Первичные учетные документы: классификация, учет и хранение
Потеря или неполучение первички — риск для компании (ИП). Первичные учетные документы подтверждают факты хозяйственной жизни: от выплаты зарплаты и покупки ТМЦ до расчета и уплаты налогов. Важно правильно оформлять первичку, отражать ее в учетной программе и хранить. Рассказываем, как выстроить работу с первичкой, а главное — как максимально автоматизировать весь процесс. Даже если первичка бумажная.
Вы узнаете
Что такое первичка и зачем она нужна
Первичные учетные документы (в бухгалтерском обиходе — первичные документы, первичка) — это документы, которые подтверждают операции между контрагентами и внутри компании. Например, покупку товаров, выплату зарплаты, установку офисного компьютера.
Первичка нужна для учета и отчетности: на основании первичных документов бухгалтер делает проводки и рассчитывает базу по налогам. Если документа нет, рискованно проводить операцию в учете.
Без авансового отчета не стоит учитывать командировочные расходы, а без акта оказанных услуг — расходы по полученным услугам.
Для контроля: первичка подтверждает факт реального движения ценностей.
Расходный кассовый ордер (РКО) подтверждает выдачу денег из кассы на представительские расходы, а ТОРГ‑12 — продажу или покупку товаров.
Для юридической защиты: в случае споров с контрагентами и контролерами первичные документы — ключевые доказательства.
Покупатель отказывается подписывать ваш акт сверки, так как у него в учете не отражено поступление от вас товаров. Если вы предъявите подписанную с двух сторон накладную или УПД, то спор будет закрыт.
Виды первичных документов
Первичку можно условно разделить на 6 типов, в зависимости от критерия классификации:
По виду хранения
Электронные первичные документы — современный способ оформления и хранения. Никаких бумаг и очередей на почте. Быстро, безопасно и без ошибок за пару кликов через ЭДО.
Бумажные — привычный способ оформления и хранения для 90-х–2000-х. Документы создаются на бумаге и направляются контрагентам по почте или нарочным, курьером. Высокие риски потерять первичку. Сложно вручную вводить в систему учета данные многостраничных документов.
Раньше первичку поголовно выставляли на бумаге, но с прогрессом цифровизации большинство компаний и ИП перешли на электронный документооборот. ЭДО значительно сокращает количество ошибок при составлении и передаче первички. В современных учетных программах зашита проверка документов, поэтому бухгалтеры предпочитают работать именно с электронными форматами, а не бумажными. Электронные документы практически невозможно потерять.
Неудобная ситуация: вы уже давно перешли на ЭДО, но некоторые контрагенты всё еще работают на бумаге. Выход есть: распознавание документов от провайдера ЭДО Saby. Просто загрузите скан или фотографию документа, например фото накладной. Saby автоматически распознает входящую номенклатуру, контрагента, цену, количество и сумму. Не нужно вручную вносить данные в учетную программу и тщательно сверяться с оригиналом. Если какие-то товары из нового документа поступления отсутствуют в вашем каталоге, система предупредит об этом.
По отрасли применения
Общепроизводственные — документы, которые применяются в любой отрасли: накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг.
Отраслевые — применяются в определенной отрасли. Например, документы по учету движения зерна и животных — в сельском хозяйстве, план-меню — в общепите, а путевой лист — у перевозчиков.
По периодичности оформления
Разовые первичные документы — например, акт о приеме-передаче материалов, лицевой счет сотрудника, приказ о переводе работника.
Периодические — табель учета рабочего времени, ведомость на выплату зарплаты, кассовая книга, график отпусков.
По способу оформления
Унифицированные, типовые — кассовые и банковские документы, первичка по перевозке грузов.
Произвольные — документы по формам, которые компания разработала самостоятельно с учетом обязательных реквизитов. Например, это может быть акт выполненных работ.
По назначению
Собственно подтверждающие документы — например, платежное поручение, акт выполненных работ.
Распорядительные — помогают организовать учет и сам бизнес-процесс: распоряжение, приказ, заявка.
По типу (виду) хозяйственной операции
Для передачи товаров, работ, услуг — товарная накладная ТОРГ-12, акт выполненных работ (оказанных услуг), универсальный передаточный документ (УПД).
Для оформления банковских и кассовых операций — платежное поручение, кассовый ордер, авансовый отчет, кассовая книга.
Для движения основных средств — инвентарная карточка, акт о вводе в эксплуатацию и списании, инвентарная книга.
Для начисления и выплаты заработной платы — табель учета рабочего времени, расчетно-платежная ведомость.
По кадрам — штатное расписание, график отпусков, личная карточка сотрудника, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении.
Этапы работы с первичкой
Чтобы учет велся без ошибок, надо правильно оформлять первичку, фиксировать поступление первичных документов и хранить их. Если допустить ошибку, компанию (ИП) могут оштрафовать и заставить доплатить налог (пени, штраф).
Работа с первичкой включает в себя следующие этапы.
Оформление первички
Первичку можно оформлять на бумаге или в электронном виде. Если компания создает документы в бухгалтерской программе, например Saby, то проблем с заполнением не возникает: шаблоны уже загружены в систему, программа автоматически заполняет стандартные поля. Без обязательных реквизитов система не даст сохранить и провести документ.
При работе с бумажными формами — сложнее. Бухгалтер заполняет информацию вручную, из‑за чего большой риск ошибок.
Обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете»):
Наименование и адрес компании/ ФИО и адрес ИП
Название и дата документа
Наименование и характеристики товара
Измерители операции
Ответственные за операцию, их должности и подписи, дата подписания
Оформлять первичку можно по унифицированным бланкам или самостоятельно разработанным формам с учетом обязательных полей. Главное — закрепить в учетной политике, какие формы первички вы применяете.
По кассовым операциям, банковским расчетам и перевозке грузов надо применять унифицированные формы (указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210‑У, положение ЦБ РФ от 29.06.2021 № 762‑П, постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200).
Большинство компаний и ИП предпочитают работать с унифицированными формами, даже если они не обязательны к применению. В утвержденных бланках есть все нужные поля, а при необходимости их можно доработать: добавить строки, графы, дополнительные столбцы.
В Saby вы найдете бланки всех основных документов для полноценной работы. При необходимости в систему можно загрузить свой шаблон документа.
Первичку можно распечатать или при наличии ЭДО напрямую направить контрагенту прямо из программы:
Приемка первички
Если с контрагентами используете ЭДО, то проблем с приемкой первички нет.
Другая ситуация — контрагент выставляет документы на бумаге. Организации обычно получают такие документы по почте или через своих сотрудников, например менеджеров по работе с контрагентами. В этом случае лучше завести журнал поступления первички, в котором будете фиксировать, когда бухгалтерия получила оригиналы.
Проверка и контроль первички
И при выставлении, и при поступлении первички бухгалтер проверяет:
наличие обязательных реквизитов;
соответствие договору (другому релевантному документу);
правильность оформления подписей ответственных лиц и дат.
Если вы работаете с контрагентами по ЭДО, никаких ошибок и незаполненных полей не будет — система не даст провести документ, например, без даты или подписи. Если документ — бумажный, его надо вручную проверить по всем обязательным реквизитам.
Ввод данных в учетную систему
Электронные документы обрабатываются автоматически при выставлении/приеме первички по ЭДО. А вот бумажные надо ввести в систему вручную. Если бумажной первички много, вводить ее будет тяжело: надо занести каждый документ без ошибок. Одна опечатка в сумме или номере — это неточный учет и возможные проблемы с контрагентами и ФНС при сверке.
Сократить время на ввод в систему бумажной первички и минимизировать ошибки поможет распознавание сканов в Saby. Сервис автораспознавания умеет работать не только с первичкой, но и с другими документами, например счетами-фактурами и актами сверки. Потертости и грязные пятна не страшны, как и небольшие несоответствия с каталогом программы: сервис распознает, что чай «Дун Дин Улун» и «Д. Д. Улун» — одно и то же. Но для исключения ошибки запросит подтверждение и только тогда свяжет товар с соответствующей позицией в каталоге.
Также сервис от Saby автоматически:
подберет нужную статью затрат;
сформирует проводки и отразит в нужной отчетности;
сохранит сканы в электронный архив;
сообщит об изменении цены у поставщика;
проверит контрагента по базе ЕГРЮЛ.
👉 Кейс с накладной: требования к скану и алгоритм распознавания
👉 Кейс с распознаванием кассового чека
Популярный вопрос: можно вести учет в 1С, а распознавать документы через Saby? Да, распознавание документов в Saby можно подключить как дополнительный сервис.
Saby распознает документы и сохранит в 1С. То есть первичка будет автоматически загружена в вашу программу. Вам останется только проверить выгрузку и провести документ.
При необходимости наш персональный менеджер поможет настроить необходимую интеграцию программ.
Хранение документов
Первичные документы надо хранить в том виде, в котором они были созданы:
Бумажные — на бумаге, даже если вы продублировали их в электронный архив.
Электронные — в электронном виде, распечатывать их не обязательно.
Срок хранения первички в основном составляет 5 лет. Но для некоторых документов, например по кадрам, доходит до 75 лет.
| Вид первички | Пример | Срок хранения |
|---|---|---|
| По товарам, работам, услугам | Акт, УПД, накладная, бухгалтерская справка и прочие | 5 лет |
| Кассовые документы | РКО, ПРО и прочие | 5 лет |
| Для учета и контроля работы водителя | Путевые листы | 5 лет |
| По зарплате | Расчетная ведомость | 6 лет (при отсутствии лицевых счетов у сотрудников — 50 лет) |
| По учету основных средств | Акт ОС-1, инвентаризационная карточка ОС-6, акт утилизации ОС и прочие | 5 лет |
| Карточка учета ОС | До ликвидации компании | |
| Кадровые документы | Лицевой счет, личная карточка, приказ о приеме на работу / переводе / увольнении | 50 лет (75 лет по законченным делопроизводствам до 01.01.2003) |
| Штатное расписание | До ликвидации компании | |
| График отпусков | 3 года |
После того как истек срок хранения, документы можно уничтожить:
Выберите документы, у которых закончился срок хранения на 1 января текущего года.
Оформите акт о выделении этой первички к уничтожению.
Составьте акт об уничтожении документов. Если уничтожать будет сторонняя компания — сохраните накладную, которую она вам передаст.
Как самостоятельно уничтожить первичные документы? Бумажные можно порвать, пропустить через шредер или сжечь. Электронные документы надо не просто удалить, но и уничтожить сам физический носитель, на котором записана информация. Это может быть флешка или жесткий диск.
Контролировать сроки хранения документов удобно в Saby. Система подскажет, надо ли удалять документ. Если по ошибке удалите первичку раньше срока — вы можете восстановить файл.
Ответственность за ошибки в первичке или ее отсутствие
За ошибки в первичных документах или отсутствие документов налоговая:
исключит затраты из расходов при расчете налога на прибыль, «расходной» УСН или АвтоУСН, ЕСХН — в зависимости от режима налогообложения;
откажет в вычете входного НДС.
Из-за отсутствия первички также есть опасность занизить доходы.
Все указанные ситуации ведут к недоимке. Дополнительно должнику грозят пени и штраф. Пеней не будет, если в соответствующий календарный день просрочки положительное сальдо на ЕНС, с учетом зарезервированных сумм, перекрывает долг.
Пени по налогам рассчитываются по формуле:
Ставка для расчета пени в 2025 году:
👉 для ИП (подп. 1 п. 4 ст. 75 НК РФ): 1/300 ключевой ставки Банка России независимо от количества дней просрочки;
👉 для организации (п. 5.1 ст. 75 НК РФ):
- 1/300 ключевой ставки ЦБ РФ — за первые 30 календарных дней просрочки;
- 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ — с 31 дня просрочки по 90 дней включительно;
- 1/300 ключевой ставки ЦБ РФ — с 91 и последующие календарные дни просрочки.
С 2026 года компании будут платить пени по ставкам (подп. 2 п. 4 ст. 75 НК РФ):
- 1/300 ключевой ставки Банка России — за первые 30 календарных дней просрочки;
- 1/150 ключевой ставки Банка России — за 31-й и последующие календарные дни просрочки
Компанию (ИП) могут оштрафовать на следующие суммы:
20% от недоимки — за неуплату налогов из-за занижения налоговой базы;
40% при умышленном занижении (ст. 122 НК РФ);
или
20% от недоимки, но не менее 40 тыс. ₽ — за грубое нарушение правил учета (ст. 120 НК РФ).
Оштрафовать за неуплату налогов могут только по ст. 120 НК РФ или ст. 122 НК РФ. Одновременно назначить два штрафа нельзя (определение Конституционного суда РФ от 18.01.2001 № 6-О).
Должностному лицу (бухгалтеру или руководителю) тоже выпишут штраф в размере от 5 тыс. до 10 тыс. ₽ за первое нарушение. При повторном нарушении штраф составит от 10 тыс. до 20 тыс. ₽ или его заменят дисквалификацией на срок от 1 года до 2 лет (ст. 15.11 КоАП РФ)
Избежать нарушений при работе с первичкой поможет Saby. Система подскажет, какие документы еще не поступили от контрагентов, а также сверит ваши данные с учетом поставщиков и покупателей, в том числе для целей расчета НДС.
➡️ Сервис всегда актуален, не требует обновлений.
➡️ Сокращает время на рутинные задачи в 4 раза и исключает ошибки в учете.
➡️ Простая, но многофункциональная система.
В Saby найдете все актуальные формы первичных документов. Для тех, кто еще работает с бумагой, сократить время на работу с текучкой поможет искусственный интеллект, встроенный в программу: просто отсканируйте полученную накладную, УПД или другой документ и загрузите в систему. Saby оцифрует документ — вам останется только выборочно проверить обязательные поля и по клику на одну кнопку провести операцию в учете.
Видеоматериалы по теме
