Штатное расписание: что это, как составить и правильно оформить

Штатное расписание — это документ, который показывает структуру организации: какие подразделения есть, сколько сотрудников работает на каждой должности и сколько они получают.

Что вы узнаете

• Обязательно ли компании иметь штатное расписание
• Основные задачи и период действия штатного расписания в организации
• Кто составляет штатное расписание
• Как заполнять штатное расписание
• Как утвердить штатное расписание
• Внесение изменений в штатное расписание
• Полезные советы кадровику

Обязательно ли компании иметь штатное расписание

По ТК РФ штатное расписание обязательно для всех компаний и ИП, которые имеют сотрудников.

Не обязаны делать штатку:

• ИП без наёмных работников;
• микропредприятия или НКО, если отказались от ЛНА по ст. 309.2 ТК РФ.

Основные задачи и период действия штатного расписания в организации

Разберемся, зачем нужно штатное расписание:

• отражает полную структуру компании и фонд оплаты труда;
• помогает планировать бюджет и расходы на зарплаты;
• фиксирует количество штатных единиц по каждой должности;
• показывает вакантные должности;
• служит доказательством в спорах (например, при сокращении сотрудников).

Срок действия: штатное расписание действует бессрочно — менять его нужно только при изменениях в численности, структуре или зарплатах.

Кто составляет штатное расписание

Кто отвечает: обычно штатное расписание составляет кадровик, HR‑менеджер или бухгалтер. Эта обязанность закрепляется в должностной инструкции или трудовом договоре.

Кто утверждает: руководитель организации или уполномоченное лицо (гендиректор, совет директоров или общее собрание, если так зафиксировано Уставом).

Надо ли согласовывать штатное расписание с профсоюзной организацией?

Работодатель вправе без согласования с представительным органом работников принимать штатное расписание и вносить в него изменения. Потому что принятие решения об изменении структуры, штатного расписания, численного состава работников относится к исключительной компетенции работодателя. Законодательство не обязывает работодателя запрашивать мнение профсоюза.

Но есть исключения:

1. Обязанность работодателя согласовывать штатное расписание с профсоюзом может быть установлена в коллективном договоре. В таком случае подлежит применению ст. 372 ТК РФ: «Работодатель в случаях, предусмотренных коллективным договором перед принятием решения направляет проект ЛНА и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников» и ст. 8 ТК РФ: «Коллективным договором, может быть предусмотрено принятие ЛНА по согласованию с представительным органом работников».
2. Штатное расписание приравнено работодателем к локальному нормативному акту, который устанавливает систему оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов, доплат и надбавок. Такое может произойти, например если работодатель в Положении об оплате труда указал: «Размеры окладов и надбавок устанавливаются в Штатном расписании». В этом случае подлежит применению ст. 135 ТК РФ: «ЛНА, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников».

Как заполнять штатное расписание

Можно использовать:

• унифицированную форму Т‑3 — утверждена Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004.
• собственную форму, адаптированную под специфику компании (разрешено Законом № 402‑ФЗ).

Форма Т‑3 остаётся самой популярной в бухгалтерии и кадровом учёте.

✏️ Образец и бланк штатного расписания

Образец штатного расписания содержит такие разделы:

📌 Важно!

• Не включайте подрядчиков и работников по ГПХ — только сотрудников по трудовому договору.
• Для ИП обязательно внести в штатное расписание наемных сотрудников, оформленных по трудовому договору. Самого предпринимателя вносить в документ не нужно.
• Для одинаковых должностей указывайте одинаковые оклады, иначе это дискриминация работников и нарушение ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ. Чтобы применять разную оплату для одинаковых должностей вводят: разные наименования должностей, например «старший менеджер», «младший менеджер» или надбавки за квалификацию, сложность выполняемой работы, что соответствует ст. 135 ТК РФ о праве работодателя на регулирование оплаты труда за счет системы доплат и надбавок, зависящих от квалификации работника, сложности работы.

Форма Т‑3 — скачать

Как утвердить штатное расписание

Штатное расписание вводится приказом руководителя. В приказе указывают:

• дату утверждения;
• дату начала действия;
• срок действия (если есть).

Если компания использует форму Т‑3 — там уже предусмотрено поле для реквизитов приказа.

Скачайте форму приказа об утверждении штатного расписания

Внесение изменений в штатное расписание

Изменения в штатное расписание можно внести двумя способами:

• 1️⃣ Издать приказ о внесении изменений (подходит для мелких правок — переименование отдела, должности, изменение оклада).
• 2️⃣ Утвердить новую редакцию штатного расписания (если меняется структура компании или массово сокращаются сотрудники).

При изменении окладов или должностей обязательно уведомите работников минимум за 2 месяца до даты вступления изменений (ст. 74 ТК РФ).

Как ввести новую должность в штатное расписание

• Подготовьте обоснование (зачем и для кого).
• Внесите новую должность в штатное расписание через приказ или новую редакцию.
• Заключите трудовой договор или допсоглашение с сотрудником.

Скачивайте форму приказа об изменении штатного расписания

Скачивайте форму приказа об утверждении новой редакции штатного расписания