Электронные счета‑фактуры (ЭСФ): что это такое, сроки и порядок выставления

Что такое электронный счет‑фактура (ЭСФ)

Электронный счет‑фактура (ЭСФ) — это цифровой аналог бумажного счета‑фактуры. Причем если документ изначально оформляется в электронном виде, нет необходимости дублировать его на бумаге.

Любой счет‑фактура используется для целей налогового учета, а именно — для расчета НДС. По своей сути это не первичный документ, но косвенно он подтверждает поставку товаров, работ, услуг или перечисление предоплаты. Покупатель вправе принять НДС к вычету только при наличии счета‑фактуры.

Как рассчитать НДС на УСН

Руководитель или доверенное лицо должны подписывать электронный документ КЭП и выставлять контрагенту через оператора ЭДО в течение 5 дней. На основании счета‑фактуры обе стороны вносят записи в журналы учета и (или) книги покупок и продаж и хранят ЭСФ 5 лет. Если переносили вычеты по счету‑фактуре, срок хранения у покупателя может увеличиться. Отсчет начинается с 1 января года, который наступает после использования документа.

Основные требования к счетам‑фактурам закреплены в ст. 169 НК РФ, а форма бланка утверждена приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД‑7‑26/970@ (в редакции от 15.11.2024 № ЕД‑7‑26/1032@).

Чем ЭСФ отличается от бумажного счета‑фактуры

И бумажный, и электронный счет‑фактура обладают юридической силой, но использовать ЭСФ проще и удобнее:

Кто обязан выставлять электронные счета‑фактуры

В 2026–2027 выставлять именно электронные счета‑фактуры, а не бумажные обязаны только те, кто участвует в обороте прослеживаемых товаров. Например, продает холодильники, стиральные машины, мониторы. Весь список таких товаров — в перечне из Постановления Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110. Есть исключения: ЭСФ не обязателен, если товар сразу вывозят за границу, продают в страны ЕАЭС или покупают для себя.

В остальных ситуациях организации и ИП вправе договариваться о том, как будут обмениваться документами — выставлять электронные или бумажные счета‑фактуры.

Уже с 2028 года ФНС может ввести обязательные электронные счета‑фактуры. А к 2029 году ожидается полный отказ от бумажных носителей. Такие планы предусматривает концепция ФНС. Поэтому важно не затягивать и заранее внедрить на предприятии систему ЭДО.

Что говорят в налоговой про обязательные ЭСФ

ФНС и Минфин готовят законопроект, согласно которому с 2028 года счета‑фактуры будут выставляться только в электронной форме. Вероятная дата вступления в силу — 1 апреля 2028. При этом ФНС подготовит собственный сервис для микро‑ и малого бизнеса. Такие компании и ИП смогут работать с электронными фактурами прямо на сайте службы: формировать, подписывать, направлять и хранить.

Об этом в эфире Saby Подкаста рассказал начальник управления электронного документооборота ФНС России Федор Новиков. А еще ответил на самые острые вопросы бизнеса про ЭДО.

В 2026–2027 гг. счета‑фактуры в любом формате обязаны составлять:

• продавцы — плательщики НДС. В основном это компании и ИП на общей системе налогообложения. На упрощенке при базовом освобождении по ст. 145 НК РФ выставлять безНДСные счета‑фактуры не нужно;

• налоговые агенты, например, при аренде госимущества или закупках у иностранных контрагентов;

• посредники, действующие от своего имени (комиссионеры или агенты).

Бизнес на спецрежимах может формировать счета‑фактуры добровольно.

Как выставить электронный счет‑фактуру

Электронные счета‑фактуры выставляют через оператора ЭДО и подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). При этом вы можете использовать того же оператора, через которого сдаете отчетность. Или любого другого, аккредитованного ФНС. Подпись можете ставить ту, которую уже используете для сдачи деклараций по НДС.

Если счета‑фактуры подписывает уполномоченный сотрудник, проверьте его машиночитаемую доверенность (МЧД). В ней должны быть прописаны полномочия по подписанию счетов‑фактур. Если потребуется продлить УКЭП и МЧД, это можно сделать через Saby. Система поможет собрать данные, сгенерировать запрос на сертификат и отправить его в УЦ.

Порядок работы с ЭСФ утвержден приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.

Разберемся, как выставлять электронный счет‑фактуру.

Шаг 1. Подготовить документ. Чтобы выставить ЭСФ, оформите его в учетной программе. В онлайн‑бухгалтерии Sabу Bu для этого достаточно сделать пару кликов.

• Фактуру на аванс получится заполнить из документа оплаты. На УСН удобно отслеживать остаток незакрытых авансов на конец квартала. На все такие авансы при авторасчете НДС сервис сам сформирует авансовые счета‑фактуры.

• Счет‑фактуру на реализацию программа формирует автоматически из документа реализации. Оформить продажу удобно прямо из счета или заказа.

Программа дает выбрать, какой комплект документов нужен: единый документ (УПД) или стандартный пакет (фактура и передаточный документ)

Счет-фактура формируется по установленному формату XML

Прямо в онлайн‑бухгалтерии сформированный счет‑фактуру можно подписать и отправить по ЭДО контрагенту.

Если формируете документы в другой учетной программе, загрузите счета‑фактуры в систему ЭДО вручную или один раз настроив интеграцию.

Шаг 2. Подписать счет‑фактуру УКЭП. Это может сделать руководитель или уполномоченное лицо. Например, главбух по электронной доверенности. Подпись ставит только одно уполномоченное лицо (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Шаг 3. Отправить покупателю. Готовый документ передайте покупателю через оператора электронного документооборота. Для этого достаточно нажать на кнопку отправки. В Saby можно отправлять документы контрагентам, которые подключены и к другим операторам ЭДО.

Шаг 4. Получить подтверждение обмена. Оператор уведомит о том, что файл принят, в нем нет технических ошибок и он дошел до покупателя. Затем покупатель направит извещение о получении. А если обнаружит в счете‑фактуре ошибки, сформирует уведомление об уточнении. Тогда поставщик переоформит ЭСФ.

ФНС планирует заменить извещения о получении и уведомления об уточнении на универсальное сообщение. Об этом мы рассказали в статье.

В Saby удобно отслеживать статус по каждому документу: видно, какие ЭСФ ожидают утверждения, а какие уже подписаны или аннулированы

Как происходит обмен электронными счетами‑фактурами

Обмен ЭСФ — регламентированный процесс, который позволяет корректно отражать операции в учете и заявлять вычеты по НДС. Разберем, как устроен обмен, какую роль играет оператор и какие даты имеют значение.

Роль оператора ЭДО. Выставлять и получать счета‑фактуры в электронном виде можно только через определенных операторов электронного документооборота. Операторы должны отвечать установленным требованиям и иметь необходимые технологии для обмена электронными документами по ТКС. Таким оператором выступает Saby.

Оператор отвечает за доставку ЭСФ, организует проверку соответствия установленным форматам и фиксирует даты отправки и получения.

Когда ЭСФ считается выставленным и полученным. Дата выставления — дата и время, в которые оператор ЭДО зафиксировал получение документа от продавца. Но обмен счетами‑фактурами завершается в тот момент, когда продавец получает от оператора покупателя извещение о доставке документов покупателю. То есть недостаточно просто отправить ЭСФ — система должна зафиксировать, что он дошел до контрагента.

Если ЭСФ передают через Единую информационную систему (ЕИС), порядок другой: подтверждение приходит от ЕИС.

В каких случаях выписывается ЭСФ

Разберемся, в каких случаях обязательно выписывается ЭСФ в соответствии с Налоговым кодексом, если стороны согласовали электронный документооборот. Рассмотрим самые популярные в учете ситуации.

При реализации товаров, работ и услуг

Это самое распространенное основание для выставления и получения счетов‑фактур. Срок — 5 календарных дней после отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, если операции облагаются НДС (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Упростили документооборот с помощью Saby Docs

Мы стремились упростить и ускорить взаимодействие между участниками. В конце месяца каждый клиент получает вместо множества чеков от разных юридических лиц один счет‑фактуру с полным перечнем услуг.

За год мы направляем около миллиона пакетов документов. Не каждая система это выдержит, но Saby справляется.

Ольга Лунева, руководитель СЭД‑направления компании «Передовые платежные решения»

Читать кейс →

При получении аванса

Авансовый счет‑фактура — документ, который продавец оформляет, когда получает предоплату от покупателя. Обязательные реквизиты этого документа — в п. 5.1 ст. 169 НК РФ. Если авансов несколько, на каждый нужно выставить отдельный ЭСФ в течение 5 календарных дней с момента, когда получили деньги.

Есть исключения. Минфин разрешает не выставлять авансовый ЭСФ, если соблюдаются два условия одновременно (письмо Минфина от 02.10.2025№ 03‑07‑09/95432):

• между получением аванса и отгрузкой прошло менее 5 календарных дней;

• и аванс, и отгрузка произошли в одном налоговом периоде (квартале).

В иных случаях, предусмотренных законом

ЭСФ может потребоваться и в других ситуациях, например, это:

• Посреднические сделки (договоры поручения, комиссии или агентские). Если посредник (комиссионер или агент) действует от своего имени, он обязан выставить ЭСФ в течение 5 календарных дней с даты отгрузки и перевыставить данные контрагенту (комитенту или принципалу). Если посредник (поверенный или агент) действует от имени контрагента (доверителя или принципала), ситуация меняется: счет‑фактуру покупателю выставляет доверитель или принципал от своего имени, в документе указываются его реквизиты как продавца, а посредник счет‑фактуру не оформляет.

• Безвозмездная передача товаров, работ, услуг. По общему правилу признается реализацией, поэтому нужно выставлять счет‑фактуру. Исключения перечислены в п. 3 ст. 149 НК РФ. Например, НДС не возникает при передаче долей в уставном капитале, благотворительной помощи.

  НДС возникает, когда компания (ИП) раздает дорогостоящие рекламные сувениры (ручки, календари, блокноты) населению или делает неденежные подарки сотрудникам. Но получатели в этом случае — физлица, поэтому бизнес заплатит НДС с такой передачи, но счет‑фактуру оформлять не нужно. В книге продаж регистрируются данные бухгалтерской справки‑расчета или другого сводного документа с суммарными данными.

• Возмещение скидок от маркетплейса. Сумма компенсации за скидку считается частью дохода от реализации, поэтому на нее нужно начислить НДС и выставить ЭСФ. Есть исключения. Например, если маркетплейс возмещает ущерб за порчу или утерю товара по своей вине — это уже внереализационный доход, с которого НДС не начисляется. О том, как решить вопрос с компенсацией, если товар сгорел на складе маркетплейса, читайте в статье.

В какие сроки выставляется ЭСФ

И для бумажных счетов‑фактур, и для электронных счетов‑фактур — один срок выставления. Он не зависит от формата или типа операций. Это 5 календарных дней после отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг или получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ). Если дата выпадает на выходной или праздник, документ можно оформить в первый рабочий день после отдыха.

Датой выставления ЭСФ считается дата поступления файла с документом на сервер оператора ЭДО продавца — эта дата подтверждается служебной квитанцией оператора. Выставить счет‑фактуру задним числом невозможно.

Что будет при нарушении срока выписки ЭСФ

Штрафа за нарушение срока выписки ЭСФ нет, если ошибка не влияет на налоговую базу по НДС. В противном случае возможно взыскание по ст. 120 НК РФ:

• 10 000 ₽ при первом нарушении в квартале;

• 30 000 ₽ — при повторном.

Если налоговая база занижена, штраф составит 20% от суммы недоимки, но не меньше 40 000 ₽.

Также покупатель рискует потерять право на вычет НДС, что может невыгодно сказаться на отношениях с контрагентом.

Saby снижает риск штрафов при работе с ЭСФ

• Автоматически проверяет реквизиты контрагентов

• Напоминает о сроках отправки

• Показывает статус документа

• Обновляет формы документов и отчетности при изменениях законодательства

Оставить заявку

Когда оформляется исправленный счет‑фактура

Исправленный ЭСФ оформляют, если в первом документе нашли ошибки, которые могут помешать получить вычет.

Какие ошибки требуют исправления

Вот в каких случаях выписывается исправленный ЭСФ.

При работе со счетами‑фактурами в Saby риск ошибок минимален — система автоматически подтягивает данные контрагента и другую информацию из договора. Либо вы загружаете уже готовые документы из своей учетной программы.

Как оформить исправленный счет‑фактуру

Нужно создать новый документ и привести реквизиты исходного:

• в строке 1 укажите номер и дату из первоначального счета‑фактуры;

• в строке 1а заполните поле «Исправление № ___ от ____».

В остальные строки и графы вносятся верные данные.

В Saby не нужно ничего добавлять вручную — вы формируете исправление прямо из исходного документа реализации и снова отправляете контрагенту

Форма должна быть той, что действовала в период оформления первоначального счета‑фактуры.

Нумеруйте исправленные счета‑фактуры в общем порядке.

Если нашли ошибки и в первоначальном, и в корректировочном документе, исправленные счета‑фактуры составляют к обоим.

Когда нужен корректировочный ЭСФ

Продавец оформляет дополнительный ЭСФ — корректировочный, когда стороны уже после отгрузки решили изменить условия сделки и это повлияло на налоговую базу по НДС (приказ ФНС от 19.01.2026 № ЕД‑1‑26/29@). Сначала они оформляют допсоглашение, акт или уведомление и в течение 5 дней подписывают корректировочный счет‑фактуру. В документе должны быть все изменения.

Например, вот в каких случаях выписывается дополнительный ЭСФ:

• изменение стоимости: продавец предоставил скидку, компенсацию или, наоборот, сделал наценку или проиндексировал цены уже после отгрузки;

• изменение количества: сделали допоставку, покупатель вернул часть товара или при приемке выявили недопоставку;

• другие случаи: заказчик отказался от части услуг или изменились условия, которые влияют на итоговую стоимость. Например, ситуация, когда покупатель выполнил бонусные условия договора.

Корректировочный ЭСФ не заменяет исходный — в учете остаются оба документа.

В Saby можно сформировать корректировочный ЭСФ из исходного документа реализации

Чем корректировочный счет‑фактура отличается от исправленного:

Отличия исправленного и корректировочного счетов‑фактур

Главное об ЭСФ: краткие выводы

• Электронный счет‑фактура — юридически значимый аналог бумажного счета‑фактуры, который подписывают УКЭП и передают через аккредитованного в налоговой оператора ЭДО.

• ЭСФ обязателен для прослеживаемых товаров, а в остальных случаях применяется по соглашению сторон.

• Срок выставления — 5 календарных дней с даты отгрузки или перевода аванса.

• Для работы нужны УКЭП, договор с оператором ЭДО и согласие контрагента.

• Ошибки исправляются через исправленный ЭСФ. Условия сделки меняются через корректировочный ЭСФ.

• Срок хранения — 5 лет в электронном виде, распечатывать не надо.

• Нарушение сроков может привести к штрафам по ст. 120 НК РФ.