Инвентаризация выявляет несоответствие фактических и учетных остатков на складе. Если в организации несколько складов, инвентаризацию на каждом из них нужно проводить отдельно.
Инвентаризацию одновременно могут проводить разные сотрудники с нескольких рабочих мест: для каждого сотрудника сформируется отдельная опись.
Какой бы ни был регламент в вашей компании, любая инвентаризация делится на этапы.
- Формирование инвентаризационной описи.
- Пересчет и внесение фактических остатков.
- Проверка и исправление ошибок.
- Принятие остатков к учету.
Создание документа и формирование описи
- Откройте раздел:
- Saby Retail, Saby Presto, Saby Clients, Saby Bu — «Склад/Документы»;
- online.saby.ru — «Бизнес/Склад/Документы».
- Нажмите «+» и выберите «Инвентаризации/Инвентаризация».
- Проверьте, правильно ли указана организация, в которой проводится учет. Если нет, измените.
- Укажите дату и время (мск), на которые нужно зафиксировать остатки. При выборе «на утро» будет установлено условное время 00:01, «на вечер» — 23:59.
- Выберите способ фиксации остатков:
- «по количеству» — если требуется зафиксировать только количество товара;
- «по количеству и сумме» — чтобы зафиксировать количество и себестоимость товара.
- Убедитесь, что установлен склад, на котором проводится учет. Если это не так — выберите правильный.
- Если инвентаризация проводится только по одному разделу каталога, например «Косметика», укажите этот раздел.
- Укажите исполнителей — нажмите «Кто считает» или «Укажите» и выберите фамилию. Чтобы добавить следующего сотрудника, кликните ФИО. Для каждого сотрудника будет создана своя инвентаризационная опись. Если укажете одного сотрудника, отдельной описи не будет: наименования и количество будут указаны на основной вкладке документа.
- Нажмите «Заполните». Saby добавит в документ все наименования указанного склада и раздела. Если при пересчете товара сотрудники используют сканеры, можно не добавлять наименования — они добавятся в опись при сканировании.
Документ инвентаризации создан, сотрудники могут его заполнять. Чтобы заполняющий не видел чужих описей в инвентаризации, настройте ограничение на просмотр описей в карточке сотрудников.
Пересчет и внесение фактических остатков
Сотрудники заполняют свои описи: в строке наименования указывают, сколько единиц товара находится на участке, который они инвентаризируют.
- Откройте «Инвентаризацию» в разделе:
- Saby Retail, Saby Presto, Saby Clients, Saby Bu — «Склад/Документы»;
- online.saby.ru — «Бизнес/Склад/Документы».
- Сканируйте каждую единицу товара либо пересчитайте и вручную вносите данные в колонку «Факт». Если при пересчете «Факт.» совпал со значением «В учете», достаточно навести курсор на позицию и нажать «=».
- Чтобы добавить позицию, которой нет в описи, нажмите «+ Наименование» и выберите из каталога.
Как вручную ввести значения:
- Когда пересчет завершен, сохраните документ кнопкой
.
.Проверка и исправление ошибок
После того как все сотрудники внесли данные, руководитель проверяет итоги.
- Откройте документ «Инвентаризация». Оцените итог: позиции с излишками выделены зеленым, с недостачей — красным.
- Если есть вопросы по конкретной позиции, проверьте описи сотрудников, чтобы понять, кто какое количество указал. Кликните фамилию сотрудника — откроется его опись. Повторное нажатие вернет вас на основную вкладку.
- Если сотрудник допустил ошибку или найдена неучтенная позиция, внесите изменения: на основной вкладке нажмите «+ Наименование», введите название и количество. Нажмите и подтвердите итог. Если позиция есть в описи, Saby объединит строки и укажет обновленное количество.
После изменения ячейка будет отмечена синим треугольником.
- Как посмотреть изменения?
- Как отобрать записи, по которым вносили изменения?
- Как удалить опись?
- Как не учитывать излишки в доходах УСН и ЕСХН?
- Что делать, если есть отклонения в сумме?
- Ошибка в графе «В учете». Как исправить?
Принятие остатков к учету
После того как все правки внесены и расхождения обработаны, нажмите «Провести». Остатки на складе обновятся в соответствии с указанным фактом в документе инвентаризации.