Бензиновый кризис — 2026: что предпринять бухгалтеру
Любой кризис касается бухгалтерии. Топливный — не исключение.
- Расходы на ГСМ растут. И сразу появляется вопрос, как отражать повышенные траты в учете.
- Работа некоторых сотрудников простаивает из‑за нехватки бензина. И снова вопрос к бухгалтерии: как оптимизировать расчеты с кадрами.
- Местные власти рекомендуют по возможности перевести персонал на удаленку, чтобы сократить потребление топлива. Некоторые сотрудники сами просятся работать из дома, потому что стало дороже добираться на собственном автомобиле, а пользоваться общественным транспортом по разным причинам они не готовы или не могут.
В статье расскажем, как действовать бухгалтеру, чтобы бизнес не потерял деньги на бензиновом кризисе.
Подготовьте документы об увеличении расхода топлива
Из‑за дефицита топлива водителям приходится искать АЗС, на которых еще остался бензин, а потом долго стоять в очереди за ним. В регионах на АЗС заправляют не более 30–40 литров в одну машину. Водители вынуждены чаще ездить на заправку.
Итог: расход бензина на одну машину увеличился, а техническая норма расхода топлива у автомобиля не поменялась.
При проверке расходов на топливо инспектор сверяет нормы расхода ГСМ, которые применяет организация, и фактические траты топлива из путевых листов. Если затраты топлива у водителей значительно превышают норму, расходы на ГСМ в налоговом учете могут признать необоснованными.
Как действовать бухгалтеру. Чтобы не потерять налоговые расходы, своевременно скорректируйте норму расхода топлива и запаситесь дополнительными документами о трудностях при заправке.
Для безопасной работы в условиях топливного кризиса подготовьте:
- приказ руководителя о надбавках по расходу ГСМ;
- новый акт контрольного заезда;
- путевые листы с отметками водителей о необходимости отклониться от маршрута из‑за отсутствия бензина;
- пояснительные записки водителей о необходимости заправляться на более дорогих АЗС;
- копии сообщений региональных властей о введении временных лимитов на отпуск топлива.
В документах недостаточно просто сослаться на бензиновый кризис. Приведите конкретные причины, почему затраты на топливо выросли. Например, необходимость стоять в очереди на АЗС в течение 4 часов с включенным двигателем, дополнительные поездки между станциями, отсутствие на заправке необходимой марки топлива.
Если в организации бывают лишь разовые перерасходы топлива, то нормы ГСМ менять не нужно. Оформите докладную (служебную) записку от водителя о причинах повышенного расхода. Поставьте на ней визу руководителя.
Онлайн-бухгалтерия Saby облегчит учет расходов на бензин
- Загрузит из ЭДО документы на покупки по топливной карте
- Распознает информацию из чеков ККТ на оплату ГСМ
- Покажет обороты ГСМ, динамику расходов
Оформите доверенности на покупку бензина для вычета НДС по чеку
В условиях нехватки топлива на привычных АЗС водитель может заправиться на незнакомой автозаправке и расплатиться наличными. В такой ситуации бухгалтеру важно не потерять входящий НДС.
При оплате наличными водитель покупает бензин как физическое лицо. На АЗС ему выдают чек ККТ. Можно ли по такому чеку принять НДС к вычету, если в чеке выделен налог?
Минфин и ФНС придерживаются мнения, что по чеку с выделенной суммой НДС, но без счета‑фактуры нельзя принимать НДС к вычету. Суды встают на сторону налогоплательщика и разрешают учитывать такой НДС.
Доп. информация: письма Минфина от 31.08.2022 № 03-07-11/84844, от 19.07.2021 № 03-07-11/57329, ФНС от 02.03.2023 № СД-25-3/79@, постановления арбитражных судов Уральского округа от 14.01.2025 № Ф09-6901/24, Поволжского округа от 03.04.2023 № Ф06-1213/2023.
Как действовать бухгалтеру. Если вы не готовы к судебным спорам с ИФНС, принимайте НДС к вычету по чекам ККТ только при наличии счета‑фактуры.
Для этого выдайте водителю доверенность на покупку ГСМ от имени компании. При оплате топлива по доверенности кассир оформит покупку на организацию. Если АЗС — плательщик НДС, то составит счет‑фактуру и чек с выделенной суммой этого налога (п. 3 ст. 169 НК РФ). По таким документам можно смело принимать НДС к вычету.
Самый удобный для бухгалтерии вариант — заправка бензином по топливной карте. При таком способе оплаты не нужно оформлять доверенность на водителя. Счета‑фактуры, акты и отчеты о покупках бензина бухгалтер получит от автозаправочной организации по ЭДО в конце месяца. Предупредите водителя о том, что заправки по топливным картам даже в период кризиса должны оставаться в приоритете.
Saby отражает НДС в учете в 2 клика
Правильно оплачивайте время простоя из‑за отсутствия топлива
Если бензин купить невозможно, автомобиль простаивает, а водитель (экспедитор) не может выполнять свою работу. Работодателю нужно оформить простой, иначе компания (ИП) будет платить зарплату в полном объеме необоснованно.
Как действовать бухгалтеру. О приостановке работы сотрудника составьте служебную записку от имени механика или другого работника, ответственного за транспорт. Со ссылкой на нее издайте приказ о простое. В течение 3 рабочих дней сообщите о простое в работе в службу занятости.
Отметьте в табеле учета рабочего времени дни (часы) простоя и оплатите этот период работнику. Размер оплаты зависит от того, кто виноват, что топливо отсутствует и работа простаивает (ст. 157 ТК РФ). Выплата может оказаться меньше суммы МРОТ — это законно. При этом работодатель вправе предусмотреть повышенный размер оплаты.
| Вариант 1. Причина простоя не зависит от работодателя и работника | Вариант 2. В простое виноват работодатель |
Это выгодный для работодателя подход, но он требует обоснования. Общая формулировка: работодатель не закупил топливо из‑за объективных причин — отсутствия бензина в регионе, которое предвидеть не мог. Проверяющим может быть недостаточно общей формулировки. Тогда потребуется более детально объяснять ситуацию. Лучше подготовить подробные разъяснения заранее. Например, приложить к приказу о простое документальные подтверждения, что на конкретный период региональные власти ввели ограничения на продажу бензина | Это невыгодный для бизнеса вариант. Предполагает оплату простоя по среднему заработку, который, как правило, выше голого оклада. Общее основание — норма ГК РФ (п. 3 ст. 401): дефицит топлива в регионе считается нехваткой товаров на рынке, которая относится к коммерческим рискам предпринимателя, а не к обстоятельствам непреодолимой силы (форс‑мажору). Однозначно причиной простоя будет вина работодателя, если работодатель мог приобрести топливо, но не сделал этого. Например, мог подготовить резервы топлива или заключить договоры на заправку с другими операторами, сетями АЗС |
| Работнику надо оплатить не менее ⅔ тарифной ставки, оклада | Работнику надо оплатить не менее ⅔ средней заработной платы работника |
| В табеле проставьте код «НП» или «32» | В табеле укажите код «РП» или «31» |
Выплаты работнику за период простоя учтите в бухгалтерских и налоговых расходах. С оплаты за период простоя возникает НДФЛ на дату перечисления денег работнику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Страховые взносы возникнут в том месяце, в котором начислена оплата за простой (п. 1 ст. 424 НК РФ).
Если работаете в бухгалтерии Saby, создайте документ «Простой». Система сформирует акт учета простоя и приказ о простое, а также проставит отметки в табеле и расчетном листке.
Создайте документы о простое в Saby
Переводите персонал на удаленку без подачи ЕФС‑1
В условиях топливного кризиса может вырасти интерес к удаленке.
Если работодатель и работник договорились о дистанционном характере работы, важно правильно оформить перевод.
Как действовать бухгалтеру. С 30 декабря 2025 закон больше не требует при переводе персонала на удаленку сдавать сведения о трудовой деятельности. Это значит, не нужно лишний раз подавать в Соцфонд подраздел 1.1 из формы ЕФС‑1. Ранее для этого использовался код «ДИСТ» — теперь его отменили.
Факт возвращения в офис с удаленки тоже не отражайте в ЕФС‑1.
Кадровик при необходимости вносит изменения в Правила внутреннего трудового распорядка, трудовые договоры с сотрудниками. Либо готовит дополнительное соглашение к трудовому договору и составляет приказ о переводе на удаленную работу.
Удаленка в Saby без лишних бумаг