Учет топлива и ГСМ: как сэкономить в 2025 году
Избыточный расход топлива, ошибки при заполнении путевых листов, опоздания водителей — все это риски, которые критически влияют на бюджет перевозчиков и компаний со служебным транспортом. Поделимся фишками, которые снизят затраты на топливо и горюче‑смазочные материалы, а также оптимизируют работу автопарка.
Что вы узнаете
✍🏻 Что такое ГСМ
ГСМ расшифровывается как горюче‑смазочные материалы. Это понятие включает в себя нефтепродукты, которые можно разделить на три группы.
Что к ним относится, перечислили в таблице:
- Бензин
- Дизельное топливо
- Сжиженный нефтяной газ
- Сжатый и сжиженный природный газ
- Моторные масла
- Трансмиссионные масла
- Специальные масла
- Пластичные смазки
- Тормозные
- Охлаждающие
🙋🏻♂️ Кто и зачем должен вести учет ГСМ
Вести учет расхода топлива и других горюче‑смазочных материалов должны все организации и ИП, которые совершают коммерческие рейсы. Это может быть перевозка грузов, багажа или пассажиров. При этом не имеет значения, каким транспортом пользуется компания — собственным или арендованным.
Учетом ГСМ занимается бухгалтерия: она отражает движение нефтепродуктов в бухгалтерском и налоговом учете. Это нужно, чтобы отчитаться о сопутствующих расходах и признать их при расчете налогов.
Чтобы правильно отразить расход жидкостей, понадобятся чеки за бензин и путевой лист — в нем отражают показания одометра и уровень топлива. Бухгалтер сможет увидеть, какое расстояние проходит транспорт за рейс, сколько горючего расходует и по какой стоимости.
🚗 Если сотрудник использует личное авто для работы, должна ли компания учитывать ГСМ?
Нет, само топливо организация в этом случае не учитывает. Работодатель, сотрудники которого используют собственный транспорт для служебных поездок, должен возмещать им расходы на содержание авто, в том числе компенсировать ГСМ. Работник в свою очередь должен предоставлять топливные чеки только за рабочие поездки. Такую компенсацию организация отражает в бухгалтерском учете.
🛍️ А если компания использует свой транспорт в личных целях?
Если автомобиль оформлен на организацию, но его не используют для коммерческих перевозок, формировать путевой лист и фиксировать данные одометра не нужно.
Если авто, наоборот, используют для нужд компании, но на нем иногда ездят по не связанным с работой делам, ситуация сложнее. В путевом листе нужно оформить данные только по рабочим перевозкам. Прежде чем передать машину в личное пользование, следует составить приказ об использовании служебного автомобиля в личных целях. А для показателей одометра за каждую нерабочую поездку следует составить акт приема‑передачи транспорта в свободной форме. Это нужно, чтобы обосновать разрыв в показаниях одометра. Также может понадобиться составить договор аренды.
Кроме того, для лица, которое использовало служебную машину, такой расход топлива будет считаться доходом в натуральной форме. И с этого дохода бухгалтер должен будет удержать НДФЛ. Так как это сложный кейс, рекомендуем оставить заявку на консультацию — специалисты подготовят ответ с учетом конкретной ситуации.
💧 Нужно ли нормировать расходы на ГСМ
Закон не обязывает организации, которые используют транспорт в служебных целях, устанавливать норму расхода топлива. Отражать затраты в бухгалтерском и налоговом учете можно и по фактическим показателям.
Тем не менее организации вправе установить норму, чтобы дополнительно контролировать расходы. Это позволит понять, какой бюджет следует закладывать на покупку ГМС ежемесячно, а также отслеживать, не расходуют ли водители больше, чем требуется. Нормативный объем нужно будет закрепить в учетной политике компании.
Норматив расхода топлива устанавливается по модели, марке и модификации автомобилей, которые использует компания. Также следует учесть условия, в которых совершают перевозки, согласно классификации и назначению авто. Рекомендуемые показатели можно найти в Распоряжении Минтранса РФ.
📌 Пример с легковым авто. Представим, что ярославская компания-перевозчик «Драйв» использует для доставок легковушку Honda Civic 1.6. Ей нужно рассчитать расход бензина за март. Для расчета бухгалтер использует формулу из приложения к Распоряжению Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-Р (далее — Методические рекомендации):
Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D)
И подставляет следующие значения:
| Базовая норма расхода топлива | Hs | |
| Пробег за март | S | 95 км |
| Надбавка за работу в городе с населением от 250 тыс. до 1 млн человек (Ярославль) | D | 15% |
| Зимняя надбавка (Ярославская область) | D | 10% |
Получается такой расчет: 0,01 × 7,7 × 95 х (1 + 0,01 × (15 + 10)) = 9,14375 л — норма расхода топлива перевозчика «Драйв» на легковом авто за март.
🚚 Пример с грузовым авто
Транспортная компания «Поехали» при перевозках использует грузовик ГАЗ‑2310 «Соболь». Для расчета бухгалтер использует формулу:
Qн = 0,01 × (Hsan × S + Hw × W) × (1 + 0,01 × D)
Сперва нужно рассчитать норму расхода топлива на пробег машины в снаряженном состоянии без груза:
Hsan = Hs + Hg × Gпр
Бухгалтер подставит в формулу следующие значения:
Базовая норма расхода топлива Hs 15,2 л Норма расхода бензина на доп. массу полуприцепа Hg 2 л Собственная масса полуприцепа Gпр 3 т Получится: 15,2 + 2 × 3 = 21,2 л/100 км
Далее нужно узнать объем транспортной работы:
W = Gгр × Sгр
Для расчета даны показатели:
Масса груза Gгр 1,5 т Пробег с грузом Sгр 150 км Результат: 1,5 × 150 = 225 т.км
Теперь бухгалтер может узнать норму ГАЗа за прошедший месяц:
Норма расхода бензина на пробег авто в снаряженном состоянии без груза Hsan 21,2 л/100 км Пробег за март S 400 км Норма расхода бензина на транспортную работу Hw 2 л Объем транспортной работы W 225 т.км Надбавка за работу в нижнегорье D 5% Итоговый расчет выглядит так:
0,01 × (21,2 × 400 + 2 × 225) × (1 + 0,01 × 5) = 93,765 л
Получается, норма расхода топлива перевозчика «Драйв» на грузовом авто за март составляет 93,765 л.
Учет топлива в Saby: ни капли мимо бюджета
⛽️ Рассчитаем затраты на топливо по путевым листам
🧾 Заполним данные о заправке в одно сканирование чека
📈 Подготовим статистику расходов за нужный период
🕹️ Как вести учет ГСМ по путевым листам
Путевой лист — документ, который обязательно сопровождает коммерческие рейсы. По нему можно отследить всю информацию о перевозке. В путевке фиксируют в том числе и метрики, которые помогут контролировать и обосновывать затраты на ГСМ.
Так, в нем указывают:
Маршрут. В нем отражают пункты отправления и прибытия. Промежуточные точки, которые могут возникнуть во время поездки, также нужно фиксировать после или во время поездки.
Дозаправки. Если в ходе рейса водителю потребовалось заехать на АЗС, эту остановку нужно также зафиксировать в путевом листе. Время и место заправки должны соответствовать сведениям в чеке, который нужно будет приложить к путевке.
Пройденное расстояние. В путевом листе обязательно нужно указать:
- Данные одометра до начала рейса. Их вносит сотрудник, ответственный за выпуск машины. Данные должны совпадать со значением в конце предыдущего рейса.
- Данные одометра в конце рейса. Их вносит сотрудник, ответственный за приемку машины.
Значения топлива. Для расчета горючего, которое водитель фактически потратил за поездку, указывают:
- Уровень топлива до того, как машина покинула парковку.
- Остаток топлива по возвращении из рейса.
Некоторые компании используют ГСМ для заправки спецтехники, которая не входит в категорию транспортных средств. Например, бензо‑ и электропил, газонокосилок, мотоблоков. Такой расход топлива следует фиксировать в акте о списании ГСМ, а не в путевом листе. Этот документ составляется в свободной форме. Тем не менее в него нужно включить реквизиты, обязательные для всех первичных документов, — в частности, название и дату составления документа, стороны акта, содержание сделки, события или операции.
🧮 Как отражать списание ГСМ в бухгалтерском учете
Бухгалтер учитывает горюче‑смазочные материалы по их фактической стоимости. Для учета ГСМ в бухгалтерии используют счет 10 «Материалы», субсчет 10‑3 «Топливо». Поступление топлива отражают по дебету (Дт) счета, а списание — по кредиту (Кт).
Бухгалтер для списания горючего может выбрать один из вариантов:
- Списывать по себестоимости запасов, которые организация закупила раньше, — метод ФИФО/FIFO.
- Рассчитать среднюю себестоимость ГСМ и списывать по ней. Формула такая:
(Стоимость остатков + Стоимость поступления) / (Количество остатков + Количество поступления)
🗂️ Какие документы понадобятся для расчета?
Документ Что подтверждает Для обоснования расходов на ГСМ Путевой лист Фактический расход топлива Акт приема-передачи ГСМ / Транспортная накладная Покупку горючего Акт списания Расходы на техобслуживание автомобилей и на спецтехнику Для принятия НДС к вычету Счет-фактура Право на налоговый вычет
Чтобы списать топливо, бухгалтер указывает его фактически потраченное количество. А если в организации установлена норма расхода, затраты ГСМ нужно сравнить с ней:
- Если фактический расход меньше или равен норме, его списывают и в бухгалтерском, и в налоговом учете.
- Если превышает норму, в бухучете списывают фактическое количество, чтобы зафиксировать перерасход, а в налоговом — норму.
📌 Пример бухучета бензина по фактическим расходам. Транспортная компания «Молния» закупила 150 л бензина по цене 48 ₽ за литр, в том числе НДС 8 ₽. Поступление бухгалтер оформил проводками:
| Дт 10-3 Кт 60 | 6 000 ₽ | оприходовал поступивший бензин |
| Дт 19 Кт 60 | 1 200 ₽ | отразил НДС по поступившему бензину |
На складе уже было 15 л бензина остатками, который ТК «Молния» покупала по цене 35 ₽ за литр. Для списания топлива бухгалтер рассчитал его среднюю себестоимость:
(35 ₽ × 15 л + 40 ₽ × 150 л) / (15 л + 150 л) = 6 535 ₽ / 165 л = 39,6 ₽
Утром водитель отправился в рейс. В путевом листе он отразил следующую информацию о топливе:
- уровень топлива до выезда — 32 л;
- уровень топлива по завершении поездки — 12 л.
Так как до начала поездки дополнительный бензин ему не требовался, а заправок в пути не было, соответствующие поля он оставил пустыми. В конце рейса заполненный путевой лист передали бухгалтеру.
За всю поездку водитель потратил 20 л бензина: 32 л - 12 л. Стоимость этого объема к списанию: 20 л × 39,6 ₽ = 792 ₽. Проводка выглядит так:
| Дт 20 Кт 10-3 | 792 ₽ | списал бензин |
💸 Как списывать ГСМ в налоговом учете
Оформлять расходы на горюче‑смазочные материалы в налоговом учете нужно исходя из того, зачем организация использует транспортные средства:
- 🚚 Если для грузовых и пассажирских перевозок — ГСМ учитывается в составе материальных расходов.
- 🚗 Если для служебных поездок — ГСМ учитывается в составе прочих расходов.
Обоснованные и документально подтвержденные затраты на ГСМ можно списать из суммы расходов и уменьшить налог на прибыль.
Для налогового учета расходов на горючее понадобятся те же документы, что и для бухгалтерского.
🎮 Как оптимизировать учет и расходы на ГСМ
При работе с топливом на бумаге организации не застрахованы от ситуаций, когда работники допускают ошибки в отчетах или вовсе портят и теряют бланки путевых листов. Расходы на ГСМ могут составлять до половины всех затрат компании, а рисковать и переплачивать из‑за нарушений сотрудников не хочется.
Отслеживать реальные ситуации на дороге и получать достоверное обоснование от водителя, почему он сжег больше топлива, не так‑то просто. Например, если водитель утверждает, что по маршруту перекрыли дорогу и пришлось сделать круг, у него следует запросить служебную записку, а у местной администрации — справку, которая подтвердит эту ситуацию.
Поэтому компании, которые работают с перевозками, обращаются к современным инструментам контроля и работы с топливом.
1️⃣ Электронные путевые листы
Компании, в которых работают с путевыми листами на бумаге, бухгалтерам приходится формировать шаблон в Excel, печатать или вписывать информацию от руки. Это особенно трудозатратно, когда нужно заполнять повторяющиеся данные: например, имена водителя и механика, предыдущие показания одометра. А после рейса бухгалтеры ждут, когда водитель передаст заполненный документ. Если это был дальний рейс, ждать придется долго.
С 2023 года можно формировать электронные путевые листы (ЭПЛ). Организации, которые хотят оптимизировать работу с документами, выбирают этот вариант — и вот почему:
➕ Готовый универсальный бланк. Операторы электронных перевозочных документов (ЭПД) предоставляют документ по утвержденному формату, который остается только заполнить. Не нужно тратить время и составлять свой шаблон, как в случае с бумажной формой. А готовые бланки из интернета не всегда включают поля, которые необходимы конкретной компании, — и придется искать заново.
➕ Мгновенный документооборот. Участники заполняют путевой лист в специальном сервисе оператора и обмениваются им друг с другом в один клик. Понадобится только электронная подпись — какую выбрать и как получить, рассказали в статье с частыми вопросами об электронных путевых листах. Кстати, все изменения можно отслеживать не только с компьютера, но и со смартфона. Это особенно удобно для водителей, которые находятся в пути.
➕ Помощь в расчетах. Программа сама рассчитает пройденный путь и остаток топлива. Сотрудникам нужно только ввести исходную информацию.
➕ Низкий шанс ошибиться и получить штраф. Так, если данные о движении топлива не совпадают с учтенными и в результате компания платит меньше налогов, штраф составит 40% от суммы неуплаты. Программа подскажет, какой остаток был введен в конце предыдущего рейса, и автоматически перенесет данные из прошлого путевого листа.
Так выглядит заполненный путевой лист в Saby
2️⃣ Датчики ГЛОНАСС/GPS
Проверить, рационально ли водители расходуют топливо, можно с помощью Глобальная навигационная спутниковая системаГЛОНАСС
или GPS‑мониторинга. Это спутниковая система, которая позволяет отслеживать следующие параметры:➕ Местоположение водителей. Удобно проверять, есть ли отклонения от маршрута, и отслеживать продолжительность остановок и простоев.
➕ Расход ГМС. Датчик показывает уровень топлива и заправки. А еще можно узнать, сливает ли водитель бензин. Например, если фактический расход горючего систематически превышает норму.
Эти данные доступны с любого устройства, при этом контролировать можно как транспорт из собственного автопарка, так и арендованный. Выявить водителей, которые нецелесообразно расходуют топливо или используют его в личных целях, можно в режиме реального времени.
📍 Что еще можно контролировать через эти датчики
➕ Скорость передвижения. Можно выявить, кто из водителей нарушает ПДД, и применить санкции. Это поможет сократить расходы на оплату штрафов.
➕ Погрузка и выгрузка. В функционал устройства может входить видеонаблюдение — это дает возможность проверить не только факт приемки и выдачи, но и состояние груза на всех этапах.
3️⃣ Топливные карты
Топливная карта — аналогичный наличным деньгам способ оплаты топлива на заправках. По своему назначению и внешнему виду она напоминает обычную банковскую карту. Есть два типа топливных карт:
- 💦 Литровые — компания устанавливает объем и вид топлива, при этом фактическая цена ГСМ на момент заправки значения не имеет.
- 💰 Рублевые — компания вносит на баланс карты определенную сумму, которую водитель может тратить не только на топливо, но и на любые товары на заправке.
В чем преимущества топливных карт перед наличными:
➕ Полный контроль финансов. Водитель не сможет потратить больше средств, чем есть на карте. А литровый счет вовсе невозможно обналичить.
➕ Прозрачность операций. Всю информацию о списаниях компания получит в электронном виде.
➕ Упрощенный бухучет. Отчет о покупке топлива попадает в личный кабинет оператора ЭПД — бухгалтеру нужно только проверить правильность реквизитов, сравнить фактическое поступление топлива с данными из отчета и оприходовать документ.
Учитывать затраты по топливным картам просто:
Водитель оплачивает ГМС. В путевом листе он делает отметку о заправке, заполняет необходимые сведения о ней и прикрепляет фото чека с АЗС — в Saby это можно сделать прямо в мобильном приложении. Система сама заполнит нужные данные.
- Бухгалтер получает эту информацию вместе с путевым листом в конце рейса. А в конце месяца поставщик топлива пришлет счет‑фактуру, по которому нужно оформить поступление топлива.
4️⃣ Система управления транспортом
В стандартном варианте организовать работу со всеми подключенными функциями кажется сложной задачей: вести путевые листы нужно в одной программе, контролировать дозаправки — в другой, а организовать коммуникацию между диспетчерами и водителями — и вовсе в третьей. В таком хаосе может сложиться впечатление, что электронные методы контроля не помогают, а только добавляют лишнюю работу. Но это не так.
🔥 Путевые листы. Для работы нужны только телефон/компьютер и электронная подпись, весь документооборот проходит дистанционно, а актуальная информация появляется мгновенно.
🔥 Запасы топлива на складе. Поступления сразу попадают в учетную систему.
🔥 Расход топлива в пути. Легко узнать, сколько было дозаправок и сливает ли кто‑то ГСМ не для рабочих нужд.
🔥 Контроль и анализ расходов. Можно заполнить информацию о заправках за наличные и по топливной карте, анализировать расход топлива со склада организации, прикладывать фото чеков.
🔥 Трекинг через GPS и карты. Отследить в реальном времени, придерживаются ли водители маршрута и заглушают ли двигатель при остановках? Легко!
Эти и другие показатели удобно отслеживать в едином окне Saby
Доступ в TMS можно настроить всем ответственным сотрудникам: логистам, диспетчерам, водителям и бухгалтерам.
Видеоматериалы по теме
