Ускоряет работу с товарами и документами: топовые фичи приложения Saby Docs
Типичные ситуации:
- 🙄 Товаровед не видит в программе актуальные остатки по позициям, потому что бухгалтер не успевает вносить по 100 накладных за день.
- 😬 Пересчитываем склад и торговый зал по 3 раза, потому что постоянно не сходятся остатки.
- 😑 Покупатели жалуются, что на ценниках указана одна цена, а пробивают на кассе по другой — дороже.
Всех этих и других проблем легко избежать, внедрив Saby Docs. Разбираем кейсы работы мобильного приложения в процессах магазина.
Saby Docs — бесплатное приложение для смартфонов и терминалов сбора данных (ТСД). Позволяет работать со складскими документами и товарами прямо с мобильного устройства, а все данные автоматически синхронизируются с торговой программой Saby Retail. Устанавливается на Android и iOS.
🔥 Ускоряет приемку товаров, обработку документов, инвентаризацию. Минимизирует ошибки сотрудников. Экономит на оборудовании: достаточно смартфона для всех операций.
Что умеет Saby Docs
Вскрытие пивных кег
Чтобы оформить вскрытие кеги с пивом и отчитаться об этом в «Честный знак» и ЕГАИС, кассиру не придется перетаскивать кегу к кассе с 2D‑сканером. Достаточно сканировать код маркировки смартфоном через приложение Saby Docs, добавить срок годности пива и нажать кнопку «Вскрыть». Данные автоматически улетают в обе госсистемы 👌
Распознавание бумажных документов со смартфона
С Saby Docs время обработки бумажных документов сокращается в разы. Бухгалтеру не придется вручную вбивать данные по каждой поставке товаров, всё гораздо проще. Надо только сфотографировать документ камерой смартфона через приложение. Программа сама создаст электронный документ и подтянет в него все данные: тип документа, контрагента, номенклатуру из каталога и количество, название организации, склад.
🔥 Обработка даже многостраничной накладной займет всего несколько секунд.
Распознает первичку нейросеть. С каждым новым документом она учится делать это всё лучше и лучше. Может справляться даже с нестандартными формами и фото низкого качества. Накладные, акты, УПД, счета‑фактуры, чеки — приложение обработает любой документ.
Изначально, когда мы начинали работать, распознавались только ТОРГ‑12. Сейчас система понимает накладные различного формата, которые у разных поставщиков отличаются.
На 11 магазинов в день приходит и по 100, и по 200 накладных. Оператор закидывает скан в программу — там всё автоматически распознается, формируется накладная, подтягиваются реквизиты поставщика, все данные привязываются к нашему каталогу.
Также накладную можно распознать через мобильное приложение: сфотографировать — и она автоматически отразится в программе.
Проверка кодов маркировки
В законодательстве нет требования сканировать каждый код маркировки при приемке. Но такая проверка убережет ваш бизнес от проблем при дальнейшей реализации товаров.
Пример ситуации, когда возникла проблема с кодами маркировки
В магазин привезли 10 пачек сливочного масла. Приемщик их не проверил, на баланс магазина в «Честном знаке» зачислились 10 кодов маркировки. Товаровед выложил эти пачки масла на полку.
⛔️ При сканировании кода касса заблокировала продажу масла из этой партии.
Оказалось, коды маркировки в УПД и на пачках не совпали. Сливочное масло, предназначенное магазину по кодам в УПД, фактически уехало в другую точку продаж. А те коды, которые стоят сейчас на полке, не числятся на балансе магазина в «Честном знаке».
Может произойти ошибка и при отгрузке: бухгалтер поставщика оформил в документе одни коды, а кладовщик отгрузил не те пачки для магазина.
Рекомендуем проводить хотя бы выборочную проверку: отсканировать код на товаре и посмотреть, есть ли он в документе. Вторая проверка — корректны ли сами коды в УПД (например, они могут быть не введены в оборот или не читаться).
☝️ Коды необходимо проверить до того, как вы утвердили УПД. Если есть проблемы, сообщаем бухгалтеру поставщика — он исправит УПД, и не придется потом оформлять корректирующие документы.
Если складской учет и работу с госсистемами ведете в Saby, процесс выглядит так. На телефоне или ТСД приемщика установлено приложение Saby Docs. Приемщик открывает входящее поступление и «пикает» код маркировки.
И сразу на экране видит — есть этот код в документе или нет:
Наполнение кодами маркировки любого документа
Разберем на примере кейса оптово‑розничных продавцов бутилированной воды. Водитель‑экспедитор развозит воду ежедневно в 40 розничных точек, на каждую приходится по 3–5 бутылок.
При отгрузке со склада УПД не наполняют кодами, а готовят черновик документа. В нем указаны позиции и их количество. Машину нагружают нужным количеством товара и отправляют на точки.
При каждой выдаче водитель сканирует коды маркировки с бутылок камерой телефона, используя приложение Saby Docs. Так УПД наполняется кодами, которые по факту получает магазин, а водитель отправляет итоговый документ по ЭДО через приложение Saby Docs.
Быстрая инвентаризация без ручного подсчета
Инвентаризация «по старинке» с бумажными описями — это отдельная боль, особенно для магазинов с большой номенклатурой. Используя Saby Docs, в разы ускоряем подсчет остатков и исключаем человеческий фактор.
💄 Разберем на примере магазина косметики. Если считать товар «глазами», есть риск перепутать, например, оттенок помады или шампунь и бальзам из одной линейки. Итог: остатки не бьются и надо проверять заново.
С приложением трудозатраты сокращаются в разы. Мы сканируем штрихкод товара, и он сразу фиксируется в описи, которая до проверки загружается на смартфон или ТСД из торговой программы или создается в самом приложении.
Когда «пропиканы» все товары, программа сама сличит, сколько числится по учету, а сколько фактически в торговом зале и на складе. Сразу покажет, где излишек, а где недостача. И нужно перепроверить только эти позиции.
Не надо искать в бумажной описи позиции, вручную вносить их количество, повторно «крыжить» при отклонениях. Всё автоматизировано.
Для проверки можно выбрать как всю номенклатуру, так и раздел каталога и отдельные позиции, чтобы не закрывать весь магазин на пересчет.
Несколько сотрудников могут одновременно наполнять один документ инвентаризации или работать каждый в своем — их потом легко свести в общую опись.
Мы провели челлендж на складе: бумага и сканер vs приложение Saby Docs. Что из этого получилось, смотрите в видео:
🔥 Сократили время на инвентаризацию: вместо недели на 12 точек весь процесс занимает 4‑5 часов.
Это в свою очередь позволило сразу видеть актуальные остатки и планировать закуп, своевременно заказывать недостающий или заканчивающийся товар. Вовремя видим недостачи магазинов, и тем самым потери по сети свели практически к нулю.
Ревизию теперь проводим в реальном времени прямо в магазине. Не ездим по точкам при инвентаризации и не собираем всё на бумаге. Проверку ускорило приложение Saby Docs. Еще экономим часы на перемещении товаров между складами.
Дмитрий Борзаков, программист сети магазинов «Сельский фермер». 12 продуктовых магазинов в Ростовской области, г. Сальск
Легкая переоценка товара и мгновенный контроль остатков на полках
В Saby Docs встроен прайс‑чекер для мгновенной проверки цены. Товароведу или продавцу достаточно сканировать штрихкод с товара, чтобы понять — актуальная стоимость указана на ценнике или его надо срочно заменить. На экране сразу виден и остаток товара.
Если в торговой программе цена товара изменилась, то она автоматически пробрасывается в информацию штрихкода. Поэтому сотрудник сразу увидит расхождение, «пикая» код.
Если вы находитесь далеко от магазина, то остатки можно посмотреть через приложение. Например, это удобно руководителю магазина при закупках: прямо на оптовой базе можно свериться с актуальными остатками и понять, сколько и чего надо заказать.
Иногда работники не могут найти какой‑то товар, но приложение Saby Docs помогает: даже находясь за рулем, я могу быстро проверить наличие позиции и подсказать сотрудникам.
Андрей Петросян, управляющий магазина «Деталька»: продажа электротехнических и бытовых товаров в Анапе
Все складские операции и отправка документов по ЭДО
В Saby Docs можно работать со всеми складскими операциями: принимать поступления, проверять акцизные марки на крепком алкоголе, перемещать товары между складами, оформлять реализацию, списание, акты выпуска или разбора.
У нас получилось автоматизировать и упростить приемку алкоголя и сигарет. Когда не надо бежать к компьютеру, а мы берем терминал, открываем на нем документ и проверяем акцизные марки или маркировку на сигаретах. Таким образом мы полностью сканируем документ и его подтверждаем.
- Оформление заказа поставщику. Если заканчивается товар, его легко заказать из приложения. Для этого найдите поставщика в списке, добавьте позицию из каталога и укажите количество. Или отсканируйте штрихкод, чтобы он автоматически попал в заказ. Заказ можно отправить по ЭДО, на email или в мессенджер.
- Добавление товара в каталог. Когда появился товар, которого нет в каталоге, можно добавить его через приложение, даже не уходя со склада. Нужно что‑то изменить в карточке существующей позиции? Например, изображение товара. Тоже не проблема: в Saby Docs это делается за несколько кликов.
- Сопоставление позиций. Если в каталоге магазина позиция значится как «Молоко Пискаревское 900 мл 3,5% жирности», а в документах поставщика указано «Молоко 3,5% жирн. 900 мл», Saby Docs сопоставит позиции и отразит приход по нужному артикулу.
- Подписание документов ЭЦП. В приложении можно подписать электронной подписью, а также доверить подписание другому человеку.
Прокачайте процессы магазина с Saby Docs
Нужен ТСД для магазина? Подберем подходящий под ваши задачи
Видеоматериалы по теме
