Ограничения — это дополнительные правила доступа к данным в Saby. Они позволяют точечно управлять тем, какие документы, задачи или разделы может видеть и редактировать сотрудник.
Вы можете настроить ограничения:
- для роли — тогда они автоматически применятся ко всем сотрудникам с этой ролью;
- для конкретного сотрудника — такие настройки имеют приоритет над ролями;
- для функциональной роли — эти ограничения не управляют правами доступа, а используются только для автоматического выбора исполнителя в бизнес-процессах.
Набор доступных ограничений зависит от участка системы: например, для складских документов можно использовать ограничение по складу или контрагенту, а для кадровых — по компании или конкретному сотруднику.
Назначение — разграничить доступ к документам между несколькими организациями или филиалами в системе.
Когда использовать — если в вашем аккаунте зарегистрировано больше одной компании или есть обособленные подразделения.
Как выбрать ограничение:
- «Свой филиал» — сотрудник может просматривать только документы филиала, в котором он трудоустроен;
- «Своя организация» — сотруднику доступны документы всей компании — и головного офиса, и филиалов, куда он устроен. Например, финансовый директор имеет доступ к данным всей компании;
- По определенной компании — список компаний или сотрудников открывается кнопкой «Еще». Сотрудник будет видеть документы определенных компаний вне зависимости от места трудоустройства. Например, юрист получает доступ к документам только трех из пяти компаний холдинга;
- «По ограничениям сотрудника» — выдать права на просмотр документов компаний, которые указаны в карточке сотрудника. Чтобы это ограничение работало, сначала выберите его в карточке роли, а затем укажите нужные в карточке сотрудника. Например, в холдинге несколько бухгалтеров, каждый из них отвечает за несколько компаний. Им предоставлен доступ только к закрепленным за ними компаниями в системе.
Ограничения этого типа работают с двумя уровнями структуры: подразделениями (офисами, отделами) и отдельными сотрудниками. Выбор зависит от задачи — нужно ли ограничить доступ по структуре компании или по конкретным людям.
Это может быть полезно в двух случаях:
- Нужно дать доступ только к данным подразделения сотрудника. Работает по юридической или управленческой структуре — в зависимости от настроек в личном кабинете.
- Доступ нужен к данным отдельных сотрудников. Например, куратор учебного центра в разделе «Сотрудники» видит только тех преподавателей, которые закреплены за ним. Настройка подходит, если важно ограничить доступ сотрудников к документам, задачам и разделам Saby.
Как выбрать ограничение:
- «По себе» — предоставить сотруднику доступ только к документам и задачам, где он указан исполнителем, получателем, ответственным или автором. Например, менеджер с таким ограничением в разделе «Документы» увидит только те документы, где он является ответственным;
- «Свой офис» — предоставить сотруднику доступ к документам и задачам, связанным с его филиалом или обособленным подразделением. Это ограничение помогает дать доступ к информации, которая касается только того офиса, где работает сотрудник. Например, руководитель продаж в офисе в Екатеринбурге может работать только с документами, касающимися его офиса. Если в структуре компании нет отдельной папки для конкретного филиала, то это ограничение не применяется;
- «Свое подразделение» — предоставить доступ к документам отдела, в котором работает сотрудник. Например, специалист отдела кадров видит данные только своих коллег по отделу. Система определяет подразделение автоматически, поднимаясь по структуре вверх от позиции сотрудника.
- По определенному подразделению — список подразделений или сотрудников открывается кнопкой «Еще». После применения ограничения сотрудник сможет просматривать и редактировать документы только выбранных подразделений или сотрудников. Например, руководитель проекта может видеть задачи и документы только членов своей проектной команды;
Ограничение видимости «По подразделению» не распространяется на рабочие группы.
Чтобы корректно настроить ограничения «Свой офис» и «Свое подразделение», проверьте положение сотрудника в структуре.
- «По ограничениям сотрудника» — предоставить доступ только тех сотрудников или к документам тех отделов, которые указаны в карточке сотрудника. Чтобы это ограничение работало, сначала выберите его в карточке роли, а затем укажите нужные ограничения в карточке сотрудника.
Назначение — ограничить выбор складов в документах.
Когда использовать — если в Saby добавлено несколько складов вашей компании.
Сотрудник при оформлении документов сможет выбрать только указанный склад. Например: кладовщик может оформить накладную только по этому складу. Ограничение не влияет на просмотр складских документов.
Назначение — ограничить выбор контрагентов в документах.
Когда использовать — если с клиентами в компании работает несколько менеджеров.
При этом ограничении сотрудник сможет выбирать в документах только закрепленных за ним контрагентов. Например, менеджер по продажам Иванов при создании счета выбирает только своих клиентов.