Налоги и бухучет в госзакупках: как поставщику учитывать госконтракты и тендеры
В отличие от коммерческих сделок, где стороны свободны в определении цены и правил исполнения, госзакупки строго регулируются законами № 44‑ФЗ и 223‑ФЗ. Ошибки в расчетах и проводках чреваты не только претензиями заказчика, но и санкциями ФНС. Разбираемся, как поставщикам правильно отражать операции и платить налоги в госзакупках, чтобы избежать нарушений и штрафов от инспекторов.
Что считается госзакупками в коммерческом учете
Госзакупки — это регулируемые закупки государственных и муниципальных заказчиков, а также отдельных крупных организаций. Основные законы — 44‑ФЗ и 223‑ФЗ.
Кто заказчик:
- По 44‑ФЗ: госорганы, казенные и бюджетные учреждения, ГУПы и МУПы за счет бюджетного финансирования.
- По 223‑ФЗ: госкорпорации, естественные монополии, бюджетные учреждения в части закупок за счет собственных средств.
Госконтракт — это договор с государственным заказчиком. Для бухучета неважно, по какому закону проходили закупки: поставщики отражают тендеры по общим правилам. Главное отличие от коммерческих сделок — твердая цена, которую нельзя изменить задним числом по договоренности с контрагентом. Это прямо влияет на учет госконтрактов в бухгалтерии: доходы и расходы корректировать по собственному усмотрению запрещено.
Эксперты Тензора подготовят заявку без ошибок
- Проверим закупку на риски для поставщика
- Учтем все требования заказчика и закона
- Подскажем, как отстоять права, если они нарушены
Какие обязательства возникают у поставщика при исполнении госконтракта
При исполнении госконтракта у поставщика возникают налоговые и бухгалтерские обязательства. Разберем подробнее.
Налоговые обязательства: налогообложение в госзакупках
НДС. Если поставщик участвует в тендерах и платит НДС, он обязан начислить налог со всей стоимости реализации. С 1 января 2026 года базовая ставка повысилась до 22%. Момент начисления налога зависит от того, что наступило раньше: день отгрузки (подписания акта) или день получения аванса или оплаты (п. 1 ст. 167 НК РФ).
При получении аванса поставщик начисляет НДС по расчетной ставке 22/122. Если аванс получен в 2025 году при ставке 20%, а отгрузка происходит в 2026 году, поставщик применяет уже ставку 22% ко всей стоимости отгрузки. А сумму НДС, уплаченную с аванса по ставке 20/120, принимает к вычету. Разницу в 2% поставщик доплачивает за счет собственных средств.
Изменения в НК РФ по длящимся договорам
Правительство предложило уточнить порядок расчета НДС для ситуаций, когда после изменения закона покупатель не может принять налог к вычету, а стороны не пересмотрели цену договора и не расторгли его. В этом случае поставщик будет исчислять НДС расчетным методом — прямо из цены договора, без выставления счета‑фактуры и без права требовать с покупателя доплату сверх договора. Поправки уже приняли в первом чтении.
Налог на прибыль. Поставщик на ОСНО признает доходы:
- при методе начисления — на дату подписания акта выполненных работ или товарной накладной;
- при кассовом методе — на дату поступления оплаты.
Кассовый метод учета налогов в закупках подходит только для организаций с выручкой не более 1 млн ₽ в квартал. Ставка налога на прибыль в 2026 году — 25%.
Все расходы, связанные с исполнением контракта: материалы, зарплату, субподряд, комиссию за банковскую гарантию — поставщик учитывает для уменьшения налоговой базы — при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности.
УСН. Поставщики на УСН признают доходы кассовым методом — на дату зачисления денег на расчетный или казначейский счет. Расходы при объекте «доходы минус расходы» учитываются после их фактической оплаты.
Сам единый налог рассчитывается нарастающим итогом с начала года. Все операции по госконтракту поставщик фиксирует в книге учета доходов и расходов (КУДиР). При УСН с НДС, если выручка превысила 20 млн ₽, в КУДиР отражается доход без НДС. Сам налог учитывается обособленно и не включается в расходы.
Бухгалтерские обязательства: бухучет в госзакупках
Бухучет в тендерах подразумевает отражение каждой операции: получение и зачет аванса, поставка товаров, работ или услуг, признание выручки, вычет НДС, оплата и возврат обеспечения. Все бухгалтерские записи выполняются на основании первичных документов: накладных, актов, платежных поручений, банковских выписок. Но в некоторых случаях бухгалтерский учет в закупках по 44‑ФЗ усложняется.
Раздельный учет. Поставщик обязан обособленно учитывать доходы, расходы и НДС по каждому госконтракту, если он подлежит казначейскому сопровождению или выполняется по гособоронзаказу (ПП РФ от 19.01.1998 № 47, приказ Минфина от 10.12.2021 № 210н). Условие о раздельном учете прописывается в контракте. На счетах бухучета открывают отдельные субсчета или субконтракты:
- 62 «Расчеты с покупателями» — для контроля задолженности и авансов по конкретному контракту;
- 20, 26, 44 — для прямых затрат, которые сразу относятся на контракт;
- 76 субсчет «Обеспечительные платежи» — для учета перечисленного и возвращенного обеспечения;
- 90 «Продажи» — для учета выручки и себестоимости в разрезе контрактов;
- 91 «Прочие доходы и расходы» — для аналитики прочих поступлений и затрат;
- 99 «Прибыли и убытки» — для отражения финрезультата по контракту;
- 19 «НДС по приобретенным ценностям» — для учета входного НДС по материалам и услугам, которые поставщик закупил для исполнения контракта.
Прямые расходы (материалы, зарплата производственного персонала) относятся на конкретный контракт. Накладные расходы (аренда, связь, зарплата административного персонала) распределяются пропорционально выручке или иной базе, закрепленной в учетной политике.
Казначейское сопровождение. Если контракт сопровождается казначейством, поставщик дополнительно обязан:
- открыть лицевой счет в территориальном органе Федерального казначейства (ТОФК);
- расходовать средства с этого счета только на цели, связанные с исполнением контракта, и только после санкционирования операций казначейством;
- предоставлять в казначейство сведения об операциях с целевыми средствами.
Средства на казначейском счете нельзя использовать для уплаты налогов. НДС с аванса поставщик платит со своего расчетного счета (письмо Минфина от 26.01.2026 № 03‑07‑11/4624).
За отсутствие раздельного учета или нарушение правил казначейского сопровождения ст. 15.37.1 КоАП РФ установлены штрафы:
- для должностных лиц — от 10 000 до 50 000 ₽;
- для ИП — от 5 до 10% цены контракта (не более 250 000 ₽);
- для организаций — от 5 до 10% цены контракта (не более 500 000 ₽).
Кроме того, при проверке ФНС или казначейство может снять расходы по налогу на прибыль/УСН, отказать в вычетах НДС и признать использование средств нецелевым.
Как поставщику вести бухучет и налогообложение в госзакупках: поэтапный разбор
Участие в закупках по 44‑ФЗ и 223‑ФЗ проходит через несколько обязательных этапов, и на каждом из них у поставщика возникают конкретные учетные операции. Чтобы избежать ошибок, важно понимать, как проводить в учете тендеры и налоги.
Подача заявки: проводки по обеспечению участия в закупках
Если в извещении есть требование об обеспечении, участник обязан его внести до подачи заявки. Способ обеспечения поставщик выбирает сам: вносит деньги на спецсчет или предоставляет независимую гарантию. Если поставщик не станет победителем, ему вернут обеспечение после подведения итогов.
Бухгалтерский учет. Бухучет в тендерах зависит от способа обеспечения заявки. Деньги на спецсчете остаются собственностью поставщика и не признаются расходом — это дебиторская задолженность. Для бухгалтерского учета как по 44‑ФЗ, так и по 223‑ФЗ применяется счет 55 «Специальные счета в банках» — к нему открывается отдельный субсчет для расчетов с оператором электронной торговой площадки (ЭТП). Независимая гарантия отражается только за балансом.
| Проводка | Содержание операции |
Денежное обеспечение | |
Дт 55 субсчет «Спецсчет для обеспечения заявок» Кт 51 | Перечислили денежные средства на спецсчет |
Дт 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные» | Отразили сумму обеспечения заявки на забалансе |
Независимая гарантия | |
Дт 008 «Обеспечения обязательств и платежей полученные» | Отразили сумму гарантии на забалансе |
Налогообложение. Обеспечение заявки — это не расход ни по налогу на прибыль, ни по УСН. Это возвратный обеспечительный платеж. Комиссия банка за перевод средств на спецсчет учитывается в составе прочих (внереализационных) расходов в бухучете и для целей налога на прибыль. При УСН «доходы минус расходы» комиссия признается расходом после ее фактической уплаты.
Электронные процедуры: как отразить в учете плату за участие в торгах
Оператор ЭТП может взимать плату с победителя закупки. Размер, как правило, небольшой — до 1% от НМЦК, но не больше установленных лимитов (ПП РФ от 10.05.2018 № 564). ЭТП списывает плату за победу из денежного обеспечения заявки или выставляется отдельным счетом. Если оператор — плательщик НДС, то обязан предоставить акт оказанных услуг и счет‑фактуру.
Бухгалтерский учет. Услуги оператора ЭТП отражаются как общехозяйственные расходы. После завершения торгов неиспользованный остаток обеспечения возвращается.
| Проводка | Содержание операции |
| Отражение в бухучете участия в электронной процедуре | |
| Дт 26, 44 Кт 60, 76 | Отразили стоимость услуг оператора ЭТП на основании акта |
| Дт 19 Кт 60, 76 | Отразили входной НДС |
| Дт 60, 76 Кт 55 | Оператор удержал плату за победу из обеспечения заявки |
| Дт 60, 76 Кт 51 | Поставщик оплатил услуги оператора ЭТП по счету |
| Дт 51 Кт 55 | Вернули денежные средства со спецсчета на расчетный счет |
| Кт 009 | Списали сумму обеспечения с забалансового учета |
Налогообложение. Плата оператору ЭТП признается в составе прочих расходов для целей налога на прибыль. Дата признания — дата акта оказанных услуг при методе начисления или дата оплаты при кассовом методе. При УСН «доходы минус расходы» затраты на услуги ЭТП учитываются после фактической оплаты.
Входной НДС по услугам оператора ЭТП принимается к вычету при наличии счета‑фактуры. При УСН с НДС по льготной ставке 5 или 7% НДС‑вычет невозможен, налог включается в стоимость услуг.
Заключение сделки: учет госконтракта в бухгалтерском учете
Если заказчик запросил обеспечение исполнения контракта, победитель обязан предоставить его до заключения сделки. Способы те же: деньги на счет заказчика или независимая гарантия.
Бухгалтерский учет. Учет госконтракта в бухгалтерии зависит от способа обеспечения. Денежное обеспечение, перечисленное заказчику, остается собственностью поставщика и отражается как дебиторская задолженность. А вот передача независимой гарантии не создает балансовых проводок, ее сумму проводят за балансом.
| Проводка | Содержание операции |
| Денежное обеспечение | |
| Дт 76 субсчет «Обеспечительные платежи» Кт 51 | Перечислили сумму обеспечения заказчику |
| Дт 009 | Отразили сумму обеспечения за балансом |
| Независимая гарантия | |
| Дт 008 | Отразили сумму гарантии за балансом |
| Комиссия банку за выдачу гарантии | |
| Дт 97 «Расходы будущих периодов» Кт 51 | Заплатили комиссию банку за выдачу гарантии |
| Дт 20, 26, 44 Кт 97 — ежемесячно, в течение срока гарантии | Списали часть комиссии на расходы отчетного периода |
Налогообложение. Сумма обеспечения не признается расходом для целей налога на прибыль и УСН. Это возвратный обеспечительный платеж. Комиссия за выдачу независимой гарантии в налоговом учете признается в составе прочих расходов единовременно на дату выдачи гарантии. При УСН «доходы минус расходы» — после фактической оплаты комиссии. НДС с комиссии банка за гарантию не исчисляется.
Исполнение контракта: бухучет и налоги в закупках
Поставщик закрывает обязательства по контракту: поставляет товар, выполняет работы или оказывает услуги. Факт исполнения подтверждается актом приемки‑передачи, товарной накладной или универсальным передаточным документом (УПД).
Практически для всех контрактов предусмотрена электронная приемка — это упрощает учет в госзакупках. Стороны подписывают закрывающие документы в ЕИС. Заказчик обязан заплатить поставщику в течение 7 рабочих дней после их подписания.
Бухгалтерский учет. Выручка признается на дату подписания акта (метод начисления) или на дату поступления оплаты (кассовый метод). Авансы при казначейском сопровождении отражают обособленно.
Бухгалтерский учет контракта по 44‑ФЗ и 223‑ФЗ
| Проводка | Содержание операции |
| Получение аванса при казначейском сопровождении | |
| Дт 55 субсчет «Казначейский счет» Кт 62.02 «Авансы полученные» | Получили аванс на лицевой счет в казначействе |
| Признание выручки | |
| Дт 62.01 «Расчеты с покупателями» Кт 90.01 «Выручка» | Отразили выручку от реализации по госконтракту |
| Дт 90.03 «НДС» Кт 68.НДС | Начислили НДС с реализации |
| Дт 90.02 «Себестоимость продаж» Кт 20, 41, 43 | Списали себестоимость товаров, работ, услуг |
| Зачет аванса после отгрузки | |
| Дт 62.02 «Авансы полученные» Кт 62.01 «Расчеты с покупателями» | Зачли ранее полученный аванс |
| Поступление окончательной оплаты от заказчика | |
| Дт 51, Дт 55 при казначейском сопровождении Кт 62.01 | Поступила оплата от заказчика |
Налогообложение. НДС начисляется на дату подписания акта или на дату получения аванса — в зависимости от того, что наступило раньше. В 2026 году тендеры и налоги проводят по новым правилам: НДС с аванса исчисляется по расчетной ставке 22/122. Если получили аванс на казначейский счет, заплатить НДС в бюджет должны с собственного расчетного счета.
При УСН с освобождением от НДС налог не начисляется. При УСН с НДС по ставке 5 или 7% налог начисляется по соответствующей ставке, но без права на вычет.
Для налога на прибыль доход признается на дату подписания акта. Все прямые и накладные расходы по контракту уменьшают налоговую базу — если подтвердили их документами.
Для УСН доход признается кассовым методом — на дату поступления денег на расчетный или лицевой счет в казначействе. Расходы при объекте «доходы минус расходы» учитываются после их фактической оплаты — они также уменьшают облагаемую базу.
Возврат обеспечения: завершение учета в госзакупках
После полного исполнения обязательств по контракту заказчик возвращает денежное обеспечение поставщику. Если в контракте предусмотрены гарантийные обязательства, то заказчик может удержать часть обеспечения до их окончания. Или же поставщик предоставляет отдельное обеспечение гарантийных обязательств.
Бухгалтерский учет. При возврате денежного обеспечения сделайте проводки в бухучете по 44‑ФЗ или 223‑ФЗ:
- Дт 51 Кт 76 субсчет «Обеспечительные платежи» — получили возврат обеспечения от заказчика;
- Кт 009 — списали сумму обеспечения с забалансового учета.
Если заказчик списал неустойку в счет обеспечения, он возвращает оставшуюся часть. Удержанную сумму стороны списывают взаимозачетом.
Налогообложение. Возврат обеспечения не признается доходом ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете. Это возврат дебиторской задолженности. НДС с возвращенной суммы не начисляется, поскольку обеспечение не считается реализацией.
Применение санкций: учет и налогообложение в госзакупках при неустойках
Санкции по госконтракту могут возникать по инициативе любой из сторон. Заказчик вправе предъявить поставщику неустойку за просрочку исполнения или за иные нарушения условий контракта — он может удержать неустойку из обеспечения контракта или из суммы оплаты за товар. Поставщик, в свою очередь, также вправе требовать пени с заказчика за просрочку оплаты.
Бухгалтерский учет. Неустойка признается в бухучете тендеров на дату признания претензии или вступления в силу решения суда.
| Проводка | Содержание операции |
| Если поставщик — должник | |
| Дт 91.02 «Прочие расходы» Кт 76.02 «Расчеты по претензиям» | Признали сумму неустойки, предъявленную заказчиком |
| Дт 76.02 Кт 62.01 или Кт 76 субсчет «Обеспечительные платежи» | Заказчик удержал сумму неустойки из оплаты или обеспечения |
| Если поставщик — кредитор | |
| Дт 76.02 «Расчеты по претензиям» Кт 91.01 «Прочие доходы» | Признали сумму неустойки к получению с заказчика |
| Дт 51 Кт 76.02 | Получили неустойку от заказчика |
Налогообложение. Для налога на прибыль признанные должником или судом штрафные санкции к уплате включаются в состав внереализационных расходов. Санкции к получению — в состав внереализационных доходов.
При УСН «доходы» полученные санкции увеличивают налоговую базу. При УСН «доходы минус расходы» уплаченные санкции не признаются расходами.
Суммы неустоек по госконтрактам не облагаются НДС, поскольку они не связаны с оплатой реализованных товаров, работ, услуг. Счет‑фактуру на сумму неустойки выставлять не надо.
Основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам: что учесть поставщику
Один контракт — одна аналитика. Доходы, расходы и НДС по каждому госконтракту нужно учитывать обособленно.
Цена фиксирована. Госконтракт — это всегда твердая цена. Договориться с заказчиком о корректировке выручки после подписания акта невозможно. Что указали в контракте, то и проводите в учете.
Казначейский счет — не расчетный. Если контракт с казначейским сопровождением, деньги заказчика поступают на лицевой счет в казначействе (в бухучете это счет 55), а не на ваш банковский счет. НДС с аванса при этом вы обязаны уплатить со своего расчетного счета — из собственных оборотных средств.
Обеспечение всегда за балансом. Денежное обеспечение отражают на счете 76 и дополнительно на забалансовом счете 009. Банковскую гарантию — только за балансом, на счете 008. На балансовые счета их не ставят.
Момент признания дохода — строго по документам. На ОСНО выручка признается на дату подписания акта или накладной по методу начисления. На УСН — на дату поступления денег на лицевой или расчетный счет по кассовому методу. Путать эти даты нельзя — это гарантированная ошибка в декларации.
Пройдите первые торги с экспертами Тензора