Электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Электронный транспортный документооборот — важный этап развития ЭДО в России, особенно для сферы B2B. ЭТрН становится одним из самых популярных и запрашиваемых компаниями документов. В этой статье мы подробно расскажем об электронной транспортной накладной и ответим на частые вопросы бизнеса.
Что вы узнаете
Нормативная база и хронология изменений
Эксперимент Минтранса по переводу транспортных накладных в электронный формат прошел еще в октябре 2020 года. Он был признан удачным, и 1 января 2021 года в силу вступило Постановление Правительства № 2200. Этот документ закрепил возможность использовать электронные накладные наравне с бумажными. В Устав автомобильного транспорта также внесены изменения законом от 02.07.2021 № 336-ФЗ.
Электронные транспортные накладные с 2022 года:
1 января Постановлением Правительства № 2116 вступили в силу изменения в правилах перевозки грузов автомобильным транспортом.
11 января приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ утвержден формат электронной транспортной накладной.
С 1 марта до 1 сентября длится переходный период: участники грузоперевозок могут протестировать возможности электронного документооборота и оформлять ЭТрН в удобном для себя формате.
С 1 сентября ЭТрН можно использовать только в формате, утвержденном ФНС.
Что представляет собой ЭТрН
Электронная транспортная накладная — аналог бумажной и выполняет те же функции: подтверждает заключение договора на транспортно-экспедиторские услуги и расходы на логистические услуги. Утвержденная форма ЭТрН выглядит так.
ЭТрН создают в информационной системе и заверяют квалифицированной электронной подписью. Документ содержит 4 основных титула:
- От грузоотправителя со сведениями об участниках перевозки, условиях договора перевозки, водителе, грузе, сопроводительных документах.
- От перевозчика со сведениями о приеме груза.
- От грузополучателя со сведениями о приеме груза, характеристиках принятого груза и обстоятельствах приемки.
- От перевозчика о сдаче груза грузополучателю.
Дополнительные титулы формируются, если меняется пункт доставки, водитель, транспортное средство или стоимость перевозки.
Как работает ЭТрН
Типовая схема выглядит так:
- Грузоотправитель создает транспортную накладную в своей учетной системе, подписывает квалифицированной электронной подписью (КЭП) и отправляет по ЭДО. ЭТрН приходит транспортной компании, грузополучателю и водителю в мобильное приложение.
- Водитель принимает груз и прямо с телефона подтверждает приемку — подписывает ЭТрН квалифицированной электронной подписью (КЭП) или мобильной (МЭП).
- Грузополучатель при получении груза подтверждает приемку и тоже подписывает накладную КЭП.
- Водитель подтверждает передачу груза в приложении, снова подписывает ее КЭП или МЭП.
- Транспортная компания заверяет подписанную накладную КЭП. В итоге у всех участников есть транспортная накладная со всеми подписями.
В зависимости от обстоятельств сценарий доставки может меняться.
С 1 сентября 2022 работает ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. В нее попадают все перевозочные документы, оформленные через ЭДО. На сайте Минтранса есть список операторов ЭДО, которые работают с ГИС ЭПД.
Кто должен работать с ЭТрН
Пока обязанности переходить на электронные транспортные накладные нет ни у кого — дело добровольное. Массовый переход на ЭТрН планируется не раньше 2023 года.
Кому выгодно перейти на ЭТрН уже сейчас:
- логистическим, экспедиторским, транспортным компаниям;
- крупным грузоотправителям и грузополучателям;
- компаниям, которые активно пользуются ЭДО в бизнес-процессах.
Очевидно, что в необкатанном проекте законодательство очень подвижно. Первые участники станут помощниками власти и в опытной эксплуатации подскажут, как удобно организовать процесс. Они же быстрее адаптируются к новым нормам и обучат сотрудников. Поэтому если вы тесно связаны с грузоперевозками, рекомендуем присоединиться к ЭТрН.
Что нужно для работы с ЭТрН
- Приобрести КЭП для сотрудников, которые будут отвечать за отгрузку и приемку: кладовщиков, экспедиторов. Водители могут использовать простую подпись с последующим обязательным заверением ее КЭП перевозчика. Выдачей КЭП занимается УЦ Тензор.
- Подключиться к ЭДО — отлично подойдет СБИС. Минтранс формирует реестр операторов, которые смогут отправлять ЭТрН в ГИС ЭПД.
- Заключить соглашения об обмене электронными документами. Их нужно два: первое — между грузоотправителем, транспортной компанией и грузополучателем, второе — между транспортной компанией и водителем.
- Проверить наличие необходимой техники. У водителей должны быть смартфоны или планшеты, на складах — планшеты или компьютеры с доступом к программе оператора ЭДО.
Плюсы работы с ЭТрН
- Отказ от бумаги. Один документ может занимать 100–150 листов, а напечатать его нужно в трех экземплярах — это дорого и неудобно. Для ЭТрН бумага не потребуется.
- Ускорение процесса взаиморасчетов. Водителю не придется везти бумаги в офис для оформления в бухгалтерии и передачи заказчику.
- Онлайн-контроль доставки. Статус прохождения документа видят все участники доставки. Отправитель сразу узнает о доставке груза и подписании транспортной накладной.
- Электронное хранение. Складывать где-то кипы документов и при необходимости искать нужную бумажку — большая проблема. ЭТрН не нужно физическое место для хранения, а найти документ в электронном архиве можно за секунды.
Как проходить проверки
В ФНС
В случае с ЭТрН вопрос налоговых проверок решается легко. Вам не придется копаться в бумажных архивах, чтобы найти запрошенные документы: ФНС сама обращается к ГИС ЭПД и получает оттуда все необходимое. Если по ЭТрН возникают вопросы, налоговая отправляет вам запрос на пояснение. Ответить на него также можно по ЭДО с заверением электронной подписью.
В ГИБДД
Пока у ГИБДД нет доступа к ГИС ЭПД, поэтому водителю необходимо возить с собой бумажный экземпляр ЭТрН и показывать в случае остановки. МВД уже взаимодействует с Минтрансом по интеграции своей информационной системы с ГИС ЭПД.
На стороне СБИС уже реализован функционал для предоставления данных по перевозкам сотрудникам ГИБДД. Можно сгенерировать QR‑код в накладной, по которому можно получить актуальную информацию о перевозке. Подробнее — в инструкции.
Частые вопросы
-
Когда будет роуминг?
Реестр операторов, но точные сроки пока не установлены. СБИС готовится к роуминговому обмену. Ждем реализации роуминга от других операторов.
-
Как планируется организовать обмен ЭТрН с физлицами?
Нормативные акты не запрещают физлицам работать с ЭТрН. Для этого тоже требуется подключиться к СБИС или другому оператору ЭДО с доступом к ГИС ЭПД и получить КЭП для подписания документов.
-
Что делать экспедиторам, если они не являются отправителями или перевозчиками?
Если экспедитор не является отправителем или перевозчиком, в электронном документообороте с ЭТрН он не участвует. Но новый формат допускает возможность просмотра ЭТрН третьей стороной.
-
Как подписывать документы в местах без интернета?
В мобильном приложении СБИС уже реализовано офлайн-подписание. При появлении интернета данные мгновенно синхронизируются.