Переход на ЭДО: как внедрить электронный документооборот

Что такое переход на ЭДО

Переход на электронный документооборот (ЭДО) — перевод всей работы с документами из бумажной формы в электронную:

• документы создают, отправляют, получают и хранят в цифровом виде;

• подписывают электронной подписью.

Электронные документы получают полную юридическую силу, если они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и соответствуют утвержденным форматам.

ЭДО позволяет сократить трудозатраты, ускорить обмен документами и отказаться от бумажного архива.

С Saby работать безопасно и удобно

Аккредитованный оператор ЭДО, с которым работает уже 48% компаний России. Документы, учет и отчетность — в одной системе

Узнать подробнее

Какие документы обычно переводят в ЭДО

Можно перевести в электронный вид почти все документы. В первую очередь оцифровывают документы, которыми часто обмениваются или у которых есть унифицированные бланки. К ним относятся:

Некоторые документы нельзя оформлять в электронном формате — их нужно создавать только на бумажном носителе с собственноручной подписью (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ, письмо Минтруда от 12.01.2023 № 14‑6/ООГ‑97). В перечень обязательных бумажных документов входят:

• приказ об увольнении;

• акт о несчастном случае на производстве;

• документы о прохождении инструктажей по охране труда.

В Saby Docs можно создавать любые документы, которые нужны для работы

Когда бизнесу пора переходить на ЭДО

Если вы только готовитесь к переходу на ЭДО или переходите поэтапно, важно отслеживать график перевода документов на обязательный формат.

С 1 сентября 2026

Обязательный переход на электронные перевозочные документы (ЭПД): электронную транспортную накладную (ЭТрН), заказ‑заявку, экспедиторские документы и электронный путевой лист при перевозке алкоголя (закон от 07.06.2025 № 140‑ФЗ).

Разобраться в нюансах перехода на ЭПД вам помогут на курсе.

Запустите электронный документооборот уже сейчас

• Оформляйте электронные перевозочные документы

• Планируйте и отслеживайте доставки на интерактивной карте

• Управляйте автопарком

• Контролируйте расход ГСМ и штрафы ГИБДД

Записаться на презентацию

С 1 октября 2026

Маркетплейсы обязаны обеспечить стандартизированный электронный обмен документами с продавцами (закон от 31.07. 2025 № 289‑ФЗ). Это значит, что акты, счета‑фактуры и документы по взаиморасчетам должны приходить в электронном виде через единую систему. Пожары на складах маркетплейсов показали, как опасно хранить всё на бумаге: документы могут сгореть вместе с товаром — и тогда сложно доказать расходы, получить страховку или рассчитаться с партнерами.

С 1 апреля 2028 года или позднее

Счета‑фактуры должны выставляться исключительно в электронной форме. ФНС и Минфин уже готовят соответствующий законопроект.

Примерно с 1 апреля 2028 все компании начнут выставлять электронные счета‑фактуры. Для микро‑ и малого бизнеса ФНС сделает сервисы, где можно бесплатно формировать счета‑фактуры в электронном виде в утвержденных форматах, подписывать их, в том числе создавать МЧД, если это необходимо. Через эти же сервисы можно будет направлять ЭСФ, в том числе через операторов контрагента. И хранить в течение некоторого времени документы.

Эти и другие нововведения для бизнеса подробно обсудили с Федором Новиковым, начальником управления электронного документооборота ФНС России, в подкасте:

Дальновидные компании подключают ЭДО, не дожидаясь, когда тот или иной электронный документ станет обязательным. Причины:

• внедрение ЭДО ускоряет работу и минимизирует риски бизнеса;
• чем скорее подписываются документы, тем скорее приходят деньги — и их можно пустить на развитие компании или новые сделки;
• крупные партнеры работают электронно, и если продолжать обмениваться бумажными документами, можно потерять выгодные контракты.

Основные признаки, что пора внедрять ЭДО

• У вас десятки партнеров в разных городах или странах.

• Нужно собирать несколько подписей, что замедляет согласование.

• Теряются документы, что провоцирует разногласия с контрагентами и повышает налоговые риски для бизнеса.

• Увеличиваются издержки на бумагу, расходники, доставку, хранение, а сотрудники тратят много времени на то, чтобы найти документы, проконтролировать подписание и уточнить статусы у контрагентов.

• Сотрудники часто в разъездах, работают из дома или в разных филиалах.

• Вы планируете работать с маркировкой и прослеживаемостью, при которых использовать ЭДО обязательно.

Этапы перехода на ЭДО

Составили пошаговую инструкцию, как перейти на электронный документооборот.

Шаг 1. Проанализируйте процессы. Оцените, какие документы используете чаще всего, сколько времени их согласовываете и подписываете, на каких этапах документы задерживаются.

Шаг 2. Выберите документы для перевода. Когда будете составлять план перехода на электронный документооборот, придерживайтесь правил:

• начните с одного типа документов, например c УПД. А работу с кадровыми документами можно внедрить позже, с письменного согласия сотрудников;

• ограничьте круг контрагентов для теста системы. Например, начните работу с 3‑5 партнерами, с которыми чаще всего обмениваетесь документами, или только с одного подразделения, например отдела крупных продаж.

Шаг 3. Создайте регламенты. Выпустите приказ о переходе на ЭДО: пропишите, кто и какие документы подписывает, какие типы документов переводят в цифру, а какие остаются на бумаге. Пересмотрите разделы, пункты, приложения учетной политики, которые касаются документооборота в вашей компании, чтобы прописанный порядок соответствовал реальному.

Шаг 4. Выберите оператора ЭДО. Проверьте, что он аккредитован в ФНС — тогда обмен будет организован в соответствии с требованиями законодательства, а документы — надежно защищены (приказ ФНС от 29.10.2021 № ЕД‑7‑26/936@).

Шаг 5. Получите электронную подпись (ЭП). Чаще всего нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она придает документу такую же юридическую силу, как у бумажного документа с собственноручной подписью (п. 1 ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63‑ФЗ).

Руководитель получает подпись в удостоверяющем центре ФНС — такая подпись дает право действовать от имени компании без доверенности и подписывать отчетность. Сотрудники получают КЭП физлица в аккредитованном коммерческом удостоверяющем центре и используют ее вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД), в которой перечислены конкретные полномочия.

Шаг 6. Настройте интеграции с 1С, ERP или CRM. Это можно сделать в личном кабинете сервиса ЭДО, а также через установку готовых модулей или API. Интеграция позволяет автоматически формировать, отправлять и получать документы и отслеживать статусы без необходимости вручную переносить данные из одной системы в другую.

Шаг 7. Подключите контрагентов. Согласуйте переход на электронный документооборот. При необходимости отправьте приглашения к обмену, если партнеры подключились к операторам ЭДО и требуются предварительные настройки.

Шаг 8. Обучите сотрудников. Подготовьте инструкции для тех, кто работает с документами. Важно, чтобы люди понимали, как отправлять и подписывать документы, смотреть их статусы и другое. Оптимально — воспользоваться помощью своего оператора ЭДО, который проведет обучение.

Шаг 9. Запустите ЭДО. Отработайте весь цикл на одном отделе или одном виде документов: создание, подписание, передача и проверка документов. Так вы сможете выявить технические шероховатости, отладить маршруты согласования и соберете обратную связь от сотрудников.

Перенесите опыт на всю компанию. На этом этапе допустимо одновременно использовать и бумажный, и электронный каналы. Постепенно сокращайте долю бумаги.

В личном кабинете Saby можно оформить заявку на выпуск электронной подписи для руководителя и сотрудников

В Saby можно настроить интеграцию с десятками систем: от 1С и CRM до маркетплейсов и госсистем

В Saby можно пригласить к ЭДО в личном кабинете

Что нужно, чтобы перейти на ЭДО

Как выбрать оператора ЭДО

На что стоит обратить внимание при выборе оператора:

Оператор ЭДО и учетная программа — в единой системе

• Ведите учет, формируйте документы и обменивайтесь ими с контрагентами

• Система проверит реквизиты, сконвертирует документ в нужный формат ФНС и обеспечит безопасный обмен

Подключить ЭДО

Как перевести контрагентов на ЭДО

Важный этап перехода на ЭДО — договориться с партнерами, как будете работать. Придерживайтесь следующих шагов.

Определите статусы контрагентов, отправьте приглашения или настройте роуминг. В Saby Docs достаточно ввести ИНН партнера, чтобы увидеть, подключен он к ЭДО или нет, а если подключен — через какого оператора.

Чтобы пригласить в Saby всех партнеров, загрузите список контрагентов

Saby покажет, какого оператора используют ваши партнеры

Вы сможете отправить приглашения сразу всем контрагентам

Заключите соглашение об ЭДО. По закону заключать отдельное соглашение для обмена электронными документами не обязательно: если стороны подписывают документы КЭП, такие документы по юридической силе равны бумажным, которые подписаны живой подписью (ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63‑ФЗ). Но если хотите убедиться, что контрагент точно перейдет с вами на ЭДО, можно прописать это условие в договоре или подписать допсоглашение. Зафиксируйте в нем:

• перечень документов, которые будете передавать в электронном виде;

• форматы и способы обмена;

• порядок подтверждения, что документ получен;

• сроки подписания;

• действия при технических сбоях.

Протестируйте обмен. Отправьте 1–2 УПД и убедитесь, что выполняются следующие пункты:

• у обеих сторон корректно отображаются документы;

• фиксируются статусы доставки и подписания;

• без искажений передаются реквизиты.

Какие проблемы возникают при переходе на ЭДО

Перечислим, с какими трудностями чаще всего сталкиваются компании и как перейти на ЭДО, чтобы не возникало никаких сложностей.

Сколько стоит переход на ЭДО

Сначала советуем понять, сколько затрат в вашем случае требует бумажный документооборот. Итог сравните с предполагаемой стоимостью ЭДО. Сделать это можно с помощью калькулятора от экспертов Saby. Для этого достаточно знать 3 параметра:

• количество постоянных контрагентов;

• число отправляемых документов в год;

• количество страниц в одном документе.

Остальное посчитает калькулятор.

Калькулятор: выгода от перехода на ЭДО

Скачайте калькулятор от экспертов Saby, чтобы сравнить бумажный и электронный документооборот и понять, что выгоднее для вашего бизнеса

Скачать калькулятор

Стоимость перехода на ЭДО на примере Saby

Стоимость перехода на ЭДО зависит от выбранного тарифа и дополнительных опций.

Что бизнес получает после перехода на ЭДО

Электронный документооборот помогает ускорить процессы, снизить налоговые риски и сэкономить бюджет. Вот основные преимущества: