Отмена форматов актов выполненных работ и ТОРГ‑12: как перейти на УПД до 2026 года
С 1 января 2026 года перестанут действовать форматы ФНС двух электронных документов: товарной накладной ТОРГ‑12 и акта выполненных работ (оказанных услуг). А значит, бухгалтерам компаний (ИП), которые работают с контрагентами по ЭДО, в самое ближайшее время нужно заменить эти первичные документы на единственно возможный вариант — универсальный передаточный документ (УПД). В статье рассказываем, как перейти на работу с УПД.
Не будет ошибкой, если после 1 января 2026 года вы выставите ТОРГ‑12 или акты по устаревшему формату. Эти документы подтвердят вашу сделку, но нужно понимать, что это будут уже неформатные документы. То есть при налоговой проверке вы не сможете просто предоставить их в ФНС. Нужно будет заверить скан каждого документа.
Что вы узнаете
Почему ФНС отменила форматы акта выполненных работ и товарной накладной
ФНС отменила действие форматов приказом от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@. Решение налоговой связано с утверждением нового формата УПД (версия 5.03) и принято «в целях исключения избыточного регулирования».
До конца 2025 года компании и ИП могут обмениваться электронными ТОРГ-12 и актами о выполнении работ (оказании услуг), но с 01.01.2026 придется перейти на УПД.
| Документ | В каких случаях применяется | Приказ ФНС, которым утвержден электронный формат |
|---|---|---|
| Товарная накладная (ТОРГ-12) | Для оформления передачи товарно-материальных ценностей | От 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ |
| Акт выполненных работ (оказанных услуг) | Чтобы зафиксировать факт выполненных работ (оказанных услуг) | От 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@ |
ФНС не отменяет:
Неформализованные электронные документы (информация ФНС от 07.10.2025). То есть можно продолжать использовать свои формы актов и ТОРГ‑12. Исключение: если работаете с прослеживаемыми товарами, использовать неформализованные документы нельзя. Придется перейти на УПД.
Электронный формат акта о приемке выполненных строительных работ. Этот акт продолжает действовать и в бумажном, и в электронном виде (приказ ФНС от 28.07.2022 № ЕД‑7‑26/691@).
Чем неформализованные документы отличаются от утвержденного ФНС формата?
Налоговая утверждает форматы документов в виде xml‑файла. Такие документы можно направлять в ФНС напрямую через ЭДО, например, при запросе документов в ходе камеральной проверки. Если вы работаете с неформализованными документам и ФНС запросила именно их, то такие документы придется передавать:
На бумаге. Для этого документ надо распечатать и поставить отметку, что он подписан электронной подписью.
ИЛИ
В виде скан‑образа, заверенного электронной подписью. ФНС принимает скан‑образы в форматах TIF, JPG, PDF, PNG (письмо ФНС от 04.02.2025 № ЕА‑2‑26/1316@).
Если отменили электронную ТОРГ-12 и теперь будем применять электронный УПД, электронный счет-фактуру тоже отменят?
Нет. Электронный счет‑фактура пригодится тем, кто работает по ЭДО:
- При получении аванса или предоплаты в счет будущих поставок — для выставления авансового счета‑фактуры. Использовать УПД только как счет‑фактуру не предусмотрено.
- При отгрузке товаров (работ, услуг), если выбрали комбинированный способ оформления документов: накладные, акты — бумажные, а счета‑фактуры — электронные (информация ФНС от 10.09.2025).
Как заменить ТОРГ-12 и акт выполненных работ
ФНС рекомендует заранее начать переход на применение универсального передаточного документа. Это поможет плавно перейти на новые правила и перестроить свои бизнес-процессы (информация ФНС от 19.08.2025).
Оформляйте УПД в нужном вам варианте:
| Со статусом «1» | Со статусом «2» |
|---|---|
| Используется как счет-фактура и первичка одновременно | Используется только как первичный учетный документ — накладная или акт выполненных работ (оказанных услуг) |
В УПД для прослеживаемых товаров с апреля 2025 обязательно должны присутствовать новые графы 12–14.
По непрослеживаемым товарам новые графы 12–14 табличной части УПД можно не формировать:
Образец заполнения УПД в Saby по непрослеживаемым товарам. Программа поддерживает УПД нового формата
👉 Подробно про новый формат УПД
Составляйте универсальный передаточный документ своевременно: правило 5 дней, актуальное для счета-фактуры, не применяется в отношении УПД. По общему правилу товарную накладную надо выписывать в день отгрузки, а счет-фактуру — в течение 5 календарных дней после отгрузки. УПД одновременно является счетом-фактурой и товарной накладной, поэтому должен заполняться по правилам обоих этих документов. Получается, выставлять УПД со статусом «1» нужно в день отгрузки. Иначе ФНС может посчитать сделку фиктивной и откажет вашему контрагенту в вычете НДС по такому документу.
Чтобы оформлять УПД в Saby, достаточно в настройках системы единожды выбрать УПД как первичный документ, который будет выставляться при реализации:
Когда будете оформлять реализацию, программа автоматически сформирует УПД:
Программа предупредит, если найдет ошибки в заполнении. Так вы минимизируете пресловутый человеческий фактор, опечатки и другие неточности.
Направить документы контрагенту можно напрямую из Saby. Причем не важно, какую систему ЭДО использует контрагент: Saby, «Такском» или «Диадок». С помощью роуминга документ будет доставлен контрагенту без лишних трат и дополнительных подключений.
Документооборот с контрагентами
Отправляйте и подписывайте УПД онлайн в 1 клик
Бумажные и неформализованные накладные и акты: можно ли применять в 2026 году
Отменены только электронные ТОРГ‑12 и акты выполненных работ / оказанных услуг по форматам ФНС. Бумажные формы остаются в силе, также как и возможность обмениваться неформализованными электронными документами. И после 1 января 2026 года можно продолжать работать с такими документами (информация ФНС от 10.09.2025).
Но использование УПД упрощает документооборот, снижает нагрузку на бухгалтерию. Причем предпочтение отдается именно электронному формату. А в случае с прослеживаемыми товарами электронный формат — обязателен.
Почему компании выбирают ЭДО от Saby?
- Знают и всегда могут доказать, что контрагент получил нужный документ. Вся отправленная документация уходит контрагенту моментально.
- Подписывать документы можно через мобильное приложение. Это удобно, просто и без дополнительных затрат.
- Бумажные документы могут выцвести, порваться, потеряться. С электронными такое не произойдет — они хранятся на защищенном сервере Saby. При желании можно подключить Saby Connect или Saby Archive, тогда все документы будут сохраняться в локальном каталоге на вашем сервере.
«Я за раз могу прочитать и подписать 300 договоров.
А можно использовать на бумаге ТОРГ‑12 и счет‑фактуру, а УПД — только электронный?
Да.
Можно выписывать одному контрагенту на бумаге ТОРГ‑12 и счет‑фактуру, а другому контрагенту — электронный УПД либо бумажный.
Можно по одному договору с контрагентом выписывать комплект на бумаге, а по другому договору с этим же контрагентом — электронный УПД.
Не следует по одной отгрузке применять одновременно и бумажный, и электронный вариант первички. Например, часть товара показать в бумажной накладной, а часть — в электронном УПД. Разрешается такой комбинированный вариант по одной операции: бумажная накладная (акт) и электронный счет‑фактура (информация ФНС от 10.09.2025).
Другие изменения в ЭДО
🔎 С 20 марта 2025 действует формат электронного счета на оплату (приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/29@).
В Saby уже можно работать с электронными счетами по требованиям ФНС:
Опция доступна в Saby Bu, Saby Docs, Saby Retail для магазинов, Saby Presto для ресторанов, Saby Clients для салонов.
🔎 Электронная транспортная накладная (ЭТрН) станет обязательной с 01.09.2026. Подробно об этом рассказали в другой статье.
В Saby можно обмениваться ЭТрН уже сейчас:
🔎 С 1 июля 2025 для сдачи электронного отчета ЕФС-1 в Социальный фонд обязательна машиночитаемая доверенность, зарегистрированная в системе СФР. В Saby всё готово, чтобы представители могли подписывать по МЧД отчеты, документы, в том числе УПД.
Видеоматериалы по теме
