Путевой лист в 2024 году: для чего нужен и как его заполнить
С марта прошлого года перевозчики грузов и пассажиров могут выбирать, как оформлять путевые листы: в электронном виде или на бумаге. С 1 июня 2024 электронный формат обязателен для сопроводительных документов при транспортировке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции. В статье расскажем про последние изменения в путевых листах (например, с сентября появился новый реквизит — СНИЛС в путевом листе), чего ждать перевозчикам, водителям и как заполнить путевой лист в 2024 году на бумаге и электронно.
Что вы узнаете
Что такое путевой лист и для чего он нужен
Путевой лист — это документ, который подтверждает передвижение автомобиля и водителя при перевозке груза или пассажиров. По нему можно отследить километраж, подтвердить цель поездки и график работы водителя, а также обосновать расходы на ГСМ и зарплату водителя. Это основное, для чего нужен путевой лист для ИП или компании.
Потребовать путевые листы могут:
Инспектор ГИБДД. Если водитель перевозит груз или людей, по требованию инспектора он должен предоставить путевой лист, документы на груз (транспортную накладную, сопроводительную ведомость, заказ-наряд), а также разрешительные документы (п. 2.1.1. Постановления Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О правилах дорожного движения»).
ФНС. В качестве подтверждения расходов на ГСМ и зарплату водителя в учете.
Роструд. Как документ, подтверждающий рабочее время водителя и порученные ему обязанности. Например, при возникновении трудового спора.
Нормативная база:
- Приказ Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390 «Об утверждении состава сведений… и порядка оформления или формирования путевого листа» (в редакции от 05.05.2023 № 159).
- Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
Кто должен заполнять путевые листы
Путевой лист заполняет компания (ИП) — собственник или владелец автомобиля при перевозке грузов, пассажиров (работа такси), багажа или предоставлении автомобиля в аренду с экипажем. С 1 сентября 2023 оформлять путевые листы должны также самозанятые перевозчики такси, которые не являются ИП.
Какую форму путевого листа использовать
Пока компания (ИП) самостоятельно решает, какой вид путевки использовать — бумажную или электронную. И закрепляет это в своей учетной политике. Постепенно государство будет вводить обязательный электронный формат (так называемый отраслевой императив). Первая отрасль, которая должна использовать электронные путевые листы с 1 июня 2024, — алкоотрасль, все производители и продавцы алкоголя.
Путевые листы формируются:
- В электронном (цифровом) виде — в бухгалтерской программе, которая умеет работать с электронными листами. Например, в СБИС. Также работать с электронными путевыми листами (ЭПЛ) можно из 1С через расширение СБИС. Формат ЭПЛ — в приказе ФНС
от 17.02.2023 № ЕД-7-26-116@. - На бумаге — по форме, которую разработали и утвердили самостоятельно, с указанием всех обязательных реквизитов (привели в таблице ниже). За основу можно взять бланк путевого листа из Постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Например:
- форма № 4 — для легкового такси;
- форма № 4-с — для грузового автомобиля при сдельной оплате работы водителя;
- форма № 4-п — для грузового автомобиля при повременной оплате;
- форма № 6 — для автобуса.
Унифицированной бумажной формы путевого листа нет.
Зачем в добровольном порядке переходить на ЭПЛ в 2024 году
Государство планирует постепенно сделать электронный формат обязательным для всех отраслей бизнеса. Поэтому уже сейчас логично осваивать новый вариант, не дожидаясь, когда вашу отрасль переведут на эксперимент по электронным перевозочным документам (ЭПД). В частности, важно быть начеку, если водители возят маркированные, подакцизные товары.
Оформление путевых листов в СБИС упрощает документооборот. Такой вариант исключает ошибки при заполнении путевого листа и ускоряет рабочие процессы. Электронные путевые листы можно создать и заполнить в СБИС за пару кликов: выбирайте автомобиль, водителя, виды сообщения и перевозки из доступных. Документ не нужно передавать от специалиста специалисту: ЭПЛ автоматически доступен сразу всем ответственным, включая водителя. Для разных сотрудников можно настроить доступ с разными правами.
Электронный путевой лист не нужно печатать для водителя, хранить в архиве — после всех подписаний программа передает данные в госсистему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). У водителя в мобильном приложении или мессенджере формируется QR-код, который может работать без интернета, офлайн.
Электронные путевые листы в СБИС
Для быстрых и бережливых компаний
Как перейти на электронные путевые листы
Обсудите внедрение ЭПЛ с аккредитованным оператором ЭДО. Например, с оператором СБИС (Saby).
Для перехода на электронные путевые листы получите электронные подписи на ответственных сотрудников. Сделать это можно прямо в программе.
В учетной политике пропишите, что составляете путевки в электронном виде. Укажите, какая используется программа для путевых листов.
Кто подписывает путевой лист в электронном виде
ЭПЛ подписывают с компьютера или телефона (смартфона):
- собственник авто (усиленной квалифицированной (УКЭП);
- медработник (УКЭП);
- механик (УКЭП или неквалифицированной электронной подписью (УНЭП);
- выпускающий (может быть механиком — УКЭП или УНЭП).
Простой переход на ЭПЛ
Вместе со СБИС (Saby)
Как заполнить путевой лист
Обязательные реквизиты путевого листа
Компания (ИП) вправе разработать свой бланк путевого листа. Главное требование — чтобы в шаблоне были обязательные поля:
| Реквизит | Что указывается при заполнении путевых листов в 2024 году |
|---|---|
| Срок действия путевого листа | Дата (число, месяц, год), в течение которой используется путевой лист. Например, это может быть путевой лист на день. Если срок более одного дня, указывайте дату начала и окончания срока действия. Например, можно оформить путевой лист на неделю или путевой лист на месяц, если рейс планируется на такой период |
| Сведения об оформителе |
|
| Данные транспортного средства (ТС) |
|
| Сведения о водителе |
|
| Вид перевозки |
|
| Вид сообщения |
|
Заполнение путевых листов в 2024 году: схема работы по этапам
Объясняем пошагово, какой последовательности придерживаться при заполнении путевки.
- Создайте путевой лист в бухгалтерской программе или Excel (если работаете с бумажным форматом). Обычно это делает логист, при отсутствии такого сотрудника — бухгалтер или диспетчер. Если в поездку выезжает несколько автомобилей, на каждый из них готовьте отдельный документ.
- Заполните обязательные реквизиты путевого листа: срок действия, информацию о вашей компании (ИП), автомобиле и водителе. Укажите вид перевозки и сообщения.
- Передайте путевой лист медработнику, а потом — механику. Для этого распечатайте документ, если работаете с бумажным форматом. Если используете электронный формат, путевка автоматически будет доступна всем ответственным.
Специалисты проведут предрейсовый (предсменный) медосмотр водителей и техконтроль автомобиля. Внесут информацию о состоянии здоровья работника и техсостоянии автомобиля.
Если путевой лист составлен на бумаге, специалисты подписывают его собственноручно. ЭПЛ визируют электронной подписью. Например, прямо со своего смартфона.
- Передайте путевой лист водителю, если документ составлен на бумаге. Если в электронном виде в СБИС, то он появится у водителя в его мобильном приложении. В этом случае на бумаге можно ничего не передавать.
Во время или сразу после рейса водитель заполняет в путевке фактическую информацию: опоздание, ожидание, простой, время прибытия и простоя, пройденное расстояние. В программе можно настроить автозаполнение электронного путевого (пробег и остатки топлива) по данным датчиков транспортного средства.
Если на дороге машину остановит сотрудник ГИБДД, водитель должен предъявить путевой лист на бумаге или в виде QR-кода, если это электронный путевой лист.
- По возвращении с поездки для закрытия электронного путевого листа водителю не требуется носить документ по отделам. Все ответственные сразу получают ЭПЛ. Если документооборот бумажный, водитель передает заполненный путевой лист техспециалисту, а тот — логисту. После путевой лист передается в бухгалтерию.
Техспециалист заполняет блок «Движение горючего» и принимает автомобиль у водителя. Логист или другой ответственный сотрудник отмечает фактическое время возвращения водителя и пройденный маршрут.
Бухгалтер проверяет путевки на наличие обязательных реквизитов, корректность заполнения. На основании путевок учитывает понесенные на поездку расходы, рабочее время и зарплату водителя. Учет оплаты труда удобно вести в программе СБИС. Система автоматически рассчитает необходимые налоги с зарплаты. Заполнит уведомления и отчеты по НДФЛ и взносам.
Попробовать СБИС Бухгалтерию
Бесплатно 14 дней
Образец заполнения путевого листа
Мы привели образец заполнения путевого листа, который вы можете посмотреть и при необходимости скачать в формате Word.
Заполнение путевых листов в 2024 году со всеми обязательными реквизитами можно потренировать в демоверсии СБИС для перевозчиков (в разделе «Задания»). Чтобы увидеть заполненный путевой лист, нажмите в окне с документом кнопку «Распечатать». В демо доступно создание бумажных и электронных путевок.
Путевые листы с 1 сентября 2023: что изменилось
Путевые листы в 2023 году претерпели изменения дважды: с 1 марта и с 1 сентября. Подробности — в нашей таблице.
| Что изменилось | Как было |
|---|---|
| Новый путевой лист с 01.03.2023 | |
| В законе предусмотрели возможность создавать электронные путевые листы. Как перейти на ЭПЛ, рассказали выше | Путевые листы можно было оформлять только на бумаге. Подписывались они собственноручно |
| Убрали из обязательных реквизитов путевого листа название и номер путевого листа. Тем не менее указывать название нужно. Это обязательный реквизит любого первичного учетного документа (Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ). И нумерацию путевок лучше вести, так как это упрощает учет перевозочных документов | Название и номер документа были обязательными реквизитами путевого листа |
| Отменили обязанность вести журнал учета движения (регистрации) путевых листов | Нужно было обязательно вести журнал регистрации путевых листов. Его надо было распечатывать, прошнуровывать и пронумеровывать |
| В путевом листе указывается информация о компании (ИП), которая выдает путевку | Указывали данные о собственнике автомобиля |
| Новый путевой лист с 01.09.2023 | |
В информации о водителе дополнительно в обязательном порядке указываются:
| В сведениях о водителе указывались только:
|
Можно выбирать способ проведения медосмотра:
ИЛИ | Дистанционный медосмотр был под запретом |
| Закрепили позицию Минтранса из письма от 04.04.2019 № Д3-514-ПГ: заполняется один путевый лист, если у водителя несколько рейсов на одном автомобиле в течение одной смены или один рейс более одного рабочего дня | Руководствовались указанным письмом Минтранса |
Ответственность за путевые листы
Информация о том, за что и на сколько могут оштрафовать компанию (ИП)-перевозчика, водителя, других должностных лиц, представлена в таблице.
| Норма КоАП РФ | Нарушение | Ответственность, руб. | Кто выпишет штраф |
|---|---|---|---|
| Ч. 2 ст. 12.3 | Отсутствие путевого листа | 500 — для водителя | ГИБДД |
| Ч. 1 ст. 15.11 | 5 000–10 000 — для должностного лица (бухгалтера) | ФНС | |
| Ч. 2 ст. 12.31.1 | Нет отметки о предрейсовом или послерейсовом медосмотре | — 3 000 — для водителя; — 5 000 — на должностное лицо; — 30 000 — для компании (ИП) | ГИБДД |
| Ч. 3 ст. 12.31.1 | Нет отметки о предрейсовом контроле техсостояния авто | — 3 000 — для водителя; — 5 000 — на должностное лицо; — 30 000 — для компании (ИП) | ГИБДД |
| Ч. 3 ст. 5.27.1 | Допуск работника к управлению автомобилем без медосмотра перед началом смены | — 15 000–25 000 — должностное лицо; — 15 000–25 000 — для ИП; — 110 000–130 000 — для компании | Роструд |
| Ст. 11.32 | Нет отметки об обязательном медосмотре | — 2 000–3 000 — должностное лицо; — 30 000–50 000 — для компании (ИП) | Росздравнадзор |
Работать без ошибок
Через СБИС онлайн
Видеоматериалы по теме
