Заявка на перевозку груза: зачем нужна и как с ней работать
Заказ, или заявка, на перевозку грузов — важный сопроводительный документ, без которого не обойтись в логистике. Он содержит сведения о грузе и условиях его доставки, сторонах перевозки, а также в нем можно указать специальные условия для конкретной доставки. С марта 2023 работать с заказами‑заявками можно электронно, среди преимуществ — быстрое формирование и согласование из любой точки страны.
Что вы узнаете
Что такое заказ-заявка
Заказ, или заявка, на доставку — перевозочный документ в транспортной логистике. Он нужен, когда отправитель доставляет груз не на собственном автомобиле, а с привлечением стороннего перевозчика.
🙅🏻♂️ Этот документ нельзя использовать для перевозки людей. Он предназначен только для грузоперевозок и только автомобильным транспортом.
В формировании заказа-заявки участвуют две стороны: грузоотправитель и перевозчик. В заказе-заявке они фиксируют данные об участниках, грузе, необходимом транспорте, особенностях доставки и ее стоимость.
Заказ и заявка — два вида одного документа. Разница — в таблице:
🔢 Формируется на множественные доставки.
🤝 Обязательно сопровождается договором на перевозку груза — это такой документ, который регулирует обязанности сторон друг перед другом. Так, перевозчик должен довезти товар в целости и уложиться в определенные сроки, а отправитель — оплатить его услуги. Можно указать, какие взыскания последуют в случае нарушений, и прочие важные для сторон договора пункты
☝🏻 Формируется на разовую доставку.
🙅🏻♂️ Для нее не обязательно заключать договор перевозки. В остальном формат и состав заявки такой же, что и у заказа
Функция заказа, или заявки, на перевозку груза — определить и зафиксировать параметры, которые важны для конкретной транспортировки:
- Реквизиты сторон и груза — например, наименование и параметры.
- Стоимость перевозки.
- Информация об автотранспорте, который совершит поездку.
- Данные о месте и ориентировочном времени погрузки и выгрузки.
- Особые условия, в которых должен находиться груз во время доставки.
Электронно — значит практично
⏳ Согласовывайте доставки без задержек
👩🏻💻 Работайте откуда угодно, нужен только компьютер
✅ Заполняйте без ошибок — система подскажет, если что-то пропустили
Из чего состоит заказ‑заявка
Этот сопроводительный документ формируют в зависимости от особенностей той или иной автоперевозки. Но есть параметры, которые должны быть включены в любой заказ или заявку на перевозку груза.
Обязательные графы. При формировании заказа-заявки необходимо добавить следующие поля:
- наименование документа;
- дата формирования документа: число, месяц, год;
- данные грузоотправителя и перевозчика: наименование организации, адрес, телефон, ИНН;
- данные водителя: фамилия, имя, отчество, ИНН, серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения, номер телефона;
- адрес места подачи авто, а также дата и время;
- адреса мест погрузки и выгрузки;
- конечный и промежуточные пункты маршрута;
- наименование, состояние груза и другая необходимая информация о нем;
- количество грузовых мест: масса нетто/брутто (кг), размеры (м), объем (м³);
- характеристики авто: тип, марка, грузоподъемность, вместимость, регистрационный номер, тип владения;
- указания для выполнения фитосанитарных, санитарных, карантинных и других требований законодательства России;
- стоимость перевозки;
- должность, фамилия, инициалы и подпись грузоотправителя или его уполномоченного;
- должность, фамилия, инициалы и подпись перевозчика или его уполномоченного.
Ситуативные графы. Поля, которые нетипичны для конкретной грузоперевозки, можно опустить или оставить пустыми.
Какие это поля?
К ситуативным относятся:
- данные уполномоченного лица со стороны грузоотправителя: наименование, адрес, номер телефона, ИНН;
- данные лица, которое перевозчик назначил ответственным со своей стороны: фамилия, имя, отчество, номер телефона;
- реквизиты доверенностей, которые выдали перевозчик и грузоотправитель своим уполномоченным;
- реквизиты документа, который подтверждает, что машина взята в аренду, лизинг или безвозмездное пользование грузовым автомобилем, если перевозчик доставляет грузы на таком транспорте;
- сведения по каждому опасному грузу;
- требования об особом температурном режиме;
- рекомендуемый предельный срок перевозки — должен быть не более 45 дней, определяет грузоотправитель;
- реквизиты спецразрешения, установленный маршрут тяжеловесного/крупногабаритного транспорта или транспорта, который перевозит опасный груз;
- порядок расчетов.
Как составить и заполнить заказ‑заявку
Заказ, или заявку, направляют незадолго до начала перевозки. Инициатором является грузоотправитель. Рассмотрим нюансы работы с бумажной и электронной формами заказа‑заявки и сравним, какой вариант удобнее в современных реалиях.
❗ Алгоритмы приведены на примере простой перевозки. Если на практике требуется доставить груз, для которого, например, нужен специальный температурный режим, следует добавить и заполнить соответствующие ситуативные поля.
Бумажная форма
Как составить. Бумажный документ составляют в свободной форме. У грузоотправителей, которые регулярно заказывают услуги по перевозке, может уже быть свой готовый шаблон. В этом случае стоит просмотреть его и убедиться, что все необходимые для будущей перевозки поля учтены. Если нет, документ можно изменить и дополнить перед заполнением и отправкой контрагенту.
⚠️ Заказ и заявку на бумаге составляют в двух экземплярах: один остается у грузоотправителя, второй — у перевозчика.
Как заполнить. Алгоритм работы выглядит так:
1️⃣ Грузоотправитель составляет бланк заказа-заявки или выбирает готовый шаблон.
2️⃣ Отправитель вносит необходимые с его стороны сведения.
Посмотреть основные реквизиты
🔵 Дата и номер заказа или заявки на перевозку груза.
🔵 Реквизиты договора об организации перевозки — для заказа. Если нужна заявка на разовую доставку, а договор перевозки не составляли, поле остается пустым.
🔵 Реквизиты заказчика, отправителя и получателя.
🔵 Детали маршрута.
🔵 Наименование и характеристики груза — например, вес или объем.
🔵 ФИО и подпись.
3️⃣ Грузоотправитель передает обе копии заказа-заявки перевозчику — по почте или курьером.
4️⃣ Перевозчик в течение трех дней должен ответить, принимает ли он заказ-заявку. Если отказывается, он должен указать причину — например, в автопарке нет машины под указанные габариты — и вернуть документ отправителю. Тогда на этом обмен документами закончится. Если же компания дает положительный ответ — переходим к следующему шагу.
5️⃣ Перевозчик проверяет, все ли учтено в заказе-заявке, и заполняет оставшиеся обязательные поля.
Какие поля?
🟣 Собственные реквизиты.
🟣 Характеристики автотранспорта, который повезет груз.
🟣 Сведения о водителе.
🟣 Отметка о типе владения авто. Если груз отправится на машине, которая не принадлежит перевозчику, кроме отметки, нужно также указать реквизиты и срок действия документа, подтверждающего право пользования. Например, договор лизинга или аренды.
🟣 Стоимость перевозки — можно указать только конечную сумму или добавить поля для цены без и с учетом налога. Здесь же нужно вписать порядок расчета, если он известен.
🟣 ФИО и подпись.
6️⃣ Перевозчик оставляет один экземпляр себе, второй отправляет грузоотправителю.
Электронная форма
Как составить. Чтобы подать заказ или заявку на перевозку в электронном формате, грузоотправитель и перевозчик должны:
- Подключиться к оператору электронных перевозочных документов (ЭПД). Оператор предоставит среду для работы с документом, а после заполнения передаст его в Государственная информационная система электронных перевозочных документовГИС ЭПД.
- Оформить электронные подписи. Для работы с заказом-заявкой подойдет только усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). О том, как ее настроить, рассказываем в другой статье.
После этого можно приступать к работе с электронными заказами-заявками. Удобно, что не нужно заранее готовить шаблон, как в случае с бумажным аналогом. Операторы предлагают готовый документ, который соответствует утвержденному формату.
Как заполнить. Документ состоит из двух титулов — файлов обмена, которые формируют электронный заказ-заявку. Участникам документооборота остается только их заполнить. А при необходимости заказ или заявку можно корректировать и дополнять в зависимости от нюансов конкретной доставки.
Электронный обмен происходит так:
2️⃣ Отправитель подписывает документ, и он попадает в ГИС ЭПД и перевозчику.
3️⃣ Перевозчик должен в течение трех дней либо принять, либо отклонить документ. Во втором случае нужно нажать на соответствующую кнопку и указать причину отказа — например, нет возможности обеспечить требуемый температурный режим. Грузоотправитель получит уведомление, документооборот завершится. Если заказ-заявку принимают в работу, переходим к следующему пункту.
4️⃣ Перевозчик проверяет условия, которые указаны в титуле 1.
5️⃣ Перевозчик создает Информация перевозчика о приемке груза к перевозкетитул 2. Он назначает водителя и авто, вносит их данные, задает стоимость перевозки. В конце нужно добавить ответственное лицо и его контакты — например, это может быть сотрудник транспортной компании, который организовал перевозку.
6️⃣ Перевозчик подписывает документ электронной подписью. Отправитель получит уведомление о том, что заказ утвержден.
7️⃣ Заказ-заявка попадает в ГИС ЭПД, документооборот завершается.
Так оформление заказа выглядит со стороны отправителя
А так — со стороны перевозчика
И все же: лучше на бумаге или электронно?
Чтобы понять, какой вариант удобнее для работы, сравним их наглядно.
| 📋 Бумажная форма | 🖥️ Электронная форма |
|---|---|
| 👉🏻 Грузоотправитель самостоятельно составляет шаблон в свободной форме под каждую перевозку | 👉🏻 Готовый шаблон уже загружен в рабочую среду, его можно менять под свой запрос в два клика |
| 👉🏻 Данные каждый раз вносят по новой и вручную | 👉🏻 Быстрое заполнение через историю ввода для повторяющихся заказов и заявок |
| 👉🏻 Много ресурсов уходит на бумагу: документ нужно печать и где-то хранить | 👉🏻 Текущие и выполненные заказы-заявки хранятся в облаке, где их легко найти |
| 👉🏻 Доставить заказ-заявку можно только почтой или курьером: это занимает время. А еще документ могут потерять или испортить | 👉🏻 Весь документооборот происходит через компьютер или смартфон. Документ попадает контрагенту сразу после подписания |
| 👉🏻 В случае разногласий придется отвлекаться на звонки и мессенджеры, заново составлять и отправлять документ | 👉🏻 Обсудить вопросы можно в чате в том же окне, где находится документ, и сразу внести правки |
Вывод: в современных реалиях проще и быстрее работать с электронными документами.
Важно также выбрать оператора, который предлагает оптимальные программные решения. Так, в Saby есть полный функционал для обмена перевозочными документами онлайн:
✔️ Комфортная программная среда. В личном кабинете удобно принимать или отклонять заказы, заявки и другие документы, отправлять сообщения в чате и настроить получение уведомлений. А еще можно прикладывать сопроводительные документы и фото.
✔️ Актуальный статус документов. Например, отправителям видно, какие заказы и заявки остались без ответа. Если сроки истекают, связаться с перевозчиком можно в том же окне.
✔️ Настройка маршрутов согласования. В один клик можно выбрать контрагента или сотрудника, с которым нужно согласовать стоимость рейса, или сообщить об изменениях в документе.
✔️ Упрощенное заполнение. Так, для заказов-заявок можно создать связанную транспортную накладную, куда Saby автоматически продублирует необходимые данные.
✔️ Роуминг. Даже если грузоотправитель и перевозчик выбрали разных операторов ЭПД, это не помешает обмениваться документами. Так, клиенты Saby могут работать с контрагентами, которые подключены к другим операторам — среди них «Такском», «Контур», «Эдивеб», «Калуга Астрал» и «СберКорус».
Видеоматериалы по теме
