ИП с работниками и без: варианты оформления, сравнение налоговой нагрузки и отчетности
«Оформлять или не оформлять работников?» — главный вопрос, который волнует всех ИП, когда работать в одиночку становится невозможно. Не оформлять рискованно, да и сами работники хотят, чтобы шел стаж. Но и попасть на дополнительные отчеты и налоги нет желания. Чтобы принять решение, сравните, во сколько вам обойдутся официальные и неофициальные работники.
Как ФНС узнает про нелегальную занятость
Предприниматель, как и организация, может официально выступать работодателем. Более того, если сотрудники фактически есть, ИП обязан их оформить. Скрыть такое сотрудничество не получится, даже если физлица согласны на неофициальную работу.
Вот несколько признаков, по которым ФНС и трудинспекция догадаются о трудовых отношениях:
| Критерий | Пояснение |
| Несколько точек продаж | Например, у ИП два магазина или кафе. Сам он не сможет работать одновременно в обеих точках продаж — нужен хотя бы один работник |
| Миллионные суммы доходов и трудозатратный вид деятельности | Например, предприниматель занимается строительными работами, которые одному человеку выполнить не под силу. Его доходы достигают до 10 млн ₽ в год. В этом случае налоговая может организовать выездную проверку строительного объекта |
| Кассир в чеках ККТ — не сам ИП | Все данные чеков онлайн‑касс доступны налоговой, в том числе ФИО кассира. Если ИП не сдает зарплатные отчеты, но в чеках указан кассир — это повод для проверки |
| Подписи работников в документах | Например, в накладных от поставщиков за грузополучателя расписывается неоформленный работник. Или на него оформляются доверенности на получение материальных ценностей. Если налоговая запросит документы, подтверждающие закупки товаров, вместе с ними увидит и работника |
Ответственность за неофициалов
Если ИП не оформит трудовой договор, его оштрафуют на сумму от 5 000 до 10 000 ₽ по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ. За повторное нарушение — до 40 000 ₽ (ч. 5 ст. 5.27 КоАП РФ). Также Роструд внесет такого предпринимателя в реестр работодателей с нелегальной занятостью.
Дополнительно предпринимателя заставят оформить работника с даты начала сотрудничества. За этот период доначислят:
- взносы на травматизм — при договоре ГПХ с физлицом;
- НДФЛ, страховые взносы и взносы на травматизм — при договоре ГПХ с самозанятым или при сотрудничестве вообще без договора;
- пени и штрафы в размере 40% неуплаченных взносов за весь период и 20% неуплаченного НДФЛ.
Варианты оформления сотрудничества
Самый правильный и безопасный способ оформления — это трудовой договор. Однако иногда можно обойтись без него: заключить договор ГПХ.
Трудовой договор с сотрудником
Если вам нужен постоянный сотрудник, то лучше оформить трудовой договор. Например:
- кассир в магазин;
- парикмахер или мастер по маникюру в салон красоты;
- подсобный работник или отделочник на стройку;
- автослесарь в мастерскую.
Трудовой договор можно оформить как на постоянную работу, так и на определенный период.
Договор ГПХ
В некоторых случаях можно не оформлять сотрудника в штат, а заключить договор гражданско‑правового характера (ГПХ или ГПД). Обычно такой вид сотрудничества выгоден, если вам нужны разовые или периодические услуги.
Есть несколько разновидностей таких договоров. Например, если вам нужен:
- бухгалтер или юрист — заключите договор возмездного оказания услуг;
- дизайнер для разработки логотипа — оформите агентский договор;
- водитель‑экспедитор для перевозки груза — подпишите договор перевозки.
ГПД можно заключить как с самозанятым, так и с физлицом без специального налогового статуса. Разница — в формулировках договора, налогах и отчетности.
Подробнее о договорах ГПХ:
Не хотите разрабатывать текст договора с нуля? В Saby есть шаблоны договоров. Выберите нужный и при необходимости подкорректируйте его:
Сколько придется заплатить за сотрудников и исполнителей
Налоговая нагрузка ИП зависит от того, как оформлены отношения.
Трудовой договор с сотрудником
Оформление сотрудника в штат — самый затратный способ сотрудничества. ИП в этом случае выступает как работодатель и должен платить все зарплатные налоги и сборы.
| Налог/взносы | Размер |
| НДФЛ | От 13 до 22% в зависимости от суммы дохода сотрудника за год |
| Страховые взносы в ФНС | Стандартный тариф — 30%. Если ИП работает в приоритетных отраслях и относится к малому и среднему бизнесу — взносы уплачиваются в размерах:
Исключение — ИП на АУСН. Они платят только фиксированные взносы в СФР |
| Взносы на травматизм в СФР | От 0,2 до 8,5% в зависимости от ОКВЭД |
Договор ГПХ с физлицом без специального налогового статуса
При оформлении договора ГПХ с физлицом заказчик удерживает из суммы вознаграждения НДФЛ, а страховые взносы уплачивает «за свой счет». Но есть два исключения, когда взносы в ФНС перечислять не нужно:
- Заключен договор аренды и купли‑продажи — речь идет об имуществе или имущественных правах.
- Исполнитель работает за границей.
Взносы на травматизм надо платить, только если это прописано в договоре ГПХ.
Договор ГПХ с самозанятым
Работа с исполнителями‑плательщиками НПД — самый экономный способ сотрудничества. Заказчик ничего не платит сверх суммы вознаграждения. Исполнитель уплачивает налог самостоятельно.
С онлайн‑бухгалтерией вести учет проще. В Saby можно:
- Рассчитать НДФЛ и взносы по зарплате без ошибок
- Заполнить отчеты автоматически
- Отправить онлайн‑уведомления и другие отчеты в налоговую и Соцфонд
Пример налоговой нагрузки ИП: штатный сотрудник, самозанятый и физлицо по ГПХ
Предприниматель — субъект МСП занимается ремонтом машин (ОКВЭД 33.12). Тариф взносов на травматизм — 1,3%. Доходов от других видов деятельности нет. Ремонт автомобилей относится к приоритетным видам деятельности, а значит, ИП может платить взносы по пониженному тарифу с выплат свыше 1,5 МРОТ.
У предпринимателя есть один сотрудник с зарплатой 50 000 ₽. Дополнительно ИП заключил договор ГПХ с дизайнером‑самозанятым для разработки логотипа и программистом без статуса плательщика НПД для доработки сайта (взносы на травматизм не прописаны в условиях). Сумма вознаграждения — 50 000 ₽ каждому исполнителю.
За месяц ИП заплатит:
| Платеж | Трудовой договор | Договор ГПХ с физлицом | Договор ГПХ с самозанятым |
| Зарплата/вознаграждение на руки | 43 500 [50 000 — (50 000 × 13%)] | 43 500 [50 000 — (50 000 × 13%)] | 50 000 |
| НДФЛ | 6 500 (50 000 × 13%) | 6 500 (50 000 × 13%) | — |
| Страховые взносы в ФНС | 13 605,93 [27 093 × 1,5 × 30% + (50 000 – (27 093 × 1,5) × 15%] | 13 605,93 [27 093 × 1,5 × 30% + (50 000 – (27 093 × 1,5) × 15%] | — |
| Взносы на травматизм | 650 (50 000 × 1,3%) | — | — |
| Итого | 64 255,93 ₽ | 63 605,93 ₽ | 50 000 |
Пример показался тяжелым, а вы хотите сами вести учет и рассчитывать налоги? Поможем освоить зарплатный участок на онлайн‑курсе «Зарплата и кадры с нуля: от приема до увольнения».
Какие отчеты сдавать по работникам и исполнителям
Если вы работаете с самозанятыми, никакую отчетность по ним сдавать не надо. По штатным сотрудникам и исполнителям‑физлицам без специального статуса ИП отчитывается в ФНС и СФР.
| Отчет | Куда сдавать | Периодичность |
| РСВ | ФНС | Ежеквартально |
| Персонифицированные сведения | ФНС | Ежемесячно (за последний месяц каждого квартала сдавать не нужно) |
| 6‑НДФЛ | ФНС | Ежеквартально |
| Сведения о взносах на травматизм | СФР | Ежеквартально |
| Сведения о стаже | СФР | Раз в год по некоторым сотрудникам |
| Сведения о трудовой деятельности | СФР | Не позднее следующего дня после приема на работу или увольнения, а также после заключения или расторжения договора ГПХ |
| Сведения о застрахованных физлицах | СФР | В течение 3 дней с момента получения таких сведений |
Также ИП должен заполнять и сдавать уведомление по НДФЛ и взносам. С 1 сентября 2026 года это можно сделать досрочно и на несколько месяцев вперед. Подробнее о сводном уведомлении рассказали в отдельной статье.
Чтобы не запутаться с зарплатной отчетностью, работайте в Saby. В системе всегда актуальные формы деклараций, расчетов и отчетов. Также есть календарь отчетности, который поможет не пропустить срок сдачи отчетности:
Частые вопросы
Как оформить сотрудника на полставки?
Пропишите в трудовом договоре условие о неполном рабочем времени и режим работы. Например, если принимаете работника на 0,5 ставки, можно указать такой режим.
- Продолжительность рабочей недели: пятидневная, с двумя выходными (суббота, воскресенье).
- Продолжительность рабочего дня — 4 часа: с 09:00 до 13:00.
- Пропишите оклад исходя из ставки. Например, если полный оклад — 80 000 ₽, то для работника на 0,5 ставки он будет равен 40 000 ₽.
В приказе о приеме укажите ставку и оклад.
При заполнении табеля учета рабочего времени отмечайте количество отработанных часов в день соответственно ставке. Для работника на полставки каждый рабочий день нужно отмечать по 4 часа.
Как оформить сотрудника на временную работу?
Пропишите в трудовом договоре основание для временной работы, а также срок, на который заключается договор. Больничные и отпуска считайте с учетом срока трудового договора.
Не менее чем за 3 дня до окончания срока договора отправьте письменное уведомление работнику.
Подробнее об оформлении срочного трудового договора читайте в отдельной статье.