Электронная подпись для ИП: какая нужна, где получить, сколько стоит
Электронную подпись для ИП получают в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. Процесс включает подачу заявки, очную идентификацию личности и получение сертификата. Из документов потребуются паспорт, СНИЛС, ИНН и выписка из ЕГРИП. Время оформления составляет от нескольких часов до одного рабочего дня. В статье делимся важными нюансами процесса
Что в статье
Какая электронная подпись нужна ИП
Индивидуальному предпринимателю для сдачи отчетности, работы с госорганами и контрагентами требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП), оформленная как подпись руководителя. Простые и неквалифицированные подписи не имеют необходимой юридической силы для основных бизнес-операций.
Простая электронная подпись (ПЭП) — это комбинация логина и пароля, кода из SMS или одноразового кода в приложении. Она лишь подтверждает, что действие совершил владелец учетной записи. Ее используют для входа в личные кабинеты банков или некоторых сервисов, но для подписания финансовых документов, договоров или отчетности она не подходит.
Неквалифицированная усиленная электронная подпись (НЭП) создается с использованием криптографических средств. Она фиксирует авторство и гарантирует, что документ не менялся после подписания. Однако ее юридическая сила ограничена — она действительна только там, где стороны заранее заключили соглашение о ее признании. Для обязательного взаимодействия с налоговой службой, внебюджетными фондами или участия в госзакупках НЭП ее использовать нельзя.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — единственный вариант, который федеральный закон приравнивает к собственноручной подписи с печатью. Только она обеспечивает:
- Юридическую значимость для всех видов отчетности в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат.
- Допуск к работе на федеральных электронных торговых площадках.
- Полноценное участие в юридически значимом электронном документообороте с любыми контрагентами.
- Доступ к расширенным функциям портала «Госуслуги» для бизнеса.
Получайте электронную подпись в УЦ «Тензор» удобным способом
Приезжайте в ближайший офис со всеми документами
Вызовите курьера, если хотите сэкономить время
Получайте удаленно, если уже сдавали биометрию
Электронная подпись для ИП vs для физлица: в чем разница
Ключевое отличие — в данных, которые содержит сертификат, и, как следствие, в юридическом статусе подписанта. Для государственных систем и контрагентов физическое лицо и индивидуальный предприниматель — это два разных субъекта.
Сертификат физлица подтверждает личность человека: в нем указаны паспортные данные, ФИО и СНИЛС. Им можно пользоваться для получения личных госуслуг: записаться к врачу, подать заявление на загранпаспорт или, что важно, направить документы для регистрации в качестве ИП.
Однако в момент внесения записи в ЕГРИП человек получает новый статус — предпринимателя. С этого момента для всех официальных действий, связанных с бизнесом, требуется подпись ИП. В ее сертификат, помимо персональных данных, вносят ОГРНИП — основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.
Использовать подпись физлица вместо подписи ИП — техническая и юридическая ошибка. Налоговая не примет отчетность, так как система не увидит в подписанте предпринимателя. Контрагент в системе ЭДО получит документ, подписанный «гражданином Ивановым», а не «ИП Иванов», что может сделать сделку недействительной.
Для чего ИП нужна электронная подпись
Квалифицированная электронная подпись для ИП — это обязательный инструмент для легальной работы. Вот ключевые задачи, которые без нее не решить.
Сдача отчетности в государственные органы. Без КЭП вы не отправите декларации и расчеты в ФНС, ПФР или Росстат. Это касается и специальных систем вроде Росалкогольрегулирования. Даже для получения официальной выписки или ответа на запрос в электронном виде потребуется запрос, подписанный КЭП ИП.
Работа с электронным документооборотом. Юридически значимый обмен счетами, актами и договорами с контрагентами возможен только при использовании КЭП через операторов ЭДО, например Saby Doc. Это не просто удобство, а требование крупных компаний и корпоративных заказчиков.
Участие в государственных и коммерческих закупках. Чтобы стать поставщиком по 44‑ФЗ и 223‑ФЗ, нужна КЭП для работы на электронных торговых площадках, таких как «Сбербанк‑АСТ» или «РТС‑тендер».
Регистрация онлайн‑кассы и работа с ОФД. При подключении новой кассовой техники в личном кабинете ФНС требуется подписать заявление КЭП. Также подписью заверяется соглашение с оператором фискальных данных.
Полный доступ к «Госуслугам» для бизнеса. Простой электронной подписи достаточно для личных запросов. Но для регистрации юридического лица, получения лицензий или подачи заявлений от имени ИП на этом портале потребуется именно квалифицированная подпись.
Работа с маркетплейсами. Крупные площадки, такие как Wildberries и Ozon, требуют от предпринимателей подписания договоров и документов через ЭДО, что невозможно без КЭП.
Обращение в арбитражный суд. Подача исковых заявлений и других процессуальных документов в электронной форме через систему «Мой арбитр» допускается только при использовании квалифицированной подписи.
Пошаговая инструкция: как получить электронную подпись для ИП без ошибок
Шаг 1. Четко определите задачи
Перед обращением в удостоверяющий центр составьте список систем, где будете использовать подпись: определенные площадки для торгов или госсистемы. Это нужно, чтобы специалист УЦ выпустил сертификат с правильными настройками и полями.
Шаг 2. Выберите пункт выдачи
Квалифицированную электронную подпись для ИП можно получить только в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц, в том числе с помощью УЦ «Тензор».
Выпуск в УЦ ФНС подразумевает только выпуск сертификата, а токен и ПО для работы с подписью нужно приобретать и настраивать отдельно. Также налоговая не консультирует по по вопросам ЭП.Вы можете получить сертификат самостоятельно или же воспользоваться помощью Тензора — это упростит и ускорит процесс:
мы проверим документы и сформируем заявление,
запишем вас в ближайший пункт выдачи на удобное время,
при необходимости предоставим носитель для электронной подписи и настроим компьютер для ее использования,
поможем в решении проблем и будем отвечать на вопросы об ЭП весь период ее действия.
Шаг 3. Подготовьте документы и данные
Вам понадобятся:
- оригинал паспорта гражданина РФ;
- заявление на изготовление ЭП по форме ФНС;
- номер ИНН и СНИЛС.
При оформлении заявки вы выступаете как индивидуальный предприниматель, а не как физическое лицо. Проверьте, чтобы это было указано.
Шаг 4. Подайте заявку и пройдите идентификацию
Подать заявку можно онлайн, но для завершения процедуры требуется личный визит в офис УЦ с оригиналом паспорта и заявлением.
Шаг 5. Получите подпись
Вам выдадут сам сертификат электронной подписи, записанный на защищенный USB‑токен. Оплачивая услугу, уточните, входит ли в стоимость токен и настройка рабочего места.
Квалифицированную подпись можно записать на смартфон
Мобильная электронная подпись (МЭП) всегда с вами, работает везде, где есть интернет и не требует лишних устройств. Про все нюансы технологии и способы подписать документ с мобильного устройства рассказали в статье.
Сколько стоит
Базовый вариант подписи — для налоговой, ЭДО, торгов — в удостоверяющем центре «Тензор» стоит 4000 рублей. Цена включает СКЗИ в составе сертификата, а вот ключевой носитель — токен — нужно купить отдельно.
В расширенный «Бизнес-пакет ФНС» входит больше услуг. Вы получите электронную подпись для ИП и одного сотрудника. Также специалисты подготовят документы, помогут получить подпись за 5 минут, зарегистрируют ее на всех нужных площадках и будут круглосуточно решать любые технические вопросы. Вы получите доступ к вебинарам по закупкам и помощь в подборе банковской гарантии.
Как долго действует
Сертификат квалифицированной электронной подписи действует 15 месяцев с даты его выпуска. Важное правило: продлить работающую подпись можно удаленно, а вот восстановить просроченную — нет.
Если сертификат еще активен, его можно продлить онлайн, без визита в офис. Для этого нужно авторизоваться в личном кабинете на сайте удостоверяющего центра, при необходимости оплатить продление и дальше следовать подсказкам программы. Новый сертификат снова будет действовать 15 месяцев.
Если срок действия сертификата истек, процедура получения нового будет такой же, как в первый раз: потребуется оставить заявку и прийти в удостоверяющий центр с оригиналом паспорта для идентификации личности.
Ответы на частые вопросы
-
Можно ли получить электронную подпись для ИП полностью онлайн?
Получить сертификат удаленно можно только при продлении ЭП: вы подтверждаете личность с помощью действующей ЭП от УЦ ФНС. Если же получаете сертификат для ИП впервые, то сможете подать заявку и оплатить услугу онлайн, но для завершения процедуры и идентификации личности требуется личный визит с оригиналами документов в офис удостоверяющего центра или его партнера. По этой же причине невозможно получить сертификат ИП, находясь заграницей.
-
Сколько времени занимает получение?
Если документы в порядке и есть возможность сразу приехать в пункт выдачи, процесс выпуска сертификата занимает от 15 минут. Вся процедура с учетом заявки и визита, как правило, укладывается в один рабочий день.
-
Можно ли скопировать ЭП для ИП?
Нет, подпись для ИП технически невозможно экспортировать с носителя.
-
На каких носителях можно генерировать подпись?
Чтобы создать и хранить квалифицированную электронную подпись от ФНС, вам понадобится специальный ключевой носитель, сертифицированный ФСБ. Например, Рутокен ЭЦП. Это правило важно для безопасности: закрытый ключ подписи формируется внутри такого устройства и не покидает его, поэтому его нельзя скопировать или украсть.
-
Можно ли использовать одну ЭП на нескольких компьютерах?
Да, нужно установить сертификат и криптопровайдер на каждый компьютер, а токен носить с собой. Важно не передавать свою подпись бухгалтеру, заместителю или другим сотрудникам. Им для работы от имени ИП потребуется подпись физлица, которую можно получить в любом коммерческом УЦ с аккредитацией Минцифры, и машиночитаемая доверенность.
Видеоматериалы по теме
