Проверка трудовой инспекции: что проверяет ГИТ и как подготовиться без штрафов

Проверка трудовой инспекции (ГИТ) — это процедура, в ходе которой государственный инспектор труда анализирует, как работодатель соблюдает трудовое законодательство. Инспекторы труда проверяют: оформление работников, выплату зарплаты, охрану труда и соблюдение трудовых прав работников. Чтобы работодателю пройти проверку ГИТ без штрафов важно не только иметь пакет нужных кадровых документов, но и быстро предоставлять их по запросу инспектора, не допуская типовых ошибок.

В статье разберем, как проходит проверка ГИТ, как к ней подготовиться.

Виды проверок ГИТ

Государственная инспекция труда проводит проверки, чтобы контролировать, соблюдает ли организация трудовое законодательство, и пресекать нарушения трудовых прав работников. Проверки бывают 2 видов: плановые и внеплановые.

Внеплановые проверки

Внеплановые проверки чаще всего проводят по жалобам работников и иногда по требованиям прокуратуры, поручениям правительства. Избежать проверок и уменьшить число жалоб работников некоторым работодателям помогает мотивация и геймификация. Смотрите в нашем видео оригинальный способ повысить лояльность сотрудников без увеличения зарплат.

Основания для внеплановой проверки. В 2026 году внеплановые проверки проводят только в исключительных случаях:

• при угрозе причинения вреда жизни и здоровью граждан;
• при угрозе возникновения чрезвычайных ситуаций, угрозе обороне страны и безопасности государства;
• в иных случаях, установленных ст. 57 закона о госконтроле 248-ФЗ.

Есть 4 вида контрольных мероприятий, которые применяют при внеплановых проверках:

• инспекционный визит,
• рейдовый осмотр,
• документарная проверка,
• выездная проверка.

Плановые проверки

До 2030 года запрещены плановые проверки работодателей трудовой инспекцией, но есть исключения. Проверять будут работодателей, отнесенных к категории чрезвычайно высокого и высокого риска. См. п. 11.3 Постановления Правительства 336 от 10.03.22.

В остальные компании инспекция может прийти с профилактическим визитом, если такое поручение дал Президент России, Председатель Правительства. О визите уведомляют за 24 часа, отказаться от его проведения работодатель не имеет право (ст.52.1 закона о госконтроле 248‑ФЗ).

Категорию риска присваивает инспекция труда по правилам, утвержденным Постановлением Правительства. Таких категорий 6.

На категорию риска существенно влияют: число работников, ОКВЭД работодателя, задолженность по оплате труда, привлечение к административной ответственности за последние 3 года.

👉Как работодателю узнать свою категорию риска и уменьшить ее

Информацию о предстоящей плановой проверке любой организации удобнее всего получать в Saby. Программа заранее покажет все плановые проверки работодателя. Еще проверки можно отслеживать на сайте Роструда, там в срок до 10 ноября выкладывают списки работодателей по регионам в Excel‑файлах.

Как подготовиться к проверке трудовой инспекции

Подготовка к проверке ГИТ — это предварительная проверка кадровых документов, выплат и условий труда, чтобы до визита инспектора выявить и устранить нарушения. Удобнее всего готовиться по чек‑листам трудовой инспекции. Ниже — минимальный алгоритм, который снижает риск штрафов.

1. Назначьте ответственного

   Определите сотрудника для взаимодействия с инспекцией труда.

   👉Фирма потеряла 13 млн ₽. Возмещает ли убытки кадровик?

2. Проверьте оформление кадровых документов

   Убедитесь, что трудовые договоры, приказы подписаны, работники ознакомлены с ЛНА до подписания трудового договора, график отпусков согласован.

   👉Графики отпусков: как правильно составить

3. Проверьте выплаты

   Сравните фактические выплаты с требованиями ТК РФ. Часто инспекторы ГИТ находят ошибки в сроках выплат зарплаты, порядке расчета сверхурочных.

   👉Когда и в каком размере выплачивать аванс

4. Подготовьте документы

   Сложно собрать полный пакет документов заранее. Ориентируйтесь на информацию, обозначенную в запросе ГИТ и на перечень обязательных кадровых документов, которые должны быть у любого работодателя.

   👉Обязательные кадровые документы, за отсутствие которых штрафует ГИТ

Как проходит проверка

С чего начинается проверка

Перед плановой проверкой инспектор направляет в организацию почтой или по факсу запрос, в котором указывает дату и место проведения проверки. Также он предоставляет чек-лист — перечень документов для подготовки, содержащий контрольные вопросы. По ним инспектор оценивает соблюдение трудового законодательства в организации.

Какие документы часто запрашивает ГИТ и что в них ищет

1. ТД, ЛНА и подтверждение ознакомления с ЛНА

   Учитывайте, что инспектор смотрит не просто правильность оформления ТД и ЛНА. Он обращает внимание на соблюдение порядка ознакомления работника с ЛНА из ст. 68 ТК РФ. Работник должен быть ознакомлен с ЛНА, ПВТР, Положением о КЭДО до подписания трудового договора. Как принимать на работу электронно.

2. Штатное расписание и система оплаты труда

   Если сотрудники на одинаковых должностях получают разные оклады без понятных оснований, инспектор может заподозрить работодателя в дискриминации и запросить доп. объяснения. Как правильно составить штатное расписание.

3. Документы о допуске к работе

   Выход сотрудника на работу до подписания трудового договора частое нарушение. Инспекция проверяет, кто фактически допускает человека к работе, оформлены ли полномочия руководителей для допуска и проведения инструктажей.

4. Согласия работников на обработку персональных данных

   ГИТ все чаще проверяет соблюдение закона о персональных данных работодателем. Есть ли согласия работников, составлено ли Положение о защите персональных данных, выполняется ли порядок хранения документов и доступа к ним. Как работать с персональными данными сотрудников.

5. Табели и режим рабочего времени

   Инспекторы сверяют трудовые договоры, ПВТР, табели учета времени и фактический режим работы. Поскольку это влияет на оплату сверхурочных, работы в выходные. Поэтому так важно, чтобы документы не имели противоречий. Работники обманывают электронные проходные, что делать.

6. Отпуска и время отдыха

   Соблюдение права на ежегодный отдых, дробление отпуска без согласия работника и неуведомление работника за 2 недели до отпуска частые ошибки работодателей. Поэтому инспекция запрашивает график отпусков, заявления, приказы, соглашения о разделении отпуска на части. Как оформлять отпуска без таблиц и долгих согласований.

7. Индексация зарплаты и выплаты

   Инспектор анализирует не только наличие ЛНА об индексации, но и реальные документы о ее проведении: приказы, расчеты, изменения окладов или выплаты премий. Как проводить индексацию зп.

8. Удержания из зарплаты

   Инспекция ищет незаконные удержания. Поскольку работодатели могут удерживать без оформления документов и законных оснований стоимость спецодежды, ДМС или иного имущества. Как оформить корпоративный ДМС и не запутаться.

9. Журналы инструктажей по охране труда

   Много ошибок допускают работодатели при проведении инструктажей, медосмотров, СОУТ, выдаче СИЗ. Нарушения в этой сфере могут привести не только к штрафам, но и к приостановлению деятельности компании. Как перевести документы по охране труда на электронное подписание.

Что делать во время проверки

В течение 10 рабочих дней с момента получения запроса инспектора нужно предоставить запрошенную информацию и документы. Копии предоставляемых документов работодатель заверяет печатью организации, подписью уполномоченного представителя и передает их инспектору ГИТ. Требовать оригиналы инспектор не вправе.

По результатам проверки инспектор составляет акт, в котором отражает выявленные нарушения и виновных в нарушении лиц. С этим актом работодателя обязаны ознакомить.

Что делать, если нашли нарушения

При обнаружении нарушений инспектор составляет протокол. Он вправе запросить объяснения от работодателя, бухгалтера, сотрудника отдела кадров. Уполномоченный представитель организации имеет право не свидетельствовать против себя и отказаться от дачи объяснений.

«Если компания применяет кадровый электронный документооборот, собирать доказательства еще проще. Например, работодатели, которые ведут кадровый ЭДО в Saby, собирают нужный пакет кадровых документов за 5–10 минут», — делится юрист по КЭДО Ксения Корчагина.

Штрафы трудовой инспекции

За нарушение трудовых прав работников установлено несколько видов ответственности для работодателя:

• Административная ответственность.

  Размер административного штрафа зависит от нарушения работодателя. Штраф 50–100 тысяч рублей по ч. 4,5 ст. 5.27 КоАП РФ возможен за незаключение трудового договора или заключение договора на оказание услуг вместо трудового. Штраф 30–50 тысяч рублей по ч. 1,2 ст. 5.27 КоАП РФ возможен за невыдачу расчетных листков, отсутствие графика отпусков или неоформление согласия на привлечение работника в выходные. Штраф 110–130 тысяч рублей по ч. 3,5 ст. 5.27.1 КоАП РФ возможен за допуск сотрудника к работе без обязательного медосмотра, непроведение обучения по охране труда.

• Уголовная ответственность.

  Штраф до 200 тысяч рублей по ст. 144.1 УК РФ возможен для работодателя за необоснованный отказ в приеме на работу предпенсионера.