Как подписывать ЭТрН, путевые листы и другие ЭПД

Что такое ЭПД

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это цифровые аналоги привычных транспортных документов, которые традиционно оформлялись в бумажном формате. Как и в случае с бумагой, участники перевозки должны заполнять, подписывать и передавать ЭПД друг другу. Отличие в том, что обмен происходит электронно, через ПК, смартфон или планшет.

Все электронные транспортные документы попадают в ГИС ЭПД — государственную базу данных, где хранится и обрабатывается информация о перевозках. Через нее ФНС, ГИБДД, МВД, Минтранс и другие ведомства контролируют легальность грузоперевозок, маршруты транспорта и соблюдение налоговых обязательств. Самостоятельно передавать файлы в ГИС ЭПД не нужно, это делают операторы ЭПД.

С 1 сентября 2026 многие ЭПД становятся обязательными, а именно:

• электронная транспортная накладная (ЭТрН);

• электронный путевой лист (ЭПЛ) — пока только при перевозках пива, пивных напитков, медовухи, пуаре, сидра и спиртосодержащей непищевой продукции;

• электронный заказ‑заявка на перевозку груза (ЭЗЗ);

• электронные экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки;

• электронная транспортная железнодорожная накладная (ЭТЖН);

• электронная грузовая накладная для авиаперевозок (ЭГН).

Что нужно для работы с ЭПД

1. Подключиться к оператору ЭПД. Это аккредитованный Минтрансом провайдер, который:

   • проверяет актуальность электронной подписи и заполнение обязательных полей;

   • передает информацию о перевозках в ГИС ЭПД;

   • обеспечивает обмен ЭПД между контрагентами.

2. Настроить личный кабинет для работы с ЭПД или интеграцию со своей учетной системой. Эти услуги также предоставляет оператор. Он поможет настроить систему для обмена на компьютерах и смартфонах. А еще настроит интеграцию, если вы уже работаете с первичкой, например, в 1С или в собственной учетной системе.

3. Получить электронные подписи (ЭП) на руководителей и ответственных сотрудников. Кому и какие подписи нужны, расскажем дальше.

Какие электронные подписи нужны для работы с ЭПД

Для работы с электронными перевозочными документами используют три типа подписи: УКЭП, УНЭП и ПЭП. УКЭП и УНЭП имеют ту же юридическую силу, что и ручная подпись на бумаге.

Выбор электронной подписи зависит от того, кто работает с документами.

УКЭП

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — самый защищенный тип подписи. Она бывает двух типов:

Госключ

Сотрудники компании или ИП могут подписывать перевозочные документы с помощью бесплатной подписи, выпущенной в приложении «Госключ». Она бывает двух видов:

• УКЭП ГК — подходит первым лицам компаний и ИП, руководителям, директорам и всем наемным сотрудникам.

• УНЭП ГК — подходит руководителям, директорам и всем сотрудникам, кроме врачей. Это единственный тип неквалифицированной электронной подписи, которым можно подписывать ЭПД. УНЭП, выпущенную в удостоверяющем центре, для подписания ЭПД использовать нельзя.

Как работает:

1. Сотрудник скачивает «Госключ» через магазин приложений — например, Google Play, App Store, RuStore или AppGallery.

2. Выпускает в нем бесплатный сертификат УНЭП или УКЭП.

3. Переходит в приложение для работы с ЭПД и регистрирует полученную подпись.

Отличие от работы с электронной подписью, выпущенной в удостоверяющем центре, в том, что подписание «Госключом» нужно заверять в два этапа:

1. Кликнуть на кнопку подписания в системе оператора ЭПД.

2. Подтвердить действие через переадресацию в приложение «Госключ».

ПЭП

Простая электронная подпись (ПЭП) представляет собой комбинацию из логина и пароля. Она не юридически значимая, поэтому всегда работает в связке с УКЭП другого сотрудника.

Как работает: с помощью ПЭП можно только быстро зафиксировать погрузку, выгрузку и получение груза в электронной транспортной накладной. Далее документ должен подписать тот, у кого есть УКЭП, — например, логист или руководитель. Иначе и ЭТрН, и операция с грузом будут считаться недействительными.

Например, в системе для работы с ЭПД Saby алгоритм такой:

1. Водитель принимает груз у отправителя.

2. Авторизуется в мобильном приложении по своему логину и паролю.

3. Открывает ЭТрН, кликает «Подтвердить» — файл уходит на подтверждение.

4. Логист или диспетчер заверяет действие водителя и подписывает документ своей УКЭП. Далее транспортная накладная уходит контрагентам и в ГИС ЭПД.

Кому удобно: наемным водителям и кладовщикам.

Как получить: при регистрации в системе оператора ЭПД.

Когда нужна машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронная форма бумажной доверенности. Без МЧД сотрудники не смогут подписывать электронные перевозочные документы от имени компании своей УКЭП физлица или УНЭП ГК.

Как получить: есть два способа оформить МЧД и заверить подписи сотрудников — через ФНС или в аккредитованном УЦ. При подаче заявки нужно:

1. Предоставить паспортные данные, ИНН и СНИЛС сотрудника, на которого хотите оформить МЧД.

2. Заполнить данные руководителя.

3. Указать формат 003 для работы с ЭПД.

4. Выбрать коды полномочий, например:

   • BBDOCS_DOCS_DCSALL_SRCDOC_SOURCEDOCS8 — чтобы подписывать ЭТрН;

   • BBDOCS_CNTRCT_LBR_LABOUR_DOCSLABOUR7 — чтобы подписывать путевые листы.

Актуальные коды ищите в классификаторе полномочий МЧД.

Оформить МЧД за пару кликов можно в Saby — для этого достаточно выбрать сотрудника и отметить в чекбоксе документы, которые он сможет подписывать от имени руководителя. Искать коды и вносить их вручную не нужно, всё автоматизировано. Далее система автоматически зарегистрирует МЧД во всех необходимых госорганах.

Также доступна автовыдача МЧД для новых сотрудников: один раз пропишите полномочия для всех должностей, и система сама будет выдавать нужную доверенность при приеме. А если работник уволится, для него МЧД аннулируется автоматически.

Как работает мобильная электронная подпись

Сотрудники могут хранить свою УКЭП на смартфоне или планшете. Так им не придется постоянно носить с собой рутокен, для работы с ЭПД будет достаточно мобильного приложения. Это удобно и для водителей, которые всегда в пути, и для сотрудников склада.

Если у сотрудника уже есть УКЭП: скопируйте ее на смартфон из личного кабинета оператора ЭПД.

Как экспортировать УКЭП в мобильное приложение Saby

Если УКЭП нет: руководитель может выпустить УКЭП на сотрудника в удостоверяющем центре, а в качестве носителя выбрать мобильный телефон. Тогда сотрудник получит уведомление и сможет зарегистрировать готовую ЭП на своем смартфоне.

Способ не подходит водителям‑ИП и первым лицам компаний, так как законодательство запрещает им экспортировать свою подпись на телефон. Выход есть — бесконтактный рутокен с технологией NFC и дистанционное подписание.

Что такое NFC‑токен

NFC‑подпись — это УКЭП на бесконтактном носителе (токене), который выглядит как флешка или смарт‑карта. Позволяет подписывать документы через смартфон в одно касание, без переходника.

Кому удобно: водителям‑ИП, так как хранить подпись на телефоне им нельзя, а все действия с ЭТрН они заверяют самостоятельно, без помощи логистов или диспетчеров.

Как работает:

1. Водитель покупает NFC‑рутокен.

2. Получает УКЭП в удостоверяющем центре.

3. Устанавливает мобильное приложение для ЭПД на телефон или планшет.

4. Открывает документ в приложении, подносит токен к задней крышке телефона, кликает «Подписать» — документ мгновенно утверждается. При первом использовании нужно будет ввести ПИН‑код, чтобы связать устройства.

Рутокен с NFC можно использовать и для работы через компьютер — достаточно вставить его в USB‑порт. Документы в этом случае нужно подписывать через личный кабинет оператора ЭПД.

Как подписывать документы удаленно

Бывает, что провести документ нужно в выходной день, когда офисные сотрудники не работают. А водители зачастую не хотят носить с собой ЭП на токене, чтобы не потерять. На эти случаи есть формат удаленного подписания: дистанционно, отложено и автоматически, без участия человека.

Дистанционное подписание. Подключаете носитель с подписью к компьютеру в офисе или дома, а документы подписываете с любого удобного устройства, авторизовавшись в системе. При этом ПК со вставленным токеном должен быть всегда включен и в зоне действия сети, иначе подпись не сработает.

Кому удобно:

• водителям, чтобы не потерять флешку в пути;

• руководителям, чтобы подписывать документы с телефона.

Отложенное подписание. Ответственные сотрудники передают коллегам право подписывать документы своей подписью. Например, логист может доверить ЭП работнику, который подменяет его во внерабочие часы и при внештатных ситуациях.

Кому удобно: руководителям и всем сотрудникам.

Автоподписание. Водитель делает свои отметки в ЭТрН с помощью ПЭП. Когда документ переходит на сторону логиста, ему не нужно вручную подтверждать этап — система подпишет накладную автоматически.

Кому удобно: водителям, логистам, диспетчерам и кладовщикам.

Как подключить ЭПД

Выберите оператора ЭПД и заключите с ним договор. Он должен входить в официальный реестр, аккредитованный Минтрансом. Система для работы с ЭПД Saby от оператора «Тензор» соответствует всем требованиям контролирующего органа, и даже больше:

• Работайте с перевозочными документами где удобно: в мобильном приложении или личном кабинете на компьютере.

• Интегрируйте функционал для работы с ЭПД в свою учетную систему. Есть готовые решения для 1С и SAP, а также для других учеток по API.

• Заполняйте ЭПД без ошибок. Например, данные для ЭТрН можно автоматически перенести из заказа‑заявки. А если вы пропустили обязательные поля, система подскажет, что без них ГИС ЭПД не примет документы.

• Подписывайте документы даже без интернета. Если в дороге возникли проблемы со связью, водитель всё равно сможет подписать ЭТрН. Как только связь вернется, система синхронизирует все данные.

• Оформляйте ДТП без паники и потерянных бумаг. Мобильное приложение автоматически зафиксирует номер машины, время и адрес происшествия по геолокации. Водитель сможет добавить фото с места, контакты участников и описание аварии. А логист получит мгновенное оповещение.