Зарплата умершего работника: кому выплатить, как считать НДФЛ и взносы

Как выплатить деньги умершего сотрудника

Все выплаты, которые не успел получить умерший работник, могут получить его близкие родственники или наследники. Бухгалтеру необходимо отслеживать два срока: срок обращения наследника за деньгами умершего работника и срок выплаты денег по такому обращению.

Срок для заявления на выплату

Граждане с приоритетным правом могут обратиться за выплатой в течение 4 месяцев с момента открытия наследства (п. 2 ст. 1183 ГК РФ). Ждать, пока истечет полгода и можно будет вступить в наследственные права, необязательно. Эту часть наследства работодатель должен выплатить наследникам без предъявления свидетельства о праве на наследство.

Если 4 месяца прошло, а за невыплаченной зарплатой так никто и не обратился, суммы переходят в наследственную массу. Бухгалтеру нужно подождать еще 2 месяца и после этого проверить, открыто ли наследственное дело. Это можно сделать через поисковый сервис на сайте Федеральной нотариальной палаты (ФНП) либо у нотариуса по месту, где проживал работник.

Если вы получили информацию, что наследственное дело открыто, безопаснее депонировать невыплаченную зарплату и ждать наследников. В этом случае с заявлением на выплату наследник обязательно должен предоставить свидетельство о праве на наследство. Другой вариант — внести средства на депозит нотариуса по месту открытия наследства (ст. 327 ГК РФ).

Наследование происходит в общем порядке — после вступления родных в наследство, то есть по истечении 6 месяцев с открытия наследства.

Срок для перечисления выплаты

Выплачивайте средства умершего работника не позднее 1 недели с того дня, когда получили заявление и все необходимые документы от родственника (ст. 141 ТК РФ).

При перечислении зарплаты, больничного пособия, компенсации за неиспользованный отпуск в платежном поручении можно указать:

• в поле «Назначение платежа» — «Выплата за ФИО умершего работника»;

• в поле 20 — код «1».

Какие документы нужны для получения выплаты

Пакет необходимых бумаг зависит от ситуации. Возможны два варианта.

Вариант 1. Получение невыплаченной зарплаты в приоритетном порядке. То есть в течение 4 месяцев, которые по общему правилу отсчитываются со дня смерти работника. В таком случае необходимы:

• заявление на выплату зарплаты умершего работника — составляется в произвольной форме;

• копия паспорта заявителя;

• копия свидетельства о смерти работника;

• копия документа о родстве (свидетельство о рождении или о браке);

• копии документов об иждивении.

Если член семьи претендует не только на невыплаченную зарплату, но и на иные выплаты (например, компенсацию за неиспользованный отпуск), запросите документ, подтверждающий факт совместного проживания с работником. В большинстве случаев будет достаточно отметки в паспорте о прописке.

Вариант 2. Общий порядок получения наследства. Если средства получает наследник по истечении 4 месяцев со дня открытия наследства, дополнительно получите от него выданное нотариусом свидетельство о праве на наследство.

Все бумаги целесообразно отсканировать и прикрепить к кадровым документам в бухгалтерской программе. Тогда их легко будет предоставить инспектору при проверке правильности уплаты страховых взносов и НДФЛ.

Какие выплаты начислить по умершему сотруднику

В окончательный расчет после смерти работника включите:

• зарплату, премии и доплаты за отработанное время;

• компенсацию неиспользованного отпуска;

• компенсацию за использование личного имущества;

• пособие по больничному листу за первые три дня болезни.

Трудовой договор с работником прекращается в день смерти работника (п. 6 ст. 83 ТК РФ). «Окончательные» выплаты начислите на дату смерти, даже если это выходной (нерабочий) день или если работодатель узнал о смерти сотрудника спустя долгое время. Например, сотрудник умер в продолжительном отпуске или на больничном.

Помимо выплат, которые заработал сам работник, работодатель может выплатить материальную помощь родственникам в связи со смертью члена семьи.

В выплате пособия на погребение работодатель не участвует: Соцфонд выплачивает это пособие самостоятельно.

В онлайн‑бухгалтерии Saby легко оформить любые расчеты

• Прекратить трудовой договор

• Начислить все виды выплат

• Рассчитать НДФЛ и взносы

• Заполнить РСВ и 6‑НДФЛ

• Перечислить выплаты родственнику

Получить демодоступ

Как рассчитать НДФЛ после смерти работника

НДФЛ рассчитывают при выплате дохода, то есть при фактической выдаче или перечислении денег. Определите, когда выплатили доходы: при жизни работника или уже после его смерти. В зависимости от этого начислите НДФЛ.

НДФЛ с выплат работнику до его смерти

Начислите НДФЛ только на те доходы, которые работник успел получить при жизни. После смерти физлицо перестает быть плательщиком НДФЛ (пп. 3 п. 3 ст. 44 НК РФ).

НДФЛ при выплате родственникам

Если часть доходов работник не получил при жизни, при их перечислении родственникам не удерживайте НДФЛ. Родственники получают эти доходы в порядке наследства, от НДФЛ их освобождает п. 18 ст. 217 НК РФ (письма Минфина от 19.02.2026 № 03‑04‑06/12963, от 22.07.2025 № 03‑15‑05/70904).

НДФЛ с материальной помощи в связи со смертью родственника

Если выплатили единовременную матпомощь членам семьи умершего работника, не начисляйте на эту сумму НДФЛ (п. 8 ст. 217 НК РФ). При этом сумма выплаченной материальной помощи не важна.

Для подтверждения права на освобождение от НДФЛ подготовьте документы:

• Заявление члена семьи о выплате матпомощи. В нем обычно указывают степень родства с умершим работником, ФИО и банковские реквизиты получателя матпомощи, реквизиты документа о родстве, сумму матпомощи.

• Копию свидетельства о смерти работника.

• Приказ об оказании материальной помощи.

Как отразить выплаты в 6‑НДФЛ

Выплаты, которые работник получил при жизни, отразите в расчете 6‑НДФЛ в обычном порядке.

Доходы работника, которые выплатили родственникам уже после его смерти, не облагаются НДФЛ. Не отражайте их в расчете 6‑НДФЛ.

Страховые взносы после смерти сотрудника

Страховые взносы рассчитывают при начислении дохода. Определите, когда вы начислили доходы: при жизни работника или уже после его смерти. В зависимости от этого начисляйте страховые взносы.

Взносы с зарплаты, которая начислена работнику до его смерти

Работник перестает считаться застрахованным лицом только со дня смерти. С доходов работника, которые ему начислили еще при жизни, надо обязательно уплатить страховые взносы. Даже если работника уже не стало к моменту уплаты (п. 1 ст. 424 НК РФ).

Взносы с доходов, выплаченных родственникам

Не облагайте взносами доходы, которые вы начислили работнику после смерти и выплатили его родственнику — не застрахованному у вас лицу (письмо Минфина от 22.07.2025 № 03‑15‑05/70904).

Облагайте взносами доходы работника, которые начислили при его жизни, а выплатили родственникам уже после его смерти. Эти доходы вы начислили работнику, когда он еще считался застрахованным лицом.

Взносы с материальной помощи в связи со смертью родственника

Не начисляйте взносы с единовременной материальной помощи членам семьи погибшего работника независимо от размера матпомощи (п. 3 ст. 422 НК РФ). В случае вопросов от проверяющих — покажите те же документы, что вы собрали для целей освобождения матпомощи от НДФЛ.

Как отражать выплаты в РСВ

В расчете по страховым взносам отразите только те доходы, которые начислили работнику при жизни. Не важно, если работник не успел их сам получить.

Доходы, которые начисляете в день смерти работника, не отражайте в РСВ. Страховые взносы по ним уже не начисляются. РСВ не примут, если покажете эти доходы в отчете.

Единовременную материальную помощь, которую оказали члену семьи умершего работника, также не показывайте в расчете по страховым взносам.

Аналогичный подход — ко взносам на травматизм в Социальный фонд и их отражению в отчетности для СФР (сведения по форме ЕФС‑1).

В персонифицированные сведения для налоговой попадают выплаты, начисленные работнику до даты смерти.

Памятка по налогам с зарплаты умершего работника

Частые вопросы