ЭДО в 2026 году: главные изменения

В 2026 году бизнес ждут изменения в сфере ЭДО. Некоторые нововведения до сих пор обсуждает правительство, а другие уже вступили в силу. Например, обновятся обязательные реквизиты в счетах‑фактурах, расширится список маркированных товаров, появятся универсальные сообщения, а грузоперевозки уйдут в цифру. Расскажем, что еще изменится в новом году и как к этому подготовиться уже сейчас.

Электронный документооборот в 2026 году

• Новые реквизиты в счете‑фактуре
• Отмена форматов ТОРГ‑12 и актов выполненных работ
• Новые группы маркированных товаров
• Старт обязательной маркировки для новых регионов
• Переход на универсальные сообщения
• Обновленные форматы УКД и корректировочного счета‑фактуры
• Обязательный ЭДО для грузоперевозок
• Новые требования к содержанию МЧД
• Отмена обязательных приглашений в роуминге

Отмена электронных форматов ТОРГ‑12 и актов выполненных работ

Когда. С 1 января 2026.

В чем суть. ФНС опубликовала Приказ от 20.01.2025 № ЕД‑7‑26/28@, который упраздняет:

• электронный формат товарной накладной (ТОРГ-12), утвержденный Приказом ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551;
• электронный формат акта выполненных работ (оказанных услуг), утвержденный Приказом ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552.

Отправлять ТОРГ-12 и акты выполненных работ по ЭДО в указанных форматах можно до 1 января 2026, а начиная с этой даты у бизнеса есть три варианта, как заменить эти документы.

1. Перейти на электронный УПД версии 5.03. Он объединяет в себе первичные документы (отмененные ТОРГ-12 и акты) и счет-фактуру. Этот вариант позволяет и дальше оформлять первичку по ЭДО, только вместо двух документов понадобится заполнить всего один.

   О том, как плавно перейти с ТОРГ-12 и актов на УПД 5.03 и правильно его оформить, читайте в нашем гайде.

2. Использовать неформализованные варианты ТОРГ-12 и акта выполненных работ (оказанных услуг). Такие документы создают в произвольном формате, а передаются по ЭДО в виде PDF, DOCX, скана или другого файла. Их подписывают с помощью КЭП, поэтому документы имеют ту же юридическую силу, что и формализованные. Однако для отправки в налоговую их использовать нельзя — ФНС такие документы не принимает.
3. Использовать бумажные ТОРГ-12 и акты выполненных работ (оказанных услуг). Эти форматы ФНС не отменяет, первичку, как и раньше, можно подписывать и заверять печатью на бумаге, а отправлять по почте.

Новые группы маркированных товаров

Когда. 1 марта — 1 декабря 2026, в зависимости от группы товаров.

В чем суть. В 2026 году бизнес должен передавать сведения об обороте новых товарных групп, подлежащих маркировке.

➡️ Контрольные сроки ввода новых групп:

• 1 марта — сахаристые кондитерские изделия (например, печенье, мармелад, зефир, вафли, шоколадные и ореховые пасты);
• 1 апреля — чай и чайные напитки;
• 1 мая — хлебобулочные изделия и торты;
• 1 июня — кофе и цикорий;
• 1 июля — шоколадные изделия, драже, карамель и жвачка.

➡️ Переход на объемно-сортовой учет для партий товаров одного вида:

• 1 июля — косметика, бытовая химия, бритвы и лезвия;
• 1 сентября — бакалея;
• 1 октября — консервы.

Отчитываться в «Честный знак» о вводе таких товаров в оборот нужно всегда. О выводе из оборота — только по причинам, отличным от розничных продаж. Например, из-за брака, утилизации, кражи, конфискации, экспорта, ликвидации компании.

➡️ Переход на поэкземплярный учет — отслеживание отдельных единиц товара:

• 1 марта — безалкогольные напитки (в том числе безалкогольное пиво), спортпит, антисептики и дезсредства второй волны маркировки, ветеринарные препараты, медицинские перчатки и санитарно-гигиенические изделия, используемые при недержании;
• 1 апреля — моторные масла;
• 1 июня — красная и черная икра;
• 1 ноября — молочные продукты со сроком хранения более 40 дней и растительные масла;
• 1 декабря — стройматериалы и корма для животных.

Все важные дедлайны по маркировке на 2026 год — в нашем полном гайде.

Старт обязательной маркировки для ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей

Когда. С 1 апреля 2026.

В чем суть. Теперь производители, импортеры, розничные и оптовые продавцы из новых регионов должны отчитываться об обороте всех товарных групп, которые подлежат маркировке в России. Им необходимо заранее зарегистрироваться в системе «Честный знак».

Переход на универсальные сообщения

Когда. С 1 апреля 2026, если проект примут.

В чем суть. Минфин предлагает отменить извещение о получении и уведомление об уточнении, их хотят заменить одним документом — универсальным сообщением (УС). Такие сообщения будут использовать при обмене документами по ЭДО — в частности, счетами-фактурами, УПД и даже неформализованными файлами. Электронная подпись для отправки УС не требуется.

Универсальные сообщения представляют собой XML-файл со следующими данными:

• Ссылка на документ, к которому относится УС.
• Идентификаторы сторон обмена.
• Код ответа. Например, 1999 — извещение о получении, 2999 — уведомление об уточнении, 3999 — отказ в подписи, 4002 — дополнительная информация.
• Комментарий к ответу.
• Контактные данные контрагентов.

С помощью УС контрагенты смогут:

• подтверждать получение документов;
• запрашивать исправление ошибок;
• уведомлять об отказе в подписи документов;
• передавать дополнительную информацию.

В будущем перечень операций расширят в соответствии с запросами бизнеса.

Изначально переход на новый порядок обмена должен был завершиться 1 октября 2025, но сроки перенесли. Продолжается постепенный ввод УС в системы операторов ЭДО, до полного внедрения бизнес может продолжать использовать привычные извещение о получении и уведомление об уточнении. Если вы работаете с этими электронными документами в Saby, система автоматически формирует их и в старых форматах, и в виде УС.

Обновленные форматы УКД и корректировочного счета‑фактуры

Когда. С 1 июля 2026, если проект примут.

В чем суть. ФНС предложила обновить электронные форматы документов:

• Универсальный корректировочный документ (УКД), который подтверждает, что покупатель согласился с изменением стоимости отгруженных товаров, выполненных работ или оказанных услуг либо на передачу имущественных прав.
• УКД, который совмещен с корректировочным счетом-фактурой (КСФ).
• Корректировочный счет-фактура.

В новых электронных формах этих документов учтут следующие реквизиты:

• стоимость прослеживаемых товаров;
• новые ставки НДС 5% и 7% для УСН, которые ввели с 2025 года;
• новые ставки НДС 22%, 22/122%, 18,03% для УСН, которые ввели с 2026 года.

До 1 июля 2026 в работе можно использовать и старые, и новые форматы УКД и КСФ.

Обязательный переход на ЭТрН и другие электронные перевозочные документы

Когда. С 1 сентября 2026.

В чем суть. Участники грузоперевозок смогут обмениваться перевозочными документами только в электронном виде. Изменение затрагивает варианты перевозок автотранспортом, по железной дороге и воздуху. Обязательный электронный формат вводят для следующих документов:

• транспортная накладная для автоперевозок (ЭТрН);
• транспортная железнодорожная накладная;
• грузовая накладная для авиаперевозок;
• заказ и заявка на перевозку груза;
• путевой лист — при перевозке слабоалкогольной продукции;
• экспедиторские документы — в частности, экспедиторские и складские расписки, поручения экспедитору.

Рассказали в отдельной статье, как подготовить процессы к обязательному ЭДО для транспорта.

Новые требования к содержанию МЧД

Когда. В 2026 году, сроки уточняются — проект находится на обсуждении.

В чем суть. Какие изменения обсуждают:

• В сведениях о доверителе необходимо указывать данные не только юрлица, но и его филиалов, представительств и иных обособленных подразделений, если они также выступают доверителями.
• В доверенности достаточно указывать ФИО, дату рождения, ИНН и СНИЛС налогоплательщика, а реквизиты документа, удостоверяющего личность, — по желанию.
• Срок действия МЧД сделать обязательным реквизитом.
• МЧД больше не должна содержать перечень полномочий представителя.
• Помимо самого идентификатора полномочия нужно указывать его название.
• Если в классификаторе полномочий МЧД нет соответствующего идентификатора, то описать полномочия следует только текстом.

Отмена обязательных приглашений к ЭДО в роуминге

Когда. В 2026 году, сроки уточняются.

В чем суть. ФНС предлагает отменить обязательную отправку приглашений для старта работы в роуминге, чтобы упростить взаимодействие. Однако не все участники бизнеса согласны с такой отменой. Поэтому налоговая рассматривает вариант, при котором бизнес сможет сам решать: отправлять приглашение или начинать обмен документами без них.