Новый формат счета‑фактуры и УПД: что изменилось и с какого числа применять
С 1 октября 2024 начнет действовать обновленная форма бумажного счета‑фактуры. А с 1 апреля 2025 для всех обязательны новые форматы электронных УПД и счета‑фактуры. Сейчас по форматам действует переходный период, когда вы сами решаете, по какому приказу ФНС работать. Но есть особенности для тех, кто работает с прослеживаемыми товарами. Расскажем подробнее.
Что вы узнаете
Что поменялось в формате счета‑фактуры и УПД
Главные новшества в формате счета‑фактуры и УПД налоговая перечислила в письме от 04.03.2024 № ЕВ‑4‑26/2486@. Ниже — наш обзор этого письма.
В новом формате счета‑фактуры и УПД предусмотрена новая графа 14 «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога на добавленную стоимость, в рублях». С 1 октября 2023 года Налоговый кодекс (в редакции Закона от 31.07.2023 № 389‑ФЗ) требует, чтобы в счете‑фактуре был такой реквизит — стоимость прослеживаемых товаров без учета НДС. Это обязательный реквизит при продаже прослеживаемых товаров, а также при передаче прослеживаемых товаров в составе выполненных работ или наборов (комплектов) (подп. 19 п. 5 ст. 169 НК РФ).
ФНС утвердила новые форматы счета‑фактуры и УПД (универсального передаточного документа) приказом от 19.12.2023 № ЕД‑7‑26/970@. Прежние форматы из приказа от 19.12.2018 № MMB‑7‑15/820@ теперь добавлены в Приложение № 2 к новому приказу 970@, поскольку будут использоваться параллельно новым форматам в переходный период. Старый приказ 820@ утратил силу.
Какие еще изменения произошли в формате счета‑фактуры и УПД
В одном УПД теперь можно указывать прослеживаемые и маркированные товары
Раньше нельзя было передавать в одном УПД маркированные и прослеживаемые товары из‑за особенностей префикса в имени файла. Новый формат УПД исправил эту ситуацию. Программа Saby (СБИС) автоматически формирует имя файла электронного УПД в соответствии с законодательством. Вам не надо самим разбираться в правилах его формирования.
УПД можно применять для новых целей
Теперь УПД можно использовать не только при передаче товаров контрагентам, но и при перемещении товаров внутри организации и передаче на ответственное хранение. Для этого указывается специальный код в имени файла: 00051 и 00030 соответственно. Посмотреть все коды можно на сайте ФНС. Загрузите оттуда файл с кодами из раздела «Перечень кодов (значений) для формирования информации о специальных обстоятельствах документа».
По‑новому заполняется строка «Документ об отгрузке»
Ранее в строке «5а — документ об отгрузке» указывали порядковые номера строк счета‑фактуры, которые соответствуют товарной накладной, акту выполненных работ, УПД или другому первичному документу, на основании которого выставлен счет‑фактура.
В УПД нового формата указывается только информация о наименовании, номере и дате первички.
Стало удобнее работать с корректировками УПД
В новых форматах появилась возможность добавить в имя файла информацию об исправленном документе. Например, при выставлении корректировочного счета‑фактуры в имя файла можно зашить данные о первичном выставленном документе. Для этого используются атрибуты «ИмяФайлИспрПрод» и «ИмяФайлИспрПок».
Уточнен перечень обозначений для определенных обстоятельств
Следующие значения используются при формировании счетов‑фактур, УПД в соответствующих случаях:
- 1 — счет‑фактура для агентских схем сотрудничества;
- 2 — счет‑фактура на аванс;
- 3 — счет‑фактура, который используется при реализации/приобретении комиссионером или агентом товаров для двух и более покупателей/продавцов;
- 4 — счет‑фактура, который применяется налоговым агентом при покупке товаров или услуг у иностранных лиц (пп. 2 и 3 ст. 161 НК РФ);
- 5 — счет‑фактура, который используется при продаже некоторых товаров: лома, отходов черных и цветных металлов, алюминия вторичного и его сплавов, макулатуры и сырых шкур животных (п. 8 ст. 161 НК РФ).
Определили, как указывать информацию о месте хранения МЧД на подписанта
Теперь, если УПД подписывает представитель по машиночитаемой доверенности, можно использовать специальный элемент <УРЛСист> в типовом блоке «Подписант». В нем будет указываться ссылка на информационную систему, где хранится МЧД.
Порядок в счетах‑фактурах — залог верной декларации по НДС. Перед отправкой отчета сверьте с контрагентами данные ваших счетов‑фактур. Это снизит риск отказа от налоговой инспекции. Если контрагент не работает с вами по ЭДО и не пользуется Saby (СБИС), в один клик запросите у него данные для сравнения. Это можно сделать прямо из сверки с контрагентом. Либо пригласите контрагента загрузить его книгу продаж в систему.
Сверка НДС в Saby (СБИС)
Снизим риск доначислений
С какого числа применять новые форматы
Новые форматы счета-фактуры и УПД обязательны к применению с 1 апреля 2025. Сейчас действует переходный период, то есть можно применять как старые форматы, так и новые (письмо ФНС от 04.03.2024 № ЕВ‑4‑26/2486@).
Исключение: если вы работаете с прослеживаемыми товарами. В таком случае безопаснее перейти на новый формат сразу, как он появится в вашей бухгалтерской программе.
Когда начнете работать с новым форматом, имейте в виду: до 1 октября 2024 года новая графа 14 отображается именно в электронной форме документа (XML‑файле). В печатной форме документа эту графу вы пока не увидите. С 1 октября 2024 — обновленная форма бумажного счета‑фактуры. В ней также, как и в электронном формате, будет графа 14 (постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 в редакции от 16.08.2024 № 1096).
По общему правилу счета‑фактуры по прослеживаемым товарам должны оформляться в электронном виде. Случаи, когда счет‑фактуру по прослеживаемым товарам можно оформить на бумаге, перечислены в п. 1.1 ст. 169 НК РФ. Например, это реализация и перемещение товаров из РФ на территорию другого государства — участника Евразийского экономического союза (ЕАЭС).
Saby (СБИС) своевременно реагирует на изменения законодательства. При желании вы уже можете подключить в программе новый формат. В таком случае во вкладке «Документы» при создании реализации выберите «УПД24». После 01.04.2025 старые форматы УПД и счета‑фактуры будут отключены. И, возможно, уже в 2025 году законодатели введут штрафы за нарушения в системе прослеживаемости, в том числе за неотражение нужных реквизитов в счете‑фактуре (проект поправок в КоАП РФ).
Как в Saby формируется УПД по новому формату
Попробовать СБИС Бухгалтерию бесплатно 14 дней
Частые вопросы
-
Что такое УПД и для чего он нужен? Какие документы заменяет УПД?
УПД — это универсальный передаточный документ. Он заменяет собой счет‑фактуру и накладную или акт выполненных работ (первичный учетный документ). Для каждого статуса УПД есть свой код:
- 1 — используется как счет‑фактура и первичка одновременно;
- 2 — используется только как первичный документ.
-
Когда ввели новый УПД?
Новый формат УПД, утвержденный приказом от 19.12.2023 № ЕД‑7‑26/970@, можно применять с 9 февраля 2024. До 1 апреля 2025 года действует переходный период: можно применять как старый формат, так и новый. При работе с прослеживаемыми товарами даже в переходный период безопаснее выставлять документы по новому формату (при наличии технической возможности). С 01.04.2025 все компании и ИП должны будут перейти на новый формат.
-
Можно ли выписывать УПД на услуги?
УПД заменяет собой счет‑фактуру и первичный учетный документ: накладную или акт выполненных работ. Поэтому компании и ИП могут выписывать УПД и на услуги. Причем применение УПД облегчит документооборот, если вы работаете с НДС. Вместо двух документов — счета‑фактуры и акта выполненных работ — вы можете составить один УПД со статусом «1».
-
Можно ли в УПД указывать товары и услуги одновременно?
В одном УПД можно указывать товары и услуги одновременно, ведь УПД заменяет собой первичный учетный документ: накладную и акт выполненных работ.
-
Обязательно ли использовать УПД вместо товарной накладной?
Компания сама выбирает, какой документ использовать: УПД или товарную накладную. Укажите в локальных документах, какой вариант вы используете, и утвердите форму, которую будете применять, так как УПД и ТОРГ‑12 можно редактировать под специфику бизнеса. Например, разрешается добавить какую‑либо строку или графу.
-
Можно ли выставить УПД без НДС?
Компании и ИП могут выставлять УПД без НДС. В этом случае в документе указывается статус «2». Документ будет использоваться только как первичный. То есть как накладная или акт — в зависимости от того, что реализуется: товар или работа (услуга).
Видеоматериалы по теме
