ЭДО для ИП: зачем нужен и как подключить

Валерия Биткова

эксперт по автоматизации документооборота

Прогрессивные компании уже пользуются всеми благами цифровизации и активно внедряют электронный документооборот в бизнес‑процессы. Но и ИП от них не отстают: многие предприниматели уже отказываются от бумаги, что позволяет им экономить время и деньги. Более того, ЭДО обязателен для некоторых направлений бизнеса. Расскажем, какие возможности дает ЭДО, кому из предпринимателей без него не обойтись и на что обратить внимание при выборе системы.

Что в статье

• Как работает ЭДО для ИП
• Законно ли передавать документы по ЭДО
• Какая электронная подпись понадобится ИП
• Зачем ИП подключать ЭДО
• В каких случаях ЭДО обязателен
• Какие документы можно передавать по ЭДО
• Как подключить ЭДО
• Можно ли интегрировать ЭДО в учетную систему ИП
• Как взаимодействовать с контрагентом, если у него другой оператор ЭДО
• Что учесть при выборе оператора ЭДО

Что такое ЭДО

Электронный документооборот, или сокращенно ЭДО, — это обмен документами в электронном виде. Таким способом можно передавать договоры поставщикам, кадровые документы сотрудникам на подпись, отчетность в контролирующие органы и не только. Все это — без дополнительных трат на бумагу, печать, доставку и хранение.

Обмен электронными документами аналогичен привычному бумажному, но занимает считанные секунды:

1️⃣ Отправитель создает или загружает документ в сервисе оператора ЭДО, подписывает его электронной подписью и направляет контрагенту.

2️⃣ Контрагент получает документ, подписывает его своей электронной подписью. Если в документе есть неточности, его можно отклонить, указав причину.

3️⃣ Отправитель получает подписанный документ или исправляет его, если у контрагента были замечания.

Равнозначны ли электронные документы бумажным

Да, они имеют ту же юридическую силу, что и бумажные документы. Юридической значимостью их наделяет электронная подпись.

ЭДО регулируется законодательно, а электронные документы признаются всеми госорганами.

Какая электронная подпись подойдет для ИП

Все документы, которые передают по ЭДО, должны быть подписаны электронной подписью. Это цифровой аналог подписи на бумаге, который позволяет определить, кто и когда подписал документ.

Есть три вида электронной подписи:

🙅🏻‍♂️ Простая (ПЭП). Например, это логин и пароль для входа на сайт. С помощью ПЭП можно подписывать только внутренние нормативные акты, служебные записки, заявления и документы в свободной форме. Для юридически значимого документооборота простая подпись не подойдет.

🤷🏻‍♂️ Усиленная неквалифицированная (УНЭП). Такая подпись безопаснее, чем простая: она защищает подписанный документ от изменений. Ее выпускают в любом удостоверяющем центре либо получают бесплатно на «Госуслугах».

С помощью УНЭП подписывают первичную, кадровую и кассовую документацию, акты оказания услуг и выполненных работ, договоры и доп. соглашения к ним. Такую подпись можно использовать и в ЭДО с контрагентами, но об этом нужно предварительно договориться — с участниками обмена подписывают соответствующее соглашение. А чтобы работать с документами без ограничений, понадобится более защищенная подпись.

💁🏻‍♂️ Усиленная квалифицированная (УКЭП). У такой подписи самая высокая степень защиты. Она приравнивается к собственноручной и подтверждает, что в документ не вносили изменения. Получить УКЭП можно только в аккредитованном удостоверяющем центре.

Если у ИП уже есть УКЭП — например, для сдачи отчетности, — ее можно использовать и для ЭДО.

А еще ИП может поручить подпись документов своим сотрудникам. Для этого на них оформляют машиночитаемую доверенность. Как работать с МЧД, рассказали в другой статье.

Зачем ИП подключать ЭДО

Электронный документооборот значительно упрощает бизнес-процессы предпринимателя. С его помощью можно вести мгновенный обмен с контрагентами без лишних затрат на печать и доставку. При этом документы не потеряются, их легко найти в электронном архиве, а риск ошибок при заполнении сводится к минимуму.

Кроме того, ЭДО помогает предпринимателю взаимодействовать с госсистемами и контролирующими органами. А также значительно расширяет список контрагентов — ведь все больше становится тех, кто уже полностью отказался от бумаги и работает только с электронными документами.

Еще без ЭДО не обойтись в некоторых сферах.

Когда ЭДО для ИП обязателен

В некоторых случаях ЭДО обязателен для ИП вне зависимости от системы налогообложения. Так, индивидуальный предприниматель не сможет обойтись без ЭДО, если он:

👠 Работает с маркированными товарами. Обязательной маркировке подлежат обувь, одежда, молочная продукция и некоторые другие товары. Этот список с каждым годом расширяется — например, с марта 2025 года необходимо маркировать упакованную воду, детскую одежду и соки. Сведения о маркированных товарах необходимо передавать в систему «Честный знак» через оператора ЭДО.

🥩 Продает мясо, птицу, рыбу и другие товары животного происхождения. Все сопроводительные документы на такую продукцию обязательно отправляют в электронном виде в систему «Меркурий».

🖥️ Работает с прослеживаемыми товарами. К ним относятся некоторые импортные товары: например, холодильники, стиральные машины, мониторы, детские кресла и коляски. Отчитываться по таким товарам также нужно через систему ЭДО.

🛍️ Планирует участвовать в госзакупках. Электронный документооборот в Единой информационной системе закупок обязателен для всех заказчиков и поставщиков.

🙋🏻‍♂️ Пример. Игорь — ИП на УСН, он продает безалкогольные напитки: соки, морсы, нектары. С марта 2025 такую группу товаров обязательно маркируют, поэтому Игорь решает подключить электронный документооборот. Ему также нужно учесть и другие требования для работы: зарегистрироваться на платформе честныйзнак.рф и установить программу для проверки кодов. А еще ему понадобится сканер — им Игорь будет считывать информацию о кодах маркировки, которую потом отразит в электронном отчете.

ЕГАИС, «Меркурий», прослеживаемость

Saby понимает, какие товары в документах, и сам регистрирует все операции в нужной госсистеме

Самый умный ЭДО

📌 ЭДО постепенно внедряют во все направления бизнеса, и у государства амбициозные планы. Где еще могут ввести обязательный электронный документооборот и какие изменения придется учесть в работе, рассказали в обзорной статье.

Какие документы ИП может передавать по ЭДО

Любые, которые ему нужны для работы. Например:

• Документы контрагентам. Договоры, доп. соглашения, счета-фактуры, УПД, накладные.
• Кадровые документы. Приказы, заявления, служебные записки, локально-нормативные акты.
• Отчетность ИП. В зависимости от системы налогообложения: декларации по НДС, УСН и 3-НДФЛ, уведомления об уменьшении налога, заявление на патент, форма 1-предприниматель, отчеты об операциях с прослеживаемыми товарами.
• Отчетность по сотрудникам — если у ИП они есть. РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения, ЕФС-1.
• Транспортные документы. Путевые листы, транспортные накладные, заказы-заявки.

👌🏻 Так, в Saby есть 50 готовых форматов для любого типа документа. А при необходимости можно оцифровать и бумагу: программа автоматически расшифрует печатный документ и преобразует его в электронный.

Как ИП подключить ЭДО

Алгоритм подключения простой, он выглядит так:

1️⃣ Определить задачи, которые предприниматель будет решать с помощью сервиса электронного документооборота.

2️⃣ Получить электронную подпись в удостоверяющем центре, если ее еще нет.

3️⃣ Выбрать оператора ЭДО и оценить возможности, которые он предлагает. На этом этапе также важно выбрать способ работы с системой. Так, вести электронный документооборот можно в браузере на компьютере, в отдельной программе и мобильном приложении. А еще можно настроить интеграцию и работать с ЭДО в привычной учетной программе.

4️⃣ Начать электронный обмен.

Что такое интеграция ЭДО и для чего она нужна

Чтобы начать обмен документами, ИП нужно выбрать, каким способом он будет вести электронный документооборот. Самый простой вариант — обмен через сайт или мобильное приложение. В таком случае не нужно устанавливать дополнительные программы, а работать с документами можно на любом устройстве: телефоне, планшете или компьютере.

Если же предприниматель уже работает в своей учетной системе и не хочет переходить на другую, можно настроить интеграцию. Она позволит автоматически загружать документы без необходимости переключаться между программами и вкладками.

В Saby есть интеграции с любой системой — например, готовые модули для 1С, складских и бухгалтерских программ, а также решение для SAP. Если программа нестандартная, настроим интеграцию по API.

🙋🏻‍♂️ Вернемся к Игорю. Напомним, что товары, которые он продает, попали под маркировку. Игорь решил подключить ЭДО в Saby, но он уже ведет учет в 1С. Варианты у Игоря такие:

• Вести учет в 1С, а обмениваться документами с контрагентами через личный кабинет Saby. Здесь придется переключаться между программами, выгружать файлы из 1С в Saby и наоборот.
• Интегрировать ЭДО от Saby в 1С. Так Игорю не нужно выходить из привычной программы, а нужный документ можно сформировать и отправить одним нажатием кнопки. При этом все файлы будут доступны в электронном архиве.

Что такое роуминг и как ИП его подключить

Если контрагенты ИП пользуются другим оператором ЭДО, нужно настроить роуминг. С его помощью можно отправлять документы так же быстро и бесперебойно, как если бы отправитель и получатель работали в одной системе.

Перед выбором оператора ЭДО нужно проверить, поддерживает ли он роуминг. Так, в Saby можно настроить бесплатный роуминг со всеми крупными операторами.

📌 Как настроить роуминг, нужно ли за него платить и можно ли передавать документы иностранным партнерам, рассказали в другой статье.