ЭПД с 1 сентября 2026: разбираем рекомендации Минтранса

Про переход на ЭПД

Какие электронные перевозочные документы обязательны с 1 сентября 2026?

Ответ Минтранса. Обязательный электронный формат вводят для следующих документов:

Форматы электронных перевозочных и экспедиторских документов утверждает ФНС по согласованию с Минтрансом.

Дополняем. Также обязательными становятся электронные путевые листы при перевозке пива, сидра, медовухи, пуаре и спиртосодержащей непищевой продукции, которая подлежит обязательной маркировке.

Есть ли переходный период после 1 сентября?

Ответ Минтранса. Нет, закон № 140‑ФЗ не дает дополнительного времени на доработку процессов.

Как происходит обмен ЭПД?

Ответ Минтранса. Через аккредитованных операторов ИС ЭПД, список формирует Минтранс.

Дополняем. Реестр опубликован на сайте министерства. В него входит «Тензор», разработчик Saby TMS — программы для работы с ЭПД. Saby предоставляет трехсторонний бесшовный роуминг со всеми операторами, который не требует отправки и подтверждения приглашений, а также программную среду для работы и интеграцию с любой учетной системой.

Нужно ли подключаться к ГИС ЭПД напрямую и самостоятельно передавать ЭПД?

Ответ Минтранса. Нет, обмен электронными транспортными документами проходит через операторов ЭПД. Они же направляют документы в госсистему.

Обязаны ли операторы обеспечивать бесперебойную работу?

Ответ Минтранса. Да, операторы должны обеспечить круглосуточный обмен ЭПД, бесперебойную работу системы и соответствовать техническим требованиям. Если оператор требования не соблюдает, его исключат из реестра.

Обмен без проблем в Saby TMS

• Поддержка всех способов подписания — даже со смартфона и без интернета
• Авторасчет топлива по путевым листам
• Перенос данных для ЭТрН из заказа‑заявки
• Трехсторонний роуминг со всеми операторами

Подключить

Как операторы обрабатывают персональные данные в ЭПД?

Ответ Минтранса. Персданные обрабатываются в соответствии с требованиями законодательства.

Дополняем. Это значит, что операторы не передают сведения третьим лицам — только участникам конкретной перевозки, указанным в документе, а также в ГИС ЭПД по защищенным каналам.

Можно ли подключиться к иностранному оператору ЭПД?

Ответ Минтранса. Нет, обмен электронными перевозочными документами через операторов, зарегистрированных не на территории РФ, не предусмотрен.

Допускается ли смешанный документооборот по одной перевозке?

Ответ Минтранса. Нет. Документооборот, начатый на бумаге, завершается на бумаге, а документооборот, начатый в электронном виде, завершается в электронном виде.

Дополняем. Это работает так: например, если грузоотправитель сформировал транспортную накладную электронно, то перевозчик не может делать отметки о выдаче груза на бумажном носителе.

При этом закон не запрещает формировать разные виды документов в разных форматах. Например, одну перевозку может сопровождать электронная транспортная накладная и бумажный путевой лист.

Кто ответственен за достоверность сведений в файле обмена?

Ответ Минтранса. Тот, кто подписал соответствующий файл (титул).

Можно ли формировать черновики ЭПД в ГИС ЭПД?

Ответ Минтранса. Нет, передавать черновики в госсистему нельзя.

Дополняем. Saby поддерживает черновики по всем электронным перевозочным документам. Например, грузовладелец может сформировать черновой вариант ЭТрН с информацией о перевозке и отправить его, например, экспедитору или сотруднику склада. В ГИС ЭПД файл обмена попадет только после того, как получатель черновика его дозаполнит, подпишет и направит перевозчику.

Как водителю предъявить ЭПД при проверке на дороге?

Ответ Минтранса. Если документ изначально оформлен в электронном виде, предъявить его инспектору ГИБДД можно электронно или бумажной распечаткой.

Дополняем. Водителю проще всего работать с ЭПД в мобильном приложении. Приложение Saby TMS автоматически генерирует QR-код со всей информацией и документами на перевозку после приемки груза. Код работает даже офлайн, инспектор отсканирует его планшетом. А если связи нет у инспектора, он позвонит в диспетчерскую и сверит информацию по номеру машины.

Что делать при нестабильном интернете в точке погрузки или в пути?

Ответ Минтранса. Отсутствие связи не должно препятствовать оформлению ЭПД. В таком случае сформировать и передать документы водителю можно в другой точке.

Дополняем. Другие советы по работе с ЭПД при перебоях со связью:

• Если склад находится вне зоны действия сети, проведите дополнительную точку доступа на место погрузки/выгрузки.
• Если в регионе искусственно ограничивают связь из‑за чрезвычайной ситуации, выбирайте оператора ЭПД из «белого списка». «Тензор» входит в перечень таких компаний, поэтому система Saby работает даже при отключении интернета.
• Если нет связи в дороге, в приложении Saby действует офлайн‑подписание. ИП‑водитель делает отметки в ЭТрН, а данные для всех остальных участников синхронизируются, как только его устройство снова будет в зоне действия сети.

Могут ли иностранцы участвовать в обмене ЭПД?

Ответ Минтранса. Да, но только через аккредитованных российских операторов ЭПД. Иностранное лицо должно быть зарегистрировано в РФ и иметь электронную подпись.

При этом транспортную накладную можно оформить на бумаге, если:

• иностранный перевозчик осуществляет каботажные перевозки;
• грузоотправитель или получатель — иностранное лицо.

Про ЭТрН и путевые листы

Обязательно ли с 1 сентября оформлять электронный путевой лист?

Ответ Минтранса. Нет, пока путевой лист разрешено оформлять на бумаге.

Дополняем. Есть исключения для пива, пивных напитков, медовухи, пуаре, сидра или спиртосодержащей непищевой продукции. Перевозка этих товаров должна сопровождаться ЭТрН или электронным путевым листом.

Правда ли, что с 1 сентября договор перевозки груза подтверждается только ЭТрН?

Ответ Минтранса. Да.

Кто составляет ЭТрН?

Ответ Минтранса. ЭТрН составляет грузоотправитель, если иное не предусмотрено договором перевозки.

Дополняем. ЭТрН формирует тот, кто заключил договор с перевозчиком, он же указывает себя в строке «Грузоотправитель». Это может быть:

• владелец груза или его представитель — например, поставщик, продавец или производитель;
• экспедитор;
• покупатель — тогда он будет и отправителем, и получателем.

Также владелец груза вправе поручить оформить транспортную накладную лицу, осуществляющему погрузку (ЛОП). Часто эту роль принимают сотрудники склада временного хранения или поставщики, которые грузят товар для покупателя.

Нужна ли ЭТрН при перевозке груза автомобилем массой до 3,5 тонны?

Ответ Минтранса. Да, если оформлен договор перевозки груза. Ограничение по массе влияет только на то, нужно ли перевозчику регистрироваться в специальном реестре.

Дополняем. С 1 марта 2027 заработает реестр перевозчиков «ГосЛог». Условия, сроки и порядок подачи уведомлений разобрали в отдельной статье.

Нужна ли ЭТрН при перевозке груза собственным транспортом?

Ответ Минтранса. Нет, так как договор перевозки в этом случае не может быть заключен между одним и тем же лицом.

Дополняем. Что это значит:

• Если перевозите груз на своей машине для себя же (например, между складами, подразделениями, филиалами) или доставляете покупателю без договора перевозки (доставка включена в стоимость товара) — транспортная накладная не нужна. Потребуется только путевой лист.
• Если за доставку своими силами берете плату, то нужно оформить договор перевозки и ЭТрН.

Нужна ли ЭТрН при перевозке между филиалами одной организации?

Ответ Минтранса. Нет, если везете груз собственным транспортом и не заключаете договор перевозки.

А если привлекаете стороннего перевозчика, транспортная накладная нужна. При этом оформить ее можно на бумаге, так как случай, когда грузоотправитель совпадает с грузополучателем, подпадает под исключения.

Можно ли оформить одну ЭТрН на несколько партий груза?

Ответ Минтранса. Да, если партии погружены в одну машину и отправляются от одного грузоотправителя для одного грузополучателя, из одного места погрузки в одно место выгрузки.

Дополняем. В остальных случаях нужно оформить разные ЭТрН. В Saby действует массовое подписание: водитель может в один клик подписать несколько ЭТрН от одного отправителя.

Нужно ли оформлять отдельную ЭТрН на каждую перегрузку при замене транспортного средства?

Ответ Минтранса. Нет, если перевозчик не меняется. Замену транспорта нужно отразить в рамках одной ЭТрН.

Дополняем. Если перевозчик меняется, то необходимо направить электронный заказ‑заявку в сторону другого перевозчика и оформить новую ЭТрН.

Что указывать в ЭТрН в части места погрузки и выгрузки?

Ответ Минтранса. Указывайте фактические адреса, по которым водитель принимает груз на доставку, а после выдает его конечному получателю. Это обязательные реквизиты.

Обязательно ли указывать массу груза в ЭТрН?

Ответ Минтранса. В случаях, предусмотренных правилами, — да. Для навалочных, насыпных, наливных грузов и контейнеров массу обязательно определяют и указывают. Ее измеряют взвешиванием либо расчетным методом на основании обмера, технической документации и данных измерительных приборов.

Дополняем. Массу груза необходимо указывать в транспортной накладной при каждой перевозке. По общему правилу ее определяет и вносит грузоотправитель в присутствии перевозчика. Однако эту обязанность можно передать по договору перевозки другому лицу — например, сотруднику склада.

Можно ли исправлять ЭТрН?

Ответ Минтранса. Да, кроме сведений, изменять которые запрещено.

Дополняем. В ЭТрН нельзя править:

• сведения, которые отправитель заполняет при погрузке;
• сведения, которые получатель заполняет при приемке;
• оговорки и замечания перевозчика.

Если есть ошибки в этих данных, необходимо заново оформить всю накладную, а не конкретный файл.

Можно ли отозвать или аннулировать ЭТрН после принятия в ГИС ЭПД?

Ответ Минтранса. Нет, отзыв или аннулирование накладной не предусмотрены форматом.

Дополняем. Накладную можно оставить незавершенной — она автоматически потеряет силу в ГИС ЭПД через 4 месяца.

Нужна ли транспортная накладная при перевозке отходов?

Ответ Минтранса. Да, если для этого привлекли стороннего перевозчика и заключили с ним договор. При этом нужно собрать дополнительные документы, предусмотренные по закону, и оформить передачу товара водителю. Перевозчик обязан обеспечить сохранность отходов в пути.

Если договора перевозки нет, ЭТрН не нужна.

Что нужно при коммерческой перевозке древесины и продукции ее переработки?

Ответ Минтранса. Наряду с ЭТрН необходимо оформить электронный сопроводительный документ (ЭСД) и указать в накладной его регистрационный номер.

Дополняем. ЭСД формируют в системе ФГИС ЛК.

Нужно ли оформлять ЭТрН при международной автомобильной перевозке?

Ответ Минтранса. Нет, вместо нее используют CMR.

Дополняем. CMR — международный аналог транспортной накладной. Электронная международная накладная пока работает тестово в рамках пилотных проектов. Поэтому, если отправляете груз за границу, формируйте бумажную CMR.

Подключаться к оператору и передавать CMR в ГИС ЭПД не нужно, так как система пока предназначена только для российских электронных документов.

Нужна ли ЭТрН при перевозках по договору возмездного оказания услуг?

Ответ Минтранса. Неважно, работаете вы по договору оказания услуг или, например, купли‑продажи. Если стороны заключили договор перевозки, ЭТрН обязательна.

Про экспедиторские документы

Кто обязан войти в реестр экспедиторов?

Ответ Минтранса. В реестре должны зарегистрироваться компании и ИП, которые оказывают транспортно‑экспедиционные услуги — то есть организуют или выполняют перевозку груза за клиента. Это следующие сценарии:

• Экспедитор заключает договор перевозки от имени клиента — отправителя или получателя груза.
• Экспедитор заключает договор перевозки от своего имени.
• Экспедитор сам перевозит груз и не привлекает стороннего перевозчика.
• Экспедитор сам выполняет часть перевозки, а на оставшуюся часть пути нанимает стороннего перевозчика.

Запись в реестре дает право оказывать экспедиторские услуги. Поэтому если экспедированием грузов не занимаетесь, регистрироваться в системе не нужно.

Дополняем. Реестр экспедиторов «ГосЛог» работает с 1 марта 2026. Как подать уведомление о включении и что будет за работу без регистрации, рассказали в пошаговой инструкции.

Нужно ли оформлять экспедиторские документы, если организация не подписывала договор транспортной экспедиции?

Ответ Минтранса. Нет, электронные экспедиторские документы формируют и подписывают только в рамках договора транспортной экспедиции.

Считается ли продавец экспедитором, если он сам доставляет товар покупателю?

Ответ Минтранса. Если груз уже принадлежит покупателю и продавец организует его доставку через стороннего перевозчика, такая деятельность может считаться транспортно‑экспедиционной.

Дополняем. Как это работает:

• Продавец в качестве отдельной услуги организует доставку через стороннего перевозчика и берет за это плату с клиента. Он — экспедитор.
• Продавец везет товар только своими силами и берет за это деньги. Он — перевозчик.
• Продавец исполняет свою обязанность по доставке товара, которая прописана в договоре купли‑продажи, и стоимость перевозки входит в цену груза. Он — не экспедитор и не перевозчик.

Может ли экспедитор заключать договор перевозки от имени клиента?

Ответ Минтранса. Да. При этом если экспедитор не принимает груз во владение, клиент должен передать ему соответствующие полномочия по доверенности.

Дополняем. Если экспедитор принял груз во владение, в ЭТрН он выступает грузоотправителем с пометкой «Является экспедитором», сам нанимает перевозчика и заключает с ним договор.

Если экспедитор не принимает груз во владение, ЭТрН формирует заказчик перевозки.

Распространяется ли 87‑ФЗ на международные перевозки?

Ответ Минтранса. Да, закон о транспортно‑экспедиционной деятельности регулирует работу российских экспедиторов и в тех случаях, когда груз везут за границу.

Дополняем. Это значит, что на часть пути, которую заказ проходит по территории РФ, также нужно оформлять электронные перевозочные документы.

Про электронные подписи

Какая электронная подпись подойдет для ЭПД?

Ответ Минтранса. УКЭП юрлица или ИП, УКЭП либо УНЭП физлица и ПЭП. Ситуации определяет законодательство.

Дополняем. Для работы с электронными перевозочными документами подходят:

• УКЭП первого лица — для гендира компании и ИП.
• УКЭП физлица — для любых сотрудников. Работает только в связке с МЧД.
• УНЭП «Госключ» — для всех сотрудников, кроме медработников. Также требует МЧД.
• ПЭП — для водителей при работе с ЭТрН. Работает в связке с УКЭП или УНЭП логиста.

Saby поддерживает мобильную электронную подпись, бесконтактное, дистанционное и автоматическое подписание. Подробнее о том, как подписывать ЭПД, рассказали в статье.

Когда нужна МЧД?

Ответ Минтранса. МЧД нужна, если файл обмена подписывает представитель компании или ИП своей электронной подписью физлица.

Проверяет ли ГИС ЭПД объем полномочий по МЧД?

Ответ Минтранса. Нет, система не проверяет, действительно ли доверенность дает сотруднику право подписывать конкретный документ.

Как врачи подписывают электронный путевой лист?

Ответ Минтранса. Врачи подписывают ЭПЛ собственной УКЭП медработника. Подписывать документ от имени медицинской организации и прикладывать МЧД не нужно.

Может ли грузополучатель‑физлицо использовать ПЭП?

Ответ Минтранса. Да, в установленных законом случаях.

Дополняем. Если заказчик — обычный гражданин, а не бизнес, он вправе подписать ЭТрН простой электронной подписью через «Госуслуги». Также доставка некоммерческих грузов физлицам входит в перечень исключений, когда транспортную накладную можно оформить на бумаге.

ЭПД без ошибок: практический курс от Saby

Эксперты помогут разобраться в новых правилах:

• Как оформлять ЭТрН, ЭПЛ и другие обязательные документы
• Как взаимодействовать отправителям, перевозчикам и получателям груза
• Что делать при нестандартных ситуациях
• Возможности интеграции с 1С, SAP и по API

🔥 База знаний, чек‑листы и сопровождение в закрытом чате с ответами на частые вопросы

Записаться на курс