По итогам ежегодной инвентаризации в учете могут образоваться недостачи. Их относят на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 №49).
Недостачу можно списать:
- на виновное лицо (счет 73);
- на расходы в пределах норм естественной убыли (счет 20, 44 и т. д.);
- на прочие расходы, финансовый результат (счет 91-02, 99).
Недостачу на виновное лицо можно списать на основании приказа о возмещении работником недостачи, выявленной в ходе инвентаризации.
- В разделе «Учет/Операции и Закрытие месяца» нажмите
и выберите «Бухгалтерская справка». - Введите содержание операции, добавьте проводку Д 73-02 К 94, укажите сумму недостачи и виновного сотрудника.
Нажмите
и «Провести».
и «Провести».
Погасить недостачу
- В разделе «Зарплата/Доп. начисления и удержания» нажмите выберите «Прочее удержание/Возмещение мат. ущерба».
- Укажите сотрудника, сумму удержания и сохраните документ. При закрытии месяца по зарплате сформируется проводка Д 70 К 73-02.
Недостача учтена, списана и погашена.
Недостачу товара, для которого установлены нормы естественной убыли (Постановление Правительства РФ от 12.11.2002 N 814), можно списать на расходы. Например, если испортилась часть продовольственных товаров.
В разделе «Учет/Операции и Закрытие месяца» нажмите 
и выберите «Бухгалтерская справка».
Укажите содержание операции, добавьте проводку Д затратного счета К 94 и введите сумму недостачи.
Недостача учтена и списана. Расходы будут учтены в расчете по налогу на прибыль.
Если виновное лицо не найдено или не доказана его вина, а также для товара не установлены нормы естественной убыли, отразите недостачу в составе прочих расходов.
В разделе «Учет/Операции и Закрытие месяца» нажмите и выберите «Бухгалтерская справка».
Укажите содержание операции, добавьте проводку Д 91-02 К 94 и введите сумму недостачи.
Недостачи из-за природных бедствий и катастроф списывают на счет 99 «Прибыли и убытки».
Недостача учтена и списана. Прочие расходы будут учтены в расчете по налогу на прибыль.