Заявка на перевозку груза с 1 сентября 2026: зачем нужна и как с ней работать

Что такое заказ-заявка

Заказ, или заявка, на доставку — перевозочный документ в транспортной логистике. Он нужен, когда отправитель доставляет груз не на собственном автомобиле, а с привлечением стороннего перевозчика.

В формировании заказа-заявки участвуют две стороны: грузоотправитель и перевозчик. В заказе-заявке они фиксируют данные об участниках, грузе, необходимом транспорте, особенностях доставки и ее стоимость.

Заказ и заявка — два вида одного документа. Разница — в таблице:

Функция заказа, или заявки, на перевозку груза — определить и зафиксировать параметры, которые важны для конкретной транспортировки:

• Реквизиты сторон и груза — например, наименование и параметры.
• Стоимость перевозки.
• Информация об автотранспорте, который совершит поездку.
• Данные о месте и ориентировочном времени погрузки и выгрузки.
• Особые условия, в которых должен находиться груз во время доставки.

Электронно — значит практично

• Согласовывайте доставки без задержек
• Работайте откуда угодно, нужен только компьютер
• Заполняйте без ошибок — система подскажет, если что-то пропустили

Подключить

Как оформить заказ‑заявку

Заказ или заявку направляют незадолго до начала перевозки. Инициатором является грузоотправитель. Рассмотрим нюансы работы с электронной и бумажной формами заказа‑заявки.

Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ)

Как создать. Чтобы оформить заказ или заявку на перевозку в электронном формате, грузоотправитель и перевозчик должны:

• Подключиться к оператору электронных перевозочных документов (ЭПД). Он предоставит среду для работы с документом, обеспечит электронный обмен между контрагентами и передаст документ в ГИС ЭПД после заполнения.
• Оформить электронные подписи. Для работы с заказом‑заявкой подойдет усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) или усиленная квалифицированная электронная подпись «Госключ» (УНЭП ГК). О том, как их получить, рассказываем, рассказываем в другой статье.

Как заполнить. Документ состоит из двух титулов — файлов обмена, которые формируют электронный заказ-заявку. Участникам документооборота остается только их заполнить. А при необходимости заказ или заявку можно корректировать и дополнять в зависимости от нюансов конкретной доставки.

Электронный обмен происходит так:

1. Грузоотправитель формирует Информация грузоотправителятитул 1
   . Он заполняет сведения о грузе, указывает маршрут, а также параметры автотранспорта, который подойдет для перевозки.
2. Отправитель подписывает документ, и он попадает в ГИС ЭПД и перевозчику.
3. Перевозчик должен в течение трех дней либо принять, либо отклонить документ. Во втором случае нужно нажать на соответствующую кнопку и указать причину отказа — например, нет возможности обеспечить требуемый температурный режим. Грузоотправитель получит уведомление, документооборот завершится. Если заказ-заявку принимают в работу, переходим к следующему пункту.
4. Перевозчик проверяет условия, которые указаны в титуле 1.
5. Перевозчик создает Информация перевозчика о приемке груза к перевозкетитул 2
   . Он назначает водителя и авто, вносит их данные, задает стоимость перевозки. В конце нужно добавить ответственное лицо и его контакты — например, это может быть сотрудник транспортной компании, который организовал перевозку.
6. Перевозчик подписывает документ электронной подписью. Отправитель получит уведомление о том, что заказ утвержден.
7. Заказ-заявка попадает в ГИС ЭПД, документооборот завершается.

Так оформление заказа выглядит со стороны отправителя

ЭПД без ошибок: практический курс от Saby

Эксперты помогут разобраться в новых правилах:

• Как оформлять ЭТрН, ЭПЛ и другие обязательные документы
• Как взаимодействовать отправителям, перевозчикам и получателям груза
• Что делать при нестандартных ситуациях

🔥 База знаний, чек‑листы и сопровождение в закрытом канале

Записаться на курс

Бумажная форма

Как составить. Бумажный заказ-заявку используют, только если перевозка подпадает под ситуации‑исключения. Бланк можно формировать в свободной форме или использовать готовый шаблон.

Как заполнить. Алгоритм работы выглядит так:

1. Грузоотправитель составляет бланк заказа‑заявки или выбирает готовый шаблон.

2. Отправитель вносит необходимые с его стороны сведения.

   • Посмотреть основные реквизиты

     • Дата и номер заказа или заявки на перевозку груза.
     • Реквизиты договора об организации перевозки — для заказа. Если нужна заявка на разовую доставку, а договор перевозки не составляли, поле остается пустым.
     • Реквизиты заказчика, отправителя и получателя.
     • Детали маршрута.
     • Наименование и характеристики груза — например, вес или объем.
     • ФИО и подпись.
3. Грузоотправитель передает обе копии заказа-заявки перевозчику — по почте или курьером.
4. Перевозчик в течение трех дней должен ответить, принимает ли он заказ-заявку. Если отказывается, он должен указать причину — например, в автопарке нет машины под указанные габариты — и вернуть документ отправителю. Тогда на этом обмен документами закончится. Если же компания дает положительный ответ — переходим к следующему шагу.

5. Перевозчик проверяет, все ли учтено в заказе-заявке, и заполняет оставшиеся обязательные поля.

   • Какие поля?

     • Собственные реквизиты.
     • Характеристики автотранспорта, который повезет груз.
     • Сведения о водителе.
     • Отметка о типе владения авто. Если груз отправится на машине, которая не принадлежит перевозчику, кроме отметки, нужно также указать реквизиты и срок действия документа, подтверждающего право пользования. Например, договор лизинга или аренды.
     • Стоимость перевозки — можно указать только конечную сумму или добавить поля для цены без и с учетом налога. Здесь же нужно вписать порядок расчета, если он известен.
     • ФИО и подпись.

6. Перевозчик оставляет один экземпляр себе, второй отправляет грузоотправителю.