ЭТрН для розницы: оформление и порядок работы с 1 сентября 2026 года

Нужно ли магазину работать с ЭТрН: краткий ответ

Рознице необходимо работать с ЭТрН в следующих ситуациях:

• Поставщик нанимает перевозчика для доставки товаров.

• Поставщик везет товар своей машиной, но выделяет стоимость доставки в договоре и документах поставки отдельной строкой как услугу.

• Магазин сам нанимает машину сторонней компании или ИП, чтобы забрать товар от поставщика самовывозом, перевезти товар между своими точками или складами.

Магазины обязаны подписывать электронные транспортные накладные, принимая поставки товаров и перевозя товары силами перевозчиков. Это предусмотрено в п. 2 ч. 1 ст. 18.1, ч. 1 ст. 2 закона № 259‑ФЗ (в редакции закона 140‑ФЗ). Подпись магазина как получателя или отправителя груза — неотъемлемая часть транспортной накладной. Требование касается всех форматов розницы: и крупный супермаркет, и магазин у дома, и островок в ТЦ, и киоск на рынке.

Дальше разберем сценарии оформления и подписания накладной.

Что такое ЭТрН

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) заменяет собой бумажную транспортную накладную. Ее задача — зафиксировать, что услуга перевозки груза оказана и товар доставлен получателю, а также отразить изменение условий доставки (например, замену адреса для разгрузки машины).

ЭТрН состоит из титулов. Это файлы обмена, которые последовательно оформляют и подписывают участники в цепочке доставки: грузоотправитель, перевозчик, получатель товара. Четыре обязательных титула транспортной накладной привели в таблице:

Вы как грузополучатель будете видеть онлайн текущий статус ЭТрН — на каком этапе находится доставка груза.

Что нужно магазину для работы с ЭТрН

Для правильной организации работы с ЭТрН важно убедиться, какая роль вашего магазина в цепочке грузоперевозки:

Решения Saby для оформления ЭТрН:

• Входящие транспортные накладные — бесплатно: можно получать документы от любых контрагентов и зарегистрировать до 5 пользователей.

• Сервис для формирования и отправки ЭТрН — от 1 500 ₽/год (от 200 документов).

• Бесплатное мобильное приложение Saby Docs для подписания ЭТрН и других документов (скачать). Устанавливается на смартфоны и терминалы сбора данных (ТСД).

• Получение УКЭП и МЧД во всех регионах страны (оформить за 15 минут).

Что важно сделать для работы с ЭТрН. Определите ответственных сотрудников, кто будет подписывать ЭТрН. Оформите подписи и МЧД. Обучите команду. Убедитесь, что ваши контрагенты готовы работать по новым правилам. Согласуйте с ними первые поставки и особенности оформления документов.

Как принять товары от поставщика

Магазин может принять поставку по ЭТрН полностью, частично или отказаться от всей партии товаров. Если у вас ЭДО от Saby, вам не требуется ничего настраивать — вы уже готовы получать транспортные накладные и оформлять их в зависимости от ситуации на выгрузке. Документ по умолчанию придет в раздел «Документы/Входящие».

В Saby реализовано бесплатное мобильное приложение для грузополучателей Saby Docs: в нем руководитель и сотрудники магазина работают с ЭТрН и подписывают свой этап. Особенно актуален кейс, когда у кладовщика нет компьютера на месте разгрузки, чтобы поставить подпись в момент приемки. Благодаря приложению переход на ЭТрН не требует дополнительных затрат на оснащение рабочих мест. Следить за статусом доставки и подписывать накладную также можно через личный кабинет Saby на компьютере.

Удобная фича для ритейла: приложение устанавливается на ТСД, и в нем можно обрабатывать все входящие документы по маркированным товарам и алкоголю.

Как происходит обмен входящими ЭТрН в Saby для розницы:

1. Как только перевозчик забирает товар, система отправляет ЭТрН магазину. Помимо обязательного набора титулов, полей и функций в документе от Saby предусмотрено много удобных фишек: чат с водителем, распознавание аудио, видеосообщения, автозаполнение титула, удобный архив.

2. В момент приемки сотрудник магазина в приложении Saby Docs сканирует QR‑код, который показывает водитель, или находит нужную ЭТрН в разделе транспортных накладных. В один клик вносит информацию о выгрузке товара (автоматическое заполнение на основании данных отправителя), заполняет поле «Состояние» (например, пишет «без нареканий») и подписывает транспортную накладную (другие сценарии визирования документа разберем дальше). В поле для комментариев можно добавлять, например, фото поврежденных товаров и фиксировать причины, по которым груз придется вернуть поставщику полностью или частично.

Так выглядит в Saby информация обо всех этапах ЭТрН и титул 3 при обработке из личного кабинета:

В Saby вы сможете:

• Связывать ЭТрН с УПД от поставщика и проваливаться из документа в документ.

• Просить поставщиков добавлять сопроводительные документы.

• Видеть статус перевозки и переписываться со всеми его участниками (например, отправить водителю геолокацию и фото места, куда надо подъехать на разгрузку).

• Запросить у поставщика фото товара перед его погрузкой.

• Одним кликом подписать несколько ЭТрН, например, когда один перевозчик привез товары от нескольких поставщиков.

Сценарии, когда магазин использует в работе разные программные решения:

Дополнительные сценарии работы с ЭТрН для получателя. До тех пор, пока груз не доставлен, перевозчик вправе заменить транспорт и водителя. Вы получите об этом уведомление при обработке этапа «Эстафета». Такое уведомление важно, когда, например, нужно оформить пропуск на территорию для разгрузки.

Второй сценарий — создание уведомления о переадресовке. Например, в ходе рейса стало понятно, что один склад перегружен и надо срочно переправить товар на другую точку. Нужно указать причину, новый адрес и нового грузополучателя, если он поменялся. Перевозчик должен подтвердить уведомление, оформить переадресовку и отвезти товар на указанный адрес.

Получатель может оформить уведомление о переадресовке, только если такой сценарий предусмотрел отправитель при создании ЭТрН.

Виды электронных подписей и сценарии подписания накладной

Перевозочные документы разрешено подписывать двумя способами:

• Усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) на носителе Рутокен. Оформляется на директора юрлица или ИП.

• Подписью Госключ (оформляется бесплатно через «Госуслуги»).

Если электронные перевозочные документы визируют сотрудники магазина (управляющие, товароведы, продавцы), то необходимо оформить на них электронные доверенности (МЧД).

В Saby предусмотрены разные сценарии подтверждения накладной, которые экономят ресурсы и ускоряют процессы:

Важно: ЭТрН необходимо подписать в момент приемки. Перевозчик не должен уезжать, пока получатель не примет груз.

Получайте ЭТрН бесплатно в Saby Retail

• Торговая программа со встроенным ЭДО, маркировкой и ЕГАИС

• Разные сценарии подписания документов и приемки товаров

• Все операции и учет в одном окне, без переключения между разными сервисами

Проконсультируем по ЭТрН и другим процессам

Оставить заявку

Как оформить документы, нанимая машину перевозчика

При самовывозе от поставщика и перевозке между своими точками или складами магазину необходимо:

• Заключить договор перевозки груза с транспортной компанией. Это делается путем отправки перевозчику электронного заказа‑заявки.

• Сформировать ЭТрН в качестве грузоотправителя. В документе магазин будет указан и как грузоотправитель, и как грузополучатель, поэтому подписывать надо титул 1 и титул 3. Как создать ЭТрН в Saby: короткая видеоинструкция.

Обращайте внимание на то, кто несет ответственность за погрузку:

1. Когда погрузку осуществляет поставщик, и это включено в его договор купли‑продажи, он должен подписать ЭТрН — восьмой раздел накладной как ЛОП (лицо, осуществляющее погрузку).

   Черновик самой ЭТрН удобнее создавать покупателю, а на подписание поставщику выслать его с помощью функционала отправки черновика (эта операция не тарифицируется).

   

   

2. Когда поставщик отказывается нести ответственность за погрузку (не предусмотрено договором купли‑продажи), то в этом случае покупатель должен направить своего экспедитора для проверки груза и подписания погрузки или может подписать документ на доверии.

   В Saby TMS вы сможете в несколько кликов оформлять все электронные перевозочные документы как грузоотправитель. Есть коробочные решения для быстрого внедрения.

Когда не требуется оформлять ЭТрН

Минтранс выпустил приказ № 262 от 01.06.2026 с перечнем случаев, когда вместо ЭТрН разрешено оформлять бумажную накладную (но электронная также допустима). Для розничных продаж актуальны:

• Доставка товара физлицу. Поэтому интернет‑магазины могут не оформлять ЭТрН, нанимая транспортные компании для доставки покупателям.

• Перевозка осуществляется на территории, где введены особые условия: военное положение, КТО, ЧС.

• Если магазин или поставщик находится в регионах, где отсутствует интернет (по распоряжению 1855‑р).

• Участник перевозки находился под DDoS‑атакой во время погрузки или выгрузки, и это подтверждено официальной системой обнаружения «ГосСОПКА».

Кроме этого ЭТрН не нужна:

• Когда поставщик везет на своей машине и стоимость перевозки включена в цену товара (не выделена отдельно в документах).

• Магазин перевозит товары своим автотранспортом.

• В случае внутренних перевозок между филиалами или при самовывозе. В обоих случаях отправитель и получатель в ЭТрН — одно лицо. Это самые простые сценарии автоперевозки, и мы рекомендуем начинать переход на ЭТрН именно с них.

Что грозит магазину за неподписание ЭТрН

Ответственность грузополучателя, если не подписать электронную транспортную накладную, пока не предусмотрена законом.

Однако от подписания накладной магазином зависят финансовые последствия для поставщика и перевозчика. Незакрытая всеми подписями ЭТрН означает, что документ не имеет юридической силы. Как следствие: перевозчик не получит оплату (услуга считается неоказанной), поставщик не сможет принять расходы на доставку к налоговому учету. Это приведет к тому, что поставщики начнут включать в договоры поставки условия о финансовой ответственности получателей товаров за неподписание ЭТрН. Также возможны отказы в поставках.

Еще один аспект: транспортные накладные могут запрашивать в рамках камеральной проверки грузополучателей. Именно эти документы могут доказать факт совершенной сделки.