Штатное расписание: как составить, утвердить и изменить

Обязательно ли штатное расписание

Штатное расписание обязательно для всех компаний и ИП с сотрудниками.

Не обязаны делать штатку:

• ИП без наемных работников;
• микропредприятия или НКО, если отказались от ЛНА по ст. 309.2 ТК РФ.

Ответственные за штатное расписание

Кто заполняет. Обычно штатку составляет и ведет кадровик, HR‑менеджер или бухгалтер. Эта обязанность закрепляется в должностной инструкции или трудовом договоре.

Кто утверждает. ШР утверждает руководитель организации или уполномоченное лицо с помощью приказа.

Утверждать расписание может также совет директоров, если это прямо предусмотрено уставом организации. В этом случае принятие документа выносят на повестку заседания совета директоров. Решение фиксируют в протоколе заседания и закрепляют внутренним приказом.

Как заполнить штатное расписание

В качестве шаблона для штатного расписания можно использовать:

• Унифицированную форму Т‑3 — утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Она остается самым распространенным документом кадрового учета.

• Собственную форму, адаптированную под специфику компании, — разрешена законом № 402‑ФЗ. Ее используют, когда требуется включить дополнительные показатели или сведения. Например, если компании необходимо отразить допусловия оплаты труда, включая различные виды надбавок. Если выбираете собственную форму, обязательно утвердите ее приказом.

Рассмотрим, как ответственному правильно заполнить форму Т‑3.

Шапка документа. Указываем полное наименование организации, код по ОКПО (можно узнать по ИНН), номер документа и реквизиты приказа, которым утверждается ШР, а также общее число единиц в штате.

Колонки 1 и 2. Прописываем название и код структурного подразделения организации. Коды указываем в порядке возрастания. Если в компании нет подразделений или их кодовых обозначений, колонки можно оставить пустыми.

Колонка 3. Указываем должности для сотрудников, работающих по трудовому договору, включая совместителей. Подрядчиков и работников по ГПХ в штатное расписание не вносим. Если работаем с ИП, в штатку включаем только наемных работников, оформленных по трудовому договору. Самого предпринимателя вписывать в документ не нужно.

Проверяйте, чтобы наименование должности в штатном расписании совпадало с указанным в трудовом договоре. Кроме того, обязательно обращайте внимание на само название должности. Если трудовая функция связана со льготами, компенсациями, называть ее произвольно нельзя. В этом случае используем квалификационные справочники или профстандарты. Например, профессиональный стандарт «Травильщик». Работа связана с вредными условиями труда (устанавливается по результатам СОУТ), поэтому нужно указать наименование должности именно травильщик и добавить нужный разряд. Только так работник в будущем сможет подтвердить льготный стаж.

Колонка 4. Прописываем количество штатных единиц. Оно может быть нецелым. Если работник занимает полную ставку, тогда в колонке указываем 1 штатную единицу. Если три работника заняты по 0,5 ставки — ставим 1,5 штатной единицы. Если один сотрудник трудится на 0,2 ставки, второй — на 0,3 ставки, а третий — на 0,6 ставки, указываем 1,1 штатной единицы. То есть все доли ставок суммируются. Округлять штатные единицы не нужно. Оставлять вакантные — тоже, если не планируете их заполнять в ближайшее время.

Колонка 5. Указываем тарифную ставку/оклад по должности. Учитывайте текущий минимальный размер оплаты труда и проверяйте данные МРОТ по регионам, так как суммы могут сильно отличаться.

По одной и той же должности указывайте одинаковый оклад. В противном случае при трудовых спорах это может расцениваться как дискриминация и нарушение ст. 22 и ч. 2 ст. 132 ТК РФ. Чтобы установить различия в оплате, используйте разные должности при разных трудовых функциях. Например, «старший менеджер» и «младший менеджер» — зафиксируйте различия в должностных инструкциях. Либо оставляйте одну должность и дифференцируйте оплату через надбавки.

Для нецелых ставок пропишите в пятой колонке полный оклад. Если должность предполагает почасовую оплату, уточните это в примечаниях (колонка 10), а в пятой колонке укажите оплату в час. При сдельной оплате труда в пятой колонке можно не ставить определенную цифру, но в примечаниях укажите «Сдельная оплата труда» и дайте ссылку на документ, который регулирует размер оплаты труда. Например, положение об оплате труда сотрудников организации.

Колонки 6, 7, 8. Заполняем суммами надбавок, которые приняты в организации и прописаны в локальных нормативных актах. Это может быть компенсация за дистанционную работу, премии и доплаты за профессионализм, процент от выполнения плана продаж или повышающий коэффициент.

Надбавку можно указать в рублях, процентах или коэффициентах. Для этого в заголовках колонок укажите соответствующие единицы измерения. Удобно прописывать именно в рублях, чтобы потом было проще считать сумму всех начислений.

В примечаниях обязательно ссылайтесь на локальные нормативные акты компании, где прописаны все надбавки.

Колонка 9. Отражаем сумму всех начислений по должности. Для этого сложите оклад и все надбавки и умножьте на количество штатных единиц. Если проценты и коэффициенты можно рассчитать заранее, переведите их в рубли и укажите общую сумму. Если надбавки зависят от переменных показателей, например от выручки компании, и заранее рассчитать их невозможно, поставьте прочерк.

Колонка 10. Если нужно, добавляем примечания. Например, фиксируем, что по должности установлена почасовая оплата или должность предполагает льготы и компенсации.

Нижняя строка таблицы. Подсчитываем итоговые данные для колонок 4–10.

Блок с подписями. Просим руководителя кадровой службы и главного бухгалтера подписать документ. Это обязательные реквизиты штатного расписания как учетного документа.

Ускорьте работу со штатным расписанием

В Saby штатное расписание формируется автоматически — на основе юридической структуры организации. Специалист добавляет должности в штат, и система сама заполняет плановые показатели: количество ставок и условия оплаты труда. При приеме на работу нового сотрудника фактические показатели штатки также сразу обновляются. Кадровому специалисту не нужно каждый раз вручную менять сведения о количестве работников по каждой должности и фонде оплаты труда.

Если в плановых и фактических показателях появляются отклонения, система это показывает. Ответственный видит несоответствия и может оперативно скорректировать расписание.

Как утвердить штатное расписание

В приказе указывают: дату утверждения, дату начала действия и общее количество утвержденных штатных единиц. Реквизиты приказа вносятся в специальное поле, которое предусмотрено в форме Т‑3.

Нужно ли согласовывать штатное расписание с профсоюзом

Работодатель вправе без согласования с представительным органом работников принимать документ и вносить в него изменения. Потому что принятие решения об изменении структуры, штатного расписания, численного состава работников относится к исключительной компетенции работодателя. Законодательство не обязывает работодателя запрашивать мнение профсоюза.

Но есть исключения:

• Обязанность работодателя согласовывать штатное расписание с профсоюзом может быть установлена в коллективном договоре (ст. 8 ТК РФ). В таком случае подлежит применению ст. 372 ТК РФ. В ней указано, что работодатель перед принятием решения отправляет проект ЛНА и пояснение к нему в профсоюз, если это предусмотрено коллективным договором.

  Профсоюз обязан отреагировать в течение 5 рабочих дней и направить работодателю мотивированное мнение в письменном виде. Стороны могут обсуждать спорные моменты в течение 3 дней после получения мотивированного мнения или оформить протокол разногласий. Если прийти к компромиссу не удалось, организация имеет право принять штатку, а профсоюз — обжаловать это в госинспекции труда или суде.

• Если работодатель приравнял штатное расписание к локальному нормативному акту, который устанавливает систему оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов, доплат и надбавок, то применяется ст. 135 ТК РФ: «ЛНА, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников». Такое может произойти, например, если работодатель в положении об оплате труда указал: «Размеры окладов и надбавок устанавливаются в штатном расписании».

Как внести изменения в штатное расписание

Изменения можно внести двумя способами:

• Издать приказ о внесении изменений: подходит для мелких правок — переименование отдела, должности, изменение оклада. При изменении окладов или должностей обязательно уведомите работников минимум за два месяца до даты вступления изменений в силу (ст. 74 ТК РФ).

• Утвердить новую редакцию штатного расписания: если меняется структура организации или массово сокращаются сотрудники.

Обновляйте штатное расписание в Saby без бумажной волокиты

Когда нужно изменить штатку, например скорректировать количество ставок или изменить условия оплаты труда, ответственный вносит правки онлайн. На их основании Saby автоматически формирует проект приказа об утверждении нового штатного расписания или внесении изменений в действующее. Документ можно сразу отправить на согласование и подписание. Все версии штатного расписания сохраняются в системе. При необходимости можно отследить историю изменений и сравнить плановые и фактические показатели.

Нужно ли ознакомлять нового сотрудника со штатным расписанием

По общему правилу работодатель не должен ознакомлять нового работника со штатным расписанием (письмо Роструда от 15.052014 № ПГ/4653‑6‑1). Штатка не относится к документам, непосредственно связанным с трудовой деятельностью конкретного работника. Она лишь фиксирует в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками организации.

Исключение: если в локальных нормативных актах организации всё же предусмотрено ознакомление сотрудников при приеме на работу.

А вот предоставить выписку из штатного расписания по письменному заявлению работника работодатель обязан (ст. 62 ТК РФ). Обычно документ содержит название должности, структурное подразделение, количество штатных единиц на этой должности, данные о заработной плате и заверяется уполномоченным лицом.

Выписка из штатного расписания

Штатное расписание при сокращении работников

При сокращении численности работников должность остается в штатном расписании, уменьшается только количество сотрудников, которые ее занимают. При сокращении штата должность полностью исключают из штатного расписания. Поэтому работодатель должен подтвердить, что сокращаемой позиции больше нет. Если сотрудника уволили по сокращению штата, но его должность осталась в новом штатном расписании, суд может восстановить его на работе.

После издания приказа о сокращении штата или должностей утвердите новое расписание. Оно должно вступить в силу в день, на который назначено сокращение, или на следующий день после увольнения сотрудников. К приказу об утверждении прикладывается новое расписание с подписью директора и печатью.

Частые вопросы