Пожар на ВБ — складе маркетплейса: что делать бухгалтеру

Без промедления посетите личный кабинет МП

Самая первая правильная реакция на любое происшествие на складе маркетплейса — зафиксировать остатки на складе, пока в личном кабинете не начались возможные сбои в работе и обнуление или изменение данных. Для этого:

• Загрузите все отчеты, доступные в личном кабинете (ЛК) селлера на маркетплейсе, минимум на две даты — на дату до происшествия и на дату происшествия. Если маркетплейс накануне менял оферту, также сформируйте отчеты об остатках на дату, предшествующую таким изменениям. Ваша цель — собрать максимально полную историю товарных остатков.

• Скачайте оферту — в старой и новой редакциях.
• Загрузите первичные документы, подтверждающие передачу товаров на маркетплейс (акты, УПД), перемещения между складами.
• Сделайте скриншоты и запись экрана со всей значимой информацией в ЛК МП так, чтобы в кадре было видно дату и время.

Сохраните все файлы в надежном месте вне личного кабинета. Для большей уверенности и безопасности продублируйте на рабочую электронную почту. Если объем товаров значительный, рассмотрите возможность нотариального осмотра ЛК.

Свяжитесь со страховой компанией

Как только узнали о происшествии, уведомите страховую компанию, если товар был застрахован. Это важно сделать незамедлительно сразу после ЧП. Конкретные сроки обращения смотрите в договоре со страховщиком.

Не ждите, когда соберете полные и неопровержимые доказательства. Чем быстрее страховщик узнает о событии, имеющем признаки страхового случая, тем лучше. Страховая компания оперативно начнет собственную проверку, расчет рисков и сообщит вам, какие документы готовить для получения страховой выплаты.

Запросите информацию у маркетплейса

Как можно быстрее после ЧП отправьте официальный запрос маркетплейсу. Официальные способы связи смотрите в оферте.

Попросите предоставить:

• поартикульный перечень товаров (с баркодами, кодами маркировки и количеством), которые находились на конкретном складе на дату ЧП до происшествия;
• перечень товаров, утраченных в результате происшествия;
• перечень товаров, уцелевших после происшествия, и текущее место их нахождения — возможно, товары перемещены;
• перечень товаров, поврежденных после происшествия, и текущее место их нахождения;
• документы, подтверждающие состояние товара после происшествия: акты инвентаризации, фото‑ или видеоматериалы, заключения экспертов (при наличии);
• документы, подтверждающие само происшествие, — акт МЧС или справку о пожаре;
• расчет компенсации, положенной селлеру.

Также оформите просьбу не утилизировать товар без согласия селлера.

Спрогнозируйте потери и возможные компенсации

Пока маркетплейс молчит, селлеру важно понять, на какую сумму он мог потерять товары из‑за пожара на складе. Вопрос к бухгалтеру возникнет, если селлер не вел полноценный товарный учет. Например, такая ситуация возможна на УСН (АУСН) с объектом «доходы».

На основании имеющихся отчетов маркетплейса посчитайте, сколько товаров было отгружено на склад и сколько из них продано, возвращено или списано. Рассчитайте потери исходя из фактической стоимости ценностей. Считать по розничной цене, которая указана в карточке товара, некорректно. Для более точной картины запросите у самого селлера сведения о движении товара. Даже если товарный учет в компании (ИП) не велся, как правило, селлеры фиксируют поставки хотя бы в Excel‑таблице или обычной бумажной тетрадке.

Новые угрозы в виде БПЛА — значительный повод вести полноценный учет в современной бухгалтерской программе. Иначе при каждом неприятном происшествии, чтобы рассчитать убытки, возникает необходимость восстановить товарный учет. Но разбираться в ручных записях — это долго и сложно даже для хорошо подготовленного и опытного бухгалтера. Кроме того, крайне высок риск ошибок.

Когда определились с суммой возможных потерь, получится рассчитать размер компенсации от маркетплейса за утраченный товар. Формулу смотрите в оферте. Расчет может включать в себя довольно много показателей, в том числе непривычные пункты. При необходимости запрашивайте разъяснения у поддержки (в чате) маркетплейса либо досконально читайте оферту, чтобы расшифровать для себя все непонятные места.

Общие рекомендации

• Следите за ситуацией в новостях.
• Ежедневно проверяйте личный кабинет селлера на маркетплейсе, чтобы не пропустить новые отчеты или сообщения от МП. Например, о новых мерах поддержки для пострадавших продавцов.
• Не храните все товары на одном складе, по возможности распределяйте по разным логистическим центрам.
• Развивайте несколько каналов продаж. Например, можно торговать через популярные маркетплейсы и создать собственный сайт — полноценный интернет‑магазин с подключением онлайн‑кассы.