МЭДО и ТЭДО: как перевести документооборот с иностранцами в цифру

Что такое МЭДО и ТЭДО

Международный электронный документооборот (МЭДО) и трансграничный электронный документооборот (ТЭДО) — это два способа обмениваться электронными документами с иностранными контрагентами. Но между ними есть важные отличия.

Чем отличаются варианты?

Отличие № 1. При подключении МЭДО обе стороны работают в одной системе ЭДО — Saby Docs.

При ТЭДО стороны работают в своих привычных системах электронного документооборота.

Отличие № 2. В МЭДО мы выпускаем для иностранного контрагента неквалифицированную электронную подпись (НЭП). Дело в том, что законодательство нашей страны не предусматривает возможность выпустить КЭП на иностранную компанию. И мы не можем взять подпись другой страны — в разных государствах разные методы проверки ЭП и способы шифрования.

В ТЭДО каждая сторона использует свою обычную электронную подпись. Иностранный контрагент выпускает КЭП или ее аналог в своей стране, не у нас. Для пользователей трансграничный обмен выглядит так же, как работа с ЭДО внутри своей страны с местными контрагентами. А операторы ЭДО привлекают для квалификации иностранных подписей ДТС — доверенную третью сторону.

Отличие № 3. МЭДО подходит для оптимизации начальных бизнес‑процессов: можно отправлять договоры, счета или допсоглашения. А вот обмениваться закрывающими документами по МЭДО нельзя, потому что для такого обмена нужна квалифицированная подпись: только она по закону дает закрывающему документу полную юридическую силу. А при МЭДО в силу объективных причин используется НЭП.

ТЭДО позволяет обмениваться любыми, в том числе закрывающими юридически значимыми документами: УПД, накладными, актами. Стороны подписывают документы электронными подписями, и можно без проблем сдавать такие документы в налоговую при проверке или предоставлять в суд, если потребуется.

Отличия МЭДО и ТЭДО

Обмен документами по МЭДО

Обмен документами по ТЭДО

Что проще — ТЭДО или МЭДО?

Для клиентов технически проще ТЭДО: стороны используют привычную систему ЭДО и свою электронную подпись. Надо только оставить заявку оператору о том, что компания (ИП) хочет обмениваться документами с контрагентом, например, из Республики Беларусь. Мы настроим электронный обмен документами, в остальном стороны продолжат работать так же, как работали.

А еще трансгран можно интегрировать в свои учетные системы. Например, если компания работает в 1С, документы можно получать и отправлять через привычный интерфейс по ТЭДО.

В МЭДО нужно подписать трехстороннее соглашение. Для этого резидент должен:

• убедиться, что иностранный партнер подпишет соглашение;
• совместно с оператором ЭДО помочь иностранцу зарегистрироваться в Saby. Для этого резидент отправляет контрагенту ссылки, объясняет, что и как сделать. То есть приходится приложить больше усилий, чем при ТЭДО.

Сам резидент продолжает работать в своем личном кабинете, который ему хорошо знаком.

У иностранцев могут возникать вопросы — на них всегда готова ответить англоязычная техподдержка. Также у нас есть все необходимые инструкции.

Особенности подключения ЭДО с иностранными партнерами

Какой вариант выбрать?

Если компания сотрудничает с юрлицами или ИП из стран, которые поддерживают технологию ТЭДО, выбор очевиден — только ТЭДО. Сейчас с таким документооборотом работают Беларусь, Казахстан и Узбекистан. Реализовать можно полноценный ЭДО: не только подписывать договоры и отправлять счета, но и получать закрывающие документы, чтобы повысить скорость оборота денежных средств.

Если у компании партнеры из других стран, рассмотрите возможность подключения МЭДО, чтобы хотя бы частично ускорить взаимодействие с контрагентами.

Возможен ли микс ТЭДО + МЭДО?

Конечно, у Saby есть клиенты, которые подключают и ТЭДО, и МЭДО, потому что у них партнеры из разных стран и приходится сочетать разные технологии. Например, с контрагентами из Республики Беларусь они могут подписывать через ТЭДО практически любые документы, а с партнерами из Китая — только неформализованные через МЭДО, а закрывающие документы отправлять на бумаге. Конечно, это очень долго, но люди выбирают МЭДО, чтобы ускорить хотя бы часть бизнес‑процессов.

Обменивайтесь документами с партнерами из любых стран

• Экономьте на международной доставке бумажных документов
• Обрабатывайте и отправляйте документы в один клик
• Своевременно отчитывайтесь по внешнеэкономическим сделкам
• Быстрее оформляйте возврат НДС

Записаться на презентацию

Почему стоит переходить на ТЭДО

ТЭДО — наиболее перспективное направление в обмене электронными документами между разными странами. Узнали почему.

Обмен документами по ТЭДО законный?

Да, законный. В ст. 7 закона от 06.04.2011 № 63‑ФЗ прописано, что электронная подпись, созданная по нормам иностранного права, действительна в России. Но для этого необходим механизм признания — либо международное соглашение между государствами, либо соглашения между операторами ЭДО.

Когда мы заводили первый пилот с Республикой Беларусь, сначала подписали соглашения между операторами. Потом налоговые службы обеих стран вышли на уровень правительств, подписали межправительственное соглашение, и в России его ратифицировали Федеральным законом от 30.11.2024 № 424. Весь процесс занял около года.

Поскольку требуется много времени на межправительственные соглашения, было решено, что быстрее заключать соглашения между операторами. Казахстан и Узбекистан подписывались уже по прямым соглашениям. С Узбекистаном Тензор тоже первым подписал соглашение, как и с Республикой Беларусь.

Когда ТЭДО станет обязательным?

Пока даже обычный ЭДО внутри страны не обязателен для бизнеса. ФНС планирует прийти к этому только к 2028 году. Поэтому об обязательном трансгране говорить рано. Но технологии постоянно развиваются, и ФНС не стоит на месте. Всегда лучше заранее изучить и при необходимости освоить новые возможности.

Какие у ТЭДО преимущества?

Прямая выгода от подключения ТЭДО очевидна: быстрее получил закрывающие документы — быстрее получил деньги за товары или услуги от партнеров, потому что многие компании работают по постоплате.

Но есть и косвенная выгода, связанная с налогами. Чтобы вернуть НДС при импорте или подтвердить нулевую ставку при экспорте, компаниям тоже нужны закрывающие документы. Компании вкладывают эти деньги в бизнес, в свое дальнейшее развитие. И чем быстрее они получают закрывающие документы, тем быстрее оформляют документы для налоговой и быстрее возвращают деньги в бизнес. ТЭДО в этом помогает.

Если компании обмениваются бумажными документами, то ждут бумаги и только потом могут оформить вычеты или подтвердить нулевую ставку. А суммы НДС исчисляются миллионами рублей.

Для каких компаний подходит ТЭДО?

Подключить ТЭДО может любая компания, которая экспортирует, импортирует товары или оказывает услуги иностранным партнерам. Чем больше у компании операций, тем выгоднее переход на новую технологию.

Основной сегмент тех, кто уже подключился к ТЭДО в Saby, — средние и крупные компании, которые давно работают с ЭДО внутри страны и не сомневаются в юридической силе электронных документов. Но подключаются и небольшие ИП — рынок уже созрел для изменений.

Вот кому выгоднее всего работать с ТЭДО:

Компании, которые возят грузы. Ведь обычно вместе с товаром едут документы. Их можно потерять, испачкать, испортить. Если в документе ошибка, приходится отправлять его обратно почтой и ждать исправлений. На это уходит много времени. А пока не подписаны закрывающие документы, деньги не поступают на счет и не вводятся в оборот. Бизнесу приходится решать: кредитоваться или чуть замедляться. Поэтому для тех, кому важна оборачиваемость средств, ТЭДО — идеальное решение.

Такие компании ждут международную транспортную накладную e‑CMR. Уже идет большой пилотный проект, в котором участвуют операторы, клиенты, налоговая служба, ГИС ЭПД, таможня, автоинспекция. Среди стран — Азербайджан, Республика Беларусь и Казахстан. О первых результатах теста с Азербайджаном мы рассказали в статье.

Компании, которые оказывают услуги зарубежным клиентам. Например, в сфере консалтинга. Хотя у них нет товара и они ничего не перевозят, в любом случае обмениваются документами — если не через трансгран, то на бумаге. А это, опять же, долго, и документы уже точно не приедут с грузом, приходится ждать почту. Те, кто хочет быстрее получить деньги за свои услуги, выбирают отправку документов в электронном виде.

Мы в Тензоре видим, что растет интерес к трансграну, у нас увеличивается количество клиентов и отправляемых документов.

Как внедряют ТЭДО?

Трансгран — это настолько просто, что не требует дополнительных настроек, если компания работает с ЭДО. У нас есть всё необходимое, чтобы вы начали работать: подробные инструкции, готовые модули для интеграции и открытые API.

Если заниматься настройкой нет времени или ресурсов, наши специалисты возьмут процесс на себя: подключат, интегрируют в учетную систему, запустят обмен с первыми контрагентами. Мы сопровождаем клиентов на каждом этапе — от первой заявки до полноценного старта работы с ТЭДО.

Бывают ли ситуации, когда вы рекомендуете клиенту не внедрять ТЭДО?

Нет. Зачем? Технология работает, обкатана, всё хорошо.

Запустите ТЭДО с Saby

В Saby уже настроен обмен с крупнейшими операторами ЭДО из Беларуси, Узбекистана и Казахстана

Записаться на презентацию

Особенности работы через ТЭДО

Когда внедряете ТЭДО, не нужно ничего менять — вы работаете в привычной системе ЭДО и отправляете документы иностранным контрагентам. Рассказываем, как настроить обмен за неделю, сколько это стоит и где хранить электронные документы.

С какими рисками может столкнуться бизнес при ТЭДО?

Если вам кажется, что вы рискуете, то нет — с ТЭДО вы, наоборот, более защищены.

Многие опасаются, что документ не дойдет до контрагента или контрагент скажет, что ничего не получал. На этот случай у вас будет подтверждение оператора о дате отправки и дате доставки. Можно пойти в суд с квитанциями оператора.

Еще одно надуманное опасение: контрагент не подпишет документы или затянет с подписанием. Но это маловероятно. В договорах стороны заранее фиксируют условия, в том числе сроки выставления документов и оплаты.

И существует такой миф про ТЭДО: бухгалтер, менеджер, операционист допустит ошибки и их не получится исправить. Но в таком случае контрагент вернет документ и напишет комментарий, что именно его не устраивает. Документ можно быстро исправить и отправить обратно. Если вы сами заметите ошибку, просто отправите корректировку — в трансгране ее тоже можно формировать.

Нужно ли менять привычную работу, чтобы перейти на ТЭДО?

Нет, ничего менять не надо. Сотрудник, который отправляет электронный документ за рубеж, видит тот же интерфейс, к которому привык, выполняет те же действия, что и при отправке документов российскому контрагенту. Просто вместо того, чтобы ввести ИНН российского контрагента, пишет идентификатор, УНП или БИН иностранного контрагента. Трансгран можно встроить во все популярные конфигурации 1С, SAP и любую другую учетную систему. Работайте как привыкли.

МЧД используется при ТЭДО?

За границей понятия МЧД не существует.

Российские сотрудники подписывают документы на основании МЧД. В таком случае иностранный контрагент может запросить эту доверенность. Ее можно отправить электронно в виде файла. Сама подпись остается полноценной и действительной, просто метаданные МЧД за рубеж не передаются.

Как работать компаниям, которые экспортируют или импортируют маркированные товары?

Пользователи в России привыкли, что коды маркировки вшиты в УПД, который они получают или отправляют. В случае обмена документами по маркированным товарам с зарубежными странами ситуация меняется. В первую очередь многое зависит от того, есть ли взаимное признание товарной группы между государствами.

Сейчас список товарных групп и стран, для которых действует взаимное признание кодов, такой

«Честный знак» постепенно расширяет этот список, поэтому в него еще будут добавляться новые товарные группы.

Если у компании партнеры из других стран или по товарам не действует взаимное признание, коды маркировки нужно выводить из оборота в стране продавца и вводить в оборот в стране покупателя. Информация о кодах между странами не передается.

Если же товар из группы взаимного признания, контрагенты могут принимать товары, которые промаркированы кодами в другой стране. Поставщик передает коды в свою систему маркировки, а покупатель принимает поступление и просто подтверждает коды. Не надо маркировать товар заново.

Но выглядит это не так, как в России. При отправке из России оформляется отдельно УПД и отдельно документ реализации с кодами маркировки. УПД попадает по технологии трансграна к контрагенту, а документ реализации проходит через систему национальной маркировки другого государства, например, в Республике Беларусь это «Электронный знак», и потом попадает к контрагенту. Если компания в России получает отправку из-за границы, например из той же Беларуси, также придет отдельно товарная накладная и отдельно документ поступления с кодами.

Даже если компания работает в 1С и настроена интеграция с Saby, закрывающие документы и поступления кодов придут в учетную систему по отдельности. Мы понимаем запрос бизнеса, что хотелось бы добавлять коды в документы так же просто, как в РФ, и сейчас ведем переговоры с «Электронным знаком» Республики Беларусь. Думаю, что скоро порадуем пользователей тем, что обмен документами по маркированным товарам станет привычным.

Как долго подключаться к ТЭДО и от чего зависят сроки?

В среднем на подключение нужна неделя. Бывает, мы подключаем клиента день в день или на следующий день. Достаточно получить идентификатор контрагента и внести его в систему оператора. А в ближайшее время мы реализуем настройку без участия пользователей — им будет достаточно отправить приглашение, и заработает трансграничный роуминг.

В редких случаях подключение может достигать 15 дней. Например, если у контрагента самописная учетная система, которая требует специфических доработок.

Как оплачивается ТЭДО?

Лицензию можно купить на 1, 2 или 3 года.

Лицензия включает определенный пакет документов. Если документов не хватает, «перерасход» оплачивается постфактум. Подробнее о тарифах можно прочитать на сайте.

Где хранятся документы и как их искать?

Любые электронные документы хранятся в личном кабинете Saby, а данные из личного кабинета — на серверах оператора. Для этого у оператора есть центры обработки данных (ЦОДы). У Тензора — собственный ЦОД. Наш облачный сервис защищен от кибератак и вредоносного ПО, программное обеспечение регулярно проходит проверки на уязвимости. Мы используем межсетевые экраны, сертифицированные ФСБ и ФСТЭК, это гарантирует надежную защиту данных. При взаимодействии с госорганами предусмотрены дополнительные меры безопасности. Подробнее об этом можно узнать на нашем сайте.

Если документы потребуются через год или несколько лет, можно зайти в личный кабинет, отфильтровать их по контрагенту или дате и найти то, что требуется.

Также вы можете хранить у нас документы не только в облачном электронном архиве, но и в локальном, у себя на компьютере — офлайн. Такая необходимость, например, бывает, если по своей политике безопасности компания не хранит документы в облачных сервисах. Достаточно скачать Saby Archive, установить на компьютер или свой сервер и хранить документы так. Интерфейс будет такой же, что и в личном кабинете Saby, и так же в любое время можно найти всё, что нужно.

Сколько времени надо хранить международные документы по закону?

Любые закрывающие документы хранятся пять лет — и бумажные, и электронные. У Saby на всех документах стоит метка времени по сроку действия даже с запасом — 10 лет.

Опыт и планы Тензора в международном обмене документами

Тензор запустил международный ЭДО около 6 лет назад, а в 2024 году первым стал обмениваться юридически значимыми документами через ТЭДО. У компании большие планы в этом направлении.

Почему Тензор решил запустить обмен с зарубежными партнерами?

Это был ответ на запрос российских клиентов, у которых партнеры за рубежом.

6 лет назад Тензор совместно с регуляторами разработал трехстороннее соглашение, которое позволяет оператору ЭДО и компаниям — нерезиденту и резиденту — зафиксировать правила использования электронных подписей. Цель — чтобы неформализованные документы в МЭДО были юридически значимыми.

В 2024 году появился трансграничный ЭДО. Импульс шел с двух сторон:

• со стороны Тензора, потому что мы понимали ограничения международного ЭДО, что через него нельзя отправить все нужные документы, и хотели дать клиентам хороший сервис;
• со стороны наших регуляторов, прежде всего Федеральной налоговой службы.

Так родилась рабочая группа, в которой мы участвовали. Сначала шли пилотные проекты, примерно два года. И в 2024 году мы первыми в России запустили трансгран с клиентом Mark Formelle совместно с белорусским оператором ЭДиН.

Помогает ли электронный документооборот бороться с серыми схемами в торговле?

Думаю, всё и идет к тому, чтобы уменьшить количество нелегальных сделок. Наша ФНС создает множество систем: и трансгран вместе с операторами продвигают, и СПОТ, и другие нововведения. Это всё поможет обелить рынок.

Что для вас важно, когда вы запускаете документооборот с новой страной?

Важно, чтобы пользователям было удобно, никто из клиентов не столкнулся с ошибками и всё работало так же, как и внутри страны. Для этого нужно успешно состыковать форматы, системы, выработать методическую рекомендацию. У нас в стране формат формализованных документов — XML. Есть страны, где используются форматы JSON. Нам нужно научить наши системы конвертировать эти форматы.

Еще мы запустили проект по переводу документов — чтобы пользователь видел оригинал и точно понимал, что в нем написано.

Какие страны первыми подключились к МЭДО и ТЭДО и какие планируете подключать еще?

Для международного ЭДО не имеет значения, какая страна. Поэтому с самого начала можно было подключать любую страну: Китай, Бразилию, Индию. У нас в Saby есть англоязычный кабинет, поэтому у нерезидентов сложностей в работе не возникает.

Что касается трансграна, мы начали с Республики Беларусь, дальше присоединились Узбекистан и Казахстан. Скорее всего, следующими странами станут Азербайджан, Таджикистан, Китай и Индия.

Какие документы планируете и уже передаете по ТЭДО?

Уже настроен обмен УПД со всеми странами, которые я назвала. С партнерами из Республики Беларусь также можно обмениваться товарными накладными, ТОРГ-2, УКД, из Узбекистана — счетами-фактурами.

Чтобы в трансграничном ЭДО появились новые форматы документов, сначала договариваются регуляторы стран, в том числе налоговые службы. Потом операторы тестируют формат, а рабочая группа готовит методические рекомендации. Дальше регуляторы утверждают формат, и он становится доступен для обмена.

В ближайшее время в Saby появится акт о расхождениях с Республикой Беларусь. Мы уже протестировали, отпилотировали и описали этот формат в методической базе.

Думаю, следующим документом станет международная транспортная накладная e‑CMR. Через трансгран в основном работают компании, которые продают товары. Отгрузка товаров обязательно оформляется международной транспортной накладной. Сейчас это почти всегда делается на бумаге: распечатали, подписали, отдали водителю, он везет через границу, а сканы отправляются по почте. Всё это долго, документы могут потеряться, а если в них еще допущены ошибки, процесс еще больше затягивается. Новая технология ускорит его в разы.

Переходите на ТЭДО с Saby

• Быстро доставим юридически значимые документы
• Проверим подписи контрагентов через ДТС
• Покажем статусы каждого документа и сохраним их в электронном архиве

Записаться на презентацию

Станет ли электронный формат e‑CMR обязательным?

Мы задавали этот вопрос ФНС. Нам ответили, что сначала нужно адаптироваться к обязательности ЭТрН внутри страны. Если всё будет идти по плану, в 2027–2028 годах начнется обычный обмен e‑CMR. И только, наверное, к 2030 году можно будет говорить про обязательность e‑CMR.

Мы пока проверяем положительные сценарии, когда грузоотправитель передал товар перевозчику, он довез его до получателя и никаких возвратов нет. Но сценарии бывают разными, могут вноситься корректировки, осуществляться возвраты грузов или замены машин.