ЭТрН при самовывозе: когда нужна, как оформлять и кто подписывает

Что такое самовывоз и причем здесь ЭТрН

В грузоперевозках под самовывозом чаще всего понимают ситуации, когда продавец или покупатель самостоятельно везут груз в конечную точку. Например, это следующие сценарии:

• клиент приобрел товар и хочет забрать его сам — на собственных авто или силами наемного перевозчика;

• продавец оказывает услугу доставки до покупателя;

• владелец груза перемещает его с одного склада на другой.

Один из основных документов при автомобильных перевозках — транспортная накладная. Она подтверждает легальность транспортировки груза и служит основанием для учета расходов на логистику. С 1 сентября 2026 накладную разрешено оформлять только в электронном виде, такой документ называют электронной транспортной накладной (ЭТрН).

Необходимость формировать ЭТрН при самовывозе зависит от того, берет ли инициатор перевозки доставку полностью на себя или обращается к транспортной компании.

Когда нужна ЭТрН при самовывозе

Краткий ответ: электронная транспортная накладная нужна, если есть договор перевозки. Если же товар перемещают на собственном авто и без доплат, этот документ не оформляют.

Кто именно должен инициировать создание ЭТрН, а также заполнить и подписать титулы (файлы обмена), зависит от ролей.

Рассмотрим типовые сценарии самовывоза: кратко в таблице и подробнее — под ней.

Покупатель забирает товар собственным транспортом

Краткий ответ: ЭТрН не нужна.

Если клиент сам приезжает за товаром на собственном авто, договора перевозки нет, так как услугу транспортировки никто не оказывает. Значит, оформлять такой способ доставки с помощью транспортной накладной не нужно.

Если клиент забирает груз на корпоративной машине, он должен оформить путевой лист. Документ нужен, чтобы подтвердить легальность рейса, проведение мед‑ и техосмотров, а также затраты на топливо. Подробнее про путевые листы рассказали в отдельной статье.

Покупатель нанял перевозчика

Кратко: ЭТрН нужна.

Если для доставки товара от продавца покупатель нанимает транспортную компанию или ИП, он также заключает договор перевозки и оформляет транспортную накладную. Покупатель будет выступать в двух ролях — как грузоотправитель и грузополучатель. Порядок оформления ЭТрН при этом сценарии выглядит так:

1. Покупатель формирует титул 1 грузоотправителя. Заполняет фактические обстоятельства доставки — в частности, сведения об участниках, грузе, условиях договора перевозки. Подробнее о заполнении ЭТрН — в отдельной статье.

   Подписать титул 1 должен тот, кто производит погрузку товара в машину. Это может быть:

   • Покупатель или его уполномоченное лицо.

   • Продавец, если эта обязанность прописана в договоре купли‑продажи. Тогда покупатель должен направить ему предзаполненную ЭТрН в формате черновика, а продавцу останется только подписать первый титул как лицо, осуществляющее погрузку. Если обстоятельства на месте погрузки отличаются от описанных в ЭТрН, черновик можно отредактировать.

2. Водитель принимает груз и подписывает файл перевозчика — титул 2. Начинает доставку.

3. Покупатель принимает груз и подписывает файл грузополучателя — титул 3. Если к товару есть претензии, например, он приехал помятым или в неполной комплектации, на этом же этапе можно полностью или частично отказаться от него.

4. Водитель подтверждает выдачу груза в титуле 4 и завершает доставку.

Продавец доставляет товар собственным транспортом

Кратко: потребность в ЭТрН зависит от того, входит стоимость доставки в цену товара или это отдельная строка в счете. Разберем оба сценария.

Если доставка включена в стоимость товара, транспортная накладная не нужна. Продавец выступает в двух ролях одновременно: как отправитель и перевозчик. По закону договор перевозки нельзя заключить между одним и тем же лицом, поэтому оформлять ЭТрН не нужно.

Если доставка прописана отдельной строкой, покупатель нанимает продавца в качестве перевозчика, стороны заключают договор перевозки и оформляют ЭТрН. Порядок подписания будет выглядеть так:

• Продавец создает титул 1 грузоотправителя, заполняет его и подписывает.

• Продавец или его сотрудник‑водитель грузит товар в машину и подписывает титул 2 перевозчика.

• Покупатель принимает товар и подписывает титул 3 получателя.

• Продавец подписывает титул 4 о выдаче груза и завершает доставку.

Грузовладелец перевозит товар между складами

Кратко: ЭТрН не нужна.

Чтобы перемещать товар между своими складами, до склада временного хранения или другой точки своим автопарком, транспортная накладная не нужна. Как и в предыдущих сценариях доставки своим транспортом, владелец груза формирует только путевой лист.

Как начать работать с ЭТрН

Шаг 1. Оформите электронные подписи на руководителя и сотрудников. Первые лица компании вправе использовать только УКЭП.

Работники, которые отвечают за выдачу груза на доставку и его конечную приемку, могут подписывать ЭТрН с помощью УКЭП или УНЭП «Госключ». Дополнительно на них необходимо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) — без нее сотрудники не смогут подписать документ от лица компании или ИП.

Водителям достаточно ПЭП, которая представляет собой комбинацию из логина и пароля. Этот способ работает в паре с УКЭП руководителя или любого сотрудника. Например, подтвердить отметку водителя в ЭТрН может логист. Без этого шага документ будет считаться недействительным.

Для работы с электронной транспортной накладной не обязательно всегда быть у компьютера. Можно выпустить УКЭП прямо в телефоне, на бесконтактном NFC‑рутокене или настроить дистанционное подписание, чтобы оформлять ЭТрН со смартфона или планшета. Как это сделать, читайте в гайде по электронным подписям для ЭПД.

Шаг 2. Подключитесь к оператору ЭПД. Он поможет настроить систему для работы с ЭТрН — отдельный личный кабинет или интеграцию со сторонней учетной системой. Например, в системе Saby от оператора «Тензор» есть всё для оперативной работы с транспортными накладными:

• перенос данных для ЭТрН из заказа‑заявки;

• трехсторонний роуминг со всеми операторами — больше не нужно отправлять приглашения;

• приемка и выдача груза в мобильном приложении для водителей;

• прямая интеграция с 1C и SAP, а с другими системами — по API;

• чаты для общения с участниками перевозки;

• поддержка всех способов подписания — даже со смартфона и без интернета.

Шаг 3. Обучите сотрудников. В Saby есть бесплатные видеоинструкции по работе в личном кабинете и мобильном приложении.

ЭТрН без ошибок: практический курс от Saby

Эксперты помогут разобраться в новых правилах:

• Как оформлять ЭТрН, ЭПЛ и другие обязательные документы

• Как взаимодействовать отправителям, перевозчикам и получателям груза

• Что делать при нестандартных ситуациях

🔥 База знаний, чек‑листы и сопровождение в закрытом канале

Записаться на курс