Электронный документооборот с контрагентами

Наши клиенты — по всей России. Рассылка документов почтой стоила дорого. При переходе на ЭДО в Saby отправка 1 документа стала дешевле в 5 раз. В Saby даже в стандартный формат документа можно добавить нестандартные элементы. В нашем случае это логотип. Saby поддерживает разные форматы: акты, счета-фактуры мы отправляем в xml, а договоры оферты в pdf.

Наша компания — это географически распределенный холдинг: мы работаем в Центральной России, Приморье, на Алтае, Камчатке… Между центральной компанией и дочерними предприятиями происходит довольно большой документооборот. Поэтому было принято решение о переходе на ЭДО, и наша компания выбрала Saby. На практике убедились, что начать работу в Saby просто.

Мы продаем авиабилеты российских авиакомпаний. Многие авиакомпании работают через Транспортную Клиринговую Палату, которая контролирует документооборот между агентствами и авиакомпаниями. ЭДО — самый удобный и быстрый для этого способ. Мы выбрали Saby, потому что ТКП и авиаперевозчики уже работают в нем.

Входящие документы у нас согласуют 4 отдела. На бумаге это долго, а если документ терялся, то «концы» было не найти. С 2015 года МОЭК, Мосводоканал и другие контрагенты начали присылать нам акты и счета-фактуры в Saby. Настройка согласования в системе была быстрой — провели ее без выезда специалиста Saby. Теперь документы в Saby поступают на согласование по очереди в каждый отдел.

Наша цель — перевести весь документооборот с потребителями в электронный вид. Мы уже отправляем в Saby все счета на оплату, акты сверки, счета-фактуры, акты выполненных работ и расчеты по штрафам. В разработке расчет пени. Форму акта-сверки в Saby дорабатывали под наши потребности: изменяли имена строк, местоположение реквизитов, добавляли новые поля.

Мы полностью ведем документооборот в Saby Docs. Отправляем и принимаем УПД, договоры на продажи и обслуживание, счета, наряды — в основном с торговыми сетями, но и с ИП тоже. Все документы уходят напрямую из нашей базы 1С, что значительно экономит время: не нужно ездить, подписывать и возвращать бумаги. Сервис гибко адаптируется под изменения в нашем бизнесе и законодательстве.

Мы начали работать с ЭДО в Saby, когда этот проект был еще пилотным. Изначально работа была в несколько этапов: формирование в оффлайне, заливка на сервер. Сейчас Saby интегрирован в конфигурацию 1С. Мы видим все отправленные документы и их историю — куратор организации контролирует, какие документы ушли, их статус, есть ли по ним возражения, комментарии.

Saby незаменим и как оператор ЭДО, который избавил нас от бумаги. Мы выгружаем документы из 1С и специализированной учетной системы САКУРА. Для каждой системы — свой инструмент интеграции. Некоторые формы документов доработали до наших стандартов. Входящие документы согласуются теперь прямо в Saby — это очень ускоряет работу.

Более 30% наших контрагентов получают от нас документы в Saby. Это сократило почтовые расходы в 40 раз. А доставка стала моментальной. Технически — Saby интегрирован с 1С с помощью специальных готовых решений. Внешне — Saby просто «научил» 1С отправлять документы. Исключив ручную проверку документов, их печать и отгрузку на почту, мы ускорили подготовки документов с 17 до 5 дней.