ЭДО в 1С: как автоматизировать рутину
Все больше компаний и предпринимателей внедряют цифровые решения в свои бизнес‑процессы. При этом с документами зачастую работают по старинке: печатают, подписывают и направляют контрагентам по почте или курьером. Это не только трата времени и расходы на бумагу, но и шанс для конкурентов занять лидирующие позиции на рынке — ведь часть компаний уже полностью перешла на цифровой обмен документами или находится в процессе.
А как быть пользователям 1С, которые планируют подключить ЭДО? Переходить на новую программу? Подключать дополнительные? Решение простое — про него расскажем в статье.
Что вы узнаете
🖥️ Что такое ЭДО и как он работает
Электронный документооборот позволяет обмениваться цифровыми документами с контрагентами без дублирования на бумаге.
Обмен работает просто:
👩🏻💻 Отправитель создает документ, подписывает его электронной подписью и отправляет контрагенту.
🙋🏻♂️ Контрагент получает документ и подписывает, если со всем согласен, либо отклоняет с указанием причины.
👩🏻💻 Отправитель получает документ обратно. Программа укажет, подписал его контрагент или отклонил. В последнем случае нужно исправить замечания и выслать документ повторно.
Так, бухгалтер может направить годовую отчетность в госорганы, кадровик — передать заявление сотруднику на подпись, менеджер — заключить договор с клиентом. И все это за считанные секунды.
📌 А о том, чем электронный документооборот поможет ИП, когда он обязателен и что учесть при выборе оператора ЭДО, читайте в другой статье.
Можно ли объединить ЭДО и 1С
Да, и для этого разработаны специальные решения. Одновременно работать с ЭДО и 1С можно такими способами:
1️⃣ Обмениваться документами в системе оператора ЭДО, а учет вести в 1С. Saby синхронизирует данные между двумя программами и автоматически их обновляет. Это позволит вести параллельный учет в двух программах.
2️⃣ Внедрить ЭДО в программу 1С с помощью модуля внешней обработки. Saby интегрирует электронный документооборот в знакомый интерфейс: новые функции в привычной программе. По‑другому этот процесс называется интеграцией.
Работайте в своей системе: как привыкли, но с ЭДО
🔄 Обмен с контрагентами в один клик
📃 Работа с любыми документами
🗄️ Электронный архив: все в одном месте
🕐 Поддержка специалистов 24/7
🔄 Как работает интеграция
Интеграция — это взаимодействие двух программ или инструментов: например, учетной 1С и системы электронного документооборота. Специальный модуль помогает обмениваться данными между программами и дает возможность перенести функционал одной системы в другую.
В зависимости от версии 1С интерфейс встроенного ЭДО выглядит по‑разному.
Платформы 8.3, 8.2
Платформа 7.7
✅ Что можно делать в модуле
Все, что нужно. Модуль внешней обработки дает доступ к полному функционалу ЭДО в единой системе 1С.
✔️ Обмениваться документами. Например, в один клик обрабатывать входящие и отправлять файлы любым контрагентам. Программа покажет, на какой стадии документ, и поможет свериться с контрагентом, чтобы подтвердить задолженность или переплату в расчетах.
- 📄
Какие документы можно отправлять по ЭДО?
Любые, которые нужны для вашего бизнеса. Например:
- УПД;
- счета-фактуры;
- накладные;
- акты выполненных работ и оказанных услуг;
- акты сверки;
- прайс-листы;
- обычные электронные письма.
✔️ Оцифровать бумажные документы. Перенести бумагу в электронный вид просто: достаточно отсканировать печатный лист, а Saby автоматически распознает его, определит, что это за документ, и внесет в систему.
✔️ Настроить роуминг. Контрагенты могут работать с другими операторами ЭДО, но и это не проблема. В Saby настроен обмен со всеми крупными операторами России, а для работы с иностранными партнерами можно подключить международный ЭДО. Отправка документов в роуминге занимает пару секунд.
✔️ Делегировать часть задач сотрудникам. Не обязательно передавать все документы на подпись руководителю: с машиночитаемой доверенностью сотрудники смогут участвовать в важных сделках и действовать от имени компании. Настроить МЧД в Saby можно в два клика, а как с ней работать, рассказали в другой статье.
✔️ Пользоваться готовыми форматами. Больше не придется составлять шаблоны с нуля или скачивать их из интернета. В Saby есть универсальные формы для любого типа документов, и все они разработаны с учетом норм законодательства.
✔️ Отправлять документы в мессенджеры. Это удобно, если контрагент не пользуется ЭДО. Он получит сообщение с защищенной ссылкой в WhatsApp или Telegram.
📌 А еще у Saby есть мобильное приложение. Подписывайте важные договоры через смартфон из любой точки мира и в любое время. А если нужно уточнить детали — свяжитесь с контрагентом прямо из документа.
🔌 Как подключить ЭДО от Saby в 1С
Алгоритм такой:
1️⃣ Оформить электронную подпись. Для ЭДО с контрагентами подойдет усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), ее можно получить в Saby. Если подпись уже есть, новая не нужна.
2️⃣ Настроить ЭДО. Достаточно скачать модуль внешней обработки и запустить его в своей 1С. Если возникнут вопросы, на помощь придут специалисты Saby: они настроят интеграцию и объяснят, как работать с новым функционалом.
3️⃣ Начать работу. Теперь можно вести полноценный документооборот электронно и в привычной программе.
👾 Как дела у «Чипа и Дисплея»? Компания давно ведет учет в 1С, поэтому руководитель решил интегрировать ЭДО от Saby с помощью модуля. И вот что изменилось.
👩🏻💼 Сотрудники стали работать эффективнее:
- Менеджеры по продажам быстрее закрывают сделки, ведь клиенты получают договор сразу же после заказа. Сама работа с контрагентами стала проще: все контакты находятся в единой базе, а необходимую информацию можно найти в два клика.
- Кладовщикам стало проще учитывать товары и минимизировать потери при их перемещении между складами. Все поступления и отгрузки фиксируются автоматически, а при инвентаризации программа указывает, сходятся ли фактические остатки с данными в системе.
- Логистам упростили организацию перевозок. Теперь им удобнее назначать водителей, а также контролировать сроки и маршруты перевозок. Сам процесс доставки товаров стал прозрачнее: все статусы перевозочных документов отображаются в системе.
👨🏻💼 Руководитель перестал тратить время на подписание отчетов — все процессы перешли в цифровой формат. Удалось сосредоточиться на развитии компании: проанализировать конкурентов, провести ребрендинг, добавить в ассортимент новые артикулы. Это помогло увеличить продажи и укрепить позиции на рынке.
✅ Внедрение ЭДО в 1С позволило компании заняться действительно важными задачами: улучшать сервис и увеличивать прибыль.
🚀 Зачем переходить на ЭДО
ЭДО не только упрощает работу с документами, но и помогает бизнесу оставаться конкурентоспособным. Однако все еще встречаются компании, которые предпочитают традиционный бумажный документооборот. Так, одни боятся нового интерфейса, а другие переживают, что с внедрением ЭДО придется полностью перестроить внутренние процессы.
Электронный документооборот от Saby снимает все вопросы, и вот почему.
⭐️ Экономия ресурсов. Больше не придется закладывать деньги и время на бумажную рутину. Документы приходят моментально и сразу же отображаются в программе. Так не возникает задержек с согласованием важной сделки, а все договоры и соглашения подписываются одним нажатием кнопки.
⭐️ Работа в привычной программе. ЭДО легко интегрируется в 1С и любые другие системы и учетные программы, что дает возможность не выходить за рамки знакомого интерфейса. А еще не придется выделять дополнительные ресурсы на обучение сотрудников.
⭐️ Электронный архив. Необязательно хранить всю документацию в бумажном виде, ее легко оцифровать и перенести в облачное хранилище. Все файлы доступны по клику: как новые электронные, так и оцифрованные бумажные, их легко найти и невозможно потерять.
⭐️ Исправление ошибок. При вводе данных вручную сотрудники могут ошибиться или пропустить необходимые поля. Порой это грозит немалыми штрафами для компании. Но в ЭДО программа подскажет, если что‑то заполнено не так, и не даст отправить документ с недочетами. Останется только скорректировать его или добавить недостающую информацию.
⭐️ Расширение клиентской базы. Работайте с крупными игроками рынка и пополняйте список возможных клиентов. Ведь многие из них уже полностью перешли на электронный формат и не могут либо не хотят вести процессы на бумаге.
⭐️ Надежность. Электронные документы равноценны бумажным, юридической силой их наделяет электронная подпись — цифровой аналог ручной подписи. Она позволяет определить, кто и когда подписал документ, а также подтверждает, что в него не вносились изменения.
⭐️ Нет риска нарушить закон. В некоторых случаях ЭДО обязателен. Например, без него нельзя работать с маркированными и прослеживаемыми товарами, поставлять мясо и рыбу, участвовать в госзакупках.
Видеоматериалы по теме
