Первичные учетные документы: классификация, учет и хранение
Потеря или неполучение первички — риск для компании (ИП). Первичные учетные документы подтверждают факты хозяйственной жизни: от выплаты зарплаты и покупки ТМЦ до расчета и уплаты налогов. Важно правильно оформлять первичку, отражать ее в бухгалтерской программе и хранить. Расскажем, как выстроить работу с первичной документацией, а главное — как максимально автоматизировать весь процесс. Даже если первичка бумажная.
Вы узнаете
Что такое первичка и зачем она нужна
Первичные учетные документы (в бухгалтерском обиходе — первичка, первичные документы) — это документы, которые подтверждают хозяйственные операции между контрагентами и внутри компании. Например, покупку товаров, выплату зарплаты, установку офисного компьютера.
Они нужны для учета и налоговой отчетности: на основании первичных документов бухгалтер делает проводки и рассчитывает налоговую базу. Если документа нет, рискованно проводить хозяйственную операцию в учете.
Без авансового отчета не стоит учитывать командировочные расходы, а без акта оказанных услуг — расходы по полученным услугам.
Для контроля: первичные документы подтверждают факт реального движения ценностей, хозяйственной операции.
Расходный кассовый ордер подтверждает выдачу денег из кассы на представительские расходы, а ТОРГ‑12 — продажу или покупку товаров.
Для юридической защиты: в случае споров с контрагентами и налоговой первичные документы являются ключевыми доказательствами.
Покупатель отказывается подписывать ваш акт сверки, так как у него в бухгалтерском учете не отражено поступление от вас товаров. Если вы предъявите подписанную с двух сторон накладную или УПД, то спор будет закрыт.
Виды первичных документов
Первичку можно условно разделить на 6 типов, в зависимости от критерия классификации:
По виду хранения
Электронные первичные документы — современный способ оформления и хранения. Никаких бумаг и очередей на почте. Быстро, безопасно и без ошибок за пару кликов через электронный документооборот.
Бумажные — привычный способ оформления и хранения для 90‑х—2000‑х. Первичные документы создаются на бумаге и направляются по почте либо нарочным, курьером. Высокие риски потери. Сложно вручную вводить в систему учета данные многостраничных бухгалтерских документов.
Ранее первичные документы поголовно выставляли на бумаге, но с прогрессом цифровизации большинство компаний и ИП перешли на электронный документооборот. Он значительно сокращает количество ошибок при составлении, передаче и ведении первички. В современных бухгалтерских программах зашита проверка первичных документов, поэтому бухгалтеры выбирают работать именно с электронными форматами. Такие первичные документы практически невозможно потерять.
Неудобная ситуация: вы уже давно перешли на электронный документооборот, но некоторые поставщики или покупатели всё еще работают на бумаге. Выход есть: распознавание документов от провайдера ЭДО Saby. Просто загрузите скан или фотографию первичного документа, например фото накладной. Saby автоматически распознает наименование документа и обработает входящую номенклатуру, контрагента, цену, налоговую ставку НДС, количество и сумму. Не нужно вручную вносить данные в бухгалтерскую программу и тщательно сверяться с оригиналом. Если какие‑то товары из нового документа поступления отсутствуют в вашем каталоге, система предупредит об этом.
По отрасли применения
Общепроизводственные — первичные документы, которые применяются в любой отрасли: накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг.
Отраслевые — применяются в определенной отрасли. Например, документы по учету движения зерна и животных — в сельском хозяйстве, план‑меню — в общепите, а путевой лист — у перевозчиков.
По периодичности оформления
Разовые первичные документы — например, акт о приеме‑передаче материалов, приказ о переводе работника.
Периодические — табель учета рабочего времени, ведомость на выплату зарплаты, кассовая книга, график отпусков.
По способу оформления
Унифицированные, типовые — кассовые и банковские документы, первичка по перевозке грузов.
Произвольные — первичные документы по формам, которые компания разработала самостоятельно с учетом обязательных реквизитов. Например, это может быть акт выполненных работ.
По назначению
Собственно подтверждающие — например, платежное поручение, акт выполненных работ.
Распорядительные — помогают организовать учет и сам бизнес-процесс: распоряжение, приказ, заявка.
По типу (виду) хозяйственной операции
Для передачи товаров, работ, услуг — товарная накладная ТОРГ-12, акт выполненных работ (оказанных услуг), универсальный передаточный документ (УПД).
Для оформления банковских и кассовых операций — платежное поручение, кассовый ордер, авансовый отчет, кассовая книга.
Для движения основных средств — инвентарная карточка, акт о вводе в эксплуатацию и списании, инвентарная книга.
Для начисления и выплаты заработной платы — табель учета рабочего времени, расчетно-платежная ведомость.
По кадрам — штатное расписание, график отпусков, личная карточка сотрудника, приказ о приеме на работу или переводе.
Многие считают, что счет на оплату — это первичный документ. Но это не так. Он не служит подтверждением факта хозяйственной деятельности компании. Счет нужен только для того, чтобы сообщить покупателю верные реквизиты компании для проведения оплаты.
Однако, в некоторых случаях счет может относится к первичной документации. Например, счет на оплату коммунальных услуг. Он нужен не только для оплаты, такой счет подтверждает факт оказания услуг (письмо Минфина от 29.07.2010 № 03‑03‑06/1/494).
Этапы работы с первичкой
Чтобы бухгалтерский и налоговый учет велся без ошибок, нужно правильно оформлять первичные документы, фиксировать поступление и хранить их. Если допустить ошибку, налоговая может оштрафовать компанию (ИП) и заставить доплатить налог (пени, штраф).
Работа с первичкой включает в себя следующие этапы.
Оформление первички
Первичку можно оформлять на бумаге или в электронном виде. Если компания создает первичные документы в бухгалтерской программе, например Saby, то проблем с заполнением не возникает: шаблоны уже загружены в систему, бухгалтерская программа автоматически заполняет стандартные поля. Без обязательных реквизитов система не даст сохранить и провести первичный документ.
При работе с бумажными формами — сложнее. Бухгалтер заполняет данные вручную, из‑за чего большой риск ошибок.
Перечень обязательных реквизитов первичных документов приведен в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».
Наименование и адрес компании/ ФИО и адрес ИП
Название и дата документа
Наименование и характеристики товара
Измерители операции
Ответственные за операцию, их должности и подписи, дата подписания
Оформлять первичку можно по унифицированным бланкам или самостоятельно разработанным формам с учетом обязательных полей. Главное — закрепить в учетной политике свое решение: какие формы первичных документов вы применяете в хозяйственной деятельности компании.
По кассовым операциям, банковским расчетам и перевозке грузов нужно применять унифицированные формы (указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210‑У, положение ЦБ РФ от 29.06.2021 № 762‑П, постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200).
Большинство компаний и ИП выбирают работать с унифицированными формами, даже если они не обязательны к применению. Утвержденные бланки содержат все нужные поля, а при необходимости их можно доработать: добавить строки, графы, дополнительные столбцы.
В Saby вы найдете бланки всех основных первичных документов для полноценной работы. При необходимости в бухгалтерскую программу можно загрузить свой шаблон документа.
Готовую первичку можно распечатать или при наличии электронного документооборота сразу переслать контрагенту прямо из программы:
Приемка первички
Если с контрагентами используете электронный документооборот, то проблем с приемкой первичных документов нет.
Другая ситуация — поставщик выставляет документы на бумаге и отправляет их по почте или передает через своих сотрудников, например менеджеров по работе с клиентами. В этом случае лучше завести журнал поступления первички, в котором будете регистрировать, когда бухгалтерия получила оригиналы.
Проверка и контроль первички
И при выставлении, и при поступлении первички бухгалтер должен проверить:
корректность документа, согласовав его с ответственным сотрудником (в Saby есть для этого удобный инструментарий)
наличие обязательных реквизитов;
соответствие договору (другому релевантному документу по сделке);
правильность оформления подписей ответственных лиц и дат.
Если вы работаете с контрагентами по электронному документообороту, никаких ошибок и незаполненных полей не будет — бухгалтерская программа не даст провести документ, например, без даты составления, инициалов или подписи. Если первичный документ — бумажный, его нужно вручную проверить по всем обязательным реквизитам. В противном случае, налоговая может посчитать, что расходы не подтверждены и доначислить налог.
Ввод данных в учетную систему
Электронные бухгалтерские документы обрабатываются автоматически при выставлении/приеме первички по ЭДО. А вот бумажные нужно ввести в бухгалтерскую программу вручную. Если документов на бумаге много, вводить их будет тяжело: надо занести все данные без ошибок. Одна опечатка бухгалтера в сумме или номере — это неточный учет и возможные проблемы с поставщиками, покупателями и налоговой при сверке.
Сократить время на ввод в систему бумажной первички и минимизировать ошибки поможет распознавание сканов в Saby. Сервис автораспознавания умеет работать не только с первичными документами, но и с другими, например счетами‑фактурами и актами сверки, которые нужны для правильного отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете. Потертости текста и грязные пятна не страшны, как и небольшие несоответствия сведений в первичном документе с каталогом бухгалтерской программы: сервис распознает, что чай «Дун Дин Улун» и «Д. Д. Улун» — одно и то же. Но для исключения ошибки сразу запросит подтверждение и только тогда свяжет товар с соответствующей позицией в каталоге.
Также сервис от Saby автоматически:
подберет нужную статью затрат для бухгалтерского и налогового учета;
сформирует проводки, проведет хозяйственную операцию и отразит в нужной отчетности;
сохранит сканы в электронный архив;
сообщит об изменении цены у поставщика;
проверит поставщика и покупателя по базе ЕГРЮЛ.
👉 Кейс с накладной: требования к скану и алгоритм распознавания
👉 Кейс с распознаванием кассового чека
Частый вопрос: можно вести учет в 1С, а распознавать первичные документы через Saby? Да, распознавание документов в Saby можно подключить как дополнительный сервис.
Saby распознает документы и сохранит в 1С. То есть они будут автоматически загружены в вашу бухгалтерскую программу. Вам останется только проверить выгрузку, провести первичные документы и хозяйственную операцию.
При необходимости наш персональный менеджер свяжется с вами и поможет настроить корректную интеграцию программ.
Хранение документов
Первичные документы нужно хранить в том виде, в котором они были созданы:
Бумажные — на бумаге, даже если вы продублировали их в электронный архив.
Электронные — в электронном виде, распечатывать их не обязательно.
В основном хранить первичные документы надо в течение 5 лет. Но для некоторых документов, например по кадрам, срок доходит до 75 лет.
| Вид первички | Пример | Срок хранения |
|---|---|---|
| По товарам, работам, услугам | Акт, УПД, накладная, бухгалтерская справка и прочие | 5 лет |
| Кассовые документы | РКО, ПРО, бланки строгой отчетности и прочие | 5 лет |
| Для учета и контроля работы водителя | Путевые листы | 5 лет |
| По зарплате | Расчетная ведомость | 6 лет (при отсутствии лицевых счетов у сотрудников — 50 лет) |
| По учету основных средств | Акт ОС-1, инвентаризационная карточка ОС-6, акт утилизации ОС и прочие | 5 лет |
| Карточка учета ОС | До ликвидации компании | |
| Кадровые документы | Лицевой счет, личная карточка, приказ о приеме на работу / переводе / расторжении трудового договора | 50 лет (75 лет по законченным делопроизводствам до 01.01.2003) |
| Штатное расписание | До ликвидации компании | |
| График отпусков | 3 года |
После того как истек срок хранения, первичные документы можно уничтожить:
Выберите документы, у которых закончился срок хранения на 1 января текущего года.
Оформите акт о выделении этих первичных документов к уничтожению.
Составьте акт об уничтожении документов. Если уничтожать будет сторонняя компания, нужно сохранить накладную, которую она вам передаст.
Как самостоятельно уничтожить первичные документы? Бумажные можно порвать, пропустить через шредер или сжечь. Электронные документы нужно не просто удалить, но и уничтожить сам физический носитель, на котором записаны данные. Это может быть флешка или жесткий диск.
Контролировать сроки хранения документов удобно в Saby. Система подскажет, нужно ли удалять первичный документ. Если по ошибке удалите первичку — есть возможность восстановить файл.
Ответственность за ошибки в первичке или ее отсутствие
За ошибки в первичных документах или их отсутствие налоговая:
исключит затраты из расходов при расчете налога на прибыль, «расходной» УСН или АвтоУСН, ЕСХН — в зависимости от режима налогообложения;
откажет в праве вычета входного НДС.
Из‑за отсутствия первичных документов также есть опасность занизить доходы при расчете налоговой базы.
Все указанные ситуации ведут к недоимке. Дополнительно должнику грозят пени и штраф. Пеней не будет при условии, что положительное сальдо на едином налоговом счете (ЕНС), с учетом зарезервированных сумм, перекрывает долг.
Пени по налогам рассчитываются по формуле:
Ставка для расчета пени в 2025 году:
👉 для ИП (подп. 1 п. 4 ст. 75 НК РФ): 1/300 ключевой ставки Банка России независимо от продолжительности просрочки;
👉 для предприятий (п. 5.1 ст. 75 НК РФ):
- 1/300 ключевой ставки ЦБ РФ — за первые 30 календарных дней просрочки;
- 1/150 ключевой ставки — с 31 дня просрочки по 90 дней включительно;
- 1/300 ключевой ставки — с 91 и далее.
С 2026 года компании будут платить пени по ставкам (подп. 2 п. 4 ст. 75 НК РФ):
- 1/300 ключевой ставки — за первые 30 календарных дней просрочки;
- 1/150 ключевой ставки — за 31‑й и последующие календарные дни просрочки
Компанию (ИП) могут оштрафовать на следующие суммы:
20% от недоимки — за неуплату налогов из-за занижения налоговой базы;
40% при умышленном занижении (ст. 122 НК РФ);
или
20% от недоимки, но не менее 40 тыс. ₽ — за грубое нарушение правил учета (ст. 120 НК РФ).
Оштрафовать за неуплату налогов могут только по ст. 120 НК РФ или ст. 122 НК РФ. Одновременно назначить два штрафа нельзя (определение Конституционного суда РФ от 18.01.2001 № 6-О).
Должностному лицу (бухгалтеру или руководителю) тоже выпишут штраф в размере от 5 тыс. до 10 тыс. ₽ за первое нарушение. При повторном нарушении штраф составит от 10 тыс. до 20 тыс. ₽ или его заменят дисквалификацией на срок от 1 года до 2 лет (ст. 15.11 КоАП РФ)
Избежать нарушений при работе с первичными документами поможет Saby. Система подскажет, какие документы еще не поступили, а также сверит ваши данные с учетом поставщиков и покупателей, в том числе для целей расчета НДС.
➡️ Сервис всегда актуален, не требует обновлений.
➡️ Сокращает время на рутинные бухгалтерские задачи в несколько раз и исключает ошибки в бухгалтерском и налоговом учете.
➡️ Простая, но многофункциональная система.
В Saby найдете все актуальные формы первичных документов. Для тех, кто еще работает с бумагой, сократить время на работу с текучкой поможет искусственный интеллект, встроенный в бухгалтерскую программу: просто отсканируйте полученную накладную, УПД или иной документ и загрузите в систему. Saby оцифрует первичный бухгалтерский документ — вам останется только выборочно проверить обязательные поля и по клику на одну кнопку провести хозяйственную операцию в учете.
Видеоматериалы по теме
