Электронное актирование в ЕИС по 44‑ФЗ
Если поставщик участвовал в онлайн‑закупке по 44‑ФЗ, победил и заключил с заказчиком контракт, приемку тоже проведут в электронной форме — через ЕИС. Разбираемся, как пройти электронное актирование и избежать трудностей при подписании документов.
О чем статья
Что такое электронное актирование
Это обмен документами сдачи‑приемки с заказчиками через Единую информационную систему. После выполнения контракта или отдельного этапа поставщики создают, подписывают и отправляют заказчику акты и накладные — все это можно сделать в личном кабинете ЕИС. При этом дублировать электронный документ о приемке на бумаге не обязательно.
Когда электронное актирование обязательно
Во всех электронных конкурентных открытых и закрытых закупках, если они не входят в исключение.
Если контракт заключается с единственным поставщиком по результатам несостоявшейся процедуры или на закупки:
- товаров с полки до 5 млн ₽;
- по указу президента;
- по решению правительства РФ или местных властей
- услуг органов власти или Роскосмоса;
- медизделий и расходных материалов;
- товаров и услуг предприятий уголовно-исполнительной системы;
- на модернизацию информационных систем для палат Федерального Собрания РФ;
- на изготовление бланков российских паспортов.
В закрытых закупках акты публикуются в скрытой части ЕИС, тем не менее акты нужно готовить в электронном виде.
В закрытых конкурентных электронных закупках в области обороны, госохраны, обеспечения безопасности страны.
В закупках у единственного поставщика, которые еще не обязали проводить в электронном виде.
Сервис «Интеграция с ЕИС» от Saby упростит работу с электронным актированием. Программа освободит поставщиков от обязанности заполнять документы о приемке в ЕИС и внесет данные в систему автоматически. Заказчикам он тоже упростит жизнь: централизованным бухгалтериям больше не придется вручную собирать акты с подведомственных учреждений — сервис подгрузит их автоматически.
В какой срок проводится электронное актирование
Единых фиксированных сроков для электронной приемки в 44‑ФЗ нет. Сроки зависят от специфики конкретной сделки и определяются в госконтракте:
Кроме того, в госконтракте указывают и другие детали электронного актирования в ЕИС по 44‑ФЗ. Например, что будет после того, как исполнитель отправит заказчику подписанный акт:
Как провести актирование в ЕИС
Процедуру всегда начинает поставщик. После выполнения госконтракта или отдельного его этапа участник формирует электронный документ приемки в своем личном кабинете ЕИС. Рассказываем пошагово, как это сделать.
Шаг 1. Создаем электронный акт
Заходим в личном кабинете (ЛК) поставщика по 44‑ФЗ.
Находим нужный контракт со статусом «На исполнении» в списке своих контрактов.
Выбираем контракт или его отдельный этап. Нажимаем «Создать документ о приемке».
Заполняем все обязательные поля, которые система не подгрузила автоматически.
Подписываем документ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Стандартный документ приемки онлайн содержит:
реквизиты документа — номер, дата;
идентификационный код закупки (ИКЗ);
наименование поставщика и заказчика;
название товаров, работ, услуг;
страна изготовления товара;
объемы и стоимость выполненных обязательств и проч.
К документу электронной приемки по 44‑ФЗ можно прикрепить скан‑копии, которые подтверждают выполнение сделки. Например, счета и счета‑фактуры, УПД, акты, накладные, фотографии, отчеты. Главное, чтобы приложения не противоречили основному документу приемки — приоритет будет именно у него.
Шаг 2. Отправляем документы заказчику
После подписания УКЭП документ приемки автоматически передается дальше. Заказчик получит его в течение часа. Дата поступления документа — это и есть дата размещения его в ЕИС по часовой зоне заказчика (п. 3 ч. 13 ст. 94 44‑ФЗ).
Шаг 3. Ждем решения заказчика
Заказчик может принять ТРУ полностью, частично или же вообще отказаться от приемки:
- Полная приемка — у заказчика нет претензий к поставке.
- Частичная — принимают только часть товаров, а по другой части надо исправить нарушения и только потом ее допоставить.
- Отказ от приемки — поставленные товары или выполненные работы полностью не соответствуют условиям договора. В этом случае исполнитель может устранить проблему и повторно поставить товар, выполнить работу или услугу. А если не согласен с отказом заказчика — подать жалобу в ФАС.
В госконтракте прописывают, сколько дней отводится на электронную приемку по 44‑ФЗ. Максимальный срок работы с документами не должен превышать 20 рабочих дней после даты поступления акта. За это время заказчик:
- подписывает и размещает в ЕИС документы о приемке;
- отклоняет актирование, если для этого есть основания, и отправляет поставщику через ЕИС мотивированный отказ от подписания.
Если у заказчика работает приемочная комиссия, порядок будет немного другим. В те же 20 рабочих дней после поступления документа электронного актирования:
- Все члены приемочной комиссии подписывают документ или мотивированный отказ.
- Руководитель заказчика подписывает приемочный документ или отказ своей подписью и размещает его в ЕИС.
Поставщик автоматически получит электронные акты после их подписания заказчиком. Если все в порядке и акты не требуют доработки, приемка официально состоялась. Дата приемки — это дата размещения в ЕИС приемочных документов, подписанных заказчиком.
Шаг 4. Исправляем документы
Если поступил мотивированный отказ, поставщик может исправить все ошибки, переподписать и повторно отправить заказчику акты. Корректировки вносят так: формируют, подписывают и размещают в ЕИС исправленный документ электронного актирования.
На практике есть два способа исправить акт.
Первый способ — внести правки в первичный документ. Это возможно, если надо поправить несущественные ошибки. Причем корректировать электронный документ можно как до подписания электронной подписью, так и после.
Второй способ — сформировать корректировочный документ электронного актирования. Так исправляют существенные ошибки. К примеру, неправильную стоимость, количество или объемы поставки.
Может ли заказчик отказаться от приемки: примеры из практики
Пример 1
Поставщик поставил заказчику оборудование в установленный контрактом срок. Исполнитель подготовил и направил через ЕИС документы электронного актирования, но заказчик отказался их подписывать. Причины: заказчик заметил несоответствие параметров поставленного оборудования условиям контракта.
Поставщик сослался на некорректную настройку и официально попросил заказчика разрешить проведение удаленной настройки оборудования — для донастройки программного обеспечения, заданного производителем.
Заказчик отказал, расторг контракт в одностороннем порядке и отправил в ФАС заявку на включение поставщика в Реестр недобросовестных поставщиков.
Поставщик же со своей стороны также подал жалобу в ФАС на действия поставщика. И антимонопольная служба удовлетворила жалобу исполнителя с обоснованием: поставщик проявлял инициативу и предлагал исправить несоответствия, однако заказчик пренебрег этим предложением и неправомерно расторг контракт. В итоге поставщика исключили из РНП.
Пример 2
Стороны заключили контракт на поставку медицинских товаров. Исполнитель своевременно поставил товар и отправил документы электронного актирования через ЕИС. Заказчик не принял ни товар, ни приемочные документы. Основание — контракт заключили с одним ИП, а в транспортно‑сопроводительных документах отправителем груза указан другой ИП. Кроме того, по мнению заказчика, в поставке были и другие нарушения по качеству и количеству.
Заказчик передал претензию поставщику, но при этом не направил мотивированный отказ в ЕИС. Поставщик развернуто ответил на вопросы заказчика, но тот не отреагировал на разъяснения и отказался от исполнения контракта. Затем заказчик направил обращение в ФАС о включении поставщика в РНП.
Поставщик пожаловался в ФАС. Антимонопольная служба рассмотрела материалы дела и пришла к выводу, что доказательства недобросовестного поведения поставщика отсутствуют, а условия контракта не запрещают поставку товара третьими лицами. Кроме того, мотивированного отказа от приемки по 44‑ФЗ в электронном виде не последовало. В результате этого поставщика тоже исключили из РНП (Решение Оренбургского УФАС России по делу № РНП‑56‑08‑06‑36/2023 от 10.03.2023).
Если заказчик безосновательно отказывается принять товар, пишите претензию и обращайтесь в суд. Решить спорные вопросы также помогут специалисты по сопровождению в торга. Например, эксперты Тензора помогают пройти все этапы закупок от регистрации в ЕИС до электронного актирования.
Доверьте участие в закупках экспертам Тензора
✅ Бесплатно проанализируем интересующую закупку
✅ Сопроводим на любом этапе закупки и даже опротестуем ее, если ваши права нарушены
✅ Сформируем и подпишем электронные закрывающие документы по контракту
Как избежать ошибок в электронной приемке товара по 44‑ФЗ
Техническая ошибка CreateObjectAsync
Иногда при подписании электронных документов приемки возникает такая ошибка:
Устранить ее можно двумя способами:
Перейти в другой браузер. Лучше всего ЕИС работает в браузере Chromium GOST. Но есть важный нюанс — для него требуется специальная настройка, которую могут выполнить только технические специалисты. Для Яндекс Браузера и других тоже требуются специальные технастройки, тогда ошибка в подписании перестанет возникать.
Обратиться в техподдержку ЕИС. Можно позвонить по телефонам: +7 (495) 739‑25‑83, 8 800 600‑90‑89 — или направить электронный запрос через личный кабинет. Самый простой способ — обратиться к специалистам. Например, эксперты Тензора помогут безболезненно пройти электронное актирование и решить спорные вопросы с заказчиком.
Работа в разных системах
Если работаете в разных системах, например формируете акт в своей бухгалтерской программе, а затем выгружаете в Единую информационную систему, может возникнуть ошибка. Чтобы ее избежать, надо настроить в ЕИС сервис информационного взаимодействия. Такой обмен возможен, если документы полностью соответствуют форматам ЕИС.
Несовпадение информации в акте с контрактом
Если информация по фактической поставке не соответствует условиям госконтракта, к примеру по объемам поставленных товаров, работ, услуг, надо действовать так:
- Провести сверку: поставщик составляет акт сверки и направляет его заказчику, а тот заполняет его, подписывает и пересылает поставщику.
- Если данные поставщика и заказчика сходятся, надо разбираться в фактических показателях поставки: если поставщик привез меньше товара, чем должен, тогда нужно допоставить остаток.
- Если есть расхождения, к примеру, из‑за возврата некачественного товара, надо скорректировать приемочные документы и поставить взамен качественный товар.
Расхождение фактических показателей с данными контракта приводит к изменению его существенных условий — стоимости, количества. Чтобы сделать корректирующий документ или расторгнуть контракт по соглашению сторон, поставщик и заказчик должны подписать дополнительное соглашение.
Некорректный выбор документа о приемке
Если поставщик прикрепляет некорректный документ, например акт вместо товарной накладной, система выдаст предупреждение. Его не удастся загрузить, подписать и отправить. Перед отправкой нужно настроить формат документа в соответствии с требованиями ЕИС. Чтобы сэкономить время, поручите прохождение актирования экспертам Тензора.
Отсутствие прав доступа
Документы о приемке подписывают только уполномоченные лица. Если подписанием занимается не руководитель компании или ИП, он должен официально уполномочить на это другого сотрудника. Для этого нужно:
- Издать приказ о передаче прав на подписание документов электронного актирования в ЕИС.
- Назначить ответственному сотруднику полномочие «Уполномоченное лицо» в личном кабинете ЕИС — в разделе «Зарегистрированные пользователи». Там же надо установить права на подписание электронных документов приемки.
Частые вопросы
-
Нужно ли дублировать документы электронного актирования на бумаге?
Нет, не нужно. Онлайн‑приемка — это официальный обмен документами через ЕИС. Все файлы, которые подписаны УКЭП поставщика и заказчика, имеют полную юридическую силу. Поставщику не нужно распечатывать товарную накладную или акт и передавать подписанные бумаги вместе с поставленными товарами, работами, услугами.
-
Как подписывать документы электронного актирования?
Только усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица — руководителя компании или ответственного сотрудника. Если отправить электронный документ на печать, внизу отобразится штамп со сведениями об УКЭП подписанта.
-
Единственным поставщикам тоже надо формировать документы приемки в ЕИС?
Не всегда. Если заключили бумажный контракт, обменивайтесь актами с заказчиком на бумаге. Если же подписали госконтракт в электронном виде по результатам электронной закупки малого объема или по решению властей, то придется проводить онлайн‑приемку. Есть ряд исключений, о них мы писали во втором разделе нашей статьи.
Видеоматериалы по теме
