Мессенджеры для бизнеса: как отправлять и подписывать документы в WhatsApp*, Telegram и MAX

Елена Загребова

эксперт по автоматизации документооборота

Мессенджеры для бизнеса — это не только канал связи с клиентами и контрагентами, но и возможность обмениваться юридически значимыми документами. При этом получателю не обязательно подключаться к ЭДО. Расскажем, как работает документооборот в мессенджерах, может ли бизнес использовать для этого WhatsApp* и Telegram и станет ли обязательным переход на мессенджер MAX.

Что в статье

• В каких мессенджерах можно обмениваться документами по ЭДО
• Законно ли отправлять документы в WhatsApp* и Telegram
• Как работает ЭДО в мессенджерах
• Можно ли отправлять документы через мессенджер MAX
• Обяжут ли компании использовать мессенджер MAX
• Как настроить интеграцию с мессенджерами
• Как отправить документ в мессенджер
• Как подписать документ в мессенджере
• Как узнать, что контрагент подписал документ
• Куда лучше отправлять документы: в WhatsApp* или Telegram

В каких мессенджерах можно обмениваться юридически значимыми документами

Интеграция с мессенджерами для отправки и подписания документов есть не у всех операторов ЭДО. Saby такую функцию предлагает: бизнес может обмениваться документами через WhatsApp* и Telegram.

Законно ли отправлять документы в WhatsApp* и Telegram

Да, компаниям не запрещено использовать эти мессенджеры для своих бизнес‑целей. А блокировка аудио‑ и видеосвязи никак не влияет на качество и возможность обмена документами.

Как работает ЭДО через мессенджеры

В мессенджерах можно обмениваться любыми типами документов: например, договорами, счетами на оплату, накладными. Отправка происходит из личного кабинета, в котором вы работаете с ЭДО. Можно выбрать уже загруженный в Saby документ, создать новый с помощью встроенных шаблонов, импортировать файл или скан с компьютера, телефона, из вашей учетной системы и со сканера.

В мессенджер документы придут не в виде файла или картинки, а зашифрованной ссылкой. Получатель откроет ее только при наличии электронной подписи — случайный пользователь не сможет получить доступ к документу.

Отправить документы в мессенджер можно даже в том случае, если вы не знаете, к какому оператору подключен ваш контрагент и пользуется ли он ЭДО.

Отправителю понадобится:

• Личный кабинет Saby — через него происходит отправка документов.
• Активный аккаунт в Telegram, который интегрируется в Saby. Он может быть привязан к личному или корпоративному номеру телефона. Лучше использовать рабочий номер, так как для каждого нового диалога в Telegram Saby автоматически создает копию чата в личном кабинете ЭДО, даже если это личная переписка.
• Приложение WhatsApp* на смартфоне. Заранее регистрировать профиль в мессенджере не нужно, Saby автоматически создаст виртуальный аккаунт для работы по ЭДО через WhatsApp*.

Получателю понадобится:

• Электронная подпись — УКЭП или УНЭП.
• Активный аккаунт в WhatsApp* или Telegram.
• Мобильная или десктопная версия мессенджера. Чтобы подписать документ с компьютера, получателю достаточно электронной подписи на физическом носителе (токене). Для подписания с телефона нужно подключить токен через переходник или оформить электронную подпись на рутокене с NFC — он поддерживает бесконтактный способ подключения.

Подробнее про мобильную электронную подпись рассказали в другой статье.

Можно ли отправлять документы через мессенджер MAX

Возможность для бизнеса обмениваться по ЭДО любыми документами с помощью мессенджера MAX пока находится в разработке. Сейчас обмен работает без участия операторов ЭДО. Документ присылают простым файлом в чат, а получатель подписывает его через приложение «Госключ», которое интегрировано в мессенджер. Затем отправляет документ назад отправителю тоже файлом.

Кроме того, пока в MAX можно подписывать только некоторые типы документов: например, кадровые документы и договоры об оказании услуг.

Обяжут ли компании использовать мессенджер MAX

Нет. Сообщения о том, что мессенджер MAX станет обязательным для отправки и подписания электронных документов, ложные — так утверждает Минцифры. Вы по-прежнему можете обмениваться документами привычными способами, в том числе в WhatsApp* и Telegram через Saby.

Как настроить интеграцию с мессенджерами

Алгоритмы для WhatsApp* и Telegram немного различаются. Вот как настраивается интеграция с этими мессенджерами в Saby.

• WhatsApp*. В личном кабинете Saby перейдите в «Настройки» → «Интеграции», кликните по иконке WhatsApp* и выберите способ подключения:

  • Через плагин. Saby Plugin должен быть включен в течение всего рабочего дня, иначе не получится ни отправить документы, ни увидеть ответы контрагентов. Активировать плагин может только один пользователь аккаунта компании в Saby с правами администратора. Другие сотрудники смогут отправлять документы в WhatsApp*, только пока пользователь-администратор авторизован в системе и находится онлайн. Такой вариант интеграции подойдет небольшим компаниям и ИП.

  • Через облако. Этот вариант интеграции работает без привязки к пользователю и одному рабочему месту: отправлять документы в мессенджеры и вести переписку в чатах могут все, у кого есть доступ к аккаунту в Saby. Удобно для крупных компаний и ИП с большим количеством сотрудников.

  Далее откроется окно авторизации. Выполните шаги из инструкции и отсканируйте QR-код в мобильном приложении WhatsApp*, чтобы завершить интеграцию.

  
• Telegram. В личном кабинете Saby на странице «Настройки» → «Интеграции» выберите соответствующее приложение. Для Telegram способ подключения один: через «Личный аккаунт».

  

  Введите номер телефона аккаунта, с которого будете отправлять документы. Вам придет смс или push‑уведомление с кодом, который нужно указать в соответствующем поле. Готово — можно отправлять документы.

Как отправить документ в мессенджер

В Saby это работает так: создайте или откройте нужный документ и кликните «Отправить» — появится вариант отправки через WhatsApp* или Telegram, смотря с кем настроили интеграцию.

Далее порядок действий такой:

1. Введите номер телефона клиента или партнера, которому хотите отправить документ.

   

2. Напишите сообщение для получателя. В Saby есть встроенная нейросеть — ее можно попросить сгенерировать текст за вас. Сохраняйте свои тексты и понравившиеся генерации в шаблоны, чтобы использовать их для быстрой отправки документов.

   

3. Кликните «Отправить» — сообщение с документом уйдет контрагенту в мессенджер, при этом сам файл он получит в виде защищенной ссылки. Чтобы открыть и подписать документ, понадобится электронная подпись.

   Как видит документ отправитель

   

   Как видит документ получатель

   

4. В Saby появится чат с контрагентом по отправленному документу. Так, если у получателя будут вопросы, вы сразу же получите уведомление. Здесь же можете отправлять напоминалки, если контрагент задерживает подписание. Чат закрепляется за пользователем, который отправил документ.

Как подписать документ в мессенджерах

После того как контрагент получит сообщение со ссылкой на документ, он должен:

1. Открыть ссылку.
2. Подключить носитель с электронной подписью к устройству.
3. Подписать документ по кнопке в правом верхнем углу.

В Saby отправитель получит уведомление, что документ подписан.

Контрагенту за услугу платить не придется. Если он не пользуется ЭДО, то сможет только получать документы, а отправлять — нет.

Как узнать, что контрагент подписал документ

В личном кабинете Saby перейдите в отправленные документы — справа увидите статусы: просмотрен, подписан, отклонен.

Куда лучше отправлять документы: в WhatsApp* или Telegram

Зачастую Telegram блокирует номера телефонов, с которых рассылаются документы разным аккаунтам, — мессенджер интерпретирует эти действия как спам. Разблокировать номер возможно, но это займет время. А если с той же частотой отправлять сообщения в WhatsApp*, блокировок не будет.

Кроме того, если для работы по ЭДО вы создали новый аккаунт в Telegram, сперва его необходимо подготовить:

• Заполните данные — имя, фамилию.
• Добавьте фото профиля.
• Создавайте 2–5 новых чатов в день в течение двух недель и отправляйте текстовые сообщения без множества ссылок и файлов. Важно, чтобы это были контакты, которым доверяете и которые не пожалуются на ваш профиль. Например, сотрудники вашей компании. Попросите получателей тоже писать вам сообщения и отвечайте на них.

Так алгоритмы мессенджера поймут, что вы реальный пользователь. Теперь можно начать обмениваться документами. Советуем писать не более одного сообщения каждые 3 минуты.

* WhatsApp принадлежит компании Meta — эта организация признана экстремистской, ее деятельность запрещена на территории Российской Федерации.