Возврат НДС по ВЭД: как ускорить

Что важно знать о возврате НДС при ВЭД

Компания (ИП) может только импортировать товары или только экспортировать. Возможна ситуация, когда бизнес практикует и то, и другое.

Механизм уплаты НДС в бюджет и его возврата отличается при экспорте и импорте.

Уплата и возврат НДС при экспорте

Экспортеры не платят НДС сразу после отгрузки товара. Они по умолчанию применяют ставку НДС 0%. Однако, чтобы сохранить нулевой тариф, закон обязывает подтвердить право на нулевую ставку НДС. Для этого отводит 180 календарных дней. Для подтверждения ставки 0% нужны определенные подтверждающие документы по сделке.

• Если в течение 180 дней подтвердили экспорт товаров, экспортный НДС не возникает. При подтверждении экспорта экспортные операции включаются в раздел 4 декларации по НДС.

👉 Сервис Saby поможет подать декларацию по подтвержденному экспортному НДС

• Если 180 дней, отведенные для подтверждения НДС 0%, истекли, а документы так и не готовы, придется исчислить и уплатить НДС с экспорта товаров по своей основной ставке. При этом в декларации по НДС заполняется раздел 6. Налог, уплаченный с неподтвержденного экспорта, можно вернуть в течение трех лет после отгрузки. Но для этого все‑таки нужно собрать все те документы, которые не успели получить в течение 180 дней. 3 года считайте с 1 числа квартала, следующего за тем, в котором отгрузили товар.

Компании и ИП с базовым освобождением от налога ни в каких случаях не платят экспортный НДС. Например, новая налоговая система АУСН — безНДСная, поэтому экспортный НДС при АУСН не возникает. Подтверждать экспорт на АУСН для целей освобождения от НДС не надо.

Экспортеры, работающие со стандартной ставкой НДС, берут к вычету НДС со своих покупок, которые сделаны для экспорта. Например, это «входной» НДС с товаров, которые приобрели для перепродажи заграницу, или с сырья, из которого произвели продукцию на экспорт.

Если компания (ИП) работает на УСН со спецставкой НДС 5 или 7% либо на безНДСной АУСН, НДС с покупок для экспорта разрешается включить в расходы на объекте «Доходы минус расходы». Иначе сумма сгорает для целей налогового учета.

Уплата и возврат НДС при импорте

Компании и индивидуальные предприниматели уплачивают импортный (он же ввозной) НДС независимо от применяемой налоговой системы. Даже на новой АУСН надо платить НДС при импорте товаров. Импортный НДС возникает, даже если вы упрощенец и получили базовое освобождение по НДС, то есть доходы бизнеса меньше установленного лимита 20 млн ₽ (п. 3 ст. 145 НК РФ, ч. 6 ст. 2 Закона от 25.02.2022 № 17‑ФЗ).

Импортеры платят импортный НДС на таможне. А если ввоз товаров из стран Евразийского экономического союза (ЕАЭС) — то в налоговую инспекцию, на единый налоговый счет (ЕНС).

Закон дает право заявить к вычету уплаченный импортный НДС, если импортер работает на УСН со стандартными ставками НДС либо на НДСных режимах ОСНО или ЕСХН (при отсутствии базового освобождения по НДС).

Импортеры заявляют вычет, чтобы вернуть НДС, уплаченный при ввозе товаров. Для возмещения должны быть в наличии все необходимые документы по сделке.

Если компания (ИП) работает на УСН со спецставкой НДС 5 или 7% либо на безНДСной АУСН, импортный НДС разрешается включить в расходы на объекте «Доходы минус расходы». Иначе сумма сгорает для целей налогового учета.

Для вычета ввозного НДС или включения его в расходы важно документально подтвердить сделку.

Почему бизнесу важно быстро возвращать НДС

НДС к возмещению — значительная часть оборотного капитала. И бизнесу невыгодно, если он на месяцы оказывается «замороженной» суммой.

Это деньги, которые можно направить на закупку новой партии товаров, развитие или маркетинг. В результате компания либо замедляет рост, либо вынуждена привлекать заемное финансирование.

Главный источник риска — бумага

Основная причина медленного возврата НДС (подтверждения нулевой ставки при экспорте) — зависимость от бумажных документов, которые необходимо получить у иностранных контрагентов.

Бумажный документооборот в международной среде почти неизбежно связан с задержками. Документы пересылаются неделями, могут теряться, приходить с ошибками или задерживаться на стороне партнера.

Для иностранного контрагента скорость возврата НДС другой компанией — это не приоритет. В результате процесс становится плохо управляемым: компания зависит от логистики, человеческого фактора и внешних обстоятельств.

После того как получили документы, возникают дополнительные сложности: ручной ввод данных, надлежащее хранение, поиск при проверках. Всё это увеличивает нагрузку и снижает скорость работы.

Временной риск для экспортеров — ограничение в 180 дней

При экспорте товаров ситуация осложняется установленным сроком. Если не уложиться в отведенные временные рамки, компания (ИП) понесет прямые финансовые потери «здесь и сейчас».

Дедлайн: 180 календарных дней — в течение такого срока нужно собрать документы по сделке для подтверждения нулевой ставки НДС.

Отсчитываются 180 дней по‑разному — в зависимости от направления экспорта товаров: в ЕАЭС или за его пределы (информация ФНС от 10.02.2026).

Что будет, если не собрать документы вовремя

Если подтверждающие документы не собрали в течение 180 календарных дней, экспортер — плательщик НДС должен начислить и уплатить налог по своей основной (ненулевой) ставке. Например, общережимники начисляют 22 или 10% — в зависимости от вида товаров. И неважно, что у сделки экспортный характер и изначально формальная ставка по экспорту товаров составляет 0%.

Начисление НДС в этом случае — обязанность налогоплательщика, а не инициатива налоговой инспекции. Если сами не начислите НДС с неподтвержденной поставки товаров, за вас это сделает налоговая инспекция.

Операции, неподтвержденные в течение 180 дней, отражаются в разделе 6 декларации по НДС.

Выгодная для бизнеса норма НК РФ: налог, исчисленный и уплаченный с неподтвержденного экспорта, можно вернуть, когда все‑таки получится собрать недостающий пакет документов (п. 9 ст. 165 НК РФ). Но и тут предусмотрен предельный срок: заявить сумму к вычету получится не позднее 3 лет после окончания квартала, в котором состоялась отгрузка товаров. Право на такой «восстановительный» вычет имеют даже те упрощенцы, которые применяют спецставки НДС 5 или 7% (п. 17 Методических рекомендаций ФНС). Не путайте с вычетом «входного» НДС по покупкам для экспорта. Такой вычет делать при спецставках на УСН нельзя.

Как минимизировать риски по ВЭД

Основная точка для оптимизации — это скорость получения закрывающих документов. Именно здесь в последние годы произошли ключевые изменения, благодаря переводу бумажного документооборота в электронный.

Чем быстрее компания получает корректный пакет документов, тем раньше она может запустить процедуру возврата НДС (подтверждения нулевой ставки при экспорте товаров). Соответственно, ускоряется весь цикл: документы → декларация → проверка → возмещение.

Электронный документооборот — новый стандарт работы

Переход к электронному документообороту постепенно меняет привычную модель работы с документами. В случае с ВЭД речь идет не просто о цифровых копиях или обмене файлами.

Появился отдельный класс решений — трансграничный электронный документооборот, который позволяет выстраивать юридически значимый обмен документами между компаниями из разных стран.

Что такое трансграничный ЭДО

Трансграничный электронный документооборот (ТЭДО) — это система обмена документами между контрагентами из разных стран, при которой:

• каждая сторона работает в системе ЭДО своего государства, даже иностранный контрагент — ему не нужно регистрироваться в какой‑то новой программе для электронного обмена и изучать новый интерфейс, всё привычно;
• каждый участник сделки подписывает документ квалифицированной электронной подписью (КЭП) своей страны;
• документы признаются государственными органами России и страны контрагента;
• подлинность и корректность подписей подтверждает доверенная третья сторона (ДТС).

В отличие от обычной отправки документов по электронной почте, такие документы — полноценные юридические оригиналы и могут использоваться при налоговых проверках.

На практике обмен происходит через операторов ЭДО в разных странах (международный роуминг).

👉 Успешные примеры автоматизации документооборота с помощью ТЭДО:

• 60 минут вместо 3 рабочих дней — на получение УПД;

• 1 рабочий день вместо 2 месяцев — на получение всего комплекта по сделке.

Как ТЭДО помогает ускорить возврат НДС

Когда закрывающие документы формируются и передаются в электронном виде, исчезает необходимость в физической доставке. Документы поступают практически мгновенно после подписания.

Это меняет саму логику работы. Компания получает возможность быстрее формировать отчетность, снижает количество ошибок за счет автоматизации и лучше контролирует статус документов.

Кроме того, упрощается взаимодействие с налоговыми органами: документы уже представлены в структурированном и проверенном виде, что снижает вероятность дополнительных запросов.

Практический эффект

По наблюдениям компаний, которые перешли на электронный обмен с иностранными контрагентами, сроки возврата НДС могут сокращаться примерно вдвое.

С технологией ТЭДО налог на добавленную стоимость возвращается на 1–2 месяца раньше, чем обычно:

Главное: процесс становится предсказуемым. Бизнес понимает, когда он получит средства, и может планировать дальнейшие шаги — от закупок новых товаров до инвестиций.

Где уже применяется трансграничный ЭДО

В системе Saby реализован трансграничный обмен с такими странами, как:

• Беларусь;
• Казахстан;
• Узбекистан.

Работа по расширению географии продолжается — как со стороны операторов ЭДО, так и на уровне государственных и межгосударственных соглашений

Получить консультацию →

Заключение и рекомендации для бизнеса

Возврат НДС (подтверждение нулевой ставки экспортером) при внешнеэкономической деятельности остается сложной процедурой, но ее длительность определяется не столько требованиями законодательства, сколько качеством документооборота.

Бумажный формат неизбежно приводит к задержкам и рискам, поэтому переход к трансграничному электронному документообороту — логичный этап развития процессов.

Чем быстрее компания получает и обрабатывает документы, тем быстрее деньги возвращаются в оборот. А значит — выше устойчивость и скорость развития бизнеса.

Часто задаваемые вопросы