Роуминг в ЭДО: отвечаем на главные вопросы
Обмен цифровыми документами значительно упрощает взаимодействие между компаниями, поэтому электронный документооборот прочно вошел в нашу жизнь. Но часто возникает вопрос: как работать с ЭДО, если у контрагентов разные операторы? Решение простое: роуминг. Что такое роуминг в электронном документообороте, кто его оплачивает и как происходит настройка — на эти и другие вопросы ответим в статье.
Вы узнаете
Что такое роуминг в ЭДО
Роуминг — это технология, которая позволяет обмениваться электронными документами, даже если участники такого обмена подключены к разным операторам ЭДО. Он нужен, чтобы обеспечивать бесперебойный и быстрый обмен документами, независимо от того, какой системой ЭДО пользуются контрагенты.
Представим, что Петру нужно отправить договор Дарье. Петр подключен к Saby, а Дарья использует «Диадок». Вариантов у Петра несколько:
🤷🏻♂️ Подключиться к оператору Дарьи и отправлять документы в одной сети. Но платить за еще одного оператора невыгодно, особенно если работать с контрагентами, которые к нему подключены, приходится нечасто.
🤷🏻♂️ Отправить договор на бумаге. Это займет время и повлечет затраты на бумагу, печать и доставку. А еще документ может потеряться.
💁🏻♂️ Настроить роуминг. Документ отправится к Дарье за пару кликов — автоматически, без лишних трат и дополнительных подключений.
Роуминг позволяет пользователям разных операторов обмениваться документами так же просто, как если бы они работали в одной системе.
📌 Кстати, некоторые операции возможны только с применением электронного документооборота — например, работа с маркированными или прослеживаемыми товарами. Перейти на обязательный ЭДО в 2025 году планируют и в транспортной сфере. О других грядущих изменениях рассказали в статье.
Как работает роуминг
Алгоритм обмена выглядит так:
1️⃣ Отправитель формирует документ в системе своего оператора ЭДО, подписывает его электронной подписью и отправляет.
2️⃣ Оператор отправителя передает документ оператору получателя, а тот передает его адресату.
3️⃣ Получатель подписывает или отклоняет документ, после чего ответ передается отправителю тем же маршрутом.
Этот процесс полностью автоматизирован и занимает считанные секунды.
Какие документы можно отправлять в роуминге
Если коротко — практически любые. В том числе через роуминг можно передавать все ключевые документы, которые используют в бизнесе. Например:
- универсальный передаточный документ (УПД);
- счет-фактуру;
- акт выполненных работ;
- товарные и транспортные накладные;
- договоры и дополнительные соглашения.
Однако некоторые зашифрованные файлы передаются только внутри одного оператора. Это могут быть документы, в которых есть персональные данные, — например, реестры оказанных медицинских услуг.
📌 Документ, подписанный электронной подписью, считается равнозначным бумажному документу, который подписали собственноручно. Он имеет такую же юридическую силу. Сама суть ЭДО предполагает обмен юридически значимыми документами, а в роуминге происходит аналогичный обмен.
Какие подписи подойдут для роуминга
Для отправки документов в роуминге понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП. Она наделяет документ юридической силой и позволяет определить, кто его подписал и вносились ли в него изменения.
От других электронных подписей УКЭП отличает высокая степень защиты — при ее создании используют специальные криптографические программы. Поэтому получить УКЭП можно только в аккредитованном удостоверяющем центре, который выпустит квалифицированный сертификат.
Если у компании или ИП уже есть УКЭП, которую выпустили для других целей, она же подойдет и для ЭДО — в том числе для обмена документами в роуминге. Дополнительную подпись получать не нужно.
📌 В среднем УКЭП стоит около 2 000 ₽, но ее можно получить и бесплатно. Как это сделать, рассказываем в статье.
Как настроить роуминг
Прежде всего нужно проверить, поддерживает ли ваш оператор роуминг. Большинство крупных операторов уже работают в роуминге, но лучше уточнить этот момент заранее. А если не хотите уточнять — подключайтесь к Saby, он поддерживает роуминг со всеми основными операторами ЭДО.
Подключить роуминг можно тремя способами, они зависят от того, настроена ли между операторами роуминговая связь.
Самый простой способ — настройка роуминга не требуется. Достаточно отправить документ, и контрагент получит его без приглашений и заявлений — в один клик.
Этот способ работает при обмене между Тензором (Saby) и «Контуром»
Этот способ подойдет, если роуминговая связь между операторами уже установлена. Алгоритм подключения такой:
1️⃣ Отправить контрагенту приглашение к обмену документами.
2️⃣ Дождаться подтверждения.
3️⃣ Начать обмен.
Отправлять документы можно сразу, как придет подтверждение приглашения. Кстати, в Saby приглашения принимаются автоматически, поэтому ждать подтверждения не нужно
Этот способ используют, если связь между операторами еще не настроена. Алгоритм такой:
1️⃣ Отправить оператору заявку на роуминг.
2️⃣ Дождаться результатов настройки роуминговой пары.
Оператор может запросить дополнительную информацию. Настройка занимает до 20 дней
Нужно ли платить за роуминг
Обычно документы в роуминге отправляются по тем же тарифам, что и внутри сети, но точные условия лучше уточнять у оператора ЭДО.
Так, в Saby не нужно доплачивать за роуминг — он включен в тарифы для обмена с контрагентами.
Бывает ли трехсторонний роуминг
Если говорить про многосторонний ЭДО, когда документ подписывают три и более участника, то в роуминге с ним не работают. К примеру, чтобы подписать трехсторонний договор факторинга, все три участника должны быть в системе одного оператора ЭДО.
Но в 2024 году в этом направлении случился прорыв — прошел первый в стране трехсторонний обмен в роуминге, и Saby его поддержал. Обмен был между контрагентами из сферы грузоперевозок: они передавали и подписывали электронную транспортную накладную (ЭТрН). Грузоотправитель, сторонний перевозчик и грузополучатель пользовались тремя разными операторами ЭДО. Маршрут настроили следующим образом:
🙋🏻♀️ Грузоотправитель оформил ЭТрН в системе «Эдивеб».
🚚 Перевозчик при получении груза подписал документы в «Такскоме».
🙋🏻♂️ Грузополучатель принял груз через Saby.
🚚 После этого перевозчик завершил документооборот.
Saby продолжает тестировать и практиковать новые схемы обмена.
Можно ли обмениваться документами с МЧД в роуминге
Да, использовать машиночитаемую доверенность в роуминге обязательно с 1 сентября 2024 года. МЧД, как и обычную доверенность, используют при подписании документов.
В Saby обмен доверенностями в роуминге настроен.
Бывает ли роуминг между странами
Да, в электронном документообороте между странами есть аналог роуминга. Чтобы обмениваться юридически значимыми документами, нужно подключить международный или трансграничный ЭДО. Разница между ними простая:
Обмен электронными документами между компаниями, которые подключены к одному оператору ЭДО — например, к Saby.
📄 Для обмена нужно заключить трехстороннее соглашение с иностранной организацией и оператором международного ЭДО.
🙌🏻 Кому подходит:
- российским компаниям, которые получают документы от иностранных партнеров;
- иностранным организациям, которые работают с российскими клиентами
Обмен электронными документами между компаниями с разными операторами ЭДО. Сейчас сервис настроен с белорусскими операторами: СТТ, «Бидмартс», ЭДиН и «МетаЭра».
🙅🏻♂️ Для обмена не нужно заключать трехстороннее соглашение.
💼 Подходит для организаций с контрагентами в Беларуси
C какими странами можно настроить международный ЭДО?
Зависит от оператора ЭДО. Saby поддерживает обмен со всеми странами.
Кстати, группа компаний «М.Видео — Эльдорадо» уже обменивается первичными документами с партнерами из Казахстана и Кыргызстана онлайн через Saby.
Поставщики присылают нам все первичные документы по международному ЭДО: инвойсы, сверки, накладные, отчеты, доп. соглашения — и всё через Saby. Разница ощутимая: раньше мы очень долго ждали документы из этих стран, а сейчас они приходят за несколько секунд. Мы их видим в личном кабинете и сразу подписываем.
Елена Сорванова, главный бухгалтер
📺 Подробнее о том, как Saby внедрил международный ЭДО в «М.Видео», рассказываем в коротком ролике.
Видеоматериалы по теме
