Электронный документооборот в 2025 году: новые требования и тенденции
По концепции развития ЭДО в 2025 году большая часть счетов‑фактур и накладных должна перейти в электронный формат. Кроме этого, меняется документооборот с ФНС, на ЭДО переходят новые направления бизнеса.
Чтобы регулировать этот процесс, нужны новые законодательные требования и нормы. Некоторые уже вступили в силу, а ряд еще на стадии принятия. Рассказываем, чего ожидать бизнесу в ближайшее время.
Вы узнаете
- Как работает ЭДО
- Что изменится во взаимодействии с ФНС
- Что поменялось в формате УПД
- Станут ли счета на оплату электронными
- Зачем самозанятым участвовать в проекте от ФНС
- Что нового в маркировке
- Как перевозить алкоголь
- Что изменится при перевозке зерна
- Какие перспективы у транспортного ЭДО
- Как обмениваться документами с контрагентами из Беларуси
- Чего еще ждать от ЭДО
Как ЭДО работает сейчас
Для любого бизнеса схема работы ЭДО одинаковая.
💁🏻♀️ Отправитель создает документ, подписывает квалифицированной электронной подписью, отправляет контрагенту. Если последний еще не пользуется ЭДО, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться.
🙋🏻♂️ Контрагент получает документ, подписывает его или отклоняет, указав причину.
💁🏻♀️ Отправитель получает подписанный контрагентом документ. Если были замечания, исправляет документ и отправляет его либо создает новый.
📌 В отдельной статье разобрали, кому подходит ЭДО и как понять, что пора переходить.
Изменения в документообороте с ФНС
5 февраля 2025 вступили в силу поправки в Налоговый кодекс, которые меняют порядок получения электронных документов из ФНС.
- 🟢 Во‑первых, плательщикам, которые отчитываются электронно, больше не нужно передавать квитанцию в ответ на электронное сообщение из ФНС (п. 5.1 ст. 23, подп. 2 п. 3, подп. 2 п. 3.1 ст. 76 НК РФ). До 5 февраля 2025 квитанция все еще была обязательна: за неотправку счет могли заблокировать.
- 🟢 Во‑вторых, внесли поправки в ст. 31 НК РФ. В ней прописали срок, в который электронный документ, отправленный налоговой, считается полученным налогоплательщиком. Это будет шестой день с даты направления. Его будут отсчитывать со дня, указанного в подтверждении отправки электронного документа. Теперь срок такой же, как для получения документов по почте.
Новый формат УПД
В 2025 году действуют новые форматы УПД и счета‑фактуры. Старый формат версии 5.01 действует до 1 апреля 2025 года.
После 1 апреля все налогоплательщики обязаны применять только новый формат документов версии 5.03 — его ввели на замену формата 5.02.
В срок до 1 апреля 2025 можно использовать как формат 5.01, так и 5.03.
Некоторые изменения в новом формате УПД рассмотрели в таблице:
| Новый формат УПД 5.03 | Старый формат УПД 5.01 |
|---|---|
| ✅ Можно включать и маркированные, и прослеживаемые товары в один документ | ❌ Нельзя передавать прослеживаемые и маркированные товары в одном документе |
✅ Добавили новые сведения при передаче объектов основных средств:
| ❌ Раньше не было |
| ✅ Можно использовать для перемещения имущества внутри компании, при передаче товаров на ответственное хранение | ❌ Нельзя использовать для перемещения имущества внутри компании, при передаче товаров на ответственное хранение |
✅ Добавили новый реквизит: «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без НДС, в рублях». В этом поле нужно указывать целую сумму в рублях, округляют ее по общему правилу | ❌ Раньше не было |
В 2024 году более половины счетов‑фактур в стране передавалось в электронном виде. В планах на 2025 год увеличить этот показатель до 60%.
📌 Подробнее об изменениях в форматах рассказываем в другой статье.
Счета на оплату станут электронными
ФНС разработала проект электронного формата счета на оплату еще в 2023 году. В нем описываются требования к XML‑файлам для передачи счета по ЭДО.
Формат утвердили 19 февраля 2025. Теперь компании и ИП смогут представлять счет на оплату в электронном виде по требованию налоговых инспекторов. Также ИП и юрлица смогут обмениваться счетами в электронном виде между собой.
Документ вступит в силу через 30 дней после официальной публикации.
Самозанятые смогут выставлять электронные акты
ФНС запустила пилотный проект «Электронный документооборот с самозанятыми гражданами». Он продлится до марта 2025 года. Проект рассчитан на самозанятых, которые выполняют работы или оказывают услуги компаниям и ИП. Поучаствовать в нем можно добровольно.
Проект предполагает, что самозанятые смогут вместо бумажных актов составлять, подписывать и направлять своим контрагентам акты в электронном виде. Это можно сделать с помощью мобильного приложения оператора ЭДО. В пилотном проекте участвуют операторы, которые внедрили документооборот для самозанятых граждан.
По результатам пилотного проекта ФНС оценит перспективы перехода на ЭДО самозанятых и примет решение о внедрении функционала.
Обязательный ЭДО для некоторых товарных групп
В 2025 году продолжает расширяться список товарных групп, для которых электронный документооборот становится обязательным. Речь о маркированной продукции — пиве, растительных маслах, велосипедах и других товарах. Теперь сведения об их обороте нужно передавать по ЭДО.
| С какой даты | Какие товарные группы |
|---|---|
| 1 марта 2025 | Пиво и слабоалкогольные напитки в кегах Велосипеды Технические средства реабилитации — например, трости и протезы |
| 1 сентября 2025 | Пиво и слабоалкогольные напитки в потребительской упаковке Корма для животных |
| 1 октября 2025 | Безалкогольное пиво |
| 1 ноября 2025 | Растительные масла |
Для перевозки алкоголя ЭДО станет обязательным
С 1 сентября 2025 года сопроводительные документы при перевозке алкоголя нужно оформлять в электронном виде. Правительство еще должно утвердить содержание и порядок использования сопроводительных документов, но пока такой документ не приняли.
Ранее планировали, что обязательное применение электронных документов введут с 1 июня 2024 года. Но затем эту дату перенесли на 1 сентября 2025 года, а переходный период установили до 1 марта 2027 года. В этот срок в качестве сопроводительных документов можно использовать товарно‑транспортную накладную на бумаге.
🍷 Пример. ООО «Орион» перевозит вино по бумажным товарно‑транспортным накладным. Компания должна с 1 сентября 2025 года применять электронные сопроводительные документы. Но до 1 марта 2027 года она может использовать и бумажные документы, и электронные.
То есть у компаний есть время подготовиться к новым правилам. Добровольно перейти на электронные перевозочные документы можно досрочно. Уже сейчас электронно оформляют 6 типов документов. Самые распространенные — транспортная накладная и путевой лист. Подписывать их можно с компьютера и мобильного телефона.
📌 Что еще нужно учесть при перевозке алкоголя и какие документы для этого понадобятся, узнаете в статье.
Переход на ЭДО при перевозке зерна
С 1 февраля 2025 года по 31 октября 2025 года планируется пилотный проект по электронному оформлению автомобильных перевозок зерна или продуктов его переработки. Проект постановления уже опубликован.
Во время эксперимента обмениваться в электронном виде будут транспортными накладными и путевыми листами.
Участие в эксперименте добровольное. Но не исключено, что после его завершения оформление электронных документов при перевозках зерна будет обязательным.
Переход на ЭДО во всех видах грузоперевозок
В 2025 году Минтранс продолжит эксперимент по переходу на электронный документооборот при грузоперевозках автомобильным, морским, речным, железнодорожным и воздушным видами транспорта.
Во время эксперимента будут:
- ✔️ выдавать разрешительные и товаросопроводительные документы по технологии единого окна, то есть онлайн;
- ✔️ собирать и проверять информацию о грузоперевозчиках с формированием их рейтинга.
Перевозчики должны представлять около 150 документов при ввозе груза в страну и 117 при вывозе. Эти документы, как правило, оформлены в разных форматах, а еще в них дублируются сведения. Технология единого окна поможет убрать дублирование и сократит время на подачу и проверку документов — документы достаточно один раз загрузить в систему.
Еще планируют запустить новые сервисы:
- 🟢 «Цифровой профиль участника платформы»;
- 🟢 «Предоставление информации о движении грузов (прослеживаемость)»;
- 🟢 «Предоставление данных о перевозках и объектах транспортно‑логистической инфраструктуры».
Сервисы помогут перевозчикам выбирать оптимальные маршруты, узнавать о состоянии объектов транспортной инфраструктуры и их загруженности, а также прогнозировать транспортные потоки.
Грузоотправители, грузоперевозчики и операторы ЭДО участвуют в эксперименте добровольно.
📌 Узнайте, как автоматизировать логистику и почему это поднимет перевозки на новый уровень.
ЭДО между странами набирает обороты
Электронный документооборот выходит за границы России и становится ключевым инструментом в международной торговле. В 2025 году планируется активное развитие интеграционных решений для цифрового обмена документами между странами ЕАЭС. Это позволит упростить торговые операции, снизить издержки и ускорить обработку грузов на границе.
Одно из перспективных направлений — ЭДО с Беларусью. С 2023 года страны работают над унификацией требований к электронным документам, а в 2024 году запустили обмен УПД и транспортными накладными в рамках единой цифровой платформы. В 2025 году функционал системы продолжают расширять — уже сейчас это позволяет:
- 🟢 Обмениваться счетами‑фактурами и накладными без дублирования бумажных копий.
- 🟢 Предоставлять документы для отчетности в налоговые обеих стран, что значительно ускоряет возврат НДС.
- 🟢 Исключить необходимость переводить документы — белорусские форматы автоматически конвертируются в российские и наоборот.
📺 Как работает трансграничный обмен, зачем он нужен и чем отличается от международного, рассказали в ролике. Кстати, Saby — первый и единственный в России сервис с полным функционалом для электронного обмена документами с Беларусью.
Перспективы ЭДО
В декабре 2020 года утвердили концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. По этой концепции:
- увеличивают количество форматов электронных документов;
- расширяют применение электронных подписей;
- создают единые правила обмена документами;
- устанавливают требования к хранению и представлению электронных документов;
- выстраивают электронный документооборот между бизнесом и властью;
- переводят в электронный вид внутреннюю документацию бизнеса;
- организуют международный ЭДО.
По плану каждый год количество электронных документов будет увеличиваться на 20%.
К 2025 году сформировался стандарт взаимодействия в электронном виде, но еще не все процессы оцифрованы. Благодаря изменениям в законах будут появляться новые возможности. Уже сейчас без ЭДО не обойтись при работе с маркированными, прослеживаемыми товарами, а также при сдаче некоторой отчетности. И эта тенденция будет набирать обороты.
Видеоматериалы по теме
