ЭТрН для ресторанов, кафе и другого общепита с 1 сентября 2026 года
Если ресторан заказал продукты у поставщика и оплатил доставку — приемщику нужно подписать не только документ о приемке, но и электронную транспортную накладную (ЭТрН). Это требование закона, которое начнет действовать с 1 сентября 2026 года.
Разбираем, в каких случаях ЭТрН обязательна, а в каких — нет. И что заведениям нужно успеть настроить до сентября.
Что меняется с 1 сентября 2026 для общепита
Суть реформы. С 1 сентября все участники грузоперевозок обязаны обмениваться перевозочными документами в электронном виде (закон от 07.06.2025 № 140‑ФЗ). Среди них — электронная транспортная накладная (ЭТрН). Бумажные документы останутся только для исключений: сбои связи, чрезвычайные ситуации и т. д.
Что это значит для ресторанов, кафе, кейтеринга и любых других точек общепита. Если приезжает поставка и по ней оформлена ЭТрН, заведение автоматически становится участником электронного документооборота как грузополучатель. В таком случае необходимо электронно подтвердить получение продукции. Как это будет выглядеть на практике: продукты привезли на склад → приемщик сверяет поставку → если всё в порядке, подписывает ЭТрН электронной подписью.
ЭТрН не заменяет УПД или другой документ о приемке. Это электронная форма привычной транспортной накладной. Она подтверждает факт перевозки: кто отправил груз, кто его вез, куда доставил, кто принял.
Все ЭТрН попадают в государственную систему ГИС ЭПД. Там при проверках их смогут смотреть Ространснадзор, ФНС, МВД. У бизнеса прямого доступа к системе нет. Самостоятельно передавать файлы в ГИС ЭПД не нужно, это сделают операторы электронных перевозочных документов — сервисы, через которые участники перевозки обмениваются ЭТрН.
Входящие ЭТрН для грузополучателей — бесплатно
- Saby — аккредитованный оператор электронных перевозочных документов
- Личный кабинет для работы на компьютере и в мобильном приложении
- Интеграция с любой учетной системой
Когда заведение обязано работать с ЭТрН
Главный признак, когда требуется ЭТрН, — это факт коммерческой грузоперевозки. Даже если у ресторана нет прямого договора с перевозчиком, это не отменяет ЭТрН — подтвердить получение товара электронно всё равно нужно.
Важно не путать договор перевозки с договором поставки. Договор поставки регулирует отношения между заведением и поставщиком по поводу товара: его стоимость, количество, ассортимент. ЭТрН — это документ о перевозке товара, а не о его продаже.
Разберем основные сценарии:
| Ситуация | Нужна ли ЭТрН? |
| Поставщик выделил доставку отдельной позицией в счете, везет груз своим транспортом | Да, ресторан платит за доставку — это коммерческая перевозка |
| Поставщик включил доставку в стоимость товара, везет груз своим транспортом | Нет, потому что нет коммерческой перевозки |
| Поставщик нанял транспортную компанию, заключил с ней договор перевозки. Доставщик привез товар на склад ресторана | Да, это коммерческая перевозка |
| Ресторан забирает продукцию со склада поставщика и отвозит ее своим транспортом | Нет, это самовывоз |
| Ресторан нанимает перевозчика, чтобы забрать продукцию со склада поставщика | Да, ЭТрН нужна |
Подписывать ЭТрН нужно в момент разгрузки, когда водитель перевозчика еще не уехал. Приемщик должен проверить товар: совпадает ли количество, не повреждена ли упаковка или сам товар. Если всё хорошо, можно подписывать ЭТрН. Лучше, если это сделает кладовщик, бармен, су-шеф на складе, а не бухгалтер в отдаленном кабинете. Важно, чтобы сотрудник на месте сверил товар и сразу же подтвердил получение груза.
Если товар пришел с боем, пересортицей, недостачей — нужно зафиксировать расхождения. Не рекомендую принимать товар вслепую, так как аннулировать или отозвать ЭТрН нельзя. Важно оформить частичную приемку, например оставить отметку: «Принимаем 9 из 10 коробок, в одной коробке битый товар». В таком случае перевозчик подтвердит частичную выгрузку, а грузоотправитель создаст уведомление о переадресации. Водитель отвезет непринятый товар обратно, пока он еще находится в машине. Так всё будет оформлено корректно.
Если товар пришел с недостачей, ее нужно зафиксировать в акте о расхождениях. Приемщик должен не просто составить документ, но и внести его реквизиты в ЭТрН.
Неподписанная ЭТрН может обернуться для ресторана финансовыми рисками. Если получатель не подпишет ЭТрН, сделка не завершится. Это значит, что поставщик не сможет ее подтвердить при проверке ФНС. Сформировать документы на оплату тоже не получится — перевозка не считается завершенной. Груз формально останется недоставленным, а значит, поставщик не выполнил свои обязательства.
Если ресторан не будет подписывать ЭТрН, то рискует потерять контракты с поставщиками и деньги. Крупные оптовики уже сейчас включают в договоры пункты о финансовой ответственности грузополучателей. Если заведение систематически не подписывает ЭТрН, это создает проблемы для поставщика: налоговая может доначислить ему налоги и штрафы из-за отсутствия подтверждения перевозки. В такой ситуации поставщику проще отказаться от работы с рестораном.
Подписывайте ЭТрН в Saby в два клика
- Приемка накладной от водителя по QR‑коду
- Электронная подпись прямо в смартфоне
- Полная или частичная приемка поставки
- Переписка с бухгалтерией и поставщиком
В каких случаях ЭТрН не требуется
Есть ситуации, когда у бизнеса остается выбор: работать с электронными перевозочными документами или остаться на бумаге (приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262). Исключений много — приведем только те, которые актуальны для общепита:
- Перевозка для личных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью.
- Внутренняя перевозка, когда отправитель и получатель — это одно юрлицо. Например, ресторанная сеть перемещает товар между точками и нанимает для этого перевозчика.
- Отсутствует доступ к интернету, в том числе в населенных пунктах, где введены ограничения. Список сел и деревень, где нет связи, — в распоряжении Правительства РФ от 10.07.2025 № 1855-р.
- Участник перевозки технически не может обработать ЭТрН из-за компьютерных атак. Такой сбой должен быть зафиксирован официальной системой «ГосСОПКА».
Также бумажные накладные допустимы на территориях, где действует военное положение или чрезвычайная ситуация, проводят контртеррористические операции (КТО). В таких случаях важно учитывать, что послабление временное. Как только особый режим отменят, работать с ЭТрН необходимо в общем порядке.
Что нужно заведению для работы с ЭТрН
- Оформить электронные подписи для руководителей и сотрудников.
- Подключить личный кабинет для получения ЭТрН.
- Обучить приемщиков обрабатывать ЭТрН.
Документ может подтверждать руководитель — для этого нужна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Чтобы сотрудник мог подписывать ЭТрН за руководителя, на него необходимо оформить усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись, а также машиночитаемую доверенность (МЧД).
В Saby можно быстро оформить УКЭП и МЧД. Чтобы выпустить МЧД, достаточно выбрать сотрудника и отметить документы, которые он сможет подписывать за руководителя. Система автоматически зарегистрирует МЧД во всех необходимых госорганах.
Также доступна автоматическая выдача МЧД новым сотрудникам: достаточно один раз прописать полномочия для должностей, и Saby сам начнет выдавать доверенности после трудоустройства. Если сотрудник уволится, МЧД аннулируется автоматически.
Выпустить ЭП и МЧД на сотрудника
Подключить личный кабинет можно бесплатно — просто авторизуйтесь в Saby. Если работаете с первичкой в другой учетной системе — наши специалисты настроят интеграцию.
Если уже работаете в Saby Presto, то настраивать ничего не нужно — ЭТрН будут отображаться во входящих документах, без дополнительных подтверждений и настроек. При этом можно подписывать как избранные ЭТрН, так и все сразу. Например, если ресторану придет сборный груз, можно выбрать нужные документы и подтвердить приемку сразу от нескольких поставщиков в один клик. Это сэкономит время и приемщика, и водителя.
В мобильном приложении Saby приемщик прямо со своего телефона может смотреть и подтверждать документы. Сотрудник точно не запутается: в личном кабинете появится отдельный раздел «ЭТрН».
Когда документ поступил, сотруднику не придется самому заполнять сведения о прибытии и убытии с выгрузки — Saby подтянет данные автоматически. Приемщику останется только указать фактическое количество груза и его состояние:
ЭТрН без ошибок: практический курс от Saby
Эксперты помогут разобраться в новых правилах:
- Как оформлять ЭТрН и другие обязательные документы
- Как взаимодействовать отправителям, перевозчикам и получателям груза
- Что делать в нестандартных ситуациях
- Возможности интеграции с 1С, SAP и по API
🔥 База знаний, чек‑листы и сопровождение в закрытом канале
