Операторы ЭДО: какие требования к ним предъявляют и как выбрать своего
Государство активно переводит бизнес с бумаги на цифровой формат: так, ЭДО уже обязателен для всех, кто работает с маркированными и прослеживаемыми товарами, а в 2026 году на него переведут участников грузоперевозок. Со временем цифровизация затронет все сферы бизнеса, поэтому долго откладывать переход на ЭДО не получится. Первое, с чего стоит начать, — подключиться к оператору ЭДО. Оператор ЭДО — посредник, который обеспечивает обмен юридически значимыми электронными документами между контрагентами.
Расскажем, какой функционал предоставляют операторы, какие новые требования к ним появятся и какую ответственность за сохранность и корректность данных они несут.
Что в статье
Кто такой оператор ЭДО
Оператор электронного документооборота (ЭДО) — это компания, которая организует электронный обмен документами между бизнес‑партнерами, клиентами и госорганами, а также предоставляет для этого рабочую среду. Оператор обеспечивает юридическую значимость и безопасность электронных документов, а также проверяет их на правильность заполнения и соответствие государственному формату.
Чтобы получить статус оператора ЭДО, организация должна пройти аккредитацию контролирующего органа — ФНС. Для этого нужно выполнить ряд требований: в частности, получить необходимые лицензии и иметь специальное ПО. Только тогда компанию одобрят, после чего она появится в соответствующем реестре.
Какие требования предъявляются к операторам ЭДО
Сейчас требования к операторам зафиксированы в Приказе ФНС РФ от 08.06.2021 № ЕД‑7‑26/546@. Он регламентирует основания для включения в реестр операторов ЭДО.
Летом 2025 года Минфин вынес на рассмотрение законопроект, который должен дополнить текущие обязанности операторов и закрепить их на федеральном уровне. Если проект примут, обновленные требования начнут действовать с 1 сентября 2027. Ниже — сравнение ключевых обязанностей операторов.
| Требование | Новые правила по проекту Минфина | Текущие правила по Приказу ФНС |
|---|---|---|
| Статус юрлица | Оператором ЭДО может быть только организация, созданная в РФ и согласно местному законодательству | |
| Лицензия на криптографию | Лицензия подтверждает, что оператор может шифровать сведения, которые содержатся в электронных документах, и обеспечивать их безопасность от раскрытия третьими лицами. Лицензию выдает ФСБ | |
| Аппаратные и программные средства электронной подписи (ЭП) | Оператор должен владеть аппаратными средствами ЭП, а также иметь право на использование программных средств ЭП. С их помощью он обязан обеспечить защиту передаваемых сведений от внешних угроз | Оператор не обязан владеть аппаратными средствами ЭП. Например, он вправе взять их в аренду или безвозмездное пользование |
| ЭДО 24/7 | Оператор обязан иметь на территории РФ телекоммуникационную инфраструктуру на территории РФ, которая обеспечивает круглосуточный электронный документооборот | |
| Порог чистых активов | Чистые активы оператора ЭДО должны составлять не менее 500 млн ₽ | Подобное правило не предусмотрено |
| Включение в реестр аккредитованных операторов | Если организация не соответствует требованиям выше и, соответственно, не попала в реестр, она не признается оператором ЭДО. Запись в реестре действует 3 года | Подобное правило не предусмотрено |
| Наличие договора с участниками ЭДО | Без него оператор не вправе реализовывать обмен электронными документами между контрагентами | Подобное правило не предусмотрено |
| Защита сведений | Оператор обязан обеспечивать защиту всей информации, которая передается вместе с электронными документами | Подобное правило не предусмотрено |
| Идентификация участников ЭДО | Оператор может обеспечить идентификацию участников через усиленную электронную подпись или Единая система аутентификации.ЕСИА | Оператор обязан выявлять и передавать ФНС следующие сведения об отправителях:
Также он должен сообщать отправителям их идентификатор участника |
| Хранение электронных документов | Подобное правило не предусмотрено | Оператор обязан хранить всю информацию об обмене электронными документами столько же, сколько хранятся их бумажные аналоги. Например, для налоговой декларации и счета-фактуры этот срок составляет 5 лет |
| Резервное копирование документов | Оператор обязан хранить копии электронных документов в течение 5 лет с их отправки. Также он должен обеспечить возможность их восстановления | Оператор обязан обеспечить резервное копирование самих документов, а также сведений об обмене ими |
| Изменять или удалять электронные документы нельзя | Оператор не вправе как-либо модифицировать, обезличивать или уничтожать документы и находящиеся в них сведения. Исключение — когда на это есть законные основания (например, если истек срок хранения) | Подобное правило не предусмотрено |
| Передача электронных документов в госсистемы | Оператор обязан передавать документы в государственные информационные системы, если это предусмотрено законом. Например, при обмене титулами ЭТрН оператор направляет их в ГИС ЭПД | Подобное правило не предусмотрено |
| Техподдержка 24/7 | Подобное правило не предусмотрено | Участники должны иметь возможность обратиться в техподдержку через следующие каналы связи:
|
Кроме того, согласно проекту, операторы ЭДО будут нести ответственность не только перед ФНС, но и перед правительством РФ. Налоговая возьмет на себя обязанности по формированию реестра операторов, а правительство должно установить порядок его ведения.
ЭДО в Saby от оператора «Тензор» соответствует всем требованиям ФНС и Минфина — и даже больше
- «Тензор» занимает 1 место среди аккредитованных операторов России.
- Saby — это полноценная система для автоматизации бизнес-процессов, в которой реализован весь цикл работы с документами: создание, согласование, отправка и учет.
- Не обязательно отказываться от привычных программ: если вы уже работаете в 1С или другой учетной системе, настройте интеграцию, чтобы не пришлось менять процессы.
- Доступ к архивным документам сохранится, даже если решите не продлевать тариф в Saby.
- Бесплатная техподдержка работает круглосуточно. Специалисты помогут найти оптимальное решение для любого случая и на любом этапе — даже после внедрения ЭДО.
Чек‑лист: как выбрать оператора ЭДО
Ниже — основные пункты, на которые стоит обратить внимание при выборе оператора.
Аккредитация ФНС. Проверьте через официальный реестр операторов ЭДО.
Понятное ценообразование и состав тарифов. Обычно абонентская плата за тариф зависит от того, сколько документов вы планируете отправлять ежемесячно. В Saby первые 30 исходящих документов доступны бесплатно, а входящие бесплатны всегда. Из платного тарифа расходуются только те отправленные документы, которые контрагент обработал положительно: то есть если требовалась подпись — документ подписан, не требовалась — документ просто успешно доставлен.
Поддержка разных сценариев ЭДО. Обмен с госсистемами, торговыми сетями, поставщиками и маркетплейсами, EDI, трансграничный, внутренний и кадровый ЭДО — всё это есть в Saby.
Единая экосистема. Если вести документооборот, учет и другие процессы в разных системах, придется переносить данные из одной программы в другую. Выбирайте оператора, который предлагает экосистемное решение. Saby объединяет ЭДО, бухгалтерский и кадровый учет, управление персоналом, проверку контрагентов и еще 30+ решений для бизнеса. Данные, созданные в одном приложении, сразу доступны во всех остальных — без интеграций и переносов.
Интеграция в предустановленные учетные системы. Saby встроится в вашу привычную учетку или CRM: 1C, SAP и любую другую программу по API.
Роуминг. С ним не обязательно подключаться к тому же оператору ЭДО, с которым работает ваш контрагент. Роуминг позволяет получать и отправлять документы в привычном режиме в один клик.
В Saby роуминг настроен со всеми основными операторами России, а также с операторами Беларуси, Казахстана и Узбекистана. Больше про роуминг — в отдельной статье.
Разные варианты подписания. Saby предлагает удобные способы подписать документ: от стандартных УКЭП и УНЭП на физическом носителе до «Госключа», мобильной подписи в смартфоне и отложенного подписания.
Возможность работать где угодно. В Saby подписывайте документы через компьютер, телефон или планшет. А если сеть пропадет, система сохранит все изменения и внесет их после того, как интернет‑подключение вернется.
Обмен электронными документами с контрагентами, которые не подключены к ЭДО. В Saby юридически значимые документы можно отправлять на почту или в мессенджер. Получателю для подписания понадобится только электронная подпись. Saby сформирует ссылку, перейдя по которой контрагент сможет посмотреть и подписать документ, а также оплатить счет.
Бесплатная круглосуточная техподдержка. Специалисты Saby в любое время помогут освоить ЭДО и проконсультирует в нестандартных ситуациях.
Какие функции выполняет оператор ЭДО
Функционал у разных операторов может отличаться. Ниже — ключевые функции оператора, которые обеспечивают бизнесу непрерывный электронный документооборот.
Гарантирует легитимность документов. Юридическую значимость обмена электронными документами обеспечивает электронная подпись: она эквивалентна рукописной и подтверждает, что электронный файл равносилен бумажным документам. Если срок действия электронной подписи истечет, подписать документы не получится. Система, разработанная аккредитованным оператором ЭДО, автоматически проверяет, что сроки в порядке. А в Saby заранее приходят напоминания о том, что подпись нужно продлить.
Проверяет правильность заполненных данных. Система убедится, что документ отправится реальному контрагенту по существующим реквизитам. Оператор дополнительно проверяет корректность тех документов, которые необходимо создавать в XML-формате: например, УПД, счета‑фактуры и их корректировочные формы.
В Saby есть готовые шаблоны основных документов, которые значительно упрощают процесс их формирования. А при заполнении некоторые данные можно автоматически внести из связанных документов, что сокращает время работы и риски ошибок.
Обеспечивает сохранность документов. Все файлы передаются по защищенным каналам, а историю их передвижения можно проследить в личном кабинете. Такие документы не потеряются и не испортятся. Их также можно будет предоставить в суде и подтвердить историю действий с документом.
Как организовать работу с оператором ЭДО
Чтобы начать обмен электронными документами, внедрите систему оператора на рабочие места. На сегодняшний день есть три варианта внедрения:
- Веб-версия. Не требует установки дополнительных программ на устройство. Сотрудники авторизуются в системе через сайт оператора и получают доступ к онлайн-пространству.
- Интеграция с учетными системами. Например, решения для 1С через внешнюю обработку и специальное расширение, для SAP — через сертифицированный модуль, а для других систем — через API, SDK и коннекторы.
- Мобильное приложение. В нем можно формировать и подписывать электронные документы через смартфон или планшет, когда компьютера нет под рукой.
Видеоматериалы по теме
