Электронный документооборот с контрагентами

Мы начали работать с ЭДО в Saby, когда этот проект был еще пилотным. Изначально работа была в несколько этапов: формирование в оффлайне, заливка на сервер. Сейчас Saby интегрирован в конфигурацию 1С. Мы видим все отправленные документы и их историю — куратор организации контролирует, какие документы ушли, их статус, есть ли по ним возражения, комментарии.

Мы продаем авиабилеты российских авиакомпаний. Многие авиакомпании работают через Транспортную Клиринговую Палату, которая контролирует документооборот между агентствами и авиакомпаниями. ЭДО — самый удобный и быстрый для этого способ. Мы выбрали Saby, потому что ТКП и авиаперевозчики уже работают в нем.

Входящие документы у нас согласуют 4 отдела. На бумаге это долго, а если документ терялся, то «концы» было не найти. С 2015 года МОЭК, Мосводоканал и другие контрагенты начали присылать нам акты и счета-фактуры в Saby. Настройка согласования в системе была быстрой — провели ее без выезда специалиста Saby. Теперь документы в Saby поступают на согласование по очереди в каждый отдел.

Наша цель — перевести весь документооборот с потребителями в электронный вид. Мы уже отправляем в Saby все счета на оплату, акты сверки, счета-фактуры, акты выполненных работ и расчеты по штрафам. В разработке расчет пени. Форму акта-сверки в Saby дорабатывали под наши потребности: изменяли имена строк, местоположение реквизитов, добавляли новые поля.

Наши клиенты — по всей России. Рассылка документов почтой стоила дорого. При переходе на ЭДО в Saby отправка 1 документа стала дешевле в 5 раз. В Saby даже в стандартный формат документа можно добавить нестандартные элементы. В нашем случае это логотип. Saby поддерживает разные форматы: акты, счета-фактуры мы отправляем в xml, а договоры оферты в pdf.

Наша компания — это географически распределенный холдинг: мы работаем в Центральной России, Приморье, на Алтае, Камчатке… Между центральной компанией и дочерними предприятиями происходит довольно большой документооборот. Поэтому было принято решение о переходе на ЭДО, и наша компания выбрала Saby. На практике убедились, что начать работу в Saby просто.

Saby незаменим и как оператор ЭДО, который избавил нас от бумаги. Мы выгружаем документы из 1С и специализированной учетной системы САКУРА. Для каждой системы — свой инструмент интеграции. Некоторые формы документов доработали до наших стандартов. Входящие документы согласуются теперь прямо в Saby — это очень ускоряет работу.

Мы полностью ведем документооборот в Saby Docs. Отправляем и принимаем УПД, договоры на продажи и обслуживание, счета, наряды — в основном с торговыми сетями, но и с ИП тоже. Все документы уходят напрямую из нашей базы 1С, что значительно экономит время.

Более 30% наших контрагентов получают от нас документы в Saby. Это сократило почтовые расходы в 40 раз. А доставка стала моментальной. Технически — Saby интегрирован с 1С с помощью специальных готовых решений. Внешне — Saby просто «научил» 1С отправлять документы. Исключив ручную проверку документов, их печать и отгрузку на почту, мы ускорили подготовки документов с 17 до 5 дней.