Как заменить товар на аналог с улучшенными характеристиками
В практике госзакупок нередко возникают ситуации, когда поставщик не может поставить товар в точном соответствии с условиями контракта. Закон допускает замену, но только на продукцию с улучшенными техническими характеристиками. Разбираемся, что это такое и как избежать нарушений при замене.
О чем статья
В каких ситуациях может потребоваться замена
Причины, по которым потребовалась замена, бывают разные:
Производитель прекратил выпуск товара, он больше недоступен на рынке.
Поставки временно приостановились из‑за логистических или экономических сложностей.
Цена заявленного товара резко выросла, но есть аналоги с лучшими параметрами по сопоставимой стоимости.
В контракт или ТЗ изначально закралась ошибка, и поставщик предлагает более корректный вариант. Например, заказчик указал, что необходимо поставить многофункциональные устройства с возможностью двусторонней печати, но при этом назвал конкретную модель, которая технически не поддерживает эту функцию.
Заменять товар можно при любом способе закупки, включая контракт с единственным поставщиком. Главное — делать это прозрачно, с соблюдением всех формальностей и правил, предусмотренных законом. Тогда заказчик получит более качественный продукт, а поставщик избежит санкций.
Условия замены: на что обратить внимание
Эти правила помогут вам провести замену так, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов и успешно завершить исполнение контракта.
Соблюдайте базовые требования закона
Согласно ч. 7 ст. 95 44‑ФЗ замена допустима только при одновременном соблюдении трех условий:
Объективное улучшение характеристик — новый товар должен превосходить первоначальный по техническим, функциональным или потребительским характеристикам.
Согласие обеих сторон — и заказчик, и поставщик должны подтвердить необходимость замены.
Соблюдение национального режима — замена объекта закупки не должна нарушать требования ст. 14 № 44‑ФЗ и связанных с ней нормативных актов.
При этом важно понимать: федеральный закон не дает четких критериев, что считать улучшением. Заказчик вправе самостоятельно оценить выгоду от замены, но обязан обосновать свое решение перед контролирующими органами.
Улучшайте только те параметры, которые зафиксированы в контракте
Например, если в техническом задании не были указаны требования к энергоэффективности холодильного оборудования, то нельзя считать снижение потребления электроэнергии достаточным основанием для замены.
Кроме того, улучшение одного свойства товара не должно ухудшать другие. И самое главное — предмет контракта остается неизменным. Нельзя заменить промышленный генератор на бытовую модель, даже если она дешевле и компактнее, поскольку это принципиально разные устройства по назначению и характеристикам.
Также не считается улучшением увеличение срока гарантии (письмо Минэкономразвития от 08.07.2015 № Д28и‑1989).
Не нарушайте нацрежим
Замена не должна противоречить правилам закупки российских товаров, если в тендере действовали преференции. Закон запрещает менять страну происхождения товара в ходе исполнения контракта, за исключением случаев, когда новый товар сделан в странах ЕАЭС (Россия, Беларусь, Казахстан, Армения, Киргизия).
Нарушение этого правила грозит признанием замены недействительной, а в некоторых случаях — штрафами.
Готовьте обоснование самостоятельно
Формально решение принимает заказчик, но поставщик должен предоставить четкое обоснование, почему новый товар лучше. Контрольные органы всегда настороже:
Аудиторы проверяют, не использовалась ли замена как способ подогнать контракт под конкретного поставщика.
Финансовый контроль следит, чтобы улучшение характеристик не стало формальным предлогом для повышения цены.
Если замена выглядит сомнительно, заказчик рискует получить претензии от ФАС или прокуратуры, а значит, под угрозой и легитимность закупки.
В какой момент можно менять товар
Договариваться о замене можно только после заключения контракта. Если настаивать на замене до его подписания, заказчик рискует получить штраф по ст. 7.32 КоАП РФ: 1 % от НМЦК, но не менее 5 000 ₽ для должностных лиц и 50 000 ₽ для юрлиц. А для поставщика такие действия могут быть расценены как уклонение от обязательств — это грозит внесением в реестр недобросовестных поставщиков.
👉 Узнайте больше о том, что такое реестр недобросовестных поставщиков.
Если есть вопросы о характеристиках товара на этапе сбора заявок, подавайте запрос на разъяснение
Формулируйте вопросы юридически грамотно, например: «Просим разъяснить, будет ли считаться соответствующим требованиям заказчика товар с [характеристикой], превышающей указанное в документации значение [X] и составляющей [Y]?»
Задавайте вопросы по каждому спорному параметру отдельно. Это помешает заказчику дать обобщенный уклончивый ответ.
Сохраняйте все вопросы и ответы. Получайте разъяснения через интерфейс ЕИС, чтобы иметь юридически значимые доказательства.
Направляйте запросы заблаговременно — не позднее чем за 3 рабочих дня до окончания срока подачи заявок при закупках по 44‑ФЗ.
Как правильно оформить замену
Шаг 1. Направьте заказчику официальное предложение о поставке товара с улучшенными параметрами:
Четко укажите, какие свойства товара изменились: например, улучшена мощность, добавлены дополнительные функции, в лучшую сторону изменилась комплектация.
Обоснуйте, почему это выгодно заказчику: например, более современная модель, повышенная надежность.
Наглядно продемонстрируйте, например с помощью таблицы, сравнение требуемых и предлагаемых характеристик, выделяя улучшенные параметры.
Подкрепите обоснование ссылками на ГОСТы, СНиПы, технические регламенты, которые подтверждают, что улучшение соответствует стандартам.
Для сложной техники получите официальные заключения от независимых экспертов, которые подтвердят преимущества от изменения характеристик.
Приложите готовое дополнительное соглашение — это ускорит процесс согласования.
👇 Пример дополнительного соглашения
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к контракту № ______ от «___» ________ 20__ г.
г. _________
«___» ________ 20__ г.
[Наименование заказчика], именуемый в дальнейшем «Заказчик», в лице [должность, ФИО], действующего на основании [документ], с одной стороны, и [Наименование поставщика], именуемый в дальнейшем «Поставщик», в лице [должность, ФИО], действующего на основании [документ], с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее дополнительное соглашение о нижеследующем:
Внести изменения в контракт № ___ от «___» ________ 20__ г. в части замены товара:
1.1. Ранее согласованный товар:
Наименование: [полное название по контракту]
Характеристики: [указать ключевые параметры, например, модель, ГОСТ, мощность и т. д.]
1.2. Предлагаемый к поставке товар:
Наименование: [новое название]
Характеристики: [указать новые параметры, подчеркнуть улучшения]
Стороны подтверждают, что:
Изменения харакетристик не ухудшают качество и функциональность товара.
Стоимость контракта остается неизменной (или указывается новая цена, если она меняется).
Сроки поставки сохраняются (или корректируются, если нужно).
Настоящее соглашение вступает в силу с момента его подписания и является неотъемлемой частью контракта.
Прочие существенные условия контракта остаются без изменений.
Реквизиты и подписи сторон:
Заказчик Поставщик
Шаг 2. Дождитесь подписания допсоглашения:
Не начинайте поставку до официального согласования. Иначе заказчик может отказаться от приемки и потребовать штраф за несоответствие.
Если заказчик затягивает ответ, направьте напоминание или запросите письменный отказ с обоснованием.
Шаг 3. Проконтролируйте внесение изменений в ЕИС:
После подписания допсоглашения убедитесь, что заказчик внес изменения в реестр контрактов (раздел «Изменение контракта» в ЕИС).
Проверьте, что все новые условия отражены корректно. Если обнаружили ошибки — сразу сообщите заказчику для исправления.
Как провести экспертизу улучшенных характеристик
Для простых товаров (канцтоваров, бытовой техники, мебели) достаточно технической документации от производителя. Но если речь про продукцию, в отношении которой заказчик не сможет самостоятельно принять решение о корректности замены, лучше воспользоваться услугами экспертной организации.
Когда экспертиза обязательна
При закупке сложной техники: медицинского, лабораторного, промышленного оборудования.
Для товаров с жесткими стандартами: ГОСТ, ТР ТС, регламенты ЕАЭС.
В спорных ситуациях, когда улучшение одного параметра может повлиять на другие. Например, более мощный строительный инструмент требует других условий электропитания.
Вот пошаговая инструкция для поставщика:
Шаг 1. Выберите аккредитованную организацию:
Для медтехники подойдет лаборатория с лицензией Росздравнадзора.
Для промышленного оборудования — сервисный центр, внесенный в реестр Минпромторга.
Шаг 2. Подготовьте пакет документов:
Технические паспорта старой и новой модели.
Протоколы испытаний от производителя, если есть.
Письменное обоснование замены от вашей компании.
Шаг 3. Закажите сравнительный анализ. Специалист должен проверить:
Соответствие новых характеристик заявленным улучшениям.
Отсутствие скрытых ухудшений: например, шумность, несовместимость с уже купленными расходниками. Соответствие нормам безопасности.
Шаг 4. Приложите заключение к доп. соглашению:
Заказчик увидит, что улучшенные характеристики товара — не ваше мнение, а подтвержденный экспертами факт.
Это минимизирует вопросы при проверке закупки: проверяющие из ФАС и прокуратуры реже оспаривают решения, подкрепленные независимой оценкой.
Проверьте себя
В какой момент можно предложить заказчику замену товара на аналог с улучшенными характеристиками?
- До подписания контракта.Неверно. Это нарушает ст. 7.32 КоАП РФ и может привести к штрафу или внесению в РНП.
- Только после подписания контракта.Верно. Закон (ч. 7 ст. 95 44‑ФЗ) разрешает замену только в ходе исполнения контракта.
- На этапе подачи заявки.Неверно. На этом этапе можно лишь запрашивать разъяснения, но не менять условия.
Какое условие обязательно для замены товара по 44‑ФЗ?
- Улучшение только тех параметров, которые указаны в контракте.Верно. Это обязательное требование (письмо Минэкономразвития от 08.07.2015 № Д28и‑1989).
- Письменное согласие ФАС и прокуратуры.Неверно. Достаточно согласия заказчика и поставщика. А прокуратуре во время проверки нужно обоснование замены.
- Увеличение срока гарантии.Неверно. Это не считается улучшением характеристик (письмо Минэкономразвития от 08.07.2015 № Д28и‑1989)
Когда поставщику обязательно проводить экспертизу товара?
- Всегда, даже для канцтоваров.Неверно. Для простых товаров достаточно техдокументации.
- Только для медицинского оборудования и сложной техники.Частично верно, но экспертиза нужна и для других товаров с жесткими стандартами: ГОСТ, ТР ТС.
- Для товаров, где улучшение одного параметра может повлиять на другие: например, энергопотребление, неподходящие расходники и так далее.Верно. Экспертиза подтвердит, что нет скрытых ухудшений.
Видеоматериалы по теме
