Электронные перевозочные документы — 2026: что важно знать бизнесу

Что такое электронный перевозочный документ

ЭПД — это транспортные документы в электронном виде. Их оформляют при перевозке груза и направляют в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) через аккредитованных операторов.

Электронные перевозочные документы подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью «Госключ» (УНЭП ГК). Для сотрудников также оформляют машиночитаемую доверенность, иначе они не смогут подписывать ЭПД от лица компании.

Штатным водителям, которые только принимают и выдают груз по транспортной накладной, будет достаточно простой электронной подписи — ПЭП. Затем этот этап подтверждает логист с помощью своей УКЭП или УНЭП ГК. Подробнее о том, как подписывать ЭПД, рассказали в другой статье.

Какие ЭПД стали обязательными

С 1 сентября 2026 все участники коммерческих грузоперевозок работают с некоторыми перевозочными документами только электронно. Обязательными стали следующие виды ЭПД:

• Электронная транспортная накладная (ЭТрН). Она подтверждает, что между участниками заключен договор перевозки груза автомобильным транспортом. Что представляет собой ЭТрН и как с ней работать, рассказали в статье.
• Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ). Документ оформляют, чтобы согласовать условия перевозки между отправителем и перевозчиком. При этом заказ используют, если между участниками не заключен договор на транспортировку, а заявку — если договор есть. Как оформить ЭЗЗ, читайте в инструкции.
• Электронный путевой лист (ЭПЛ). Документ нужен, чтобы отслеживать поездки водителя и автомобиля. Пока ЭПЛ обязателен только при перевозке пива, пивных напитков, сидра, медовухи, пуаре и спиртосодержащей непищевой продукции, которая подлежит маркировке. В статье рассказываем, как заполнять документ, нужен ли он ИП‑водителям и можно ли закрыть путевой лист задним числом.
• Электронное поручение экспедитору (ЭПЭ). В нем заказчик фиксирует обязанности экспедитора, которому он поручил организовать грузоперевозку.
• Электронная экспедиторская расписка (ЭЭР). Она подтверждает, что экспедитор принял заказ и несет ответственность за его сохранность. ЭЭР можно заполнить по данным из поручения, а не полностью заполнять вручную.
• Электронная складская расписка (ЭСР). Ее формирует экспедитор, если временно размещает груз на складе, — например, при мультимодальных перевозках и консолидации грузов.
• Электронная транспортная железнодорожная накладная (ЭТЖН). Нужна при перевозке груза по железной дороге. Оформляется через ЭТРАН — систему подготовки и оформления перевозок РЖД.
• Электронная грузовая накладная (ЭГН). Документ оформляют при грузоперевозках по воздуху.

Кто участвует в обмене ЭПД

Кроме участников перевозки, в процессе обмена электронными перевозочными документами задействованы:

• ГИС ЭПД — контролирует правильность оформления данных и хранит информацию о документе;
• оператор ЭПД — объединяет в своем сервисе всех участников и передает информацию в ГИС ЭПД.

Как происходит обмен ЭПД

Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 устанавливает, по каким правилам нужно обмениваться ЭПД. Логика передачи для всех документов едина:

• участник формирует файл с данными, подписывает его электронной подписью и передает оператору ЭПД;
• оператор проверяет файл и подпись к нему, а затем направляет другим участникам процесса по ЭДО и в ГИС ЭПД.

После завершения всех этапов обмена у участников и в ГИС ЭПД есть документ, который состоит из подписанных файлов каждого участника. В Saby такой набор файлов для удобства можно визуализировать в единый документ со всеми подписями.

Схема работы, а именно последовательность и количество обязательных этапов, для каждого документа своя. В этой статье разобрали, как обмениваться ЭТрН, а в другом материале рассказали про этапы подписания путевых листов.

Автоматизируйте логистику в Saby TMS

• ЭТрН, путевые листы, экспедиторские и другие документы

• Поддержка всех способов подписания — даже со смартфона и без интернета

• Авторасчет топлива и управление автопарком

• Трехсторонний роуминг со всеми операторами

Подключить

Что нужно, чтобы начать обмен ЭПД

1. Заключите договор и соглашение об ЭДО с оператором ИС ЭПД и оплатите лицензию. Список аккредитованных операторов есть на сайте Минтранса. Тензор (Saby) входит их в число.
2. Закажите электронные подписи сотрудникам и оформите к ним МЧД. Доверенности должны быть у всех работников, которые будут подписывать ЭПД.
3. Выберите платформу, на которой будете формировать документы. Это может быть личный кабинет оператора или интеграция в вашей учетной системе. Например, в Saby есть готовые решения для 1С и SAP, а в другие учетные системы настроим интеграцию по API.

Что дает переход на электронные перевозочные документы

Меньше ошибок. Часть данных вносится автоматически — это снижает риск человеческого фактора. Кроме того, при оформлении ЭПД система проверит, что поля заполнены правильно, значит, у вас не будет споров и разногласий с контролирующими органами, если они будут проверять перевозочную документацию.

Быстрое получение оплаты. После того как водитель передал груз получателю и подписал ЭТрН, обмен ЭПД завершается. Перевозчик сразу выставляет акт и счет на оплату.

Сокращение издержек. Электронные документы — это экономия на бумаге, доставке почтой и курьерскими службами, а также восстановлении испорченных экземпляров.

Прозрачность на всех этапах. Участники перевозки имеют доступ к ЭПД в любое время, могут отслеживать статусы документа в режиме онлайн и контролировать процесс доставки.

ЭПД без ошибок: практический курс от Saby

Эксперты помогут разобраться в новых правилах:

• Как оформлять ЭТрН, ЭПЛ и другие обязательные документы
• Как взаимодействовать отправителям, перевозчикам и получателям груза
• Что делать при нестандартных ситуациях
• Возможности интеграции с 1С, SAP и по API

🔥 База знаний, чек‑листы и сопровождение в закрытом канале с ответами на частые вопросы

Записаться на курс