтобы получить максимальную выгоду от внедрения КЭДО.
Что проверять при кадровом аудите
Объем проверки зависит от целей кадрового аудита.
Если принимаем дела у предыдущего кадровика, значит, проверяем оформление действующих сотрудников. Если готовимся к проверке ГИТ, значит, проверяем в кадровом аудите все обязательные кадровые документы и документы, касающиеся вопросов проверки.
Если хотите провести полную проверку по аудиту, тогда можно действовать по чек‑листам инспекции труда и оценить готовность работодателя на сайте Онлайнинспекция.рф. После заполнения вопросника система выдает заключение, есть нарушения или нет, и дает рекомендации по исправлению.
В любом случае обращайте внимание на обязательные кадровые документы и те, за отсутствие которых установлены максимальные штрафы.
Обязательные кадровые документы, за отсутствие которых штрафуют
| Документ | Размер штрафа за отсутствие документа |
|---|---|
| Правила внутреннего трудового распорядка, ст. 189, 190 ТК РФ |
по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ |
| Штатное расписание, ст. 15, 57 ТК РФ | |
| Положение об оплате труда, ст. 135 ТК РФ | |
| График отпусков, ст. 123 ТК РФ | |
| Табель учета рабочего времени, ст. 91, 99 ТК РФ | |
| Журнал по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; журнал по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, пп. 39, 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда 320н от 19.05.2021 | |
| Расчетный листок и документ об утверждении его формы, ст. 136 ТК РФ | |
| Приказы по основной деятельности и по личному составу, ст. 68, 84.1 и др. ТК РФ | от 5 000–10 000 рублей по ст. 5.27 КоАП РФ |
| Трудовые договоры с работниками, ст. 56, 57, 67 ТК РФ |
по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ |
| Положение о защите персональных данных работников, ст. 86 ТК РФ, ст. 18.1. ФЗ от 27.07.2006 № 152‑ФЗ |
по ч.3 ст.13.11 КоАП РФ |
| Документы по охране труда (инструкции, журнал инструктажа), ст. 212, 214 ТК РФ |
Штраф за допуск работника без проведения инструктажей по ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ |
Документы, обязательные в некоторых случаях
| Документ | Риски работодателя/Размер штрафа за отсутствие кадрового документа |
|---|---|
| Должностные инструкции, ст. 57, 195.1 ТК РФ. Требуются, если должностные обязанности не определены в трудовом договоре |
по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ |
| ЛНА об электронном документообороте, уведомление и согласие работников на КЭДО, ст. 22.2 ТК РФ. Требуются, если в компании применяется кадровый ЭДО | Без этих документов нет оснований вести кадровый электронный документооборот с работниками |
| Коллективный договор, ст. 40 ТК РФ. Применяется, если его заключение инициировано работниками или работодателем | Штрафы по ст. 5.29,5.30, 5.31 КоАП РФ за уклонение от участия в переговорах, от заключения колдоговора, непредоставление информации для заключения колдоговора |
| Согласия на обработку персональных данных, п. 4 ч. 1 ст. 9 ФЗ 152-ФЗ от 27.07.2006 | 75 000–150 000 рублей по ст. 13 Федерального закона 152‑ФЗ от 27.07.2006 |
| Согласия на обработку персональных данных, п. 4 ч. 1 ст. 9 ФЗ 152-ФЗ от 27.07.2006 | 75 000–150 000 рублей по ст. 13 Федерального закона 152‑ФЗ от 27.07.2006 |
| График сменности, ст. 103 ТК РФ. Если применяется сменная работа в компании |
по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ |
| ЛНА о порядке аттестации работников, ст. 81 ТК РФ. Если компания проводит или обязана проводить аттестацию | |
| ЛНА о прохождении работниками подготовки или получения доп. профобразования, ст. 196 ТК РФ | |
| ЛНА о командировании, ст. 168 ТК РФ. Применяется, если условия отсутствуют в ПВТР | |
| Иные документы, которые работодатель указал в тексте обязательных документов |
Документы, отсутствие которых приводит к трудовым спорам
| Документ | Чем помогает работодателю |
|---|---|
| График отпусков, ст. 123 ТК РФ | Защищает от ситуаций, когда в отпуск уходят сразу несколько ключевых сотрудников. Помогает отправить в отпуск работников, имеющих много накопленных отпускных дней |
| Правила внутреннего трудового распорядка, ст. 189, 190 ТК РФ | Устанавливает трудовой распорядок, помогает при наложении дисциплинарного взыскания за прогул |
| Приказы по основной деятельности и личному составу, ст. 68, 84.1 и др. ТК РФ | Помогает подтвердить тот или иной юридический факт в трудовых отношениях: дату приема, перевода, изменения оклада, отпуска |
| Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации ТК ГК | Позволяет привлечь работника к ответственности за разглашение, использование коммерческой тайны, базы данных компании |
| Договор о материальной ответственности | Упрощает процесс взыскания ущерба, причиненного работодателю |
| Положение об оплате труда | Устанавливает единый для всех четкий порядок выплат и удержаний |
| Табель учета рабочего времени | Помогает отслеживать количество отработанных часов и даже минут, упростить процесс учета рабочего времени |
Обязательные кадровые документы микропредприятия
Работодатели, отнесенные к микропредприятиям, и некоммерческие организации вправе иметь только трудовые договоры с работниками и работать без ПВТР, положения об оплате труда, о премировании, графика сменности, графика отпусков. При условии, что их трудовые договоры с работниками оформлены по типовой форме. Если микропредприятие не применяют типовую форму трудового договора, тогда нужно оформить все обязательные ЛНА. Это требование ст. 309.2 ТК РФ.
В типовую форму включают условия о трудовом распорядке, оплате труда, премировании, сменности. То есть все условия, которые обычно регулирует ПВТР и другие ЛНА.
Дополнительно микропредприятие должно иметь правила и инструкции по пожарной безопасности, положение о персональных данных, ЛНА по охране труда.
За что работодатель рискует получить штраф 100 тысяч рублей
Таблица штрафов за нарушение трудового законодательства
| Размер штрафа | За что могут наказать |
|---|---|
по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ | Неознакомление работника с ЛНА Невнесение записи в трудовую книжку Отсутствие штатного расписания Несвоевременная выдача трудовой книжки |
по ст. 11.32 КоАП РФ | Отсутствие обязательных медосмотров у водителей |
по ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ | Работодатель не заключает трудовой договор с лицом, которого фактически допустил к работе, ссылается на то, что допуск осуществил неуполномоченный сотрудник |
по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ | Отказ от заключения трудового договора, подмена его гражданско‑правовым договором Уклонение от оформления трудового договора |
по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ | Неполная выплата заработной платы Выплата зарплаты меньше МРОТ |
по ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ | Нарушение требований охраны труда |
Это неполный перечень штрафов за нарушение трудового законодательства. Мы указали самые популярные.
Как проверять оформление документов при аудите
Удобнее всего проводить кадровый аудит по группам документов (личным делам, приказам кадровым, приказам по общей деятельности), но можно и по кадровым процессам (приему, переводам, отпускам, увольнениям, хранению).
При проведении экспертизы кадровой документации и кадровых процессов проверяющий сверяет список обязательных документов с имеющимися, выявляет, что нужно разработать, исправить.
Содержание документов оценивают по 4 основным критериям:
Обязательные условия
Включены ли в трудовой договор условия о месте работы. Предусматривает ли приказ о работе в выходной день согласие работника.
Реквизиты
Соответствует ли название организации в приказах, ЛНА полному и сокращенному наименованию фирмы, указанному в уставных документах. Как ведется нумерация приказов.
Подписи
Все ли документы подписаны работником, есть ли расшифровка подписи работника там, где это необходимо, стоит ли отметка о получении экземпляра.
Соответствие условий требованиям законодательства
Не ухудшают ли условия ЛНА положение работника.
Разберем на примерах.
Документы приема
Заявление о приеме. Это необязательный документ для частных фирм и ИП, но он должен быть у муниципальных и госслужащих.
Убедитесь, что документ подписан сотрудником, дата в нем совпадает с датой приказа о приеме.
Приказ о приеме. С ноября 2021 года не обязателен для оформления. Если документ оформляете, проверьте, подписан ли он сотрудником и руководителем. Дата приказа о приеме должна совпадать с датой трудового договора.
Трудовой договор. В аудите проверьте, что договоры заключены со всеми сотрудниками, подписаны работником на бумаге или электронно. Трудовой договор может быть заключен в электронной форме в двух ситуациях, если в компании применяется кадровый ЭДО, либо это договор с дистанционным работником.
Проверьте, что бумажный экземпляр работодателя подписан сотрудником. Дата вступления в силу трудового договора совпадает с датой, когда работник ознакомился с документом.
Убедитесь, что содержание трудового договора соответствует ст. 57 ТК РФ, а испытательный срок не установлен: для беременных; лиц, не достигших 18 лет; молодых специалистов, которые получили высшее или среднее профобразование и устроились на работу по специальности впервые.
Что еще проверить в трудовом договоре при аудите — читайте в статье.
Личная карточка сотрудника Т‑2. Необязательный документ с 01.09.2021. За нарушение в правилах ведения карточки наказывать не должны. Как оформить отказ от ведения карточек Т‑2, рассказывали в статье.
Документ «Ознакомление с ЛНА». Проверьте, что документ подписан сотрудником. Дата подписания ЛНА, которые оформляются при приеме на работу, должна совпадать с датой трудового договора.
Документы перевода
Обязательно в аудите проверьте следующие документы:
Заявление о переводе. Убедитесь, что документ подписан сотрудником и дата в нем совпадает с датой приказа о переводе.
Приказ о переводе или изменении условий труда. Проверьте, что документ подписан руководителем и сотрудником.
Дополнительное соглашение к трудовому договору. Удостоверьтесь, что документ заключен и подписан со всеми сотрудниками, у кого оформлен перевод или изменения условий труда. Дата подписания должна совпадать с датой приказа о переводе или изменении условий труда.
Документы увольнения
Увольнение сотрудника не должно пересекаться с периодом болезни или временем нахождения в отпуске, за исключением случая ликвидации организации. Обязательно обратите на это внимание при аудите.
Заявление об увольнении. Убедитесь, что документ составлен в письменной форме и подписан сотрудником. Дата в заявлении должна совпадать с датой приказа об увольнении.
Приказ об увольнении. Проверьте, что документ заключен в письменном виде и подписан работником и руководителем организации. Если приказ об увольнении невозможно довести до сведения сотрудника или он отказался от его подписания, на документе должна быть сделана соответствующая запись об отказе от подписи, составлен акт об отказе.
Какие еще документы должны быть оформлены и выданы работнику при увольнении, читайте в статье.
Трудовая книжка
По работникам, которые не отказались от бумажных трудовых книжек, работодатель продолжает вести трудовые книжки и журнал (книгу) учета трудовых книжек.
В трудовую книжку должны быть внесены записи о приеме, переводе или увольнении. Примеры заполнения трудовой книжки смотрите в нашей статье.
Трудовые книжки хранят в несгораемом шкафу или сейфе. Если работник пропал и пока не найден, его трудовая книжка и договор содержатся вместе с документами работающих сотрудников.
Если трудовая книжка была отправлена сотруднику по почте, в книге учета трудовых должна быть внесена запись об этом. Например, «направлена по почте, квитанция № 100 от 01.04.2023, уведомление о вручении от 22.04.2023».
Документы учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени. Продолжительность рабочего времени сотрудника в табеле не должна превышать 40 часов в неделю.
Отпуск. Убедитесь, что в графике отпусков у каждого сотрудника запланирован ежегодный отпуск не менее чем на 28 календарных дней. За 2 недели до наступления отпуска сотрудник подписал уведомление работодателя об отпуске по графику или приказ.
Некоторые категории работников имеют право на дополнительные отпуска, вне графика. Учитывайте это. Удостоверьтесь, что для прохождения диспансеризации работникам созданы отпуска с типом «Диспансеризация».
Сотруднику, имеющему детей‑инвалидов, оформлен отпуск с типом «Доп. выходные родителям по уходу за детьми‑инвалидами» продолжительностью не более 4 дней.
Сотруднику, предоставившему справку о сдаче крови на донорство, создан отпуск с типом «Дни отдыха донора» на 2 дня либо 2 отпуска по 1 дню.
Женщине после рождения ребенка предоставлен отпуск по уходу за ребенком.
Вебинар «Как сэкономить время на оформлении отпусков»
Узнаете, как избавиться от графика отпусков в Excel и подписывать документы на отпуск за пару кликов с помощью кадрового ЭДО.Отгул. Проверьте, что сотруднику оформлен и оплачен как рабочие часы отгул, если он проходит медицинское обследование по беременности или по инициативе работодателя; вызван повесткой в суд, полицию, военкомат или налоговую для выполнения гособязанностей, но не в качестве обвиняемого.
Учитывайте, что если срок выполнения гособязанностей превышает 1 день, тогда должен быть оформлен и оплачен отпуск с типом «Государственные обязанности».
Что будет, если не оформлять отгулы, рассказывали в статье.
Переработка. Продолжительность переработок сотрудника не может превышать 4 часов в течение 2 дней подряд и 120 часов в год.
Проверьте, что сверхурочная работа сотрудников зафиксирована в табеле, оформлена приказом, получено согласие работников и переработка оплачена.
Хранение кадровых документов
По закону об архивном деле все организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных кадровых документов. Сроки хранения документов определяет приказ Росархива.
По общим правилам все кадровые документы хранятся в разных папках в несгораемых шкафах, оборудованных пломбираторами, или в сейфе.
- Документы разных юридических лиц содержатся отдельно.
- Документы с одинаковым содержанием объединяются в дела. В дело включается по одному экземпляру каждого документа. Многостраничные документы помещаются в файл.
- Толщина каждого дела не может превышать 30–40 мм (250 листов). Если размер больше, дело должно быть разделено на тома.
- Кадровые документы по уволенным сотрудникам содержатся в архиве.
- Трудовые книжки хранятся в алфавитном порядке в отдельном запираемом несгораемом шкафу или в сейфе вместе с книгой учета трудовых.
Пошаговая инструкция по проведению кадрового аудита
Проведение аудита кадрового делопроизводства состоит из этапов: подготовка, проверка, подведение итогов.
Шаг 1. Издать приказ о проведении аудита
На этом шаге компания определяет цели аудита и принимает решение, справится ли с аудитом собственный кадровик или нужен внешний аудитор. Итог фиксируют в приказе о проведении аудита кадровых документов.
Образец приказа о проведении аудита кадровых документов можно найти в интернете или составить самостоятельно по общим правилам оформления приказов.
В приказе указывают:
- цели и задачи аудита;
- сроки проведения аудита;
- лиц, ответственных за проведение аудита, либо ответственных за взаимодействие с внешними консультантами;
- порядок представления результатов аудита.
- принять дела при смене кадровика;
- подготовиться к проверке трудовой инспекции или трудовому спору;
- оптимизировать процессы ведения кадровой документации при переходе на КЭДО;
- выявить и устранить нарушения в кадровой документации;
- выстроить или восстановить кадровый документооборот;
- снизить риски штрафных санкций за нарушение трудового законодательства;
- реорганизация или оптимизация штата;
- смена собственника или руководства компании.
Шаг 2. Определить перечень документов для проверки
В зависимости от целей и задач аудита перечень документов для проверки может быть разным. Например:
| Что проверяем | В каких случаях |
|---|---|
| Кадровые документы, которые обязательно должны быть в организации | При передаче дел, подготовке к проверке ГИТ |
| Кадровые документы, обязательные для конкретной процедуры | При оценке правильности наложения дисциплинарного взыскания, при сокращении, в связи с жалобой работника |
| Рекомендованные кадровые документы, которые могут привести к трудовым спорам, штрафам | При подготовке к проверке, в связи с частыми трудовыми конфликтами, в конце года — по итогам анализа судебной практики |
| Кадровые процессы | При подготовке к переводу компании на КЭДО |
Выше мы привели эти перечни.
Шаг 3. Проверить наличие и правильность оформления документов
На этом шаге аудита делают следующее:
- сравнивают фактическое наличие документов с перечнем, определенным на предыдущем шаге;
- проверяют соответствие документов требованиям законодательства, учетной политики, внутренним документам и правилам;
- проводят анализ работы кадровой службы по выбранному методу, выявляют сильные и слабые стороны ЛНА, риски и проблемы.
На что обратить внимание при аудите:
Полнота и достоверность сведений в документах.
Все ли обязательные условия прописаны в трудовых договорах, верно ли указаны наименования работодателя, ФИО сотрудников.
Наличие всех необходимых реквизитов и подписей в документах.
Имеются ли подписи работников об ознакомлении с локальными нормативными актами, проставлены ли такие подписи до подписания трудового договора.
Согласованность и однозначность данных в разных документах.
Соответствует ли размер оклада в трудовом договоре приказу о приеме и штатному расписанию.
Соблюдение сроков составления и хранения документов.
Составлены ли трудовые договоры в течение 3 дней с момента приема, издан ли приказ об увольнении в срок не позднее 14 дней с момента подачи заявления об увольнении.
Способы и сроки хранения архивных кадровых документов.
Защищен ли кадровый архив от пожара, систематизированы ли кадровые документы по срокам хранения.
Наличие всех необходимых приложений и копий документов.
Подтвердил ли работник образовательной организации отсутствие судимости, есть ли у работника ресторана медицинская книжка.
Шаг 4. Составить отчет о результатах аудита
Итоги кадрового аудита, выявленные нарушения фиксируют и анализируют.
Для неофициальной проверки достаточно Excel‑таблицы в свободной форме с перечнем имеющихся кадровых документов и ваших замечаний по их оформлению.
Для официального аудита составляют документ о результатах кадрового аудита. Он может называться заключением, отчетом, актом, протоколом, рекомендациями или иначе. Закон требований не предъявляет.
Отразите в нем:
- цели и задачи аудита;
- перечень проверенных документов, их номер, даты, наименования;
- общую оценку состояния кадровой документации;
- конкретные выявленные ошибки или нарушения в документах;
- рискованные процессы, документы, участки;
- возможные последствия,
- рекомендации по устранению и улучшению кадрового делопроизводства.
Документ о результатах кадрового аудита подписывают лица, ответственные за проведение аудита. Отчет часто обсуждают с куратором проверки, работниками кадровой службы, HR‑партнером. Цель обсуждения — убедиться, что отчет получателям понятен, рекомендации приняты.
Топ-5 ошибок, которые выявляют при аудите
График отпусков оформлен с ошибками или отсутствует
В график не включены сотрудники, работающие по совместительству или принятые на работу в течение года. Как составить, изменить и вести график отпусков, читайте в нашей статье.
Трудовые договоры заполнены с ошибками
В договорах не указывают или указывают с ошибками паспортные данные работника, полное наименование работодателя, обязательные условия. Избежать технических ошибок помогает автоматизация процесса приема. Вы сканируете паспорт, а программа заполняет данные.
Индексация заработной платы не проводится
Работодатель обязан установить порядок проведения индексации и действовать в соответствии с ним. Иначе работник может взыскать индексацию в суде. Читайте в нашей статье, как работник отсудил у работодателя почти 5 миллионов рублей за непроведение индексации.
Не проверяют ответственных работников на дисквалификацию
Дисквалифицированные лица не имеют права занимать должность руководителя, входить в совет директоров, заниматься медицинской деятельностью, быть тренером, управлять многоквартирным домом, иное. За заключение договора на управление компанией с дисквалифицированным лицом компанию могут оштрафовать на сумму до 100 тысяч рублей по ст. 14.23 КоАП РФ.
Как проверять сотрудников и не тратить на это время, узнайте в статье.
Нет документов об ознакомлении работников с ЛНА
В аудите стоит проверить подпись на ЛНА. Только подпись работника на документе подтверждает ознакомление работника с ЛНА, инструкцией. Если подписи нет, работник сможет отказаться исполнять ЛНА или инструкцию.
Быстро ознакомить работников с любым количеством инструкций поможет СБИС КЭДО. При приеме менеджер, охранник или начальник получат на телефон пакет инструкций, соответствующий их должности. Работники смогут подписать инструкции и ЛНА электронно, с телефона.
Выводы
Экспертизу кадровых документов можно провести самостоятельно или пригласить внешнего аудитора.
При проведении кадрового аудита можно действовать по алгоритмам ГИТ: проверить обязательные для работодателя кадровые документы, оценить дополнительные документы, обязательные в конкретных ситуациях.
Снизить риск ошибок в кадровой документации можно за счет автоматизации. Попробуйте СБИС. Программа ускорит заполнение трудового договора, не забудет отправить нужный пакет инструкций для ознакомления, поможет с воинским учетом, разошлет уведомления об отпуске и расчетные листки.
Покажем, как вести кадры быстро и электронно с помощью кадрового ЭДО
Видеоматериалы по теме
