Причины отклонения заявок в закупках по 44-ФЗ: что нужно знать поставщику

Ошибки в составе и оформлении заявки

Кажется, всё в порядке, а заявку отклонили. Разберем четыре частые причины — от неполного комплекта документов до запароленных файлов.

Не приложены обязательные документы

В чем суть. Перечень обязательных документов заказчик приводит в извещении. По общему правилу из ст. 43 44‑ФЗ участник должен предоставить:

• учредительные документы;
• решение об одобрении крупной сделки;
• декларации о соответствии единым требованиям;
• лицензии и свидетельства СРО — если деятельность лицензируется;
• банковские реквизиты.

Какие документы нужны для участия в закупках по 44‑ФЗ

В чем суть. Часть сведений автоматически подтягиваются из ЕИС, например учредительные документы и декларации соответствия. Остальные документы нужно прикрепить самостоятельно. Просто написать об их наличии недостаточно — важно загрузить файл.

Пример. Заказчик закупал детские игрушки и требовал сертификат соответствия ТР ТС для подтверждения качества и безопасности. Поставщик написал в заявке, что у него есть сертификат, но не приложил файл с подтверждением. Заявку отклонили.

Как избежать:

• выпишите из извещения все документы, которые требует заказчик;
• сверьте этот список с данными, которые уже загружены в ЕИС и подтянутся автоматически;
• прикрепите недостающие файлы вручную;
• перед отправкой откройте каждый приложенный документ и убедитесь, что он полностью загружен, а файл не поврежден;
• проверьте актуальность сведений о вашей компании: сравните данные из личного кабинета в ЕИС с госреестрами ЕГРЮЛ/ЕГРИП, это можно сделать через сервис ФНС «Прозрачный бизнес» или Saby Profile.

Файлы приложений повреждены или защищены паролем

В чем суть. Заказчик должен открыть и проверить каждый прикрепленный документ. Если файл не читается, защищен паролем или испорчен, заявку отклонят.

Пример. Участник загрузил архив с документами, но забыл снять корпоративный пароль. Заказчик не смог открыть файл и отклонил заявку.

Как избежать:

• перед загрузкой откройте каждый файл на своем компьютере в штатной программе и убедитесь, что документ не требует пароля и отображается полностью;
• используйте только те форматы документов, которые перечислены в извещении, например PDF, DOCX и т. д.;
• проверьте размер файла — он не должен превышать лимиты торговой площадки, узнать их можно в техническом разделе ЭТП;
• после загрузки всех файлов скачайте их обратно с ЭТП и проверьте читаемость.

Не указаны характеристики товара

В чем суть. Заказчик описывает в извещении параметры продукции: функциональные, технические, качественные (ст. 33 44‑ФЗ). Вы обязаны указать конкретные показатели своего товара и страну его происхождения. Прописывать диапазон значений, как в извещении, вместо точной цифры нельзя.

Пример. Заказчику требовался клей с термостойкостью 600 °C. Участник написал «клей огнестойкий», но не указал температуру. Заявку отклонили. В другой закупке заказчик просил точный вес при фасовке 5–7 кг. Поставщик продублировал диапазон — заявка также отклонена.

Как избежать:

• скопируйте все характеристики из извещения в таблицу и напротив каждого параметра впишите точное значение для вашего товара;
• укажите страну происхождения товара, а если для закупки ввели национальный режим, приложите запись из реестров российской или евразийской промышленности, из реестра ПО;
• если в вашей документации нет какого-то показателя, запросите письменное подтверждение у производителя;
• не используйте диапазоны, слова «не менее», «не более», если заказчик требует конкретное число.

Не заполнена структурированная форма заявки

В чем суть. Заказчик может потребовать заполнить характеристики прямо в структуре электронной заявки. В таком случае участнику нужно составить структурированную заявку: перенести данные о товарах, работах или услугах в прикрепленные файлы недостаточно. В первую очередь комиссия рассматривает именно структуру, а не приложения.

Пример. Заказчик закупал 100 фарфоровых кружек. Поставщик не заполнил структуру, а все параметры указал в отдельном файле. Заявку отклонили.

Как избежать:

• начинайте подготовку заявки с заполнения структурированной формы на ЭТП;
• сверьте каждую позицию из структуры с приложенными файлами;
• убедитесь, что в структуре заполнены все обязательные поля;
• после ввода данных сохраните скриншот или распечатайте структурированную заявку.

Эксперты Тензора знают все нюансы и помогут не ошибиться

• Бесплатно проанализируем интересующую закупку топлива
• Сопроводим на любом этапе закупки и опротестуем ее, если права нарушены
• Сформируем и подпишем электронные закрывающие документы

Узнать больше

Ошибки в соответствии обязательным требованиям

Даже при полном пакете документов есть риски, о которых часто забывают. Дальше рассказываем про пять скрытых причин несоответствия: от истекшей лицензии до попадания в реестр иноагентов.

Не соблюдены единые требования к участнику

В чем суть. В госзакупках применяются единые требования ко всем участникам (ч. 1 ст. 31 44‑ФЗ). Проверьте, что:

• компания не ликвидируется и не банкротится;
• деятельность не приостановлена по решению контролирующего органа;
• нет задолженности перед бюджетом;
• руководитель и главный бухгалтер не имеют судимости за экономические преступления и запрета занимать должность;
• за два года до подачи заявки юрлицо не привлекалось к ответственности за взятки (ст. 19.28 КоАП);
• есть права на результат интеллектуальной деятельности — если контракт предполагает его передачу;
• нет аффилированности с заказчиком.

Кроме того, на момент подачи должны действовать все нужные лицензии и допуски СРО.

Пример. В закупке медицинских услуг нужна была лицензия. У участника истек срок ее действия на момент подачи, поэтому заявку отклонили.

Как избежать:

• ведите реестр всех разрешительных документов по вашей деятельности, настройте напоминания об окончании срока за 30, 14 и 7 дней;
• ежемесячно запрашивайте справку об отсутствии задолженности перед бюджетом, например о сальдо по единому налоговому счету (форма КНД 1160082), и выписку из ЕГРЮЛ;
• проверяйте информацию о банкротстве на Федресурсе (портале ЕФРСБ);
• проверьте руководителя и главбуха по базам судимостей через специализированные сервисы, например через Saby Profile;
• если контракт касается интеллектуальной собственности, загрузите подтверждающие документы в ЕИС.

Поставщик в реестре недобросовестных поставщиков (РНП)

В чем суть. За нарушения по 44‑ФЗ поставщика включают в РНП на два года. Если заказчик установил требование об отсутствии в реестре, заявку участника из РНП отклонят (ч. 1.1 ст. 31 44‑ФЗ). Это необязательное требование, но заказчики часто устанавливают его, чтобы защититься от потенциальных нарушителей и срывов поставок.

Пример. Поставщик уклонился от подписания контракта и попал в РНП. Теперь его заявки отклоняют во всех закупках по 44‑ФЗ с требованием об отсутствии в реестре недобросовестных поставщиков.

Как избежать:

• подавайте заявку, только если уверены, что сможете заключить и исполнить контракт;
• если после подачи поняли, что не сможете выполнить обязательства, отзовите заявку, если прием еще не завершился;
• если получили уведомление о включении в РНП, направьте в ФАС документы, которые подтверждают вашу добросовестность. Обязательно участвуйте в заседании комиссии;
• если решение о включении в РНП необоснованно, обжалуйте его в суде в течение трех месяцев.

Не подтверждены дополнительные требования и универсальная предквалификация

В чем суть. Для отдельных закупок действуют дополнительные требования. Они установлены ч. 2.1 ст. 31 44‑ФЗ и постановлением Правительства № 2571 от 29.12.2021. Как правило, доптребования устанавливают для работ по сохранению культурного наследия, реставрации, строительству, реконструкции, капремонту и других специфических закупок.

Подтверждающие документы нужно загрузить на площадку до подачи заявки. Без них ЭТП вернет заявку без рассмотрения. Перечень документов зависит от объекта закупки. Например, при работах по сохранению памятников культуры участник прикладывает:

• скан исполненного контракта;
• акт выполненных работ, подтверждающий стоимость;
• акт приемки работ по сохранению объекта культурного наследия;
• разрешение на ввод объекта в эксплуатацию.

При начальной максимальной цене контракта (НМЦК) от 20 млн ₽ применяется универсальная предквалификация. Участник обязан подтвердить опыт. Для этого:

• предоставьте заказчику аналогичный контракт или договор по 223-ФЗ, исполненный за последние 3 года до подачи заявки;
• сумма исполненных обязательств по нему — не менее 20% от НМЦК текущей закупки;
• все неустойки, штрафы и пени по этому контракту должны быть оплачены.

Пример. Поставщик подтвердил опыт для закупки с НМЦК 15 млн ₽. Затем подал заявку на контракт с НМЦК 20 млн ₽, приложив те же документы. Сумма по исполненному контракту не дотянула до нужного порога — заявку отклонили.

Как избежать:

• создайте отдельный архив квалификационных документов и пополняйте его после каждого исполненного контракта;
• включите в архив сканы контрактов, актов, платежных поручений и группируйте их по видам объектов закупки;
• перед выбором закупки сравните цену исполненного контракта с установленным порогом — сумма должна быть не меньше 20% от НМЦК;
• если подходящего опыта нет, сначала исполните заказ меньшего объема или поработайте субподрядчиком, чтобы собрать клиентскую базу и выйти на прямые контракты в будущем.

Регистрация в офшорной зоне

В чем суть. Заявку отклонят, если сам участник, его учредитель или владелец доли свыше 10% зарегистрирован в офшорной зоне (п. 10 ч. 1 ст. 31 44‑ФЗ). Перечень офшорных зон утвержден приказом Минфина № 86н от 15.06.2023.

Пример. В состав ООО вошла офшорная компания. Пока она числится в учредителях, все заявки организации будут отклонять.

Как избежать:

• перед каждой подачей заявки заказывайте актуальную выписку из ЕГРЮЛ;
• проверьте регистрационные данные всех участников и учредителей по перечню Минфина;
• если обнаружите офшорное юрлицо, начните процедуру его вывода из состава, чтобы участвовать в госзакупках.

Поставщик включен в реестр иноагентов

В чем суть. Если вашу организацию признали иноагентом и внесли в реестр Минюста, заявку отклонят. Это прямое требование Федеральной контрактной системы (п. 10.1 ч. 1 ст. 31 44‑ФЗ).

Пример. После проверки правоохранительных органов компанию признали иноагентом. С этого момента ни одну ее заявку не допустят к госзакупкам.

Как избежать:

• раз в месяц проверяйте свою организацию и всех учредителей по реестру иноагентов на сайте Минюста;
• настройте автоматическую проверку с уведомлениями через специализированные сервисы, например через Saby Profile;
• при любых контактах с зарубежными партнерами оформляйте полный пакет документов — они должны подтверждать коммерческий характер отношений и отсутствие иностранного влияния.

Ошибки в характеристиках товара

Ошибки в описании товара — одни из самых дорогих. Ниже — три типичных случая, когда комиссия отклоняет заявку, несмотря на качественный товар.

Характеристики товара не совпадают с запросом заказчика

В чем суть. Заказчик описывает объект закупки в извещении и приложениях к нему. Если хотя бы одна характеристика в вашем предложении расходится с требованиями заказчика, заявку отклонят.

Пример. Заказчику нужны были медицинские халаты из вискозы длиной 170 см. Поставщик предложил халаты из хлопка. Заявку отклонили.

Как избежать:

• снова воспользуйтесь простой таблицей: в левой колонке — требование заказчика, в правой — ваше предложение;
• проверьте единицы измерения и не заменяйте материалы и типоразмеры без разрешения заказчика.

Данные в структуре и приложениях различаются

В чем суть. Комиссия сравнивает структурированную часть заявки с приложенными файлами. Если находят противоречия, заявку отклоняют.

Пример. В структуре поставщик перечислил характеристики через «или», а в приложении — через запятую. Комиссия обнаружила несоответствие и отклонила заявку.

Как избежать:

• сначала подготовьте приложения, а затем на их основе заполните структуру, копируйте данные без изменений;
• после заполнения структуры распечатайте ее или сохраните в PDF, сверьте показатели из распечатки и приложений;
• обращайте внимание на союзы, знаки препинания, разделители — они должны совпадать.

Нарушен национальный режим

В чем суть. В госзакупках с нацрежимом отечественным товарам предоставляют преимущество, а допуск иностранных товаров ограничивают или запрещают (ст. 14 44‑ФЗ, Постановление Правительства № 1875 от 23.12.2024). Так, если для товара установлен запрет, заказчик сразу же отклонит заявку с иностранным предложением. Если ограничение — иностранное предложение отклонят при наличии хотя бы одной соответствующей заявки с российским товаром.

Пример. На поставку автокрана поступили две заявки: с товаром из Китая и с российским. Заявку с китайским товаром отклонили, поскольку автокран включен в Перечень № 1 из Постановления № 1875, где установлены на запреты на поставку иностранной продукции.

Как избежать:

• внимательно изучите Перечни № 1 и № 2 из Постановления № 1875. Проверяйте нацрежим по коду ОКПД 2 вашей продукции;
• проверьте реестры российской промышленной или радиоэлектронной продукции на наличие аналогов;
• расширяйте сотрудничество с российскими производителями и запрашивайте у них подтверждение локализации.

Ошибки в информации о поставщике

Информация в заявке — не истина в последней инстанции. Заказчик сверяет данные с госреестрами, сайтами производителей и ГОСТами. Разбираем три расхождения, которые часто обнаруживаются при проверке.

Ложные данные о поставщике

В чем суть. Комиссия заказчика проверяет сведения через открытые госреестры и информационные системы. Если вы заявили о соответствии требованиям, а в публичных источниках содержится другая информация, заявку отклонят.

Пример. Участник задекларировал соответствие единым требованиям по 44‑ФЗ, но в Федресурсе нашлась запись о банкротстве. Заявку отклонили.

Как избежать:

• проверьте себя во всех доступных системах перед подачей заявки — ЕГРЮЛ/ЕГРИП, Федресурс, «Прозрачный бизнес», банк данных ФССП, картотека арбитражных дел;
• если по какому‑то требованию есть неопределенность, не подавайте заявку до устранения несоответствия.

Данные о товаре расходятся с информацией производителя

В чем суть. Заказчик может сверить параметры вашего товара с официальными данными производителя. Например, по каталогам или прямому запросу. И если данные расходятся, заявку отклонят.

Пример. Поставщик заявил, что оборудование выдерживает нагрузку до 1 тонны. На сайте производителя значилось до 700 кг. Заявку отклонили.

Как избежать:

• используйте только официальные показатели по документам производителя — паспорт, ТУ, сертификат;
• перепроверьте цифры через несколько источников: сайт производителя, реестр сертификатов, техдокументацию;
• если данные на сайте расходятся с техпаспортом, запросите у производителя письменное разъяснение и приложите его к заявке.

Товар не соответствует заявленному ГОСТу

В чем суть. Если заказчик ссылается на ГОСТ, ваш товар должен полностью соответствовать этому стандарту.

Пример. Заказчик потребовал печенье по ГОСТу. Поставщик подтвердил соответствие, но при проверке выявились расхождения по составу. Заявку отклонили.

Как избежать:

• найдите актуальный текст ГОСТа через официальные базы, например, «Техэксперт» или сайт Росстандарта;
• сверьте все нормативные требования с фактическими показателями вашего товара;
• если есть расхождение хотя бы по одному показателю, откажитесь от участия в закупке или замените товар на полностью соответствующий ГОСТу.

Ошибки в обеспечении заявки

В чем суть. Обеспечение заявки обязательно, если в конкурентных закупках по 44‑ФЗ с НМЦК больше 1 млн ₽ (ст. 44 44‑ФЗ). При НМЦК 1 млн ₽ и меньше заказчик вправе не запрашивать обеспечение.

Обеспечение надо предоставить до подачи заявки. А вот форму обеспечения поставщик выбирает сам: он может внести деньги на спецсчет или предоставить независимую гарантию. Заявку могут отклонить, если:

• участник не внес обеспечение или перечислил неполную сумму;
• независимая гарантия не отвечает требованиям закона (ст. 45, 96 44‑ФЗ);
• сумма гарантии меньше установленной.

Пример. Банк выпустил гарантию с ошибкой — сумма оказалась на 10 ₽ меньше. Заявку отклонили.

Как избежать:

• рассчитайте сумму обеспечения по формуле из извещения и внимательно проверьте расчет;
• если оформляете независимую гарантию, запросите проект у банка и сверьте его с требованиями 44‑ФЗ и с условиями извещения;
• убедитесь, что гарантия появилась в реестре банковских гарантий на сайте ЕИС — запросите подтверждение у гаранта;
• при перечислении собственных средств отправьте платежное поручение за 1–2 рабочих дня до отправки заявки;
• после подачи заявки проверьте в личном кабинете ЭТП, что оператор заблокировал всю сумму обеспечения.