ЭТрН для грузоотправителей и поставщиков: как оформить накладную и передать груз

Что такое ЭТрН и какую роль в ней играет поставщик

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это первичный документ, который формируют, если для доставки товара наняли автомобильного перевозчика. С помощью ЭТрН можно:

• подтвердить заключение договора перевозки с транспортной компанией или ИП-водителем;
• отследить, что груз вовремя приняли на доставку и выдали покупателю;
• проконтролировать сохранность товара в пути;
• подтвердить расходы на доставку перед налоговой.

С 1 сентября 2026 электронный формат накладной становится обязательным, подписывать документ на бумаге больше нельзя.

Чаще всего в перевозке поставщик выступает отправителем или получателем груза — роль зависит от того, сами вы заключаете договор перевозки с транспортной компанией/водителем или это делает, например, ваш покупатель.

Не путайте договор перевозки с договором поставки:

• По договору поставки вы обязуетесь передать товар в собственность заказчика. Отправите вы его через перевозчика или привезете сами — значения не имеет.
• По договору перевозки вы вверяете груз водителю, а тот обязуется доставить его конечному получателю на определенных условиях.

В каких случаях поставщик оформляет ЭТрН

Главное правило: если для доставки товара наняли перевозчика, ЭТрН обязательна. Рассмотрим типовые ситуации с доставкой груза и разберемся, в каких случаях поставщикам нужно работать с электронными транспортными накладными. Краткий обзор — в таблице.

Доставка через наемного перевозчика

Если для доставки груза клиенту вы наняли транспортную компанию или ИП‑водителя, ваша компания становится стороной договора перевозки. Это значит, что вы должны оформить первый файл обмена электронной транспортной накладной (титул 1) как отправитель груза. Это типичный вариант работы при доставке товаров клиенту.

Доставка собственным транспортом

Если вы везете товар своими силами и не привлекаете стороннего водителя, ключевую роль играет способ оплаты такой услуги.

Ситуация 1. Стоимость доставки включена в стоимость товара. ЭТрН не нужна, как и договор перевозки. Понадобится оформить только путевой лист, чтобы подтвердить легальность поездки.

При этом если ваше ИП или организация входит в группу компаний, а машина, которая доставляет товар, выделена в отдельное ООО или ИП в составе этого холдинга, то доставку нужно оформить как через наемного перевозчика и, соответственно, подписать ЭТрН.

Ситуация 2. Доставка выделена как отдельная услуга. В этом случае, помимо ЭТрН, нужен договор перевозки. Ваш клиент будет заказчиком доставки, а вы — исполнителем. В ЭТрН вам нужно оформить следующие файлы обмена:

• как грузоотправителю — титул 1;
• как перевозчику — титулы 2 и 4.

Самовывоз силами покупателя

Если покупатель забирает товар на своем транспорте, ЭТрН не нужна, так как это не коммерческая перевозка.

Если же клиент заказывает машину, чтобы забрать товар с вашего склада, склада временного хранения (СВХ) или другой точки, то он будет выступать заказчиком перевозки. ЭТрН нужна, но ее дальнейший обмен зависит от сценария.

Сценарий 1. Вы грузите товар в машину. В этом случае вы обязаны оформить титул 1 ЭТрН как лицо, осуществляющее погрузку. Покупатель может заполнить файл за вас и отправить черновиком, а вам останется его только подписать.

Сценарий 2. Товар грузит покупатель или его представитель. Если по договору купли‑продажи погрузка не входит в ваши обязанности, тогда и работать с ЭТрН вы не должны. Эта обязанность ложится на покупателя.

Поставка от производителя

Если вы заказываете продукцию у производителя, дистрибьютора или импортера, который нанимает транспортную компанию для отправки заказа, — ЭТрН нужна. В документе вы должны только подтвердить получение товара в титуле 3 (файл грузополучателя).

Отправка груза через экспедиторскую компанию

Если вы поручили организацию доставки экспедитору и передали ему товар во временное владение по договору ТЭУ, то в обмене ЭТрН вы не участвуете. В роли грузоотправителя вместо вас накладную оформляет экспедитор. При этом вы как собственник груза вправе самостоятельно заполнить титул 1 и отправить черновиком на подписание экспедитору.

Если экспедитор не принимает товар во владение, с ЭТрН он не работает. Заполнить и подписать документ должны вы как грузоотправитель.

Отправка со стороннего склада

Если вы заказчик перевозки, но уже передали груз, например, на склад ответственного хранения, СВХ или склад фулфилмент-оператора, возможны два сценария.

Сценарий 1. Поручить складу только погрузку по доверенности. Тогда сотрудник склада получит право подписать ЭТрН в роли лица, осуществляющего погрузку. За вами при этом сохраняется роль грузоотправителя: сможете сами создать и заполнить черновик титула 1 и направить его на подписание складу.

А если в пути что-то случится — например, сломается машина или покупатель откажется от товара — и нужно будет заменить перевозчика или перенаправить груз, эту операцию в ЭТрН придется оформить уже вам.

Сценарий 2. Поручить складу организацию перевозки. Вы можете прописать в договоре хранения право склада самостоятельно организовывать доставку, нанимать от своего имени перевозчика, оформлять и подписывать электронную транспортную накладную. В этом случае склад принимает роль экспедитора и сам формирует ЭТрН.

Транзит между собственными складами

Здесь также есть два варианта.

Сценарий 1. Товар везет наемный перевозчик. ЭТрН нужна, вы должны подписать ее дважды: первый раз — на этапе погрузки как отправитель, а второй — в точке выгрузки как получатель.

Сценарий 2. Вы перемещаете продукцию на своих машинах. В таком случае ЭТрН не нужна, так как это некоммерческая перевозка.

Какие сведения поставщик вносит в ЭТрН

Если вы отправитель груза, то создаете первый файл обмена ЭТрН и заполняете следующие поля.

• Участники перевозки — свои контактные данные как отправителя, а также данные перевозчика и получателя.
• Маршрут, сроки, дата и время доставки.
• Данные заказа-заявки на перевозку — номер и дата документа.
• Водитель и машина — регистрационный номер, марка, тип авто, грузоподъемность, тип владения, ФИО водителя.
• Груз — наименование, количество, масса, объем, состояние в момент передачи товара водителю.
• Фактические обстоятельства погрузки — адрес склада, дата и время подачи и убытия машины, состояние упаковки.
• Лицо, осуществляющее погрузку.
• Владелец товара.
• Условия перевозки — особые требования к доставке, например температурный режим, уровень влажности, предельная скорость авто.
• Стоимость груза — если товар застрахован.
• Сопроводительные документы — например, сертификаты на товар, УПД, доверенности.

Если вы получатель груза, тогда нужно только подписать накладную в момент приемки у водителя. Дополнительные данные вносить в документ не нужно.

Как поставщику начать работать с ЭТрН

1. 1. Выберите оператора ЭПД. Он поможет настроить личный кабинет для работы и обеспечить обмен электронными транспортными накладными со всеми участниками. Реестр операторов формирует Минтранс, в этот список входит «Тензор», разработчик Saby.

   Всё необходимое для работы с ЭТрН — в Saby

   • Автозаполнение по данным из заказа-заявки. Не придется вносить сведения о перевозчике, водителе и машине вручную. А еще это снижает риск ошибиться.
   • Трехсторонний роуминг со всеми операторами. Обеспечивает бесшовный обмен ЭТрН с покупателями, перевозчиками и другими контрагентами. Отправлять приглашение к обмену не нужно.
   • Интеграция со всеми учетными системами. Подключите удобный личный кабинет или воспользуйтесь готовым решением для 1С, SAP и интеграцией по API, чтобы работать в привычной программе.
   • Бесперебойная связь. Saby входит в «белый список»: сервисы работают даже в регионах с ограничением интернета.

   Подключить

1. 2. Получите электронные подписи на сотрудников. Для работы с ЭТрН нужна УКЭП либо УНЭП «Госключ». Также на сотрудников понадобится оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) — иначе у них будет недостаточно прав для подписания транспортной накладной от имени компании/ИП.

   Как правило, зона погрузки/выгрузки не оснащена рабочим местом с компьютером. Чтобы не тратиться на оборудование, достаточно настроить подписание через смартфон. Saby поддерживает несколько вариантов:

   • Рутокены с NFC. Это бесконтактный носитель в виде флешки или карты, на котором хранится УКЭП. Сотрудник открывает ЭТрН в мобильном приложении, подносит токен к крышке телефона и подписывает документ одним касанием.
   • Мобильная электронная подпись. Подать заявку на УКЭП можно прямо из личного кабинета Saby, а носителем выбрать смартфон. Если подпись уже есть, достаточно скопировать ее в память телефона.
   • Дистанционное подписание. Токен с электронной подписью вставляете в компьютер дома или в офисе, а ЭТрН подписываете с любого устройства, на котором авторизованы в Saby.

   Также можно настроить отложенное и автоматическое подписание. Технология позволяет подписывать ЭТрН даже в случаях, когда ответственный за подписание сотрудник заболел или не смог выйти на работу.

1. 3. Настройте рабочие места и обучите персонал. Вы можете сделать это самостоятельно по видеоинструкции или поручить оператору.

Как поставщику отправить груз по ЭТрН

Шаг 1. Подготовьте данные о сторонах доставки и товаре. Реквизиты перевозчика, водителя и его автомобиля можно взять из заказа-заявки на перевозку, а данные покупателя — из договора купли-продажи.

Шаг 2. Создайте первый файл обмена ЭТрН (титул 1). Это нужно сделать в личном кабинете для работы с ЭТрН в момент передачи груза водителю.

Шаг 3. Заполните необходимые поля. Опишите актуальное состояние товара на момент погрузки, внесите реквизиты сторон и характеристики прибывшей машины.

Шаг 4. Подпишите документ. Делается это в один клик по кнопке. Перед подписанием убедитесь, что заполнили поля без ошибок.

Шаг 5. Передайте товар водителю. После того как вы подпишете свой титул ЭТрН, документ перейдет перевозчику. Актуальный статус накладной вы сможете отслеживать в своей системе.

Как поставщику доставить груз по ЭТрН

Шаг 1. Подтвердите выдачу товара водителю. Обычно это делает кладовщик или менеджер склада. Также ваш водитель может сделать отметку в ЭТрН о том, что принял груз и начинает доставку. В обоих случаях достаточно нажать «Принято» во втором файле обмена ЭТрН (титул 2) и подписать документ.

Шаг 2. Доставьте груз клиенту. По прибытии на точку выгрузки водитель вручает товар получателю, он его проверяет и, если всё в порядке, подписывает свой титул ЭТрН.

Если у получателя нет претензий к грузу, но ЭТрН он не подписал, такая сделка считается незавершенной. Транспортную накладную не получится подать в налоговую, также не выйдет выставить по ней счет за доставку клиенту.

Шаг 3. Подтвердить выдачу товара покупателю. Для этого нужно подписать финальный файл обмена — титул 4. Если у водителя нет мобильного приложения для работы с ЭПД, вместо него завершить документооборот может сотрудник вашего склада.

Как поставщику получить груз по ЭТрН

Шаг 1. Откройте ЭТрН. В момент прибытия машины документ появится в вашем личном кабинете.

Шаг 2. Проверьте груз. Сверьте данные из накладной с фактическим состояние груза. Если есть замечания — например, доставка задержалась, — оставьте комментарий в поле с отметками.

Шаг 3. Подпишите ЭТрН. Если претензий к качеству и количеству продукции нет, завершите документооборот, кликнув кнопку подтверждения приемки (титул 3).

ЭПД без ошибок: практический курс от Saby

Эксперты помогут разобраться в новых правилах:

• Как оформлять ЭТрН, ЭПЛ и другие обязательные документы
• Как взаимодействовать отправителям, перевозчикам и получателям груза
• Что делать при нестандартных ситуациях
• Возможности интеграции с 1С, SAP и по API

🔥 База знаний, чек‑листы и сопровождение в закрытом канале с ответами на частые вопросы

Записаться на курс