Экспедиторская расписка: зачем нужна, как заполнять и когда переходить на электронный формат
Экспедиторская расписка — это документ, который подтверждает, что экспедитор принял груз и несет за него ответственность в пути. Она содержит информацию об экспедиторе, заказчике перевозки, грузоотправителе и самом грузе. С 1 сентября 2026 оформлять экспедиторскую расписку можно только электронно. В статье расскажем, как перейти на электронные экспедиторские расписки и заполнять их без ошибок.
Что такое экспедиторская расписка
Экспедиторская расписка — документ, который подтверждает факт выдачи груза экспедитору и переход ответственности за товар к нему. Ее оформляют, когда экспедитор принимает груз во владение. Расписка также является одним из обязательных экспедиторских документов, которые сопровождают договор транспортной экспедиции.
Экспедитор формирует расписку и выдает ее клиенту в момент приемки груза. Заказчику при этом не нужно подписывать документ и направлять уведомление о получении.
Для чего нужна экспедиторская расписка
Основная цель экспедиторской расписки — подтвердить, что экспедитор принимает товар на определенных условиях и обязуется проследить, чтобы он дошел до конечного грузополучателя без повреждений. Дополнительно она выполняет следующие функции:
- Подтверждает траты. Расписку можно использовать как основание для учета расходов на логистику.
- Используется для налоговой. Согласно письму Минфина от 31.03.2017 № 03-03-06/1/18858, заказчик вправе подать экспедиторскую расписку, чтобы признать расходы для уменьшения налога на прибыль и для вычетов по НДС.
- Служит аргументом в суде. Так, если груз повредился в дороге, клиент сможет доказать, что экспедитор как ответственное лицо должен был обеспечить конкретные условия перевозки. А экспедитор — подтвердить свои зоны ответственности, если груз пострадал не по его вине.
Хотя по закону экспедитор должен выдать клиенту расписку при приеме груза, если этого не сделать, сделка не обнулится. Но есть риски — например, будет сложнее доказать вину одной из сторон в случае, если груз потеряли или повредили.
Чем экспедиторская расписка отличается от транспортной накладной
И экспедиторскую расписку, и транспортную накладную оформляют при заключении договора транспортной экспедиции. Оба документа подтверждают факт перевозки конкретного груза, однако в сущности они разные. Подробное сравнение — в таблице:
| Экспедиторская расписка | Транспортная накладная | |
| Что подтверждает |
| Заключение договора перевозки |
| Кто формирует | Экспедитор | Грузоотправитель |
| Когда нужен | Если экспедитор принимает груз во владение | Если это коммерческая автоперевозка груза — с экспедитором или без него |
| Какие сведения содержит | О клиенте, экспедиторе и грузоотправителе, грузе, упаковке, требованиях к условиям перевозки | О грузе, всех участниках перевозки, транспорте, подробном маршруте, сопроводительных документах, условиях, сроках, стоимости услуг и порядке расчетов |
Как заполнить экспедиторскую расписку
Экспедиторскую расписку можно формировать электронно или на бумаге. В бумажном виде документ составляют в двух экземплярах: один — для экспедитора, второй — для заказчика. Образец готового бланка можно скачать из приложения к Порядку оформления экспедиторских документов, утвержденного приказом Минтрансом.
Документ формирует и подписывает экспедитор. В бумажной экспедиторской расписке он заполняет следующие поля:
| Реквизиты экспедиторской расписки | Обязательность поля | Что указать |
| Дата | ✔️ | Когда экспедитор выдал расписку клиенту |
| Номер | ✔️ | Внутренний порядковый номер документа, который экспедитор присваивает в соответствии со своей внутренней системой нумерации |
| Грузоотправитель | ✔️ |
|
| Клиент | ✔️ | |
| Экспедитор | ✔️ | |
| Страна происхождения товара | ✔️ | Где произведен груз |
| Товарный код | ❌ |
|
| Маркировка | ❌ | Специальные пометки в соответствии с ГОСТ 14192‑96 |
| Количество мест, вид упаковки | ✔️ | Число грузомест и способ доставки груза — например, насыпью, наливом, навалом, в ящиках, коробках |
| Вес брутто, нетто | ✔️ | Вес груза с упаковкой и без |
| Объем | ✔️ | Объем груза с упаковкой |
| Стоимость | ❌ | Объявленная ценность груза — ее можно посмотреть, например, в счетах на оплату или в ТОРГ‑12 |
| Размер упаковки | ✔️ | Габариты и вес |
| Условия | ✔️ | Условия передачи груза и обязательства экспедитора |
| Особые отметки | ❌ | Любые особенности доставки и свойства груза — например, температурный режим, защита от света и влаги, требования к машине и крепежам, хрупкость или взрывоопасность товара |
| Подпись экспедитора | ✔️ | Личная подпись экспедитора или его уполномоченного, расшифровка |
Как оформить электронную экспедиторскую расписку
Электронная экспедиторская расписка (ЭЭР) — это цифровой документ, который подтверждает, что экспедитор принял груз у клиента или указанного им грузоотправителя. Она эквивалентна бумажному аналогу и имеет ту же юридическую силу благодаря электронной подписи. Для подписания ЭЭР подойдет:
- усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) — если подписывает экспедитор;
- усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) — если подписывает уполномоченное лицо.
С 1 сентября 2026 экспедиторские расписки можно создавать только в электронной форме. Чтобы перейти на цифровой формат, необходимо обратиться к оператору ЭПД. Он настроит среду, где экспедитор сможет создавать, заполнять, подписывать документы и передавать их клиентам.
Как заполнить электронную экспедиторскую расписку — на примере личного кабинета Saby TMS от оператора ЭПД «Тензор»:
Шаг 1. Создать расписку. Сделать это можно двумя способами:
- Связать с электронным поручением экспедитору. Сведения об экспедиторе, клиенте, грузоотправителе и самом грузе система подставит автоматически из поручения. При необходимости их можно скорректировать.
Создать как новый документ, а данные о грузе заполнить вручную.
Шаг 2. Заполнить данные об участниках по строкам:
- «Экспедитор» — система подтянет сведения автоматически.
- «Клиент» — данные можно выбрать из встроенного справочника. А если расписка привязана к поручению, система перенесет их из связанного документа.
- «Отправитель» — тоже можно заполнить вручную, из справочника или по данным из поручения.
Шаг 3. Зафиксировать дату и время приемки. А также роли тех, кто участвует в передаче груза, в следующих строках:
- «Погрузил» — кто выдает товар.
- «Принял» — кто принимает груз на доставку.
Шаг 4. Внести дополнительные сведения. Например, состояние тары, упаковки, маркировку, требования к машине.
Шаг 5. Заполнить сведения о грузе. Если расписка привязана к электронному поручению, данные подтянутся автоматически.
Если по расписке экспедитор принимает только часть груза, указанного в поручении, он может удалить ненужные строки.
Шаг 6. Подписать электронную экспедиторскую расписку и отправить клиенту. На этом обмен завершается.
🔥 Какие еще экспедиторские и транспортные документы становятся электронными:
- Транспортная накладная
- Поручение экспедитору
- Заявка на перевозку груза
- Путевой лист — для перевозчиков маркированного алкоголя и спиртосодержащей непищевой продукции
Кто и сколько хранит экспедиторскую расписку
Экспедиторская расписка остается у заказчика транспортной экспедиции до конца перевозки. Далее документ нужно хранить в архиве в течение 5 лет, а после — уничтожить. Если экспедиторская расписка изначально составлялась на бумаге, заменить ее сканом нельзя, нужен оригинал.
Электронную экспедиторскую расписку также хранят в течение 5 лет:
- на сервере оператора ЭПД — экспедитор и клиент в любой момент могут получить доступ к документу через электронный архив;
- в государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
- Экспедиторские документы в одном окне
- Электронные транспортные накладные и путевые листы
- Учет топлива и управление автопарком
Частые ошибки при оформлении экспедиторской расписки
Указан неверный грузополучатель. Например, это могут быть ошибки в наименовании организации, ИНН, адресе или контактных данных. Такое бывает, если в ходе доставки груз принимают несколько получателей. В расписке нужно указывать только конечного.
Ошибка в подписи. Нет подписи экспедитора и (или) ее расшифровки.
Расхождения по весу. Вес, объем товара и количество грузомест в расписке не совпадают с фактическими данными или транспортной накладной.
Неполное описание груза. Например, экспедитор указал общие формулировки без точного наименования товаров, типа упаковки или характеристик груза.
Пропущены особые условия перевозки и отметки. Хотя эта строка в экспедиторской расписке необязательная, лучше подробно заполнить особенности груза и требования к его содержанию во время доставки, чтобы сохранить его целостность и избежать претензий от клиента.
Обратите внимание: в готовую экспедиторскую расписку нельзя вносить исправления. Если в документе есть ошибки, его нужно оформить заново.