Исправление ошибок в транспортной накладной: отвечаем на популярные вопросы
Иногда в транспортную накладную нужно внести правки: например, если обнаружились ошибки или изменились некоторые сведения. Расскажем, предусматривает ли закон такую возможность, какие есть нюансы для бумажной и электронной форм и можно ли такой документ вовсе аннулировать.
Что вы узнаете
Почему могут возникнуть ошибки в транспортной накладной
Как правило, несоответствия в накладной бывают по следующим причинам:
- участник документооборота невнимательно заполнил свою часть документа;
- условия перевозки изменились уже после подписания накладной и отправки груза.
Можно ли вносить исправления в транспортную накладную
Исправлять можно как бумажную, так и электронную накладную. Однако правила различаются в зависимости от формы документа: например, в ЭТрН разрешено исправлять не все ошибки.
Можно ли аннулировать транспортную накладную
Аннулировать или отменить накладную нельзя — это касается и бумажной, и электронной формы. Она является первичным документом, который стороны обязаны формировать при организации доставки груза. Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки, передачу груза и расходы на доставку.
Но можно воспользоваться обходным вариантом. Например, составить в свободной форме соглашение о признании накладной недействительной. Его должны подписать лица, которые подписывали накладную. После этого нужно создать новый документ.
Как исправить ошибку в бумажной накладной
Если накладная с ошибкой еще не подписана, бланки можно заново распечатать и заполнить с учетом неточностей или новой информации.
Неточности, которые участники перевозки выявили уже после отгрузки товара, исправляют в самом документе. Правки в накладную следует вносить в соответствии с требованиями к первичным документам (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ):
- Вычеркнуть ошибочные сведения одной линией так, чтобы они оставались читаемыми.
- Вписать корректные данные в свободном месте — например, сбоку или над исходной записью.
- Сделать пометку «Исправлено», указать дату исправления, ФИО и поставить подпись.
Исправление ошибки в бумажной накладной может выглядеть так
Если в ходе доставки изменился конечный адрес, править исходные данные не нужно. Новую точку выгрузки и данные грузополучателя вносят в раздел 9 «Переадресовка» транспортной накладной. Исходный адрес автоматически станет недействительным.
В случае замены водителя нужно просто дополнить раздел 6 информацией о новом водителе. А если необходимо заменить автомобиль, информацию о новой машине добавляют в раздел 7. Вычеркивать ничего не нужно.
Как исправить ошибку в электронной накладной
В электронном формате транспортной накладной участники перевозки обмениваются специальными файлами — титулами. Порядок внесения правок в них зависит от того, на каком этапе обнаружены ошибки: до или после подписания.
Титул ЭТрН еще не подписан. Если участник документооборота самостоятельно обнаружил ошибку при заполнении накладной, данные можно просто отредактировать.
Титул ЭТрН подписан. В этом случае понадобится создать новый файл без ошибок, а также парный ему титул. Например, если обнаружена ошибка в титуле 1, то нужно заново создать и его, и парный ему титул 2. Парного документа нет только у титула 8.
Список титулов по парам ⬇️
Титул 1 (погрузка) ↔️ Титул 2 (получение груза) Титул 3 (приемка) ↔️ Титул 4 (выгрузка) Титул 5 (финансовое состояние) ↔️ Титул 6 (финансовое состояние) Титул 9 (указание о переадресовке) ↔️ Титул 7 (переадресовка) Титул 8 (замена) — без пары
Исправлять данные в ЭТрН могут все уполномоченные сотрудники. Но если нужно скорректировать стоимость перевозки — титулы 5 и 6, — заново сформировать и подписать файлы должны те, кто изначально эту сумму согласовывал (п. 20 ФСБУ 27/2021).
| 🧑💻 Оператор ЭПД | 🖥️ ГИС ЭПД | 👥 Перевозчик |
|---|---|---|
| Перед отправкой сформированного титула в ГИС ЭПД оператор проверяет соответствие формату, уникальность идентификатора документа и действительность электронной подписи. В случае нарушений титул нужно создать заново (п. 8, 8.1 ПП РФ от 21.05.2022 № 931) | После успешной проверки у оператора документ попадает в ГИС ЭПД. Если система обнаружит ошибки, участник перевозки, который заполнил титул, получит соответствующее уведомление через оператора. Оформить исправленный титул следует в течение 5 календарных дней с даты, когда пришло уведомление об ошибках (п. 9 ПП РФ от 21.05.2022 № 931) | Он вправе отклонить титул 1 грузоотправителя, если сведения в нем не совпадают с фактическими данными. В качестве причин отказа можно указать, в каких полях есть неточности. Документооборот в этом случае завершается, а отправитель груза создает новую ЭТрН без ошибок |
Замена водителя, транспорта, изменения конечного адреса и/или получателя во время доставки груза — это не ошибки в накладной. Такие ситуации оформляются в отдельных титулах.
Что нельзя исправлять в электронной накладной
В ЭТрН нельзя править:
❌ сведения, которые грузоотправитель заполняет при погрузке;
❌ сведения, которые грузополучатель заполняет при приемке;
❌ оговорки и замечания перевозчика, которые он оставляет при приемке и выгрузке;
❌ стороны договора перевозки — грузоотправителя и перевозчика.
Если есть необходимость изменить эти данные, нужно признать ЭТрН недействительной, создать новую накладную и перезаполнить все файлы, которыми контрагенты уже успели обменяться. В системе сохранятся оба варианта транспортной накладной — с ошибками и новый.
Как переход на электронную накладную снизит риск ошибок
Отказ от бумажной формы в пользу электронной оптимизирует бизнес‑процессы и помогает экономить ресурсы. Организации, которые уже перешли на ЭТрН в Saby, выделяют такие преимущества:
✔️ Оператор указывает на недочеты до того, как накладную подписали и отправили контрагентам. Например, Saby подсветит, какие значения не совпадают и какие поля остались незаполненными.
✔️ Поддерживать связь с контрагентами можно там же, где формируется ЭТрН. Для этого оператор предоставляет личный кабинет. В чате можно договориться об изменениях в ходе перевозки, а после сформировать и согласовать необходимые документы в том же окне.
✔️ Статус обработки ЭТрН отображается в реальном времени. В личном кабинете можно отслеживать действия с грузом на каждом этапе, возможные замечания от контрагентов, результат регистрации в ГИС ЭПД и описание ошибок, если система их выявила.
✔️ Внести правки и заверить их электронными подписями можно, не отходя от рабочего места. Доступ к накладной есть у всех ответственных лиц. ЭТрН с изменениями создается в один клик, при этом не приходится тратить деньги и время на перепечатывание бланков.
Готовы подключиться или остались вопросы?
Запишитесь на консультацию
Видеоматериалы по теме
