ЭТрН для грузополучателей: как принимать грузы и подписывать транспортную накладную

Что изменилось в приемке грузов

С 1 сентября 2026 коммерческие перевозки автомобильным транспортом обязательно сопровождаются электронной транспортной накладной — ЭТрН. Это значит, что приемка тоже стала частью электронного документооборота: получатели должны не просто принять груз, а подтвердить это действие, подписав ЭТрН в своей системе.

Создание ЭТрН инициирует грузоотправитель — как правило, это экспедитор, производитель или продавец товара. Документ состоит из четырех основных файлов обмена, которые называются титулами. Грузополучателю нужно подписать только титул 3, чтобы принять груз или отказаться от него.

В некоторых ситуациях закон допускает оформление транспортных накладных на бумаге. Поэтому будьте готовы, что в каких‑то случаях нужно подписывать электронный документ, а в каких‑то — бумажный. Полный список исключений собрали в отдельной статье.

Кто считается грузополучателем в ЭТрН

Грузополучатель в ЭТрН — это сторона перевозки, которая принимает груз в конечной точке выдачи. Отправитель груза указывает данные получателя в договоре перевозки и самой транспортной накладной.

Зачастую получатели ошибочно считают, что с ЭТрН должны работать только грузовладельцы и транспортные компании, которые непосредственно доставляют груз, но это не так. Если поставщик для доставки нанимает перевозчика, у него есть все основания требовать от конечного получателя подписать ЭТрН, так как тот неизбежно становится одной из сторон документа. При этом не имеет значения, будет этот груз использован для продажи или собственных нужд компании/ИП, — если есть договор перевозки, то должна быть и транспортная накладная.

Грузополучателем становится любая компания или ИП, которую отправитель груза указал в транспортной накладной в графе «Получатель», например:

• розничные магазины, торговые сети, маркетплейсы;
• общепит — например, рестораны, кафе, кейтеринг;
• склад временного хранения или любой другой склад, фулфилмент‑центры;
• строительные объекты, мастерские, подрядчики;
• производственные заводы, фабрики.

ЭТрН для грузополучателей — бесплатно в Saby

• Приемка накладной от водителя по QR‑коду
• Электронная подпись прямо в смартфоне
• Полная или частичная приемка поставки
• Переписка с бухгалтерией и поставщиком

Подключить

Как начать работать с ЭТрН

Шаг 1. Подключитесь к аккредитованному оператору ЭПД. Он обеспечивает обмен ЭТрН между всеми участниками, гарантирует сохранность и конфиденциальность данных и передает документы в ГИС ЭПД. Список операторов формирует Минтранс. Например, в него входит «Тензор», разработчик системы Saby.

Шаг 2. Определите, кто будет работать с ЭТрН, и оформите электронные подписи. Транспортную накладную от имени получателя могут подписывать следующие лица:

• Руководитель компании или ИП — с помощью УКЭП первого лица.
• Сотрудники (например, кладовщик, логист, приемщик, заведующий складом) — с помощью УКЭП или УНЭП «Госключ» физлица. Руководитель также должен оформить на сотрудников машиночитаемую доверенность (МЧД), чтобы у них было достаточно прав на подписание ЭТрН от имени организации.

Если в компании много сотрудников, которые работают с грузами, не обязательно выпускать подпись на каждого. Достаточно настроить отложенное подписание в Saby. Например, начальник склада, у которого уже есть УКЭП или УНЭП ГК, может доверить ее использование своим подчиненным. Кладовщик нажмет кнопку «Принять» в ЭТрН, а документ подпишет руководитель в офисе — автоматически или с подтверждением запроса, в зависимости от настроек.

Шаг 3. Выберите программную среду для подписания ЭТрН. Есть следующие варианты:

• личный кабинет от оператора ЭПД — защищенный веб‑интерфейс, можно работать в любом браузере;
• готовые модули для 1С и SAP — функционал для работы с ЭТрН встраивается в ваш привычный интерфейс;
• интеграция по API — позволяет работать через любые другие учетные системы.

А еще Saby Docs — бесплатное решение для грузополучателей

Вы можете работать с ЭТрН в бесплатном мобильном приложении. Приемка груза займет пару кликов: кладовщик отсканирует QR‑код ЭТрН в телефоне водителя, откроет документ и подпишет одной кнопкой. Установка простая:

1. Скачиваете Saby Docs в магазине приложений — App Store, Google Play или RuStore.
2. Авторизуетесь или регистрируете новый аккаунт.
3. Добавляете электронную подпись.

Подключить

Шаг 4. Настройте доступ для сотрудников и научите их подписывать ЭТрН. В Saby есть бесплатные видеоинструкции по работе в личном кабинете и мобильном приложении.

Как принимать груз по ЭТрН

Пока груз в пути, вы видите статус перевозки онлайн в своей системе. Когда водитель прибудет на точку выгрузки, откройте документ в своем телефоне или через компьютер и подпишите титул 3. В Saby вы можете просканировать специальный QR‑код с телефона водителя, чтобы сразу открыть нужную накладную, а не искать ее вручную.

Приемка происходит так:

1. Кладовщик или иной уполномоченный сотрудник проверяет прибывший груз и сравнивает его состояние с информацией в транспортной накладной.

2. Заполняет обстоятельства приемки — дата и время прибытия водителя, характеристики и состояние груза. В Saby основные сведения можно внести одной кнопкой по данным отправителя.

   

3. Фиксирует расхождения и замечания в ЭТрН, если они есть.

   

   

4. Подтверждает приемку и подписывает ЭТрН. Груз можно принять полностью или частично либо вовсе отказаться от получения.

   

   

На этом работа с ЭТрН для грузополучателя заканчивается. Водитель подтвердит выдачу груза в документе со своей стороны и завершит обмен. В итоге у всех участников перевозки есть оригинал документа в электронном виде.

Когда ЭТрН не нужна

Транспортная накладная не нужна, если нет договора перевозки. Например, это следующие ситуации:

• вы забираете товар самовывозом на своей машине;
• продавец самостоятельно доставляет вам товар на своем транспорте;
• вы перевозите грузы между своими подразделениями на своем транспорте.

Если вы забираете товар по сценарию самовывоза, но при этом нанимаете перевозчика, ЭТрН обязательна. И тогда в накладной вы будете не только получателем, но и отправителем груза, так как заключаете договор с транспортной компанией. Все сценарии самовывоза по ЭТрН мы разобрали в отдельной статье.

Что будет, если грузополучатель не подпишет ЭТрН

Хотя закон пока не предусматривает штрафов для получателей груза, отказ подписывать ЭТрН скажется на отношениях с партнерами. Какие есть риски:

Претензии от контрагентов. ЭТрН — это первичный документ, который подтверждает факт оказания услуги перевозки. Если вы не подпишете документ, он не будет иметь юридическую силу. Заказчик перевозки не сможет заплатить транспортной компании, а перевозчик в следующий раз может отказать в доставке на ваш адрес.

Денежные и временные издержки. Перевозчик несет ответственность за груз до момента выдачи получателю. Водитель может удерживать груз до момента, пока не увидит вашу подпись в ЭТрН. Простой транспортного средства оплачивает поставщик. В договоре купли-продажи он может прописать вашу ответственность за удержание разгрузки и назначить вам штраф.

Претензии от налоговой. ФНС может запросить у вас ЭТрН при камеральной проверке, чтобы подтвердить легальность сделки. С 1 сентября 2026 налоговая не принимает транспортные накладные в бумажном виде.

ЭТрН без ошибок: практический курс

Эксперты помогут разобраться в новых правилах:

• Как оформлять ЭТрН, ЭПЛ и другие обязательные документы
• Как взаимодействовать отправителям, перевозчикам и получателям груза
• Что делать при нестандартных ситуациях

🔥 База знаний, чек‑листы и сопровождение в закрытом канале

Записаться на курс