Тонкости перевозок: как автоматизировать логистику с TMS
Управление перевозками — непростая задача. Нужно не только отслеживать доставки, но и организовывать документооборот, вести учет топлива и ГСМ, рассчитывать зарплаты, вовремя платить штрафы и контролировать водителей, чтобы нарушений было меньше. Без автоматизации этих и других процессов в 2025 году не обойтись. В статье расскажем про TMS — современное комплексное решение, которое поднимет логистику на новый уровень.
Что вы узнаете
🤔 Что такое TMS
Организация перевозок не ограничивается доставкой груза от склада до получателя. Необходимо продумать оптимальный маршрут, проконтролировать передвижение водителей, зафиксировать расход топлива, наладить коммуникацию с участниками перевозки — и это только малая часть задач. А еще важно правильно заполнить необходимые сопроводительные документы.
Для управления этими и другими логистическими процессами есть готовый инструмент — TMS, что расшифровывается как Transportation Management System. По-русски это «система управления транспортом» или «система управления перевозками». Платформа автоматизирует все этапы работы с грузом, оптимизирует временные и денежные затраты, помогает держать в порядке документацию.
🧩 Кому подойдет TMS
Система управления перевозками понадобится всем компаниям с собственным транспортом — как правило, это перевозчики и отправители грузов. Расскажем, что полезного они могут найти в TMS.
🚘 Перевозчики: логистические, экспедиторские и транспортные компании.
Управление всеми ключевыми показателями автопарка — загруженность водителей, занятость машин, расход топлива и учет ремонтов. А еще можно подключить электронные перевозочные документы (ЭПД): транспортные накладные, путевые листы и заявки на перевозку груза.📜 С нашими контрагентами мы работаем на бумаге, зачем нам ЭПД?
Торговые сети, которые выступают в роли получателей товаров, уже активно переходят на электронный документооборот. Среди них, например, X5 Group, «Лента», «Дикси» и «Магнит». За ритейлерами цифровой формат подключают их поставщики. Как правило, они не хотят параллельно вести процессы на бумаге. Поэтому транспортные и другие компании-перевозчики, которые хотят работать с крупными клиентами и расширять список партнеров, также внедряют ЭПД.
🧑🏻💼Грузоотправители: поставщики товаров.
Если нужно просто отправить груз через стороннюю компанию, в TMS можно организовать работу с электронными перевозочными документами. Интуитивный интерфейс поможет создавать, заполнять, подписывать и отправлять их на обработку контрагентам.
А если поставщик решает доставить товар на машине из своего автопарка, в TMS можно следить за передвижением груза и быть на связи с водителем в режиме реального времени, ставить задачи, вести учет расходов на топливо и ремонт автотранспорта.
🙋🏻 Нужна ли ИП система управления транспортом?
Да, если это крупный ИП, который привлекает наемный транспорт или сам является перевозчиком. ИП-водителям внедрять целую платформу невыгодно. Но можно подобрать отдельное решение для работы с электронными путевыми листами или транспортными накладными. К примеру, цена одного цифрового путевого листа в Saby начинается от 3 ₽, в то время как на бумажную путевку уходит в среднем от 30 до 55 ₽.
Работайте в привычном интерфейсе
Или в удобном личном кабинете Saby
🔗 Из чего состоит TMS
Когда все необходимые инструменты собраны на одной платформе, заказы выполняются быстро, проблемы решаются оперативно, а участники перевозки работают слаженно. Расскажем про топ‑8 полезных решений, которые входят в систему управления транспортом.
1️⃣ Перевозочные документы в компьютере и телефоне
Для транспортировки груза могут понадобиться три документа: транспортная накладная, путевой лист и заявка на перевозку. Многие крупные поставщики, торговые сети и транспортные компании уже внедрили цифровой формат этих документов или находятся в процессе. Для работы нужны только компьютер или мобильный телефон и электронная подпись.
Транспортная накладная обязательна, если груз доставляет сторонняя транспортная компания. Она подтвердит факт перевозки, а также отразит каждый этап передвижения груза.
Замена водителя, переадресовка, кросс-докинг или стандартная перевозка — платформа поможет создать и заполнить ЭТрН под любой сценарий грузоперевозки.
📌 Читайте подробный гайд, в котором рассказываем, как работать с электронной транспортной накладной при различных ситуациях на дороге
Путевые листы сопровождают все коммерческие перевозки. Электронная путевка попадает к ответственному водителю через мобильное приложение, как только ее запустил в работу диспетчер. Там же хранится QR-код с информацией о поездке на случай дорожной проверки.
📌 В другой статье рассказываем, кто и как работает с ЭПЛ — по ролям, этапам и с ответами на главные вопросы
Заявка фиксирует договоренность между отправителем и перевозчиком о доставке груза. Если документ сформирован электронно, можно создать связанную с ним ЭТрН — в нее автоматически продублируются данные из заявки. А повторяющиеся заказы реализуются за пару кликов через функцию быстрого ввода
2️⃣ Оптимизация рейсов
TMS помогает управлять поездками и планировать оптимальный маршрут. Пункты доставки по каждой перевозке представлены списком, их можно вручную переставлять в порядке приоритетности и дальности, а также объединять одинаковые адреса в одну точку.
Если в ходе выполнения маршрута меняются планы — например, появился еще один заказ или нужно попросить водителя заехать на заправку, склад, — сделать это можно также в системе в режиме реального времени. Новую точку нужно просто добавить в текущий маршрут, а об изменениях сообщить водителю в чате в том же окне.
3️⃣ Контроль водителей
В TMS можно отслеживать статус водителя онлайн: система покажет его актуальное местоположение, плановый маршрут, отклонение от пути, а также расход топлива. Такое решение поможет минимизировать ситуации, когда водители съезжают с маршрута по личным делам и опаздывают с доставкой груза либо сливают топливо не для рабочих нужд.
Для транспортных компаний, которые перевозят пассажиров, полезно отслеживать, где останавливается водитель — на остановке или в неположенном месте. Кроме этого, TMS покажет, сколько длилась остановка и был ли заглушен двигатель.
В системе управления транспортом есть календарь: в нем удобно отслеживать количество рейсов, которые совершает водитель. Анализ этих данных помогает эффективнее распределять нагрузку и приостанавливать сотрудничество, если компания может выполнять текущие перевозки и с меньшим количеством водителей.
Еще одна удобная функция — указание водителям фотографировать груз при приемке, выдаче и во время доставки. Дополнить фото они могут сообщениями в чате, материалы будут доступны всем участникам перевозки. Это поможет сократить риски утраты груза, а если она все-таки произойдет, будет легче отследить, в какой момент это произошло.
📌 Об ответственности сторон, штрафах и алгоритме действий при потере груза рассказали в другой статье.
4️⃣ Автоматический расчет зарплаты и KPI
Платформа может сама рассчитывать гонорар водителям. Для этого нужно заранее ввести необходимые параметры — например, стоимость одной доставки и налоговую ставку. А денежные стимулы помогут поощрить самых продуктивных работников.
5️⃣ Учет ГСМ и топлива
Информацию о поступлении топлива на склад удобно вносить электронно — так она моментально попадет в учетную систему компании. Это упростит управление расходами.
Можно вести учет заправки:
💵 за подотчетные средства — сканируйте чеки с АЗС, а система распознает данные и автоматически заполнит нужные поля;
💳 по топливной карте — привяжите ее в личном кабинете TMS или введите номер вручную: укажите адрес и дату заправки, а также количество заправленного топлива;
🏢 со склада — введите дату, склад заправки и количество топлива.
Водители могут отмечать заправки и прикладывать фото чеков прямо с телефона. Информация сразу отобразится и у бухгалтера.
Каждая командировка наших сотрудников у бухгалтера на счету: учет рабочего времени, пробег и расход ГСМ. Проследить за всем помогает Saby.
В программе сотрудник сам создает маршрут, бухгалтер его подтверждает, а после поездки сверяет с показателями датчиков и чеками на бензин. Все по шаблону, лишних действий сделать не получится.
Елена Камбулова, бухгалтер компании «Стратегия 96»
6️⃣ Отчеты за ремонт и покупку запчастей
В TMS можно контролировать состояние автомобилей и их окупаемость. Система управления транспортом хранит сведения о ремонтах и плановом техобслуживании, закупке запчастей и агрегатов — удобно анализировать траты.
7️⃣ Оплата штрафов ГИБДД
Информация о штрафах приходит на «Госуслуги» и сайт ГИБДД, и чтобы не пропустить срок уплаты, компании должны отслеживать уведомления. Это занимает рабочее время, которого особенно не хватает в сезон высокой нагрузки.
Компании и ИП, которые подключили TMS, получают информацию о штрафах прямо в личном кабинете. Если сотрудник нарушил ПДД, платформа сопоставит данные с путевым листом и отобразит ответственного водителя, сведения о машине, нарушение и QR-код для оплаты — можно успеть погасить штраф со скидкой.
📌 Узнайте про топ-5 самых частых штрафах перевозчикам.
8️⃣ Тайм‑менеджмент и управление задачами
Чтобы эффективно организовать работу руководителя и сотрудников, не забывать про дела и контролировать время, в TMS есть возможность создавать задачи. Их можно ставить как на себя, так и передавать другим работникам: следить за выполнением, сортировать по срокам или важности, а также менять статус. Даже если задачу уже взяли в работу, ее в любой момент можно отредактировать, а сроки — перенести.
Задачи можно связывать между собой, добавлять видеосовещания, создавать чат — все материалы и история переписок сохраняются.
🚀 Почему подключить TMS стоит уже сейчас
🔹 Переход на ЭПД без спешки. Перейти на электронный формат работы с перевозочными документами некоторым компаниям придется уже в 2025 году. Лучше начать перестраивать процессы заранее, чтобы у сотрудников было время протестировать новый функционал.
🔹 Все коммуникации в одном месте. Подтверждайте приемку и сдачу груза в один клик, прикрепляйте его фото, ведите переписку с участниками перевозки, отслеживайте статус доставки, подписывайте документы электронной подписью — разнообразные решения доступны в личном кабинете и мобильном приложении. А еще документы не потеряются, как это бывает с бумагой.
🔹 Ускоренные взаиморасчеты. Не нужно ждать, пока водитель вернется из рейса и передаст бумажные документы, — такой процесс может особенно затянуться, если перевозка была на дальние расстояния. В TMS все быстро и просто: достаточно завершить работу с документами в приложении, и они тут же уйдут на оплату.
🔹 Облачный архив вместо бумажного. Необходимый документ легко найти в своей учетной системе. Доступ к архиву есть в телефоне и на компьютере.
🔹 Актуальность документов под контролем. Система управления транспортом уведомит, если срок действия прав не указан или скоро истечет. Это поможет избежать штрафов.
Переведите перевозки на новый уровень
Видеоматериалы по теме
