Юридически значимый ЭДО: зачем нужен бизнесу и как подключить
Документооборот плавно, но стремительно переходит в цифру: мы подписываем договоры онлайн, отправляем отчеты в налоговую через интернет, обмениваемся документами с контрагентами без курьеров. И часто возникает вопрос: имеет ли электронный документ ту же юридическую силу, что и бумажный? Ответ — «да», если речь идет о юридически значимом электронном документообороте. В статье разберемся, что такое ЮЗЭДО, кто может его подключить и будут ли в России иметь силу документы от иностранного контрагента.
Что в статье
Что такое юридически значимый ЭДО
Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) — это система обмена электронными документами, которые имеют полную юридическую силу, как бумажные оригиналы, и признаются всеми участниками процесса, включая государственные органы. ЮЗЭДО обеспечивает юридическую значимость документов за счет использования электронной подписи, подтверждая их подлинность и неизменность.
Такой документ можно использовать в любых ситуациях: привести как доказательство в суде, отправить в налоговую или приложить к кадровому делу.
Представим, что компания из Москвы заключает договор поставки с контрагентом из Владивостока. Вместо того чтобы ждать курьера с оригиналами документов на протяжении недели, стороны подписывают договор электронной подписью и передают через оператора ЭДО. Процесс занимает считанные секунды, а документ имеет ту же силу, что и привычный бумажный.
Но есть нюанс: не каждый электронный документ будет считаться юридически значимым лишь потому, что для его отправки выбрали электронные каналы.
Какие документы считаются юридически значимыми
Документами в цифровом виде обмениваются не только по ЭДО: еще есть электронная почта, мессенджеры, соцсети. Ключевое отличие в том, что при обмене по ЭДО документы являются юридически значимыми, а при любом другом электронном способе отправки — нет. Главную роль в этом играют два момента: использование электронной подписи и соответствие требованиям закона.
Электронная подпись равнозначна рукописной и подтверждает авторство документа, а также дату и время его подписания. Вот что дает правильная подпись:
Неотрекаемость. Человек, подписавший документ, не может отказаться от своего авторства, так как подпись однозначно его идентифицирует.
Конфиденциальность и целостность. Технология шифрования гарантирует, что в документ не вносили правки после подписания.
Электронная подпись бывает трех видов.
⭕ Простая (ПЭП). Устанавливает авторство, но не подтверждает, что документ не меняли. ПЭП подойдет для подписания локальных нормативных актов, служебных записок, заявлений или файлов и документов в свободной форме. При использовании ПЭП необходимо заключать соглашение. Основные бухгалтерские первичные документы подписывать с помощью ПЭП нельзя.
⭕ Усиленная неквалифицированная (УНЭП). Безопаснее, чем простая ЭП: она подтверждает авторство и защищает документ от изменений. С помощью УНЭП нельзя подписывать целый перечень документов, например:
- Счета-фактуры и универсальные передаточные документы.
- Налоговую и бухгалтерскую отчетность.
- Заявления на регистрацию ООО и ИП, внесение изменений в ЕГРЮЛ и ЕГРИП.
- Трудовой договор и другие кадровые документы.
- Акт о несчастном случае на производстве.
- Приказ об увольнении.
- Журнал регистрации прохождения инструктажа по охране труда.
УНЭП можно получить в любом удостоверяющем центре либо на «Госуслугах».
Для юридически значимого обмена нужно оформить соглашение об ЭДО с другими участниками — только тогда документы, подписанные УНЭП, будут иметь юридическую силу.
⭕ Усиленная квалифицированная (УКЭП). Самая защищенная подпись. Ее выдают только удостоверяющие центры с аккредитацией — например, УЦ компании «Тензор». Для юридически значимого ЭДО это лучший вариант — работает без дополнительных соглашений и подходит для подписания абсолютно любых документов.
В чем разница между КЭП и УКЭП?
Ни в чем, это одно и то же. НЭП и УНЭП — тоже синонимы.
Если документ распечатали, подписали ручкой, а затем отсканировали — он не будет иметь юридическую силу для ЭДО. По ЮЗЭДО можно передавать только файлы, которые подписали электронной подписью.
Также важно, чтобы документ соответствовал требованиям закона. Он должен быть создан в правильном формате и содержать нужные реквизиты. У каждого вида документов есть свои правила оформления:
- Отчетность. Для отчетов в госорганы есть свои формы и форматы. Например, в 2025 году декларацию по УСН сдают по форме, утвержденной Приказом ФНС РФ от 02.10.2024 № ЕД-7-3/813@. Иначе налоговая не примет документ.
- Транспортные документы. Для обмена электронной транспортной накладной (ЭТрН) используют формат, утвержденный Приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065, другие перевозочные документы тоже должны соответствовать форматам.
- Первичные бухгалтерские документы. При их составлении нужно соблюдать требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Среди обязательных реквизитов для первички — наименование и дата составления документа, информация об организации, факт хозяйственной жизни (например, поставка товара), сведения о подписанте.
- Договоры. Типовых образцов нет, можно обмениваться в неформализованном виде. Но нужно отразить все существенные условия. Так, для договора поставки существенные условия — наименование, характеристики, количество и срок доставки товара.
Пример ошибки: при приеме сотрудника в трудовом договоре не указали место работы и зарплату. Это существенные условия — без них договор признают недействительным.
В сервисе ЭДО от Saby есть готовые шаблоны документов — они соответствуют всем правилам оформления и экономят время на заполнение.
Кто может использовать ЮЗЭДО
Юридически значимый ЭДО универсален и позволяет обмениваться документами между любыми участниками документооборота: работодателем и сотрудниками, организацией и госорганами, контрагентами из разных стран.
| Участник документооборота | Что может делать |
|---|---|
| Физлица |
|
| Бизнес |
|
| Госорганы | взаимодействовать с физлицами, компаниями и другими ведомствами |
Зачем бизнесу юридически значимый ЭДО
Перевод документов в электронный вид значительно упростит бизнес-процессы, и вот как он поможет:
Обмен происходит мгновенно. Документы приходят моментально, независимо от расстояния между контрагентами. А подписать и отправить их можно за пару кликов.
Всё по закону. Электронные документы обладают той же юридической силой, что и бумажные, — благодаря электронной подписи.
Нет риска ошибок и потери. Документ всегда можно восстановить в системе, в отличие от его бумажного аналога. А при подготовке невозможно ошибиться или пропустить нужные поля — сервис подскажет, что нужно заполнить или поправить.
Удобно искать и хранить. Поиск занимает секунды, а документы хранятся в виртуальном архиве. Не нужно готовить отдельное помещение или передавать бумагу на аутсорсинг.
Обязателен во многих сферах. Без ЭДО не обойтись в госзакупках, продаже маркированных и прослеживаемых товаров, а также товаров, которые подлежат контролю со стороны ЕГАИС или ветеринарному контролю в системе «Меркурий».
Как подключить ЮЗЭДО
Чтобы запустить юридически значимый ЭДО, достаточно выполнить несколько шагов.
1. Определить, для чего вам нужен ЭДО. Например, чтобы сдавать отчетность, работать с контрагентами, создавать и хранить кадровые документы.
2. Выбрать оператора ЭДО и подключиться к его системе. Это самый важный этап. Оператор ЭДО — это провайдер, который обеспечивает технологическую и юридическую платформу для обмена документами. При выборе оператора обратите внимание на следующие пункты:
- Аккредитация ФНС. Убедитесь, что оператор аккредитован ФНС и включен в официальный реестр.
- Стоимость. Обычно состоит из абонентской платы и платы за каждый отправленный документ.
- Интеграции. Если вам важно, чтобы обмен документами происходил в привычной учетной программе или CRM-системе, проверьте, может ли оператор настроить интеграцию. Например, ЭДО от Saby можно внедрить в 1С, SAP и любую другую программу по API.
- Количество контрагентов. Узнайте, с каким оператором работают ваши партнеры. Так, к Saby подключены 48% всех российских компаний.
- Роуминг. Это возможность вести обмен документами даже с теми контрагентами, которые подключены к другому оператору ЭДО. Проверьте, поддерживает ли выбранный оператор настройку роуминга. В Saby настроен роуминг со всеми крупными операторами РФ.
3. Получить УКЭП. Для этого нужно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Подпись для юрлица или ИП можно оформить как на самого руководителя, так и на уполномоченного представителя — например, бухгалтера. Легитимность использования ЭП представителей подтверждает выдача машиночитаемой доверенности (МЧД). В Saby работа с МЧД встроена в единое окно работы с документами.
4. Настроить рабочий процесс. Закрепите применение ЭДО во внутренних актах и назначьте ответственного за подпись электронных документов. Это необязательная процедура, но она поможет систематизировать процесс работы с ЭДО и закрепит правила для ваших сотрудников. Это сделает переход на ЭДО более понятным.
Также не забудьте настроить маршруты согласования и подписания документов внутри компании, чтобы автоматизировать работу со всеми входящими/исходящими и перевести в цифру не просто документы, а все бизнес-процессы.
5. Начать обмениваться документами. Если вы и ваши контрагенты подключены к Saby, обмен начнется мгновенно. Если нет — вы можете отправить им приглашение через систему, документооборот будет происходить в роуминге.
Как ЮЗЭДО работает при обмене с другими странами
Есть два способа обмениваться электронными документами с иностранными контрагентами: международный и трансграничный ЭДО. Степень юридической значимости документа в каждом из вариантов будет разной.
| Международный ЭДО | Трансграничный ЭДО | |
|---|---|---|
| Как происходит обмен документами | Обе стороны должны быть подключены к системе одного оператора ЭДО — например, Saby | Каждая сторона использует систему своего оператора ЭДО. Например, контрагент из России подключен к ЭДО от Saby, а его партнер из Беларуси — к оператору ЭДиН, СТТ, «Бидмартс» или «МетаЭра». Еще Saby поддерживает обмен с узбекским роуминговым оператором «Научно-информационный центр "Янги Технологиялар"» |
| Какими документами можно обмениваться | Любыми, но чтобы они обладали юридической силой, понадобится сопроводительное письмо. Его можно предоставить в госорганы обеих стран | Любыми, они будут иметь юридическую силу в обеих странах |
| Какие электронные подписи нужны | Иностранному контрагенту нужна российская НЭП, российскому бизнесу — УКЭП | Электронные квалифицированные подписи своих государств — их признают контролирующие органы обеих стран |
| С какими странами можно настроить | Зависит от оператора ЭДО. Saby поддерживает обмен со всеми странами | Зависит от оператора. Saby уже внедрил трансграничный ЭДО с Республикой Беларусь и Узбекистаном, а также тестирует обмен по новым направлениям |
| Нужно ли заключать трехстороннее соглашение об ЭДО | Да. Его подписывают резидент, нерезидент и оператор ЭДО для подтверждения легитимности обмена. Неудобство в том, что соглашение подписывают на бумаге, и пока все стороны не поставят подпись, обмен начинать нельзя | Нет. Обмен можно начинать мгновенно — подключайте и работайте как с привычным ЭДО внутри страны |
Как работает трансграничный ЭДО
Для пользователей всё очень просто и быстро — работает в один клик, как привычный обмен документами. Технически трансграничный ЭДО выглядит так:
- Иностранный контрагент формирует документ, подписывает его электронной подписью и отправляет через свой сервис ЭДО.
- Saby отправляет доверенной третьей стороне (ДТС) запрос на проверку иностранной ЭП, она подтверждает легитимность такой подписи. ДТС России направляет запрос в ДТС страны контрагента. Всё это происходит мгновенно, не занимая времени участников обмена.
- Контрагент из России получает документ в Saby. Вместе с файлом приходит квитанция ДТС, которая подтверждает юридическую силу документа в обеих странах.
Так, компания Mark Formelle отказалась от бумажного обмена документами и подключила трансграничный ЭДО. Цифровой обмен поддержали Saby со стороны РФ и ЭДиН в Республике Беларусь. Подробнее о кейсе читайте в статье.
Что в итоге
Переход на юридически значимый ЭДО — это взвешенное бизнес-решение для повышения конкурентоспособности. ЭДО устраняет бюрократические барьеры, экономит значительные средства и повышает скорость работы бизнеса: от обмена документами и получения оплат до контроля за всеми процессами компании.
В условиях цифровой экономики бизнес, который продолжает работать на бумаге, добровольно ставит себя в невыгодное положение. Подключение ЮЗЭДО — это простой и окупаемый шаг в будущее, которое уже наступило.
Видеоматериалы по теме
